ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré : Différence entre versions

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(→‎Créer ou modifier un remerciement pour reçu)
 
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== Configuration d'une lettre de remerciement intégrée à un reçu  ==
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{{Entete_TOC}}
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'''Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation [http://doc.logilys.com/formation/Recus_de_dons.pdf Reçus de dons]'''
  
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=== Généralités ===
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== Introduction ==
  
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Un reçu avec lettre de remerciements est un reçu, généralement en deux copies, jumelé à une lettre de remerciements sur une même feuille.  
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Un reçu avec une lettre de remerciement intégrée est habituellement généré en deux copies. La lettre de remerciement est positionnée dans le haut de la feuille et suivie des deux copies du reçu.
  
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Le principal atout du reçu avec remerciement intégré réside en l’économie de papier qu’il peut procurer puisqu’une seule feuille est envoyée au donateur (plutôt qu’un reçu et une lettre sur des feuilles séparées).  
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Le principal atout du reçu avec remerciement intégré est l'économie de papier qu'il peut procurer puisqu'une seule feuille est envoyée au donateur (plutôt qu'un reçu et une lettre sur des feuilles séparées).
  
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Dans chaque occasion vous devrez spécifier si vous souhaitez utiliser ou non un reçu avec remerciement intégré. Ce choix s’effectue depuis l’onglet «&nbsp;Autre&nbsp;» de la fenêtre d’occasion de don.<br>[[Image:Recu 009.png]]<br>
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Sur un [[ProDon:Configuration d'un reçu standard|reçu de type standard]], l’espace réservé à la lettre de remerciement sera toujours le même d’une lettre à l’autre. Si la lettre de remerciement est plus courte que l’espace disponible, la différence sera en blanc. Les reçus seront donc toujours au même endroit sur la feuille.
  
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Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons. Par exemple, vous pourriez avoir un remerciement standard dans certaines occasions et un remerciement spécifique pour les dons in memoriam. Le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.  
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Sur un [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|reçu de type '''''Word''''']], la lettre de remerciement intégrée est insérée comme un champ de fusion préalablement défini dans le document maître. Il n’y aura donc pas d’espace spécifique réservé pour la lettre dans le document maître. Si la lettre est trop courte, il faudra insérer manuellement des « Entrée » lors de la composition de la lettre pour s'assurer que les reçus soient toujours au même endroit sur la feuille.
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== Configuration du reçu<br>  ==
  
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Dans les reçus de type «&nbsp;standard&nbsp;», l’espace réservé à la lettre de remerciement sera toujours le même d’une lettre à l’autre. Si votre lettre de remerciement est plus courte que l’espace disponible, la différence sera en blanc. Les reçus seront donc toujours au même endroit sur votre feuille.  
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Avant de procéder à la configuration de la lettre de remerciement, effectuer la [[ProDon:Configuration générale d'un reçu|configuration générale du reçu]] et, selon le cas, la [[ProDon:Configuration d'un reçu standard|configuration d'un reçu standard]] ou la [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|configuration d'un reçu '''''Word''''']].<br>
  
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Dans les reçus de type '''''Word''''', la lettre de remerciement intégrée est un champ de fusion. Il n’y aura donc pas d’espace réservé pour la lettre dans votre document maître. Vous devrez peut-être insérer des blancs lors de la composition de la lettre pour vous assurer que vos reçus soient toujours au même endroit sur votre feuille.<br><br>
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== Configuration de la lettre de remerciement intégrée au reçu  ==
  
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=== Création de la lettre de remerciement ===
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=== Créer ou modifier un remerciement pour reçu  ===
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Pour créer ou modifier un remerciement pour reçu, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Configuration&nbsp;», puis «&nbsp;Remerciements pour reçus&nbsp;».
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 001.png]]
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| [[Image:Recu 010.png]]<br>
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur «&nbsp;Remerciements pour reçus&nbsp;», la fenêtre «&nbsp;Gestion des remerciements pour reçus&nbsp;» s'ouvre.
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 002.png]]
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour créer et composer une lettre de remerciements, vous devrez vous rendre dans «&nbsp;Configuration&nbsp;» puis «&nbsp;Remerciement pour reçus&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de créer un nouveau remerciement intégré. 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de modifier un remerciement déjà existant.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de supprimer un remerciement.
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'''NOTE:''' Il est déconseillé de supprimer un remerciement. Il est préférable de l'archiver.  
  
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Pour savoir comment archiver un remerciement, consulter le tableau suivant.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la liste des remerciements déjà créés dans '''''Prodon'''''.
 
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| [[Image:Recu 011.png]]<br>
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| colspan="2" |
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Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter » ou « Modifier/Consulter » , la fenêtre «&nbsp;Modification / consultation d'un remerciement pour reçus&nbsp;» s'ouvre.
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 003.png|813x813px]]
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire le nom du remerciement.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'archiver le remerciement.
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">B&nbsp;:</span>''' À l’aide du bouton «&nbsp;Ajouter&nbsp;» [[Image:Bouton Ajouter.png]] , vous pourrez créer vos lettres de remerciements.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet d'ajouter une lettre de remerciement pour les reçus électroniques. (Visible seulement si le module « [[ProDon:Options de reçus électroniques dans la fiche client|Reçus Électroniques]] » est actif dans '''''Prodon'''''.)
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner le type de reçu pour lequel le remerciement sera utilisé.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Les boutons [[Image:Bouton flèche gauche.png]] et [[Image:Bouton flèche droite.png]] permettent de créer les remerciements dans les différentes langues actives dans '''''Prodon.'''''
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de prévisualiser le reçu avant de confirmer l'ajout ou la modification.
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Lors de la rédaction du texte, vous pouvez ajouter des champs de fusion. Pour ce faire, effectuer un clic droit dans la zone de texte et sélectionner le champ à insérer.
 
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Après avoir cliqué sur le [[Image:Bouton Ajouter.png]] à l’étape précédente, vous obtiendrez la fenêtre suivante&nbsp;:<br>
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" |
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Après avoir rempli l'onglet «&nbsp;Remerciement&nbsp;», aller dans l'onglet «&nbsp;Signature&nbsp;».
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
 
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| colspan="2" | [[Image:Recu 012.png]]
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration_d'un_reçu_avec_remerciement_intégré_004.png|centré|704x704px]]<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Si le reçu avec remerciement intégré est de type '''''Word''''', la signature ne s'intègrera pas au remerciement, il faudra l'ajouter manuellement dans le document maître.
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Vous pouvez composer la lettre ici.<br>
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Les champs de fusion sont disponibles au clic droit de la souris. Vous pouvez cliquer n’importe où dans la zone blanche. Le champ sera ajouté à la position de votre curseur texte.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet d’insérer une signature sur la lettre de remerciements (peut être différente de celle utilisée sur les reçus).  
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| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de spécifier la position de la signature sur la lettre de remerciement.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Vous permet de naviguer entre les différentes langues du système pour y composer les lettres appropriées.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de spécifier la dimension de la signature.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet de s'assurer que les dimensions de la signature de la lettre et celle des reçus sont identiques. Cette option est utile si la même signature est utilisée pour la lettre et les reçus.  
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=== Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu<br>  ===
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Pour intégrer une lettre de remerciement à un reçu, il faut indiquer, dans chaque occasion de don, quelle lettre de remerciement doit être utilisée.<br>
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Image:Recu 013.png]]<br>
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Pour activer une lettre de remerciement intégrée dans une occasion de dons, à partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton occasion de don.png]] Occasions&nbsp;». La fenêtre «&nbsp;Gestion des occasions » s'ouvrira. Double-cliquer ensuite sur l'occasion pour laquelle il doit y avoir une lettre de remerciement intégrée au reçu, puis la fenêtre «&nbsp;Modification d'une occasion » s'ouvrira.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'onglet «&nbsp;Remerciement&nbsp;» à droite.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Vous permet d’insérer une signature sur la lettre de remerciements (peut être différente de celle utilisée sur les reçus).  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Sélectionner le remerciement qui sera utilisé par défaut pour activer le remerciement intégré à la lettre.
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Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons, il faut donc choisir le type de remerciement qui sera le plus souvent utilisé. Cependant, il se peut qu'il soit nécessaire d'utiliser plus d'un type de remerciement dans la même occasion de dons. Dans ce cas, le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.
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=== Intégration de la lettre de remerciement au reçu<br>  ===
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==== Reçu de type standard  ====
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Pour un reçu de type standard avec remerciement intégré, '''''Prodon''''' effectuera automatiquement l'intégration du remerciement au reçu.
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==== Reçu de type '''''Word'''''  ====
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'''NOTE&nbsp;:''' Ce type de document est généralement plus complexe qu'un document '''''Word''''' standard, il faudra donc une certaine maîtrise de '''''Word''''' pour arriver à le configurer correctement. <br>
  
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Pour créer un reçu de type '''''Word''''' avec remerciement intégré, il faut créer un document maître de type «&nbsp;Reçu&nbsp;». Dans ce document maître, il suffit d'ajouter le champ de fusion nommé «&nbsp;Remerciement&nbsp;». En ajoutant ce champ de fusion au document maître, la lettre de remerciement choisie dans l'occasion s'intègrera automatiquement dans le document maître (pour plus de détails, voir «&nbsp;[[ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré#Choix_de_la_lettre_de_remerciement_.C3.A0_int.C3.A9grer_au_re.C3.A7u|Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu]]&nbsp;»).<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Vous permet de positionner la signature sur le remerciement et de spécifier sa superficie.  
 
  
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Pour plus de détails concernant les champs de fusion et les documents maîtres, consulter le document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Surtout utile si la signature de la lettre est la même que la signature des reçus, afin de s’assurer que toutes les signatures soient identiques.
 
  
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{{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br>
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Version actuelle datée du 14 juillet 2022 à 13:04

Configuration d'un reçu avec remerciement intégré

Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation Reçus de dons

Introduction

Un reçu avec une lettre de remerciement intégrée est habituellement généré en deux copies. La lettre de remerciement est positionnée dans le haut de la feuille et suivie des deux copies du reçu.

Le principal atout du reçu avec remerciement intégré est l'économie de papier qu'il peut procurer puisqu'une seule feuille est envoyée au donateur (plutôt qu'un reçu et une lettre sur des feuilles séparées).

Sur un reçu de type standard, l’espace réservé à la lettre de remerciement sera toujours le même d’une lettre à l’autre. Si la lettre de remerciement est plus courte que l’espace disponible, la différence sera en blanc. Les reçus seront donc toujours au même endroit sur la feuille.

Sur un reçu de type Word, la lettre de remerciement intégrée est insérée comme un champ de fusion préalablement défini dans le document maître. Il n’y aura donc pas d’espace spécifique réservé pour la lettre dans le document maître. Si la lettre est trop courte, il faudra insérer manuellement des « Entrée » lors de la composition de la lettre pour s'assurer que les reçus soient toujours au même endroit sur la feuille.

Configuration du reçu

Avant de procéder à la configuration de la lettre de remerciement, effectuer la configuration générale du reçu et, selon le cas, la configuration d'un reçu standard ou la configuration d'un reçu Word.

Configuration de la lettre de remerciement intégrée au reçu

Créer ou modifier un remerciement pour reçu

Pour créer ou modifier un remerciement pour reçu, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis « Remerciements pour reçus ».

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 001.png


Après avoir cliqué sur « Remerciements pour reçus », la fenêtre « Gestion des remerciements pour reçus » s'ouvre.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 002.png

A : Permet de créer un nouveau remerciement intégré.

B : Permet de modifier un remerciement déjà existant.

C : Permet de supprimer un remerciement.

NOTE: Il est déconseillé de supprimer un remerciement. Il est préférable de l'archiver.

Pour savoir comment archiver un remerciement, consulter le tableau suivant.

D : Il s'agit de la liste des remerciements déjà créés dans Prodon.


Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter » ou « Modifier/Consulter » , la fenêtre « Modification / consultation d'un remerciement pour reçus » s'ouvre.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 003.png

A : Inscrire le nom du remerciement.

B : Permet d'archiver le remerciement.

C : Permet d'ajouter une lettre de remerciement pour les reçus électroniques. (Visible seulement si le module « Reçus Électroniques » est actif dans Prodon.)

D : Permet de sélectionner le type de reçu pour lequel le remerciement sera utilisé.

E : Les boutons Bouton flèche gauche.png et Bouton flèche droite.png permettent de créer les remerciements dans les différentes langues actives dans Prodon. F : Permet de prévisualiser le reçu avant de confirmer l'ajout ou la modification.
G : Lors de la rédaction du texte, vous pouvez ajouter des champs de fusion. Pour ce faire, effectuer un clic droit dans la zone de texte et sélectionner le champ à insérer.


Après avoir rempli l'onglet « Remerciement », aller dans l'onglet « Signature ».

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 004.png

NOTE : Si le reçu avec remerciement intégré est de type Word, la signature ne s'intègrera pas au remerciement, il faudra l'ajouter manuellement dans le document maître.

A : Permet d’insérer une signature sur la lettre de remerciements (peut être différente de celle utilisée sur les reçus).

B : Permet de spécifier la position de la signature sur la lettre de remerciement.

C : Permet de spécifier la dimension de la signature.

D : Permet de s'assurer que les dimensions de la signature de la lettre et celle des reçus sont identiques. Cette option est utile si la même signature est utilisée pour la lettre et les reçus.


Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu

Pour intégrer une lettre de remerciement à un reçu, il faut indiquer, dans chaque occasion de don, quelle lettre de remerciement doit être utilisée.

Pour activer une lettre de remerciement intégrée dans une occasion de dons, à partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton occasion de don.png Occasions ». La fenêtre « Gestion des occasions » s'ouvrira. Double-cliquer ensuite sur l'occasion pour laquelle il doit y avoir une lettre de remerciement intégrée au reçu, puis la fenêtre « Modification d'une occasion » s'ouvrira.

ProDon5 Configuration d'un reçu avec remerciement intégré 005.png

A : Sélectionner l'onglet « Remerciement » à droite.

B : Sélectionner le remerciement qui sera utilisé par défaut pour activer le remerciement intégré à la lettre.

Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons, il faut donc choisir le type de remerciement qui sera le plus souvent utilisé. Cependant, il se peut qu'il soit nécessaire d'utiliser plus d'un type de remerciement dans la même occasion de dons. Dans ce cas, le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.


Intégration de la lettre de remerciement au reçu

Reçu de type standard

Pour un reçu de type standard avec remerciement intégré, Prodon effectuera automatiquement l'intégration du remerciement au reçu.

Reçu de type Word

NOTE : Ce type de document est généralement plus complexe qu'un document Word standard, il faudra donc une certaine maîtrise de Word pour arriver à le configurer correctement.

Pour créer un reçu de type Word avec remerciement intégré, il faut créer un document maître de type « Reçu ». Dans ce document maître, il suffit d'ajouter le champ de fusion nommé « Remerciement ». En ajoutant ce champ de fusion au document maître, la lettre de remerciement choisie dans l'occasion s'intègrera automatiquement dans le document maître (pour plus de détails, voir « Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu »).

Pour plus de détails concernant les champs de fusion et les documents maîtres, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».

Nom du document : ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré
Version : 5.0.6.1


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