ProDon:Listes personnalisées

Introduction

L’outil de listes personnalisées permet de créer des listes de clients. Une fois créées, ces listes de clients sont enregistrées et elles peuvent être consultées à nouveau autant de fois que désiré. Elles peuvent aussi être combinées les unes aux autres et peuvent être modifiées ou supprimées si désiré. Bien qu'il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la « Gestion des clients », il s'agit toujours de listes de clients.

Le bouton permet de créer une liste personnalisée et se retrouve dans les gestions suivantes de ProDon :

• Gestion des clients
  
• Gestion des tâches et historique
  
• Analyse et historique
  
• Reçus à émettre
  
• Documents à émettre

Il existe deux types de listes personnalisées : les listes statiques et les listes dynamiques.

Les listes statiques restent les mêmes et contiennent toujours les mêmes clients (ex. : une liste de gens ayant reçu telle lettre), alors qu'une liste dynamique sera modifiée automatiquement par ProDon chaque fois qu'un client entrera dans les critères demandés (ex. : tous les clients ayant donné 1000 $ et plus à vie). À noter que les listes dynamiques sont disponibles seulement dans la « Gestion des clients ».

Les listes personnalisées peuvent être basées sur des clients précis (ex. : tous les clients, doublons potentiels, etc.) ET sur différents critères. Une liste est donc créée à partir de certains clients (ou tous les clients) qui répondent à certains critères.

Préparation de la liste active

Tel que précisé dans l'introduction, les listes personnalisées peuvent être créées à partir de différentes gestions de ProDon. Bien que chaque grille de gestion contienne des éléments différents (Gestion des clients = clients, Analyse et historique = transactions, etc.), le résultat d'une liste sera toujours une liste de clients.

Il est possible de créer une liste personnalisée à partir de tous les éléments d'une grille de gestion ou à partir d'une liste créée à l'aide d'une recherche ou d'un filtre, afin d'isoler certains clients ou un lot de transactions précis, etc.

Exemple d'une liste active contenant tous les clients de la « Gestion des clients », aucune recherche ou filtre n'a été appliqué.

Fichier:Listes personnalisées 001.png

Exemple, après avoir recherché les clients de Victoriaville. Le nombre d'items à l'écran a diminué, mais il s'agit toujours de la liste active sur laquelle la liste personnalisée sera basée.

Fichier:Listes personnalisées 002.png

Création de listes personnalisées

Après avoir configuré la liste active dans la gestion désirée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, afin d'éditer les critères de la liste personnalisée.

Dans la « Gestion des clients », deux options sont disponibles : « Listes statiques » et « Listes dynamiques ». Dans toutes les autres gestions, seule l'option « Listes statiques » est disponible, alors aucun choix n'est offert.

Dans l'outil de listes personnalisées, il est possible de créer, modifier ou retirer des listes. Par contre, pour les revoir à l'écran ou pour combiner des listes ensemble, voir la section « Consulter/Filtrer des listes personnalisées ».

Liste statique (fenêtre principale)

Les listes statiques restent les mêmes et contiennent toujours les mêmes clients. Il est parfois nécessaire qu'une liste demeure la même, par exemple, les gens ayant reçu une lettre pour une occasion précise. Cette liste doit être fixe et ne doit pas changer.

Au cours des explications sur les listes statiques, qu’il soit question de l’ajout d’une nouvelle liste ou de modifier une liste existante pour ajouter ou pour retirer des gens à une liste, le schéma demeure sensiblement le même.

1. Préparer la liste active
2. choisir le critère de liste désiré
3. Sélectionner l’ajout, le retrait ou la modification d’une liste
4. Poursuivre les instructions qui dépendront des choix des étapes précédentes.

C’est pourquoi des liens se rapportant toujours à l’écran principal qui suit seront indiqués.

Après avoir cliqué sur le bouton et choisi l'option « Listes statiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 003.png
A : Il s'agit des choix de clients qui peuvent être assignés à une liste personnalisée statique. Pour plus de détails, consulter cette section.	B : En cochant cette case, les clients exclus du publipostage qui répondent aux critères sélectionnés seront ajoutés à la liste.
C : Les boutons , et permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une liste personnalisée. La section qui suit portera sur l'ajout d'une liste. Pour modifier ou retirer une liste, voir la section « Modification/Retrait de liste ».	D : Il s'agit de la liste personnalisée à éditer. Il est possible d'en choisir une déjà créée dans la liste déroulante pour la modifier, ou d'en créer une nouvelle à l'aide des boutons en C.
E : Permet d'éditer les critères pour la liste personnalisée. Les critères à éditer changeront en fonction du type de liste personnalisée statique choisi.	F : Permet d'ajouter à la liste les clients répondant aux critères édités en E.
G : Permet de retirer de la liste les clients répondant aux critères édités en E.	H : Permet de vider la liste avant d'ajouter un client en F.
I : Permet d'afficher automatiquement la liste modifiée ou créée dans la liste active.	NOTE : Il est fortement recommandé de laisser la case en I décochée en tout temps. Pour savoir comment consulter les listes personnalisées, voir cette section.

Après avoir cliqué sur le bouton afin ajouter une nouvelle liste personnalisée, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 004.png
A : Nommer la nouvelle liste personnalisée.	B : Il est impossible de modifier le type de liste à partir de cette fenêtre.

Critères de listes personnalisées statiques

Il existe 7 types de listes personnalisées statiques et chaque type contient des critères différents. Voici les 7 types :

• Tous les clients de la liste active
• Tous les clients tiers de la liste active
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois
• Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels
• Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien
• Le client sélectionné seulement

Tous les clients de la liste active

Permet d’extraire tous les clients qui sont actuellement dans la liste active.

Ce type de liste personnalisée est utile si tous les clients à ajouter ou à retirer d'une liste sont déjà isolés dans la liste active.

Tous les clients tiers de la liste active

Disponible seulement dans quelques onglets de « Analyse et historique » et permet d'extraire tous les clients tiers inscrits dans les transactions de la liste active.

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons

Permet d'extraire des clients correspondant à certains critères de dons.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton « Éditer les critères ». Dans cette fenêtre, il faut paramétrer les options afin de cibler des clients par rapport à un historique de transactions.

Pour éditer les critères de dons, sélectionner d'abord le type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
Fichier:Listes personnalisées 005.png
ATTENTION : Seuls les clients faisant parti de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Permet de baser la recherche sur le montant total des transactions des clients.	B : Permet de baser la recherche sur le montant total des reçus émis aux clients.
C : Cette option n'est pas disponible dans le premier critère. Elle permet de cibler une variation relative au critère précédent. Par exemple, si 50 $ était inscrit, les clients ayant donné 50 $ de plus ou de moins dans une occasion par rapport à une autre ou dans une année par rapport à une autre auraient été trouvés.	D : Permet de définir le nombre de versements pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et qu'un minimum de 1 transaction et un maximum de 2 transactions avaient été définis, un client ayant fait 3 transactions de 200 $ ne serait pas trouvé.
E : Permet de baser la recherche sur les transactions les plus élevées pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et que seulement les 2 transactions les plus élevées des clients seraient pris en considération, un client dont les 2 transactions les plus élevées sont 500 $ et 600 $ ne serait pas trouvé.	F : Permet de définir l'intervalle de dates dans lequel les transactions doivent avoir été effectuées.
G : Dépendemment de la période sélectionnée en F, les dates seront automatiquement modifiées. Il est également possible de définir des dates spécifiques, dans ce cas, le champ F deviendra vide et ProDon se basera uniquement sur les dates inscrites ici.	H : Permet de choisir pour quel organisme les transactions doivent avoir été effectuées. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé.
I : Permet de sélectionner le type de donateur entre les choix « donateur », « donateur tiers » ou « donateur et donateur tiers ».	J : Permet de choisir si la recherche doit être basée sur toutes les transactions ou si elle doit être basée sur une ou des occasions, campagnes ou activités en particulier.
K : Permet d'inclure ou pas les engagements.	L : Permet de baser la recherche sur une ou des provenances en particulier.
M : Dépendemment du type de sélection choisi en J, les boutons  et  et les cases à gauche des boutons seront disponibles ou non. Le bouton  permet de cocher toutes les cases à gauche des boutons et le bouton  permet de toutes les décocher. NOTE : Il est également possible de sélectionner case par case celles qui doivent être cochées. Dans ce cas, tous les clients ayant au moins un des éléments cochés dans sa fiche client sera trouvé.	N : Ces 4 cases à cocher permettent de choisir le type des transaction à inclure à la recherche.
O : Les boutons «  Ajouter un critère » et «  Retirer le critère » permettent d'ajouter ou de retirer un critères dans la fenêtre. Dans cet exemple, il y a 2 critères. Le nombre de critères est inscrit en haut à gauche de la fenêtre, pour supprimer un critère, sélectionner l'onglet du critère, puis cliquer sur le bouton «  Retirer le critère ».	NOTE : Pour les points D et E, les « 0 » indiquent que la case doit être ignorée. Donc, si « 0 » est inscrit en D, ce champ ne sera pas pris en considération. En E, par exemple, si le minimum est « 2 », mais qu'il n'y a pas de maximum, il faut inscrire un maximum de « 0 » et si le maximum est « 10 » mais qu'il n'y a pas de minimum, il faut inscrire un minumum de « 0 ».

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois

Permet d'extraire des clients correspondant à certains critères d'envois.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton « Éditer les critères ». Dans cette fenêtre, il faut paramétrer les options afin de cibler des clients par rapport à un historique d'envois.

Une liste par critère d'envois permettra principalement de trouver tous les clients n'ayant pas répondu suite à un envoi, dans le but d'effectuer une relance de sollicitation. Ce type de liste est également utile pour trouver les clients ayant répondu positivement, ou encore les clients n'ayant pas reçu l'envoi du tout.

Pour utiliser la liste personnalisée des clients répondants à certains critères d'envois, il est important que les historiques d'envois aient été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment utiliser l'historique d'envois, consulter ce document.

Pour éditer les critères de dons, sélectionner d'abord le sous-type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
Fichier:Listes personnalisées 006.png
ATTENTION : Seuls les clients faisant parti de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Inscrire la date que l'envoi a été effectué. Si la case est laissée vide, la date ne sera simplement pas prise en considération dans le critère de recherche.	B : Choisir l'organisme pour lequel l'envoi a été effectué. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé dans la base de données.
C : Choisir l'occasion pour laquelle l'envoi a été effectué.	D : Choisir l'activité pour laquelle l'envoi a été effectué.
E : Inscrire le solliciteur de l'envoi.	F : Choisir la réponse adéquate, dépendant des clients à rechercher et de la configuration des réponses par défaut. Dans cet exemple, « Pas de réponse » signifie que je veux rechercher les clients à qui j'ai envoyé une sollicitation, mais dont je n'ai reçu aucune réponse, dans le but d'envoyer une relance.
G : Inscrire la description de l'envoi qui a été effectué.	H : Permet de chercher les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée. NOTE : Si D est vide et que cette case n'est pas cochée, les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée et les envois dont nimporte quelle activité avait été spécifiée seront trouvés. Si D est vide et que cette case est cochée, seules les envois n'ayant aucune activité de spécifiée seront trouvés.
I : La recherche inverse permet de trouver tous les clients ne correspondant pas à tous les critères saisis.	J : Cette option permet d'inclure, en plus des clients répondant aux critères édités, tous les clients n'ayant aucun envoi documenté.
K : Permet d'ajouter un critère. Dans cet exemple, seulement 1 critère a été saisi.

Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels

Permet de trouver les doublons de clients de la base de données à partir d’une liste active.

Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

Pour savoir comment utiliser ce type de liste personnalisée, consulter la procédure « Recherche et élimination de doublons ».

Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien

Permet de créer une liste de clients basée sur les liens.

Une liste par critère de liens est utilisée pour trouver tous les clients liés à un des clients de la liste active. Par exemple, si la liste active est constituée de 5 fiches client étant des écoles dans lesquelles existent des liens vers les élèves, il serait possible de trouver tous les élèves de l'une ou l'autre des 5 écoles. Ou encore, si la liste active est constituée de toutes les fiches client des élèves d'une l'école, dans lesquelles existent des liens vers leurs parents, il serait possible de trouver tous les parents des élèves de l'école.

Pour utiliser le type de liste personnalisée par critère de lien, il faut que tous les liens aient toujours été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment ajouter des contacts liés à des fiches clients, consulter le document « Contacts et liens ».

Pour éditer les critères de liens, sélectionner d'abord le type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
Fichier:Listes personnalisées 007.png
A : Permet d'indiquer le type de lien à rechercher.	B : Permet d'utiliser le lien dans les deux sens. Dans cet exemple, les employés ou les employeurs liés aux fiches clients de la liste active seraient trouvés.
C : Permet d'ajouter à la liste personnalisée, les clients de la liste active, en plus des clients répondant aux critères saisis.	D : Permet d'utiliser le lien inverse. Dans cet exemple, les employés liés aux fiches clients de la liste active seraient trouvés plutôt que les employeurs.
E : Indique par rapport à quel côté du lien les clients seront recherchés.	NOTE : La mention en E change, si les options B ou D sont cochées.

Le client sélectionné seulement

Permet d’extraire le client de la liste active sélectionné seulement.

Ce type de liste personnalisée est utile si un seul client doit être ajouté ou retiré d'une une liste personnalisée.

Cependant, pour ajouter ou retirer des clients au cas par cas, il est plutôt préférable de passer directement par la fiche client.

Pour savoir comment ajouter ou retirer un client d'une liste personnalisée à partir de sa fiche client, consulter cette section.

Liste dynamique

Une liste dynamique, au contraire de la liste statique, se maintient à jour d'elle-même. À chaque consultation, tous les clients qu'elle contient correspondent exactement aux critères spécifiés lors de la création de la liste. De plus, seuls les critères de dons ou d'envois peuvent être utilisés pour les listes dynamiques.

Après avoir cliqué sur le bouton et choisi l'option « Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 009.png
A : Il s'agit de toutes les listes dynamiques existantes.	B : Les boutons , et permettent d'ajouter, modifier ou retirer une liste personnalisée dynamique.

Après avoir cliqué sur le bouton de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 010.png
A : Nommer la liste personnalisée.	B : Il est impossible de modifier le type de liste à partir de cette fenêtre.
C : En cochant cette case, les clients exclus du publipostage et qui répondent aux critères seront ajoutés à la liste.	D : Permet de sélectionner le type de liste personnalisée. NOTE : Il existe seulement deux choix pour les listes dynamiques : « Critères de dons » et « Critères d'envois ».
E : Permet d'éditer les critères pour la liste personnalisée. Les critères à éditer changeront en fonction du sous-type de liste personnalisée statique choisi.	F : En cliquant sur le bouton «  Confirmer l'ajout », les clients répondant aux critères édités en E seront ajoutés à la liste.

Types de listes personnalisées dynamiques

Il existe 2 types de listes personnalisées dynamique et chaque type contient des critères différents. Voici les 2 types :

• Critères de dons
• Critères d'envois

Critères de dons

Pour savoir comment éditer les critères pour une liste personnalisée répondant à certains critères de dons, cliquer ici.

Critères d'envois

Pour savoir comment éditer les critères pour une liste personnalisée répondant à certains critères d'envois, cliquer ici.

Ajout d'un client à une liste personnalisée statique à partir de sa fiche client

Pour ajouter des clients cas par cas aux listes personnalisées, il est préférable de le faire à partir de leur fiche clients.

Rechercher le client à ajouter ou retirer d'une liste dans la « Gestion des clients », puis ouvrir sa fiche.
Fichier:Listes personnalisées 008.png
A : Dans la fiche du client, se rendre dans l'onglet « 7-Listes ».	B : Pour voir les listes statiques, sélectionner l'onglet « Statiques », puis pour voir les listes dynamiques, sélectionner l'onglet « Dynamiques ».
C : Il s'agit de toutes les listes statiques ou dynamique existantes, selon l'onglet sélectionné. Pour ajouter le client à une liste, cocher simplement le nom de la liste dont il doit faire partie.	NOTE : Pour les listes dynamiques, il est seulement possible de voir dans quelles listes le client est inscrit. Il est impossible d'inscrire un client à une liste dynamique à partir d'ici.

Consulter/Filtrer des listes personnalisées

Pour consulter une liste personnalisée, il faut effectuer un filtre.

Se rendre d'abord dans la gestion appropriée à la liste à consulter.

Fichier:Listes personnalisées 011.png
A : S'assurer d'abord qu'aucune recherche ni aucun filtre n'est appliqué présentement. NOTE : Si les boutons sont en grisé, c'est parce qu'aucun filtre ou aucune recherche n'est en cours. Si une recherche ou un filtre est en cours, les effacer en cliquant sur le bouton .	B : Après s'être assuré qu'aucune recherche ou aucun filtre n'est en cours, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. Aller dans l'onglet « Spécial ».
Fichier:Listes personnalisées 012.png
A : Sélectionner « Listes dynamiques » ou « Listes statiques », selon la liste à générer.	B : Choisir la liste dynamique à générer.
C : Cliquer sur le bouton «  Ajouter la condition ».	D : Cliquer sur le bouton «  Appliquer ».

ATTENTION : Lorsqu'une liste personnalieés est générée dans « Analyse et historique », toutes les transactions des clients qui ont été placés dans cette liste seront trouvés. Par exemple, si j'isole les transactions du « Tournois de golf 2011 » à l'aide de la colonne « Occasion », je trouverai 150 transactions, mais pour 125 clients. Lorsque tous les clients de la liste active sont ajoutés à la liste personnalisée, 125 clients seront ajoutés et non 150 transactions. Lors de la consultation de cette liste dans « Analyse et historique », le résultat obtenu ne sera pas 150 transactions, mais bien toutes les transactions des 125 clients de la liste. Si la même liste est consultée dans la « Gestion des clients », 125 clients seront trouvés.

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Nom du document : ProDon:Listes personnalisées

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