ProDon:Envoi des reçus électroniques (à traduire) : Différence entre versions

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(→‎Test Email)
 
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Cette documentation nécessite le module « Reçus Électroniques » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.
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This documentation requires Prodon's "Electronic Receipts" module. You must have this module to access these features.
  
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'''Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation [http://doc.logilys.com/formation/prodon_recus_electroniques.pdf Reçus électroniques]'''
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'''Click on the link to consult the training plan Electronic receipts [http://doc.logilys.com/formation/prodon_recus_electroniques.pdf Reçus électroniques]'''
  
 
== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
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Le module Reçus électroniques permet d'effectuer l'envoi des reçus par courriel en masse.
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The Electronic Receipts module allows you to send receipts by email in bulk.
  
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Avant d'envoyer les reçus électroniquement, il faut au préalable avoir configuré le document maître ainsi que le remerciement.
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Before sending receipts electronically, you must first configure the master document and the thank-you note.
  
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Pour savoir comment préparer le document maître, consulter [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#Configuration_du_document_ma.C3.AEtre ce document].
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To learn how to prepare the master document, refer to this document [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_du_courriel_de_remerciement#Configuration_du_document_ma.C3.AEtre ce document].
  
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Une fois les étapes de création du courriel de remerciement, ajout de la transaction et report de transaction faites, il ne reste qu'à faire l'envoi des reçus par courriel.   
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Once you have created the thank-you email, added the transaction, all that remains is to send the receipts by email.   
  
 
{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
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| colspan="2" |Pour ce faire, à partir de la page principale de '''''Prodon''''', cliquer sur le menu « Traitements par lots », puis choisir « Reçus ».  
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| colspan="2" |To do this, from the '''''Prodon''''' main page, click on "Batch Processing" menu, then select "Receipts".  
  
 
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{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| colspan="2" |Ensuite, cette fenêtre s'ouvre.  
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| colspan="2" |Then, this window will open.  
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 002.png|sans_cadre|999x999px]]<br>
 
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 002.png|sans_cadre|999x999px]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à délivrer et au besoin, [[Fonctions communes:Barre de recherche|rechercher]] ou [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtrer]] les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion précise. Pour faire l'envoi des reçus, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Select the tab corresponding to the type of receipts to be issued and, if necessary, search or filter ([[Fonctions communes:Barre de recherche|rechercher]] ou [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtrer]]) transactions so that the active list contains only the receipts to be generated. For example, it is possible to generate all receipts for a specific occasion. To send the receipts, click on the [[Image:Bouton générer.png]] button.  
  
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Voici la liste des reçus à délivrer.
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Here is the list of receipts to be issued.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Une fois envoyés, la liste des reçus se retrouveront dans cet onglet.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Once sent, the list of receipts will be found in this tab.  
  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent dans cet onglet.
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Once receipts have been sent, they appear in this tab.
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Dans le cas ou des courriels n'ont pas été livrés, ils apparaîtront ici. Pour plus d'informations sur le traitement de ceux ci, cliquer [[ProDon:Envoi des reçus électroniques#Onglet Courriels rejet.C3.A9s|ici]].
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> If any emails have not been delivered, they will appear here. For more information on how to deal with them, click here ([[ProDon:Envoi des reçus électroniques#Onglet Courriels rejet.C3.A9s|ici]]).
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> L'onglet « Reçus à calculer » contient les reçus dont le montant n'est pas encore connu. Par exemple, si le prix de vente d'une activité est établi, mais que l'avantage n'a pas encore été calculé, il est impossible de connaître le montant à inscrire sur le reçu.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> The "Receipts to be calculated" tab contains receipts for which the amount is not yet known. For example, if the sale price of an activity has been established but the benefit has not yet been calculated, it is impossible to know the amount to be entered on the receipt.
  
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'''NOTE :''' Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité de l'occasion. Lorsque celle-ci sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout .2F Modification d.27une activit.C3.A9 de revenus|cliquer ici]].
+
'''NOTE:''' As soon as the amount allocated to the benefit is known, it must be entered in the occasion activity. When this is modified, all transactions relating to this activity will be found in one of the four other tabs. For more information about activities with sale prices, click here. ([[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout .2F Modification d.27une activit.C3.A9 de revenus|cliquer ici]])
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.  
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After clicking on the [[Image:Bouton générer.png]] button, the following window will open.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to select the printer that will be used to print receipts.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active qui a été créée plus tôt.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate all receipts from the active list that was created earlier.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate only the selected receipt.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00&nbsp;$ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00&nbsp;$ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00&nbsp;$ durant l'année.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate one receipt per transaction. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 24 receipts for $5.00 for the whole year.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, '''''Prodon''''' génèrera plusieurs reçus.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate one receipt per donor. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive one receipt for $120.00 for the whole year.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Some transactions cannot be combined on the same receipt. For example, donations in kind or transactions with different benefits. In these cases, '''''Prodon''''' will generate multiple receipts.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate a receipt by payment reference. For example, if a client has two commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 12 receipts for $10.00 for the whole year.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter '''''Logilys''''' avant de l'utiliser.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Allows receipts to be printed by an external company. However, this process is very complex, so it is strongly recommended that you contact '''''Logilys''''' before using it.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Il s'agit du numéro du prochain reçu à délivrer.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> This is the number of the next receipt to be issued.
  
−
'''NOTE :''' Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.'''&nbsp;'''  
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'''NOTE:''' Do not change this number; it is automatically updated each time a receipt is issued.'''&nbsp;'''  
  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la date de délivrance du reçu.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> This is the date the receipt was issued.
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'''NOTE :''' Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.  
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'''NOTE:''' By default, today's date is automatically entered.  
  
−
|Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton générer.png]] Générer les documents&nbsp;».
+
|When all options have been selected, click on "&nbsp;[[Image:Bouton générer.png]] Generate documents".
 
|}
 
|}
  
Ligne 96 : Ligne 96 :
  
 
{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"  
 
{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"  
−
|Ensuite, cette fenêtre s'ouvre. Il faut cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] J'accepte » pour poursuivre l'envoi.
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|Then, this window will open. Click on " [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] I agree " to continue mailing.
 
|-
 
|-
 
|[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png|sans_cadre|574x574px]]
 
|[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png|sans_cadre|574x574px]]
Ligne 104 : Ligne 104 :
  
 
{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;"
 
{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;"
−
| colspan="2" |Cette fenêtre s'ouvre ensuite :
+
| colspan="2" |This window will then open:
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 005.png|sans_cadre|510x510px]]<br>
 
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 005.png|sans_cadre|510x510px]]<br>
 
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|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de tester le courriel avant l'envoi.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to test the email before mailing it.  
  
−
| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'envoyer les reçus immédiatement.
+
| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Allows receipts to be mailed immediately.
  
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de planifier l'envoi à une date ultérieure.   
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Allows you to schedule mailing at a later date.   
 
|}
 
|}
  
 
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== Tester le courriel ==
+
== Test Email ==
−
Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.
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Testing the email allows you to validate what will be sent to donors.
  
−
Si dans l'image ci-haut l'option « Tester le courriel »  est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra vous permettant d'inscrire l'adresse à qui le courriel test sera envoyé.
+
If the "Test email" option is selected in the image above, a window will appear, allowing you to enter the address to which the test email will be sent.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png|sans_cadre|436x436px]]
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png|sans_cadre|436x436px]]
 
|-
 
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−
| colspan="4" |Insérer l'adresse courriel à qui envoyer le test d'envoi.  
+
| colspan="4" |Enter the email address to which the test email should be sent.  
 
|}
 
|}
 
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Ligne 134 : Ligne 134 :
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png|sans_cadre|685x685px]]
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png|sans_cadre|685x685px]]
 
|-
 
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−
| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Dans l'objet du courriel test qui sera envoyé, l'ajout du message « (MERGED VERSION) » apparaîtra. Il n'y sera pas dans le courriel final.
+
| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> In the subject line of the test email that will be sent, the message "(MERGED VERSION)" will appear. It will not appear in the final email.
−
'''NOTE :''' Il est important de ne pas cliquer sur le lien du reçu sur le courriel de test pour éviter que le courriel soit marqué comme cliqué dans les statistiques d'envoi.
+
'''NOTE :''' It is important not to click on the receipt link in the test email to avoid marking the email as clicked in the mailing statistics.
 
|}
 
|}
 
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{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
−
| colspan="2" |Une fois le courriel testé, l'onglet « Reçus à envoyer » apparaît dans lequel l'envoi test ira s'insérer.
+
| colspan="2" |Once the email has been tested, the "Receipts to send" tab appears, where the test email will be inserted.
 
|-
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 008.png|sans_cadre|702x702px]]<br>
 
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 008.png|sans_cadre|702x702px]]<br>
 
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| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> L'onglet « Reçus à envoyer » apparaît une fois le test fait ou les courriels qui ont manuellement été remis à envoyer à partir des onglets « Courriels envoyés » ou « Courriels rejetés ».  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> The "Receipts to send" tab appears once the test has been completed or emails have been manually resubmitted from the "Send emails" or "Rejected emails" tabs.  
  
−
| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'envoyer les reçus ou de refaire un test d'envoi.
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Allows you to send receipts or retry a test send.
 
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−
| colspan="2" |'''NOTE :''' Les reçus de cet onglet sont envoyés automatiquement lorsque les reçus des onglets « Reçus à délivrer » ou « Reçus consolidés à délivrer » sont envoyés.  
+
| colspan="2" |'''NOTE:''' Receipts from this tab are sent automatically when receipts from the "Receipts to be issued" or "Consolidated receipts to be issued" tabs are sent.  
 
|}
 
|}
  
−
== Envoyer maintenant ==
+
== Send Now ==
−
Pour faire l'envoi du courriel de reçu, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer maintenant ».
+
To send the receipt email, simply select the "Send now" option.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 009.png|sans_cadre|459x459px]]
 
! colspan="4" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 009.png|sans_cadre|459x459px]]
 
|-
 
|-
−
| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner « Envoyer maintenant » pour faire l'envoi du courriel.  
+
| colspan="4" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Select "Send now" to send the email.  
 
|}
 
|}
 
<br>
 
<br>
Ligne 164 : Ligne 164 :
 
|-
 
|-
  
−
|Cette fenêtre apparaît ensuite, cliquer « Oui » pour continuer.  
+
|This window will then appear. Click "Yes" to continue.  
 
|}
 
|}
 
<br>
 
<br>
 
{| class="wikitable" style="width: 663px; height: 778px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
{| class="wikitable" style="width: 663px; height: 778px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
−
| colspan="2" |Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent tous sous l'onglet « Courriels envoyés ». La liste des reçus envoyés par courriel resteront sous cet onglet tant que le client n'ira pas cliquer sur le lien pour visualiser le reçu. Il faut synchroniser régulièrement pour voir disparaître (il sera possible de les retrouver dans l'historique des reçus émis) les clients qui ont ouvert le lien.
+
| colspan="2" |Once receipts have been sent, they will appear under the "Sent emails" tab. The list of receipts sent by email will remain under this tab until the client clicks on the link to view the receipt. You must synchronize regularly to see the clients who have opened the link disappear from the list (they can be found in the history of receipts issued).
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png|sans_cadre|1026x1026px]]<br>
 
| colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png|sans_cadre|1026x1026px]]<br>
 
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| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de vérifier si les reçus ont été ouverts par le donateur. Pour chaque envoi pour lequel le lien a été ouvert, la ligne disparaîtra de la liste pour ensuite les retrouver dans l'historique des reçus délivrés.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to check whether receipts have been opened by the donor. For each mailing for which the link has been opened, the line will disappear from the list and can be found in the history of receipts issued.  
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de mettre le statut courriel du reçu pour « Complété par un usager ». Ceci fera disparaître la ligne sélectionner de cet onglet.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Allows you to set the email status of the receipt to "Completed by a user". This will remove the selected line from this tab.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de générer les reçus sur papier.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Allows you to generate paper receipts.  
  
 
|  
 
|  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet de remettre un reçu « à envoyer », il sera possible d'utiliser une adresse courriel différente de celle utilisée initialement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Allows you to resend a receipt. It will be possible to use a different email address from the one initially used.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Permet de renvoyer un reçu manuellement en inscrivant une adresse différente du courriel initial.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Allows you to manually resend a receipt by entering an address different from the original email address.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet de voir les statistiques de l'envoi. Pour plus d'informations sur les statistiques d'envoi, [[ProDon:Consultation des statistiques d'envoi|cliquer ici]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Allows you to view mailing statistics. For more information on mailing statistics, click here ([[ProDon:Consultation des statistiques d'envoi|cliquer ici]]).  
  
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet de visualiser le reçu électronique que le donateur verra à partir du web.   
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Allows you to view the electronic receipt that teh donor will see on the web.   
  
 
|}
 
|}
−
== Onglet Courriels rejetés ==
+
== Rejected Emails Tab ==
−
À l'intérieur de cet onglet, nous retrouverons les reçus électroniques qui n'ont pas été livrés (mauvaise adresse, rejet, etc.).
+
This tab contains electronic receipts that were not delivered (incorrect address, rejection, etc.).
 
{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
{| class="wikitable" style="width: 666px; height: 404px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
−
| colspan="2" |Une fois la synchronisation des courriels envoyés fait, les courriels qui n'ont pas été livrés apparaissent tous sous cet onglet.
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| colspan="2" |Once the sent emails have been synchronized, all undelivered emails will appear under this tab.
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png|sans_cadre|1041x1041px]]
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png|sans_cadre|1041x1041px]]
 
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| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de voir le statut du reçu.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to view the status of the receipts.  
  
−
| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de voir la raison du rejet.
+
| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Allows you to view the reason for rejection.
  
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de voir plus en détail ce que signifie le code que nous retrouvons dans la colonne « Statut courriel ».  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Allows you to view more details about the code found in the "Email status" column.  
 
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Version actuelle datée du 10 octobre 2025 à 13:43

Modèle:Header TOC


This documentation requires Prodon's "Electronic Receipts" module. You must have this module to access these features.

Click on the link to consult the training plan Electronic receipts Reçus électroniques

Introduction

The Electronic Receipts module allows you to send receipts by email in bulk.

Before sending receipts electronically, you must first configure the master document and the thank-you note.

To learn how to prepare the master document, refer to this document ce document.

Once you have created the thank-you email, added the transaction, all that remains is to send the receipts by email.

To do this, from the Prodon main page, click on "Batch Processing" menu, then select "Receipts".
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 001.png


Then, this window will open.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 002.png

A : Select the tab corresponding to the type of receipts to be issued and, if necessary, search or filter (rechercher ou filtrer) transactions so that the active list contains only the receipts to be generated. For example, it is possible to generate all receipts for a specific occasion. To send the receipts, click on the Bouton générer.png button.

B : Here is the list of receipts to be issued.

C : Once sent, the list of receipts will be found in this tab.

D : Once receipts have been sent, they appear in this tab.
E : If any emails have not been delivered, they will appear here. For more information on how to deal with them, click here (ici). F : The "Receipts to be calculated" tab contains receipts for which the amount is not yet known. For example, if the sale price of an activity has been established but the benefit has not yet been calculated, it is impossible to know the amount to be entered on the receipt.

NOTE: As soon as the amount allocated to the benefit is known, it must be entered in the occasion activity. When this is modified, all transactions relating to this activity will be found in one of the four other tabs. For more information about activities with sale prices, click here. (cliquer ici)



After clicking on the Bouton générer.png button, the following window will open.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 003.png

A : Allows you to select the printer that will be used to print receipts.

B : This option allows you to generate all receipts from the active list that was created earlier.

C : This option allows you to generate only the selected receipt.

D : This option allows you to generate one receipt per transaction. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 24 receipts for $5.00 for the whole year.

E : This option allows you to generate one receipt per donor. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive one receipt for $120.00 for the whole year.
NOTE : Some transactions cannot be combined on the same receipt. For example, donations in kind or transactions with different benefits. In these cases, Prodon will generate multiple receipts.

F : This option allows you to generate a receipt by payment reference. For example, if a client has two commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 12 receipts for $10.00 for the whole year.

G : Allows receipts to be printed by an external company. However, this process is very complex, so it is strongly recommended that you contact Logilys before using it.

H : This is the number of the next receipt to be issued.

NOTE: Do not change this number; it is automatically updated each time a receipt is issued. 

I : This is the date the receipt was issued.

NOTE: By default, today's date is automatically entered.

When all options have been selected, click on " Bouton générer.png Generate documents".



Then, this window will open. Click on " Bouton Crochet ajouter confirmer.png I agree " to continue mailing.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png


This window will then open:
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 005.png

A : Allows you to test the email before mailing it.

B : Allows receipts to be mailed immediately.

C : Allows you to schedule mailing at a later date.


Test Email

Testing the email allows you to validate what will be sent to donors.

If the "Test email" option is selected in the image above, a window will appear, allowing you to enter the address to which the test email will be sent.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png
Enter the email address to which the test email should be sent.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png
A : In the subject line of the test email that will be sent, the message "(MERGED VERSION)" will appear. It will not appear in the final email.

NOTE : It is important not to click on the receipt link in the test email to avoid marking the email as clicked in the mailing statistics.


Once the email has been tested, the "Receipts to send" tab appears, where the test email will be inserted.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 008.png

A : The "Receipts to send" tab appears once the test has been completed or emails have been manually resubmitted from the "Send emails" or "Rejected emails" tabs.

B : Allows you to send receipts or retry a test send.
NOTE: Receipts from this tab are sent automatically when receipts from the "Receipts to be issued" or "Consolidated receipts to be issued" tabs are sent.

Send Now

To send the receipt email, simply select the "Send now" option.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 009.png
A : Select "Send now" to send the email.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 010.png
This window will then appear. Click "Yes" to continue.


Once receipts have been sent, they will appear under the "Sent emails" tab. The list of receipts sent by email will remain under this tab until the client clicks on the link to view the receipt. You must synchronize regularly to see the clients who have opened the link disappear from the list (they can be found in the history of receipts issued).
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png

A : Allows you to check whether receipts have been opened by the donor. For each mailing for which the link has been opened, the line will disappear from the list and can be found in the history of receipts issued.

B : Allows you to set the email status of the receipt to "Completed by a user". This will remove the selected line from this tab.

C : Allows you to generate paper receipts.

D : Allows you to resend a receipt. It will be possible to use a different email address from the one initially used.

E : Allows you to manually resend a receipt by entering an address different from the original email address.

F : Allows you to view mailing statistics. For more information on mailing statistics, click here (cliquer ici).

G : Allows you to view the electronic receipt that teh donor will see on the web.

Rejected Emails Tab

This tab contains electronic receipts that were not delivered (incorrect address, rejection, etc.).

Once the sent emails have been synchronized, all undelivered emails will appear under this tab.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png

A : Allows you to view the status of the receipts.

B : Allows you to view the reason for rejection.

C : Allows you to view more details about the code found in the "Email status" column.











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