ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques : Différence entre versions

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(→‎Points positifs et négatifs des catégories)
 
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{{Entete_TOC}}
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== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
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Lors de la conception de '''''ProDon''''', les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées. Cependant, chaque organisme a ses propres besoins, c'est pouquoi les personnalisations ont été intégrées à la base de données afin permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options spécifiques.  
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Lors de la conception de '''''Prodon''''', les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées. Aussi, le logiciel a été conçu pour permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options selon leurs besoins spécifiques.  
  
 
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Il existe 3 différents types de personnalisations:
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Il existe 3 façons de personnaliser les différentes gestions du logiciel («&nbsp;Gestion des clients&nbsp;», «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», «&nbsp;Gestion des occasions de dons&nbsp;», etc.). Dépendamment de l'endroit où la personnalisation est nécessaire et de l'utilisation future, l'une des 3 méthodes pourrait s'avérer plus adéquate. Pour connaître les endroits où les personnalisations peuvent être utilisées, consulter [[#EndroitsPersoUtilis.C3.A9es|cette section]].
  
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*les catégories de clients
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*les champs personnalisés
 
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*les caractéristiques
 
  
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Les 3 différentes méthodes pour personnaliser le système sont les suivantes&nbsp;:
  
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*[[ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques#Cat.C3.A9gories|les catégories]]
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*[[ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques#Les_champs_personnalis.C3.A9s|les champs personnalisés]]
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*[[ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques#Les_caract.C3.A9ristiques|les caractéristiques]]
  
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Chaque type de personnalisation ne peut pas être utilisé dans toutes les gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transaction, gestion des occasions de dons, etc.)
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Ces personnalisations peuvent être utilisées dans pratiquement toutes les gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc.)<br>
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Les premières questions à se poser pour aider à trouver quelle méthode de personnalisation serait la plus appropriée sont les suivantes&nbsp;:
  
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<br> Il existe 3 façons de personnaliser les différentes gestions du logiciel (gestion des clients, gestion des transactions, gestion des occasions de dons, etc.); les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Le choix de la personnalisation doit se faire en fonction de l'endroit où elle sera utilisée et de l'historique qui doit être concervé dans le futur.<br>  
+
*Pour quel type d'information cette personnalisation est-elle nécessaire? (Est-ce pour des clients, des transactions, des activités d'occasion de dons, etc.)?
 +
*Est-ce qu'une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
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*Est-ce qu'il est possible que j'aie besoin d'utiliser cette personnalisation plus d'une fois pour un élément? (Par exemple, un bénévole peut avoir la «&nbsp;compétence professionnelle&nbsp;» en comptabilité, et la «&nbsp;compétence professionnelle&nbsp;» en lecture.)<br>
  
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Les informations suivantes peuvent être complémentaires entre elles lors de [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherches]] et [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtres]] et lors de la création de [[ProDon:Listes personnalisées|listes personnalisées]]. Si les explications ne répondent pas aux questionnements, communiquer avec le soutien technique.
+
Il est également possible d'effectuer une [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]] ou un [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtre]] à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des [[ProDon:Rapports personnalisés|rapports personnalisés]].  
  
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== Catégories de clients ==
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est important de savoir que les méthodes de personnalisation peuvent être complémentaires entre elles. Plus d'une personnalisation peuvent donc être utilisées en même temps dans un même filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).
  
−
Celles-ci sont disponibles uniquement dans la gestion des clients. Une « Catégorie », c’est une case à cocher, une information sur le client qui servira à l’interne. Elles sont visibles dans les fiches clients et pourront être utilisées pour sortir des listes de clients ou des filtres contenant une ou plusieurs catégories, exemple, catégorie « Bénévole ».
+
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Points positifs et négatifs : c’est l’outil le plus simple, mais le plus limité. Aucun historique à long terme. On l’utilise seulement si le moment présent est important pour nous. Par exemple, la journée où le client n’est plus bénévole, je dois « décocher » la catégorie, et à partir de ce moment, je n’ai aucun moyen de savoir qu’il a déjà été bénévole dans le passé.
+
== Catégories  ==
  
−
Pour en savoir plus, « Gestion des clients », Onglet « 4-Catégories ».  
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Disponible seulement dans la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;», ce type de personnalisation est en fait une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.  
  
 +
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Les catégories sont visibles dans les fiches clients et peuvent être utilisées pour sortir des listes de clients ou des filtres contenant une ou plusieurs catégories, par exemple, «&nbsp;Bénévole&nbsp;».<br>
  
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== Les champs personnalisés ==
+
<br>
  
−
Les champs personnalisés sont des champs personnalisables avec :<br>- Un nom<br>- Des valeurs de réponses
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=== Points positifs et négatifs des catégories  ===
  
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Ils peuvent être créés pour gérer de l’information spécifiques aux :<br>- clients<br>- activités d’une occasion de dons<br>- transactions<br>- dépenses
+
*Peuvent être utilisées dans des filtres.<br>  
 +
*'''Ne''' peuvent '''pas''' être utilisées dans les rapports personnalisés.<br>  
 +
*'''Ne''' peuvent '''pas''' être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.<br>  
 +
*'''Ne''' peuvent '''pas''' être visibles dans la grille de gestion et ne sont donc pas disponibles pour fin de [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]].<br>  
 +
*'''Ne''' peuvent '''pas''' conserver l'historique du passé puisqu'il s'agit d'une case à cocher.
  
−
Points positifs et négatifs :<br>Ils NE peuvent PAS se répéter plus d’une fois.<br>Ils peuvent être configurés pour être obligatoire lors de l’entrée d’information.<br>Ils peuvent être visibles dans les grilles de gestions (Gestion des vues).<br>Ils seront disponibles en tant que « champs de fusion » dans les documents maîtres.<br>Ils seront disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres.
+
<br>  
  
−
Pour savoir comment configurer et gérer des champs personnalisés, cliquer ici.
+
Pour savoir comment créer et utiliser des catégories, consulter le document [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Gestion_des_cat%C3%A9gories « Gestion des catégories »].  
  
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<br>
  
 +
== Les champs personnalisés  ==
  
−
== Les Caractéristiques  ==
+
Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant&nbsp;:
  
−
Les caractéristiques sont en fait des champs personnalisables avec&nbsp;:<br>- un nom<br>- une description<br>- des valeurs de réponses<br>- une date de début (optionnelle)<br>- une date de fin (optionnelle)<br>- valeur de réponse par défaut si désirée
+
*Un nom  
 +
*Une valeur de réponse<br>
  
−
Elles peuvent être créées pour gérer de l’information spécifiques aux&nbsp;:<br>- clients<br>- activités d’une occasion de dons<br>- prospections et engagements (nécessite le module prospection et engagements)<br>- lots de transactions (dans la gestion "Analyse et historique)<br>- tâches et historique<br>- transactions
+
<br>  
  
−
Points positifs et négatifs&nbsp;:<br>Elles peuvent se répéter plus d’une fois (optionnel).<br>Elles peuvent être configurées pour être obligatoire lors de l’entrée d’information.<br>Elles peuvent être visibles dans les grilles de gestions (Gestion des vues) si elles sont configurées avec une valeur de réponse unique. Cela permet du même coup de pouvoir les utiliser dans des rapports personnalisés, mais uniquement sur la valeur de réponse.<br>Elles sont disponibles en tant que «&nbsp;champs de fusion&nbsp;» dans les documents maîtres (par défaut valeur de réponse seulement, mais configurable pour indiquer les autres éléments).<br>Elles sont disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres.<br>Elles peuvent faire partie d’un regroupement de caractéristiques afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération.
+
Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de '''''Prodon'''''. Ils peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux&nbsp;:
  
−
La caractéristique est l’élément le plus versatile et dans le doute, probablement le plus approprié. ATTENTION à l’option «&nbsp;Voir dans la grille de gestion&nbsp;» car si utilisé trop souvent il y a risque de perte de performance.
+
*Clients
 +
*Activités d'occasions de dons
 +
*Transactions
 +
*Dépenses<br>
  
−
Pour savoir comment configurer et gérer des caractéristiques, cliquer ici.
+
<br>
  
−
Premières questions pour aider à trouver quel type de personnalisation sera le plus approprié&nbsp;:
+
=== Points positifs et négatifs des champs personnalisés<br>  ===
  
−
- Pour quelle type d’information cette personnalisation est nécessaire (est-ce de l’information sur les clients, les transactions, les activités d’une occasion de dons…)?<br>- Est-ce qu’une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?<br>- Est-ce que la réponse à cette personnalisation peut se répéter plus d’une fois, exemple, «&nbsp;Compétence professionnelle&nbsp;: en comptabilité&nbsp;» et «&nbsp;Compétence professionnelle en finance&nbsp;»?
+
*Peuvent être utilisés dans des filtres.
 +
*Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés.
 +
*Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.<br>  
 +
*Peuvent être utilisés en tant que champ de fusion dans les documents maîtres.
 +
*Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]].<br>'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document «&nbsp;[[Fonctions communes:Gestion des vues|Gestion des vues]]&nbsp;».
 +
*'''Ne''' peuvent '''pas''' être utilisés plus d'une fois (un champ personnalisé n'est là qu'une seule fois et n'a qu'une seule valeur de réponse).
 +
*Nous '''ne''' pouvons '''pas''' en créer autant que l'on veut. Ils sont limités, c'est-à-dire qu'il y a un maximum de champs personnalisés pour tous les types.
  
 +
<br>
  
 +
Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document «&nbsp;[[ProDon:Configuration de champs personnalisés|Configuration de champs personnalisés]]&nbsp;».<br>
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 +
<br>
 +
 +
== Les caractéristiques  ==
 +
 +
Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant&nbsp;:<br>
 +
 +
*Un nom
 +
*Une description
 +
*Des valeurs de réponses
 +
*Une date de début (optionnelle)
 +
*Une date de fin (optionnelle)<br>
 +
 +
<br>
 +
 +
Il s'agit de la personnalisation la plus malléable et dans le doute, probablement la plus appropriée. Elle peut également faire partie d'un regroupement de caractéristiques afin d'en ajouter plusieurs en une seule opération.
 +
 +
<br>
 +
 +
Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de '''''Prodon'''''. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux&nbsp;:<br>
 +
 +
*Analyse avancée;
 +
*Campagne;
 +
*Gestion des activités;
 +
*Gestion des affectations comptables;
 +
*Gestion des clients;
 +
*Gestion des engagements (nécessite le module «&nbsp;[[ProDon:Module engagement|Prospection et engagements]]&nbsp;»);
 +
*Gestion des lots;
 +
*Gestion des occasions;
 +
*Gestion des prospections (nécessite le module «&nbsp;[http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Module_prospection Prospection et engagements]&nbsp;»);
 +
*Gestion des relations;
 +
*Gestion des tâches;
 +
*Gestion des transactions;
 +
*Historique des participants.
 +
 +
<br>
 +
 +
=== Points positifs et négatifs des caractéristiques<br>  ===
 +
 +
*Peuvent être utilisées dans des filtres<br>
 +
*Peuvent être utilisées dans les rapports personnalisés <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;») et doit être visible dans la grille de gestion (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).
 +
*Peuvent être utilisées plus d'une fois (une même caractéristique peut être entrée plus d'une fois afin de documenter plusieurs valeurs de réponses, si l'on décoche la case permettre une seule valeur par enregistrement).<br>
 +
*Peuvent être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.<br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»), doit être toujours présente (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).
 +
*Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]].<br>'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment rendre visible une caractéristique dans une grille de gestion, consulter le document «&nbsp;[[Fonctions communes:Gestion des vues|Gestion des vues]]&nbsp;».<br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).<br>
 +
*Peuvent être utilisées en tant que champ de fusion dans les documents maîtres (par défaut, seule la valeur de réponse s'inscrit, mais il est possible de configurer le champ de fusion pour que d'autres éléments de la caractéristique s'inscrivent, par exemple, la date de début, la date de fin, etc.)<br>
 +
*Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut, si désirée.<br>
 +
 +
<br>
 +
 +
Pour savoir comment créer et utiliser des caractéristiques, consulter le document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;».
 +
 +
<br>
  
 
== Résumé des explications précédentes<br>  ==
 
== Résumé des explications précédentes<br>  ==
  
−
*****NOTE POUR CLAUDIE&nbsp;: IL FAUT METTRE LES CHAMPS PERSO EN 2E DANS LE TABLEAU SVP****
+
Le tableau suivant démontre rapidement de quelle façon les trois types de personnalisations peuvent être utilisées et dans quelles gestions elles sont disponibles.
 +
 
 +
'''ATTENTION&nbsp;:''' Prendre connaissance des notes sous le tableau.
 +
 
 +
{| width="600" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| width="43%" |
 +
| width="19%" style="text-align: center;" | '''Catégories''' 
 +
| width="19%" style="text-align: center;" | '''Champs personnalisés'''
 +
| width="19%" style="text-align: center;" | '''Caractéristiques'''
 +
|-
 +
| Case à cocher
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Peut être utilisée dans des filtres
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Peut être utilisée dans des rapports personnalisés
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X <br>(Voir note 1)
 +
|-
 +
| Peut être utilisée plus d'une fois
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Peut être configurée pour être obligatoire lors de l'entrée d'informations
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X <br>(Voir note 2)
 +
|-
 +
| Peut être visible dans les grilles de gestion
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X <br>(Voir note 3)
 +
|-
 +
| Disponible en tant que champ de fusion dans les documents maîtres
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| colspan="4" style="text-align: center;" | '''{{Anchor||EndroitsPersoUtilisées}}Endroits où les personnalisations peuvent être utilisées'''<br>
 +
|-
 +
| Gestion des clients
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
|Relations
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X   
 +
|-
 +
| Gestion des tâches et historique
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Occasions de dons
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Activités d'occasions de dons
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Transactions
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Prospection et engagements
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Lots
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
| Dépenses
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|
 +
|-
 +
|Campagne
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
|Analyse avancée
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|-
 +
|Historique des participants
 +
|
 +
|
 +
| style="text-align: center;" | X
 +
|}
 +
 
 +
'''NOTE 1&nbsp;:''' Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;») et être visible dans la grille de gestion (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).
 +
 
 +
'''NOTE 2&nbsp;:''' Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»), être toujours présente (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).
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 +
'''NOTE 3&nbsp;:''' Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la '''lettre '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K'''</span> de la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques#Onglet_.C2.AB.C2.A0G.C3.A9n.C3.A9ral.C2.A0.C2.BB|Onglet «&nbsp;Général&nbsp;»]]&nbsp;» du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des caractéristiques|Gestion des caractéristiques]]&nbsp;»).
  
−
Catégories de clients Caractéristiques Champs personnalisés<br>Case à cocher<br> x <br>Utilisables à plusieurs reprises X (optionnel) <br>Peuvent être obligatoire lors de la saisie d’information x x<br>Peuvent être visibles dans les grilles de gestion X (uniquement si la caractéristique ne peut être utilisée qu’une seule fois) x<br>Disponibles en tant que «&nbsp;champs de fusion&nbsp;» dans les documents maîtres x x<br>disponibles pour faire des listes personnalisées et des filtres x x x<br>Peuvent faire partie d’un regroupement afin d’en ajouter plusieurs en une seule opération. x <br>Disponibilité dans les gestions&nbsp;:<br>Clients x x x<br>Tâches et historique x <br>Transactions x x<br>Activités (d’une occasion de dons) x x<br>Prospections et engagements x <br>Lots x <br>Dépenses x
+
{{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br>

Version actuelle datée du 17 juin 2022 à 10:03

Catégories/champs personnalisés/caractéristiques

Introduction

Lors de la conception de Prodon, les informations générales et nécessaires à la majorité des organisations ont été intégrées. Aussi, le logiciel a été conçu pour permettre aux utilisateurs de configurer et de personnaliser des options selon leurs besoins spécifiques.


Il existe 3 façons de personnaliser les différentes gestions du logiciel (« Gestion des clients », « Gestion des transactions », « Gestion des occasions de dons », etc.). Dépendamment de l'endroit où la personnalisation est nécessaire et de l'utilisation future, l'une des 3 méthodes pourrait s'avérer plus adéquate. Pour connaître les endroits où les personnalisations peuvent être utilisées, consulter cette section.


Les 3 différentes méthodes pour personnaliser le système sont les suivantes :


Les premières questions à se poser pour aider à trouver quelle méthode de personnalisation serait la plus appropriée sont les suivantes :

  • Pour quel type d'information cette personnalisation est-elle nécessaire? (Est-ce pour des clients, des transactions, des activités d'occasion de dons, etc.)?
  • Est-ce qu'une date de début et/ou une date de fin est nécessaire?
  • Est-ce qu'il est possible que j'aie besoin d'utiliser cette personnalisation plus d'une fois pour un élément? (Par exemple, un bénévole peut avoir la « compétence professionnelle » en comptabilité, et la « compétence professionnelle » en lecture.)


Il est également possible d'effectuer une recherche ou un filtre à partir de ces personnalisations et de les utiliser dans des rapports personnalisés.

NOTE : Il est important de savoir que les méthodes de personnalisation peuvent être complémentaires entre elles. Plus d'une personnalisation peuvent donc être utilisées en même temps dans un même filtre et il est possible de les jumeler à des champs de la base de données. Par exemple, je pourrais rechercher tous les clients de Victoriaville (champ de la base de données), qui sont bénévoles (catégorie) et qui sont disponibles le samedi soir (caractéristique).


Catégories

Disponible seulement dans la « Gestion des clients », ce type de personnalisation est en fait une case à cocher, une information sur le client qui servira à l'interne. Il s'agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais la plus limitée, puisqu'elle ne permet pas de conserver un historique à long terme. Il est donc conseillé d'utiliser ce type de personnalisation uniquement si seul le moment présent est important. Par exemple, si un client est bénévole et décide de ne plus l'être, je dois décocher la case. Une fois que la case est décochée, je n'ai aucun moyen de savoir que le client a déjà été bénévole dans le passé.


Les catégories sont visibles dans les fiches clients et peuvent être utilisées pour sortir des listes de clients ou des filtres contenant une ou plusieurs catégories, par exemple, « Bénévole ».


Points positifs et négatifs des catégories

  • Peuvent être utilisées dans des filtres.
  • Ne peuvent pas être utilisées dans les rapports personnalisés.
  • Ne peuvent pas être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
  • Ne peuvent pas être visibles dans la grille de gestion et ne sont donc pas disponibles pour fin de recherche.
  • Ne peuvent pas conserver l'historique du passé puisqu'il s'agit d'une case à cocher.


Pour savoir comment créer et utiliser des catégories, consulter le document « Gestion des catégories ».


Les champs personnalisés

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

  • Un nom
  • Une valeur de réponse


Les champs personnalisés sont disponibles dans plusieurs gestions de Prodon. Ils peuvent être créés pour gérer de l'information spécifique aux :

  • Clients
  • Activités d'occasions de dons
  • Transactions
  • Dépenses


Points positifs et négatifs des champs personnalisés

  • Peuvent être utilisés dans des filtres.
  • Peuvent être utilisés dans les rapports personnalisés.
  • Peuvent être configurés pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
  • Peuvent être utilisés en tant que champ de fusion dans les documents maîtres.
  • Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de recherche.
    NOTE : Pour savoir comment rendre visible un champ personnalisé dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
  • Ne peuvent pas être utilisés plus d'une fois (un champ personnalisé n'est là qu'une seule fois et n'a qu'une seule valeur de réponse).
  • Nous ne pouvons pas en créer autant que l'on veut. Ils sont limités, c'est-à-dire qu'il y a un maximum de champs personnalisés pour tous les types.


Pour savoir comment créer et utiliser des champs personnalisés, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».


Les caractéristiques

Ce type de personnalisation est en fait, un champ personnalisable contenant :

  • Un nom
  • Une description
  • Des valeurs de réponses
  • Une date de début (optionnelle)
  • Une date de fin (optionnelle)


Il s'agit de la personnalisation la plus malléable et dans le doute, probablement la plus appropriée. Elle peut également faire partie d'un regroupement de caractéristiques afin d'en ajouter plusieurs en une seule opération.


Les caractéristiques sont disponibles dans plusieurs gestions de Prodon. Elles peuvent être créées pour gérer de l'information spécifique aux :

  • Analyse avancée;
  • Campagne;
  • Gestion des activités;
  • Gestion des affectations comptables;
  • Gestion des clients;
  • Gestion des engagements (nécessite le module « Prospection et engagements »);
  • Gestion des lots;
  • Gestion des occasions;
  • Gestion des prospections (nécessite le module « Prospection et engagements »);
  • Gestion des relations;
  • Gestion des tâches;
  • Gestion des transactions;
  • Historique des participants.


Points positifs et négatifs des caractéristiques

  • Peuvent être utilisées dans des filtres
  • Peuvent être utilisées dans les rapports personnalisés
    ATTENTION : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et doit être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
  • Peuvent être utilisées plus d'une fois (une même caractéristique peut être entrée plus d'une fois afin de documenter plusieurs valeurs de réponses, si l'on décoche la case permettre une seule valeur par enregistrement).
  • Peuvent être configurées pour être obligatoires lors de l'entrée d'information.
    ATTENTION : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), doit être toujours présente (voir la lettre L de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre M de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
  • Peuvent être visibles dans les grilles de gestion et sont donc disponibles pour fin de recherche.
    NOTE : Pour savoir comment rendre visible une caractéristique dans une grille de gestion, consulter le document « Gestion des vues ».
    ATTENTION : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).
  • Peuvent être utilisées en tant que champ de fusion dans les documents maîtres (par défaut, seule la valeur de réponse s'inscrit, mais il est possible de configurer le champ de fusion pour que d'autres éléments de la caractéristique s'inscrivent, par exemple, la date de début, la date de fin, etc.)
  • Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut, si désirée.


Pour savoir comment créer et utiliser des caractéristiques, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».


Résumé des explications précédentes

Le tableau suivant démontre rapidement de quelle façon les trois types de personnalisations peuvent être utilisées et dans quelles gestions elles sont disponibles.

ATTENTION : Prendre connaissance des notes sous le tableau.

Catégories Champs personnalisés Caractéristiques
Case à cocher X X X
Peut être utilisée dans des filtres X X X
Peut être utilisée dans des rapports personnalisés X X
(Voir note 1)
Peut être utilisée plus d'une fois X
Peut être configurée pour être obligatoire lors de l'entrée d'informations X X
(Voir note 2)
Peut être visible dans les grilles de gestion X X
(Voir note 3)
Disponible en tant que champ de fusion dans les documents maîtres X X
Possibilité de spécifier une valeur de réponse par défaut X
Endroits où les personnalisations peuvent être utilisées
Gestion des clients X X X
Relations X
Gestion des tâches et historique X
Occasions de dons X X
Activités d'occasions de dons X X
Transactions X X
Prospection et engagements X
Lots X
Dépenses X
Campagne X
Analyse avancée X
Historique des participants X

NOTE 1 : Pour pouvoir utiliser une caractéristique dans un rapport personnalisé, la caractéristique doit permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») et être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

NOTE 2 : Pour pouvoir configurer une caractéristique pour qu'elle soit obligatoire, elle doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), être toujours présente (voir la lettre L de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques ») puis ensuite, elle pourra être définie obligatoire (voir la lettre M de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

NOTE 3 : Pour pouvoir être visible dans la grille de gestion, la caractéristique doit d'abord permettre une seule valeur par enregistrement (voir la lettre E de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »), puis ensuite elle pourra être visible dans la grille de gestion (voir la lettre K de la section « Onglet « Général » » du document « Gestion des caractéristiques »).

Nom du document : ProDon:Catégories/champs personnalisés/caractéristiques
Version : 5.0.6.1


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