ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Un reçu avec une lettre de remerciement intégrée est habituellement généré en deux copies. La lettre de remerciement est positionnée dans le haut de la feuille et suivi des deux copies du reçu.

Le principal atout du reçu avec remerciement intégré est l'économie de papier qu'il peut procurer puisqu'une seule feuille est envoyée au donateur (plutôt qu'un reçu et une lettre sur des feuilles séparées).

Sur un reçu de type standard, l’espace réservé à la lettre de remerciement sera toujours le même d’une lettre à l’autre. Si la lettre de remerciement est plus courte que l’espace disponible, la différence sera en blanc. Les reçus seront donc toujours au même endroit sur la feuille.

Sur un reçu de type Word, la lettre de remerciement intégrée est insérée comme un champ de fusion préalablement défini dans le document maître. Il n’y aura donc pas d’espace spécifique réservé pour la lettre dans le document maître. Si la lettre est trop courte, il faudra insérer manuellement des « Entrée » lors de la composition de la lettre pour s'assurer que les reçus soient toujours au même endroit sur la feuille.

Configuration du reçu

Avant de procéder à la configuration de la lettre de remerciement, effectuer la configuration générale du reçu et, le selon le cas, la configuration du reçu de type standard ou la configuration du reçu de type Word.

Configuration de la lettre de remerciement intégrée au reçu

Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu

D'abord, pour intégrer une lettre de remerciement à un reçu, il faut indiquer, dans chaque occasion de don, quelle lettre de remerciement doit être utilisée.

Pour activer une lettre de remerciement intégrée dans une occasion de dons, à partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ». La fenêtre « Gestion des occasions de dons » s'ouvrira. Double-cliquer ensuite sur l'occasion pour laquelle il doit y avoir une lettre de remerciement intégrée au reçu, puis la fenêtre « Modification d'une occasion de dons » s'ouvrira.
A : Sélectionner l'onglet « Autres » à droite.	B : Sélectionner le remerciement qui sera utilisé par défaut pour activer le remerciement intégré à la lettre.

Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons, il faut donc choisir le type de remerciement qui sera le plus souvent utilisé. Cependant, il se peut qu'il soit nécessaire d'utiliser plus d'un type de remerciement dans la même occasion de dons. Dans ce cas, le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.

Création de la lettre de remerciement

Pour modifier ou créer une lettre de remerciements, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Remerciements pour reçus ».

Après avoir cliqué sur « Remerciements pour reçus », la fenêtre « Gestion des remerciements » s'ouvre.
A : Pour modifier un remerciement déjà créé, double-cliquer sur le remerciement à modifier.	B : Pour créer un nouveau remerciement intégré, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre « Ajout de remerciements » s'ouvre. Aller dans l'onglet « Remerciement ».
C : Nommer le remerciement.	D : Rédiger la lettre.
E : Pour ajouter des champs de fusion, faire un clic-droit n'importe où dans la zone blanche de la fenêtre. Le champ s'insèrera à la position du curseur.	F : Les boutons  et permettent de naviguer entre les différentes langues pour composer les lettres appropriées.

Après avoir rempli l'onglet « Remerciement », aller dans l'onglet « Signature ».
NOTE : Si le reçu avec remerciement intégré est de type Word, la signature ne s'intègrera pas au remerciement, il faudra l'ajouter manuellement dans le document maître.
G : Permet d’insérer une signature sur la lettre de remerciements (peut être différente de celle utilisée sur les reçus).	H : Permet de spécfier la position de la signature sur la lettre de remerciement.
I : Permet de spécifier la dimension de la signature.	J : Permet de s'assurer que les dimensions de la signature de la lettre et celle des reçus sont identiques. Cette option est utile si la même signature est utilisée pour la lettre et les reçus.

Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu

D'abord, pour intégrer une lettre de remerciement à un reçu, il faut indiquer, dans chaque occasion de don, quelle lettre de remerciement doit être utilisée.

Pour activer une lettre de remerciement intégrée dans une occasion de dons, à partir de la page d’accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ». La fenêtre « Gestion des occasions de dons » s'ouvrira. Double-cliquer ensuite sur l'occasion pour laquelle il doit y avoir une lettre de remerciement intégrée au reçu, puis la fenêtre « Modification d'une occasion de dons » s'ouvrira.
A : Sélectionner l'onglet « Autres » à droite.	B : Sélectionner le remerciement qui sera utilisé par défaut pour activer le remerciement intégré à la lettre.

Il est possible de spécifier un seul remerciement par défaut par occasion de dons, il faut donc choisir le type de remerciement qui sera le plus souvent utilisé. Cependant, il se peut qu'il soit nécessaire d'utiliser plus d'un type de remerciement dans la même occasion de dons. Dans ce cas, le remerciement à utiliser peut être choisi lors de la saisie de la transaction. Il est donc possible, manuellement, d’utiliser des remerciements différents à l’intérieur d’une même occasion.

Intégration de la lettre de remerciement au reçu

Reçu de type standard

Pour un reçu de type standard avec remerciement intégré, ProDon effectuera automatiquement l'intégration du remerciement au reçu.

Reçu de type Word

NOTE : Ce type de document est généralement plus complexe qu'un document Word standard, il faudra donc une certaine maîtrise de Word pour arriver à le configurer correctement.

Pour créer un reçu de type Word avec remerciement intégré, il faut créer un document maître de type « Reçu ». Dans ce document maître, il suffit d'ajouter le champ de fusion nommé « Remerciement ». En ajoutant ce champ de fusion au document maître, la lettre de remerciement choisie dans l'occasion s'intègrera automatiquement dans le document maître (pour plus de détails, voir « Choix de la lettre de remerciement à intégrer au reçu »).

Pour plus de détails concernant les champs de fusion et les documents maîtres, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».

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