ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

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Introduction

La gestion des tâches et historique est un outil intégré à Prodon, qui permet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des clients de la base de données et de conserver tout historique.

Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.

De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier d'une tâche pour classer toute information reliée spécifiquement à un suivi.

Aussi, si le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, il est possible de gérer l'accessibilité pour partager l'information ou pour attribuer une tâche à un autre membre de l'équipe.

Sommaire des tâches à l'ouverture de Prodon

À l'ouverture de Prodon, cette fenêtre s'ouvre. Elle contient le sommaire des tâches «  En retard », «  Dans les délais » et «  En avance » pour l'utilisateur en cours.

Fenêtre de rappel

La fenêtre suivante s'ouvre lorsqu'un ou des rappels ont été activés dans une tâche. Pour plus de détails concernant l'activation d'un rappel, consulter cette section.
A : Il s'agit du résumé d'information de la tâche sélectionnée en B.	B : Il s'agit de la liste des tâches pour lesquelles des rappels ont été activés. NOTE : Tous les rappels sont toujours affichés dans une seule fenêtre. Si cette fenêtre est ouverte et qu'il y a un nouveau rappel, une ligne s'ajoutera à cette liste.
C : Ce bouton permet de réduire la fenêtre de rappels afin de conserver les rappels dans la fenêtre. De cette façon, il est possible de venir consulter les rappels au moment désiré, plutôt que de répéter les rappels lorsque le temps en G sera écoulé. NOTE : Lorsqu'un nouveau rappel apparaît dans la fenêtre et que celle-ci est réduite, elle clignotera en orange dans la barre des menus de Windows.	D : Le bouton «  Ouvrir la tâche » permet d'ouvrir la tâche sélectionnée en A.
E : Le bouton «  Ouvrir la référence » permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en A a été créée.	F : Le bouton «  Effacer tous les rappels » permet de fermer la fenêtre de rappel et d'effacer tous les rappels en A. NOTE : Cette fonction n'est pas recommandée, il est préférable d'effacer les rappels un par un à l'aide du bouton en G.
G : Le bouton «  Effacer le rappel » permet d'effacer le rappel de la tâche sélectionnée en A. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton.	H : Le bouton «  Répéter le rappel » permet d'effacer le rappel sélectionné en A afin qu'une notification apparaisse à nouveau plus tard. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton. NOTE : Spécifiez à l'aide de la liste déroulante, dans combien de temps le rappel doit être répété.

Consultation / ajout / modification d'une tâche pour un seul client

Il est possible de consulter, de modifier et de créer des nouvelles tâches pour un client à partir de plusieurs endroits dans Prodon :

• À partir du menu principal
• À partir de la barre de raccourcis
• À partir de la « Gestion des clients »
• À partir d'une fiche client

Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

À partir du menu principal

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal de Prodon. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans Prodon;
  
• Consulter et modifier une tâche existante;
  
• Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
  

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, cliquer sur le menu « Tâches », puis choisir «  Tâches et historique ».

Après avoir cliqué sur «  Tâches et historique », consulter cette section.

À partir de la barre de raccourcis

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans Prodon;
  
• Consulter et modifier une tâche existante;
  
• Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
  

A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton, consulter cette section.	B : Il s'agit du sommaire des tâches pour l'utilisateur en cours.
NOTE : Si le bouton  n'est pas visible dans la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document « Préférences ».

À partir de la « Gestion des clients »

À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :

• Consulter les tâches d'un client en particulier;
• Ajouter, modifier, terminer ou supprimer des tâches pour un client.

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans Prodon, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».

Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Le bouton permet d'accéder aux tâches du client sélectionné. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.	B : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste. Pour connaître la procédure, consulter cette section.

À partir d'une fiche client

À partir d'une fiche client, il est possible de :

• Consulter les tâches d'un client en particulier;
• Ajouter, modifier, terminer ou supprimer des tâches pour un client.

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».

Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée, consultée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Le bouton  permet d'accéder aux tâches du client à l'écran. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.	B : Indique la prochaine tâche du client avec son statut.

Après avoir cliqué sur le bouton à partir de la « Gestion des clients » ou à partir d'une fiche client, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Indique le nom du client pour lequel les tâches plus bas sont planifiées.	B : Permets d'ajouter, de modifier, de retirer ou de dupliquer une tâche pour le client en A.
C : L’onglet « Mes tâches uniquement » permet de voir la liste des tâches attribuées à l'utilisateur connecté. L’onglet « Non terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches en cours. L’onglet « Terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches terminées. L'onglet « Multi-références » permet de voir toutes les références de chaque tâche. L'onglet « Réf. princ. seulement » permet de voir la référence principale de chaque tâche. Peu importe les boutons enfoncés, la liste des tâches sortira en fonction des tâches qui sont associées au client en A.

Gestion des tâches et historique

Après avoir cliqué sur «  Tâches et historique » du menu principal « Tâches » de la page d'accueil ou sur le bouton de la barre de raccourcis, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Il s'agit de la liste des tâches de tous les clients de la base de données.

Configuration / modification d'une tâche

Après avoir cliqué sur le bouton  ou sur le bouton   dans la fenêtre de consultation des tâches planifiées d'un client (accessible par la « Gestion des clients » ou une fiche client) ou dans la « Gestion des tâches et historique » (accessible par le menu principal ou la barre de raccourcis), la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Le bouton permet de dupliquer les informations d'une autre tâche.	B : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est à faire. Le bouton permet d'indiquer que la tâche est en réalisation. Le bouton permet de terminer la tâche. NOTE : Lorsqu'une tâche est terminée, elle demeure en historique dans les tâches terminées du client. Le bouton permet d'annuler la tâche. NOTE : Lorsqu'une tâche est annulée, elle demeure en historique dans les tâches terminées du client avec le code « X », précisant que la tâche a été annulée.
C : Le bouton permet de consulter le dossier contenant les documents associés à la tâche. Pour savoir comment ajouter des documents à ce dossier, voir la section « Onglet « Documents » ».	D : Permets de déterminé si la tâche à une échéance ou non.
E : Permets de spécifier la date et l'heure de début de la tâche. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement.	F : Permets de spécifier la date et l'heure de fin de la tâche. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement.
G : Indique la durée de la tâche, le temps entre le début et la fin.	H : Le bouton permet d'activer une périodicité à la tâche ou de créer la même tâche pour plusieurs dates. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Ce bouton est visible seulement lors de l'ajout d'une nouvelle tâche ou à l'ouverture d'une tâche déjà périodique. Le bouton permet de calculer de façon automatique la durée entre le début et la fin de la tâche.
I :  Il s'agit du numéro ID « Numéro d'identification » de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement et n'est pas modifiable.	J : Permets de spécifier le niveau de priorité de la tâche.
K : Permets de sélectionner le type de tâches.	L : Permets d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure.
M : Permets d'activer le rappel.	N : Le bouton permet de modifier les informations de rappel.
O : Lorsqu'en M on active la notion de rappel ce champ est accessible et il est possible de choisir combien de temps avant la date de début l'on veut être notifié. NOTE : On ne peut pas choisir l'option O et P en même temps.	P : Lorsqu'en M on active la notion de rappel ce champ est accessible et il est possible de choisir à quelle date précise l'on veut être notifié. NOTE : On ne peut pas choisir l'option O et P en même temps.
Q : Le bouton permet d'ajouter un type de tâches. Le bouton permet de lier la tâche à une tâche principale. Si la tâche en cours est la tâche principale et qu'il faut la lier à une tâche secondaire, consulter cette section.	R : Le bouton permet d'affecter la tâche à un client ou de modifier le client déjà en référence. Après avoir choisi le client, il apparaît en U. Le bouton permet d'effacer la référence sélectionnée en U.
S : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer une référence à la tâche.	T : Le bouton est visible seulement quand une tâche est ouverte à partir de la « Gestion des tâches et historique ». Il permet d'ouvrir la référence, si la tâche est de type client; la fiche client ouvrira.
U : Il s'agit de la ou des références de la tâche.	V : Permets de changer l'ordre des références.

Permets de voir qui a créé la tâche, qui est le dernier à l'avoir modifiée, qui est train de la réaliser, qui l'a terminée, ainsi que la date.

A : Indique quand la tâche se répètera lorsqu'elle sera terminée ou annulée. NOTE : La tâche se répètera uniquement si on a activé une périodicité.	B : Permets de mettre fin à la répétition de la tâche.
C : Permets de modifier le modèle de tâche qui servira à créer automatiquement les autres tâches 7 jours suivant la date de complétion ou d'annulation.

Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches »

La fenêtre suivante s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton de cette fenêtre.

Onglet « Planification d'une tâche périodique »

Cet onglet permet de configurer une tâche de façon périodique.

A : Permets de spécifier la date de la première tâche.	B : Permets de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée.
C : Permets de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée mensuellement.	D : Permets de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 2 fois, donc jusqu'au 31 juillet. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment.
E : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche.

Onglet « Génération d'un lot de tâches »

Cet onglet permet de générer un lot de tâches. Un lot de tâches est configuré de la même façon qu'une tâche périodique, mais peut contenir des exceptions.

Sous onglet « Génération »

A : Permets de spécifier la date de la première tâche.	B : Permets de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée.
C : Permets de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée mensuellement.	D : Permet de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 2 fois, donc jusqu'au 31 juillet. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment.
E : Le bouton «  Générer --­­> » permet d'afficher en G, les dates qui répondent aux critères A, B, C et D.	F : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche.
G : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en H et I, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D ou d'ajouter des dates au choix à partir de l'onglet « Calendrier ».	H : Le bouton permet de supprimer une date de la liste en G. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en G, puis cliquer sur le bouton . Le bouton permet de supprimer toutes les dates de la liste en G.

Sous onglet « Calendrier »

A : Il est possible d'ajouter une date au choix à la liste en B afin de créer une tâche pour cette date. Pour ce faire, sélectionner la date dans le calendrier, puis cliquer sur le bouton «  Ajouter ».	B : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en C et/ou d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D de l'onglet « Génération » ou d'ajouter des dates au choix à l'aide du calendrier en A.
C : Le bouton  permet de supprimer une date de la liste en B. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en B, puis cliquer sur le bouton . Le bouton permet de supprimer toutes les dates de la liste.

Onglet « Répétition d'une tâche à intervalle »

Cet onglet permet de répéter une tâche chaque fois qu'elle est terminée ou annulée.

A : Sélectionner le nombre de jours d'intervalle entre la date de fin d'une tâche et la date de début de l'autre. Dans cet exemple, lorsque la tâche sera terminée ou annulée, une nouvelle tâche sera créée, puis sa date de début sera dans 7 jours.	B : Il s'agit du détail de l'intervalle pour la répétition de la tâche.

Onglet « Description »

Cet onglet permet d'inscrire toute documentation sur les suivis effectués relativement à la tâche.

A : Le bouton permet d'ajouter la date, l'heure et le nom d'utilisateur Prodon en C. En cliquant sur ce bouton avant d'inscrire les notes d'un suivi, il sera toujours possible de savoir la date, l'heure et l'utilisateur qui a effectué le suivi. Le bouton permet d'ajouter seulement la date en C. NOTE : Si le module réseau n'est pas activé dans Prodon, le nom de l'utilisateur ne s'inscrira pas puisqu'il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur.	B : Le bouton permet d'insérer un lien. Le bouton permet d'ajouter un modèle de texte en C. Dans cet exemple, le modèle de texte a été ajouté en C. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre afin de choisir parmi la liste des modèles de texte existants. Pour créer un nouveau modèle de texte, voir la lettre D.
C : Il s'agit de l'endroit où inscrire toutes les notes de suivi de la tâche. En utilisant les boutons expliqués en A avant chaque suivi, la date, l'heure et le nom de l'utilisateur pourront être ajoutés.	D : Permets de consulter et modifier les informations inscrites en C et de créer un nouveau modèle de texte.
E : Permets d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrira automatiquement dans le courriel.	F : Permets d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrira automatiquement dans le courriel. De plus, un résumé de la tâche s'ajoute au courriel.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Voici la description qui s'ouvre dans une fenêtre indépendante. Pour créer un modèle de texte, cliquez sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés.	B : Le bouton « Nouveau » permet de créer un nouveau modèle de texte.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Nouveau », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permets de spécifier un code.	B : Permets de spécifier une description.
C : Permets de spécifier un type de modèle de texte.	D : Permets l'utilisation d'un texte enrichi.
E : Permets de sélectionner la langue du modèle de texte.	F : Permets de composer le nouveau modèle de texte.
G : Après avoir spécifié toutes les informations nécessaires, cliquer sur le bouton «  Confirmer l'ajout ».

Onglet « Accessibilité »

Cet onglet permet de déterminer quel(s) utilisateur(s) peuvent voir et modifier la tâche.

A : Permets de choisir à quel(s) utilisateur(s) de Prodon la tâche doit être attribuée.	B : Permets de spécifier quel(s) utilisateur(s) de Prodon pourront consulter la tâche.
C : Permets de spécifier quel(s) utilisateur(s) de Prodon pourront modifier la tâche.	D : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer un utilisateur ou un groupe.
NOTE : Pour pouvoir utiliser cet onglet, il est nécessaire que le module « Réseau » (multi-utilisateurs) soit actif. De plus, lorsque le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, les utilisateurs peuvent faire partie d'un groupe d'utilisateurs.

Onglet « Documents »

A : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.	B : Permets d'ajouter, de modifier ou retirer un document de la tâche.
C : Le bouton permet d'afficher ou de cacher l'arborescence du dossier dans lequel les documents sont enregistrés.	D : Permets d'ajouter un fichier avec la dernière chose ajoutée au presse-papier, donc la dernière chose copiée.
E : Le bouton permet d'ouvrir un document. Pour ce faire, sélectionner le document qui doit être ouvert, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Il est également possible de double-cliquer sur la ligne du document pour l'ouvrir.	F : Le bouton permet de synchroniser les documents avec le dossier de la tâche. Pour plus d'informations concernant le dossier de la tâche, voir la lettre U de cette fenêtre. Par exemple, si je retire un document directement à partir du dossier de la tâche sur mon ordinateur, il ne se retirera pas automatiquement. Après avoir cliqué sur le bouton , il disparaîtra de la liste des documents de la tâche.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Rechercher le document et ensuite cliquer sur « Ouvrir ».

Après avoir cliqué sur « Ouvrir », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de l'emplacement initial du document dans l'ordinateur.	B : Il s'agit de l'emplacement vers lequel le document sera déplacé ou copié.
C : Permets de copier le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.	D : Permets de déplacer le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.
E : Permets de nommer le document.	F : Après avoir spécifié toutes les informations en C ou D et E, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Onglet « Caractéristiques »

A : Permets de changer le mode de saisie.	B : Permets de séparer les groupes de caractéristiques en onglets distincts.
C : Le bouton permet d'ajouter une caractéristique à la tâche. NOTE : La caractéristique doit être préalablement créée dans la « Gestion des caractéristiques ». Pour savoir comment créer une caractéristique, consulter le document « Gestion des caractéristiques ». Le bouton permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la tâche. NOTE : Le groupe de caractéristiques doit être préalablement créé dans la « Gestion des caractéristiques ». Le bouton permet de modifier la valeur de la caractéristique ou le groupe de caractéristique auquel la caractéristique est attribuée. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à modifier, puis cliquer sur le bouton . Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la tâche. Le bouton permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la tâche.

Onglet « Feuilles de temps » (Module requis)

A : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer une feuille de temps reliée à cette tâche.

Onglet « Listes de vérifications »

A : Permets de changer le mode d'affichage soit détaillé ou simplifié.	B : C'est le nom de la liste de vérifications configuré dans Prodon.
C : Indique si la liste de vérifications est complétée.	D : Permets d'ajouter, modifier ou retirer une liste de vérifications de cette tâche. Les 2 derniers boutons indiquent s'il y a une référence pour la liste ou le point de vérification.
E : Permets de changer l'ordre des points ou des sections de la liste.

Ajout d'une tâche identique à plusieurs clients

Pour ajouter une tâche identique à plusieurs clients en même temps, il faut se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Clients » de la page d'accueil, puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des clients à qui une tâche identique sera ajoutée.	B : Après avoir recherché tous les clients pour qui une tâche doit être créée, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Le nombre de clients pour qui la tâche sera créée s'inscrit automatiquement. Une tâche créée pour plusieurs clients et une tâche créée pour un seul client se configurent de la même manière. Pour savoir comment configurer cette fenêtre ainsi que tous les onglets, consulter la section « Configuration / modification d'une tâche ».

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Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)
Version : 5.0.5.7

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