ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

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Introduction

Lors de la conception de Prodon, les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées. Aussi, le logiciel a été conçu pour permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options selon leurs besoins spécifiques.

Il existe 3 façons de personnaliser les différentes gestions du logiciel (« Gestion des clients », « Gestion des transactions », « Gestion des occasions de dons », etc.). Dépendamment de l'endroit où la personnalisation est nécessaire et de l'utilisation future, l'une des 3 méthodes pourrait s'avérer plus adéquate. Pour connaître les endroits où les personnalisations peuvent être utilisées, consulter cette section.

Les 3 différentes méthodes pour personnaliser le système sont les suivantes :

• les catégories
• les champs personnalisés
• les caractéristiques

Les premières questions à se poser pour aider à trouver quelle méthode de personnalisation serait la plus appropriée sont les suivantes :

• Pour quel type d'information cette personnalisation est-elle nécessaire? (Est-ce pour des clients, des transactions, des activités d'occasion de dons, etc.)?
• Est-ce qu'une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
• Est-ce qu'il est possible que j'aie besoin d'utiliser cette personnalisation plus d'une fois pour un élément? (Par exemple, un bénévole peut avoir la « compétence professionnelle » en comptabilité, et la « compétence professionnelle » en lecture.)
  

Il est également possible d'effectuer une recherche ou un filtre à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des rapports personnalisés.

NOTE : Il est important de savoir que les méthodes de personnalisation peuvent être complémentaires entre elles. Plus d'une personnalisation peuvent donc être utilisées en même temps dans un même filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).

Catégories

Disponible seulement dans la « Gestion des clients », ce type de personnalisation est en fait une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.

Les catégories sont visibles dans les fiches clients et peuvent être utilisées pour sortir des listes de clients ou des filtres contenant une ou plusieurs catégories, par exemple, « Bénévole ».

Points positifs et négatifs des catégories

• Peuvent être utilisées dans des filtres.
  
• Ne peuvent pas être utilisées dans les rapports personnalisés.
  
• Ne peuvent pas être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
  
• Ne peuvent pas être visibles dans la grille de gestion et ne sont donc pas disponibles pour fin de recherche.
  
• Ne peuvent pas conserver l'historique du passé puisqu'il s'agit d'une case à cocher.

Pour savoir comment créer et utiliser des catégories, consulter le document « Gestion des catégories ».

Les champs personnalisés

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Une valeur de réponse
  

Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de Prodon. Ils peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux :

• Clients
• Activités d'occasions de dons
• Transactions
• Dépenses
  

Points positifs et négatifs des champs personnalisés

• Peuvent être utilisés dans des filtres.
• Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés.
• Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
  
• Peuvent être utilisés en tant que champ de fusion dans les documents maîtres.
• Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de recherche.
  NOTE : Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
• Ne peuvent pas être utilisés plus d'une fois (un champ personnalisé n'est là qu'une seule fois et n'a qu'une seule valeur de réponse).
• Nous ne pouvons pas en créer autant que l'on veut. Ils sont limités, c'est-à-dire qu'il y a un maximum de champs personnalisés pour tous les types.

Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».

Les caractéristiques

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

• Un nom
• Une description
• Des valeurs de réponses
• Une date de début (optionnelle)
• Une date de fin (optionnelle)
  

Il s'agit de la personnalisation la plus malléable et dans le doute, probablement la plus appropriée. Elle peut également faire partie d'un regroupement de caractéristiques afin d'en ajouter plusieurs en une seule opération.

Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de Prodon. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux :

• Analyse avancée;
• Campagne;
• Gestion des activités;
• Gestion des affectations comptables;
• Gestion des clients;
• Gestion des engagements (nécessite le module « Prospection et engagements »);
• Gestion des lots;
• Gestion des occasions;
• Gestion des prospections (nécessite le module « Prospection et engagements »);
• Gestion des relations;
• Gestion des tâches;
• Gestion des transactions;
• Historique des participants.

Points positifs et négatifs des caractéristiques

• Peuvent être utilisées dans des filtres
  
• Peuvent être utilisées dans les rapports personnalisés
  ATTENTION : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et doit être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
• Peuvent être utilisées plus d'une fois (une même caractéristique peut être entrée plus d'une fois afin de documenter plusieurs valeurs de réponses, si l'on décoche la case permettre une seule valeur par enregistrement).
  
• Peuvent être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
  ATTENTION : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), doit être toujours présente (voir la lettre L de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre M de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
• Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de recherche.
  NOTE : Pour savoir comment rendre visible une caractéristique dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
  ATTENTION : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
  
• Peuvent être utilisées en tant que champ de fusion dans les documents maîtres (par défaut, seule la valeur de réponse s'inscrit, mais il est possible de configurer le champ de fusion pour que d'autres éléments de la caractéristique s'inscrivent, par exemple, la date de début, la date de fin, etc.)
  
• Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut, si désirée.
  

Pour savoir comment créer et utiliser des caractéristiques, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».

Résumé des explications précédentes

Le tableau suivant démontre rapidement de quelle façon les trois types de personnalisations peuvent être utilisées et dans quelles gestions elles sont disponibles.

ATTENTION : Prendre connaissance des notes sous le tableau.

	Catégories	Champs personnalisés	Caractéristiques
Case à cocher	X	X	X
Peut être utilisée dans des filtres	X	X	X
Peut être utilisée dans des rapports personnalisés		X	X (Voir note 1)
Peut être utilisée plus d'une fois			X
Peut être configurée pour être obligatoire lors de l'entrée d'informations		X	X (Voir note 2)
Peut être visible dans les grilles de gestion		X	X (Voir note 3)
Disponible en tant que champ de fusion dans les documents maîtres		X	X
Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut			X
Endroits où les personnalisations peuvent être utilisées
Gestion des clients	X	X	X
Relations			X
Gestion des tâches et historique			X
Occasions de dons		X	X
Activités d'occasions de dons		X	X
Transactions		X	X
Prospection et engagements			X
Lots			X
Dépenses		X
Campagne			X
Analyse avancée			X
Historique des participants			X

NOTE 1 : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

NOTE 2 : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), être toujours présente (voir la lettre L de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre M de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

NOTE 3 : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

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Nom du document : ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques
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