ProDon:Envoi des reçus électroniques : Différence entre versions

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Cette documentation nécessite le module « Reçus Électroniques » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.
  
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'''Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation [http://doc.logilys.com/formation/prodon_recus_electroniques.pdf Reçus électroniques]'''
  
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'''ATTENTION''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de '''''Prodon'''''.  
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== Introduction  ==
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Le module Reçus électroniques permet d'effectuer l'envoi des reçus par courriel en masse.
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Avant d'envoyer les reçus électroniquement, il faut au préalable avoir configuré le document maître ainsi que le remerciement.
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Pour savoir comment préparer le document maître, consulter [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#Configuration_du_document_ma.C3.AEtre ce document].
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Une fois les étapes de création du courriel de remerciement, ajout de la transaction et report de transaction faites, il ne reste qu'à faire l'envoi des reçus par courriel. 
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{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |Pour ce faire, à partir de la page principale de '''''Prodon''''', cliquer sur le menu «&nbsp;Traitements par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;Reçus&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à délivrer et au besoin, [[Fonctions communes:Barre de recherche|rechercher]] ou [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtrer]] les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion précise. Pour faire l'envoi des reçus, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]].
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Voici la liste des reçus à délivrer.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Une fois envoyés, la liste des reçus se retrouveront dans cet onglet.
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent dans cet onglet.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Dans le cas ou des courriels n'ont pas été livrés, ils apparaîtront ici. Pour plus d'informations sur le traitement de ceux ci, cliquer [[ProDon:Envoi des reçus électroniques#Onglet Courriels rejet.C3.A9s|ici]].
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> L'onglet « Reçus à calculer » contient les reçus dont le montant n'est pas encore connu. Par exemple, si le prix de vente d'une activité est établi, mais que l'avantage n'a pas encore été calculé, il est impossible de connaître le montant à inscrire sur le reçu.
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'''NOTE :''' Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité de l'occasion. Lorsque celle-ci sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout .2F Modification d.27une activit.C3.A9 de revenus|cliquer ici]].
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active qui a été créée plus tôt.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00&nbsp;$ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00&nbsp;$ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00&nbsp;$ durant l'année.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, '''''Prodon''''' génèrera plusieurs reçus.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter '''''Logilys''''' avant de l'utiliser.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Il s'agit du numéro du prochain reçu à délivrer.
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'''NOTE :''' Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.'''&nbsp;'''
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION&nbsp;: Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.'''</span>
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'''NOTE :''' Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.
  
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|Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton générer.png]] Générer les documents&nbsp;».
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== Introduction  ==
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{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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Le module Reçus électroniques  permet d'effectuer l'envoi des reçus par courriel en masse.
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|Ensuite, cette fenêtre s'ouvre. Il faut cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] J'accepte » pour poursuivre l'envoi.
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|[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png|sans_cadre|574x574px]]
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Avant d'envoyer les reçus électroniquement, il faut au préalable avoir configuré le document maître ainsi que le remerciement.
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Pour savoir comment préparer le document maître, consulter [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#Configuration_du_document_ma.C3.AEtre ce document].
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;"
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| colspan="2" |Cette fenêtre s'ouvre ensuite :
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de tester le courriel avant l'envoi.  
  
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Une fois que les étapes pour faire la création du courriel de remerciement ainsi que la transaction a été fait, il ne reste qu'à faire l'envoi des reçus par courriel.  
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'envoyer les reçus immédiatement.
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
 
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Pour ce faire, à partir de la page principale de '''''Prodon''''', cliquer sur le menu «&nbsp;Traitements par lots&nbsp;», puis choisir «&nbsp;Reçus&nbsp;».<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de planifier l'envoi à une date ultérieure. 
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== Tester le courriel  ==
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Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.
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Si dans l'image ci-haut l'option « Tester le courriel »  est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra vous permettant d'inscrire l'adresse à qui le courriel test sera envoyé.
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! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png|sans_cadre|436x436px]]
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| colspan="4" |Insérer l'adresse courriel à qui envoyer le test d'envoi.
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! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png|sans_cadre|685x685px]]
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| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Dans l'objet du courriel test qui sera envoyé, l'ajout du message « (MERGED VERSION) » apparaîtra.  Il n'y sera pas dans le courriel final.
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'''NOTE :''' Il est important de ne pas cliquer sur le lien du reçu sur le courriel de test pour éviter que le courriel soit marqué comme cliqué dans les statistiques d'envoi.
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{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |Une fois le courriel testé, l'onglet « Reçus à envoyer » apparaît dans lequel l'envoi test ira s'insérer.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> L'onglet « Reçus à envoyer » apparaît une fois le test fait ou les courriels qui ont manuellement été remis à envoyer à partir des onglets « Courriels envoyés » ou « Courriels rejetés ».  
  
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'envoyer les reçus ou de refaire un test d'envoi.
 
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| colspan="2" |'''NOTE :''' Les reçus de cet onglet sont envoyés automatiquement lorsque les reçus des onglets « Reçus à délivrer » ou « Reçus consolidés à délivrer » sont envoyés.  
 
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== Envoyer maintenant  ==
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Pour faire l'envoi du courriel de reçu, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer maintenant ».
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| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner « Envoyer maintenant » pour faire l'envoi du courriel.
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{| class="wikitable"
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![[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 010.png|sans_cadre|313x313px]]
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|Cette fenêtre apparaît ensuite, cliquer « Oui » pour continuer.
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{| class="wikitable" style="width: 663px; height: 778px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent tous sous l'onglet « Courriels envoyés ». La liste des reçus envoyés par courriel resteront sous cet onglet tant que le client n'ira pas cliquer sur le lien pour visualiser le reçu. Il faut synchroniser régulièrement pour voir disparaître (il sera possible de les retrouver dans l'historique des reçus émis) les clients qui ont ouvert le lien.
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| colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png|sans_cadre|1026x1026px]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de vérifier si les reçus ont été ouverts par le donateur. Pour chaque envoi pour lequel le lien a été ouvert, la ligne disparaîtra de la liste pour ensuite les retrouver dans l'historique des reçus délivrés.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de mettre le statut courriel du reçu pour « Complété par un usager ». Ceci fera disparaître la ligne sélectionner de cet onglet.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de générer les reçus sur papier.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet de remettre un reçu « à envoyer », il sera possible d'utiliser une adresse courriel différente de celle utilisée initialement.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Permet de renvoyer un reçu manuellement en inscrivant une adresse différente du courriel initial.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet de voir les statistiques de l'envoi. Pour plus d'informations sur les statistiques d'envoi, [[ProDon:Consultation des statistiques d'envoi|cliquer ici]].
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet de visualiser le reçu électronique que le donateur verra à partir du web. 
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== Onglet Courriels rejetés  ==
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À l'intérieur de cet onglet, nous retrouverons les reçus électroniques qui n'ont pas été livrés (mauvaise adresse, rejet, etc.).
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{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |Une fois la synchronisation des courriels envoyés fait, les courriels qui n'ont pas été livrés apparaissent tous sous cet onglet.
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png|sans_cadre|1041x1041px]]
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de voir le statut du reçu.
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de voir la raison du rejet.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de voir plus en détail ce que signifie le code que nous retrouvons dans la colonne « Statut courriel ».
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Version actuelle datée du 13 octobre 2023 à 14:20

Envoi des reçus électroniques

Cette documentation nécessite le module « Reçus Électroniques » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.

Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation Reçus électroniques

Introduction

Le module Reçus électroniques permet d'effectuer l'envoi des reçus par courriel en masse.

Avant d'envoyer les reçus électroniquement, il faut au préalable avoir configuré le document maître ainsi que le remerciement.

Pour savoir comment préparer le document maître, consulter ce document.

Une fois les étapes de création du courriel de remerciement, ajout de la transaction et report de transaction faites, il ne reste qu'à faire l'envoi des reçus par courriel.

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Traitements par lots », puis choisir « Reçus ».
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 001.png


Ensuite, cette fenêtre s'ouvre.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 002.png

A : Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à délivrer et au besoin, rechercher ou filtrer les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion précise. Pour faire l'envoi des reçus, cliquer sur le bouton Bouton générer.png.

B : Voici la liste des reçus à délivrer.

C : Une fois envoyés, la liste des reçus se retrouveront dans cet onglet.

D : Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent dans cet onglet.
E : Dans le cas ou des courriels n'ont pas été livrés, ils apparaîtront ici. Pour plus d'informations sur le traitement de ceux ci, cliquer ici. F : L'onglet « Reçus à calculer » contient les reçus dont le montant n'est pas encore connu. Par exemple, si le prix de vente d'une activité est établi, mais que l'avantage n'a pas encore été calculé, il est impossible de connaître le montant à inscrire sur le reçu.

NOTE : Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité de l'occasion. Lorsque celle-ci sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, cliquer ici.



Après avoir cliqué sur le bouton Bouton générer.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 003.png

A : Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.

B : Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active qui a été créée plus tôt.

C : Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.

D : Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00 $ durant l'année.

E : Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.
NOTE : Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, Prodon génèrera plusieurs reçus.

F : Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.

G : Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter Logilys avant de l'utiliser.

H : Il s'agit du numéro du prochain reçu à délivrer.

NOTE : Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus. 

I : Il s'agit de la date de délivrance du reçu.

NOTE : Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.

Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur « Bouton générer.png Générer les documents ».



Ensuite, cette fenêtre s'ouvre. Il faut cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png J'accepte » pour poursuivre l'envoi.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png


Cette fenêtre s'ouvre ensuite :
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 005.png

A : Permet de tester le courriel avant l'envoi.

B : Permet d'envoyer les reçus immédiatement.

C : Permet de planifier l'envoi à une date ultérieure.


Tester le courriel

Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.

Si dans l'image ci-haut l'option « Tester le courriel » est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra vous permettant d'inscrire l'adresse à qui le courriel test sera envoyé.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png
Insérer l'adresse courriel à qui envoyer le test d'envoi.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png
A : Dans l'objet du courriel test qui sera envoyé, l'ajout du message « (MERGED VERSION) » apparaîtra. Il n'y sera pas dans le courriel final.

NOTE : Il est important de ne pas cliquer sur le lien du reçu sur le courriel de test pour éviter que le courriel soit marqué comme cliqué dans les statistiques d'envoi.


Une fois le courriel testé, l'onglet « Reçus à envoyer » apparaît dans lequel l'envoi test ira s'insérer.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 008.png

A : L'onglet « Reçus à envoyer » apparaît une fois le test fait ou les courriels qui ont manuellement été remis à envoyer à partir des onglets « Courriels envoyés » ou « Courriels rejetés ».

B : Permet d'envoyer les reçus ou de refaire un test d'envoi.
NOTE : Les reçus de cet onglet sont envoyés automatiquement lorsque les reçus des onglets « Reçus à délivrer » ou « Reçus consolidés à délivrer » sont envoyés.

Envoyer maintenant

Pour faire l'envoi du courriel de reçu, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer maintenant ».

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 009.png
A : Sélectionner « Envoyer maintenant » pour faire l'envoi du courriel.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 010.png
Cette fenêtre apparaît ensuite, cliquer « Oui » pour continuer.


Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent tous sous l'onglet « Courriels envoyés ». La liste des reçus envoyés par courriel resteront sous cet onglet tant que le client n'ira pas cliquer sur le lien pour visualiser le reçu. Il faut synchroniser régulièrement pour voir disparaître (il sera possible de les retrouver dans l'historique des reçus émis) les clients qui ont ouvert le lien.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png

A : Permet de vérifier si les reçus ont été ouverts par le donateur. Pour chaque envoi pour lequel le lien a été ouvert, la ligne disparaîtra de la liste pour ensuite les retrouver dans l'historique des reçus délivrés.

B : Permet de mettre le statut courriel du reçu pour « Complété par un usager ». Ceci fera disparaître la ligne sélectionner de cet onglet.

C : Permet de générer les reçus sur papier.

D : Permet de remettre un reçu « à envoyer », il sera possible d'utiliser une adresse courriel différente de celle utilisée initialement.

E : Permet de renvoyer un reçu manuellement en inscrivant une adresse différente du courriel initial.

F : Permet de voir les statistiques de l'envoi. Pour plus d'informations sur les statistiques d'envoi, cliquer ici.

G : Permet de visualiser le reçu électronique que le donateur verra à partir du web.

Onglet Courriels rejetés

À l'intérieur de cet onglet, nous retrouverons les reçus électroniques qui n'ont pas été livrés (mauvaise adresse, rejet, etc.).

Une fois la synchronisation des courriels envoyés fait, les courriels qui n'ont pas été livrés apparaissent tous sous cet onglet.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png

A : Permet de voir le statut du reçu.

B : Permet de voir la raison du rejet.

C : Permet de voir plus en détail ce que signifie le code que nous retrouvons dans la colonne « Statut courriel ».

Nom du document : ProDon:Envoi des reçus électroniques
Version :

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