ProDon:Fusionner et détruire un client

Fusionner et détruire un client

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

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Introduction

Cette procédure permet d’éliminer les doublons à partir de la « Gestion des clients ». Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d'une fiche client pour un même client, cette situation se produit généralement suite à un transfert de données provenant d’une autre base de données ou lors de l'importation des dons en lignes.

Cette fonction est utilisée pour fusionner des clients au « cas par cas », pour trouver et fusionner tous les doublons potentiels de la base de données, utiliser plutôt la « Recherche et élimination de doublons ».

ATTENTION : Avant d'effectuer une fusion :

• Pour les individus, vérifier attentivement les noms, prénoms et adresses pour les fiches clients à fusionner.
  
• Pour les compagnies, les organisations ou les associations, vérifier attentivement le nom et prénom du contact principal pour les fiches clients à fusionner.
  
  

Sélection des clients à fusionner

Se rendre d'abord dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la « Gestion des clients » s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, le client à conserver.	B : Double-cliquer sur la ligne du client à conserver afin d'ouvrir sa fiche.

Après avoir double-cliqué sur la ligne du client à conserver, sa fiche s'ouvrira.

Dans la fiche du client, cliquer sur le menu « Fonctions spéciales ». Choisir ensuite « Fusionner des doublons ».

Après avoir cliqué sur « Fusionner des doublons », la fenêtre « Liste des clients » s'ouvrira.
A : Rechercher le doublon à l'aide de la barre de recherche.	B : Suite à la recherche voici le ou les clients correspondant à la recherche, si plusieurs clients y correspondent, veuillez vous positionner sur le bon client.
C : Cliquer sur «  Confirmer la sélection ».

Fusion des clients

Après avoir sélectionné le doublon à l'étape précédente, la fenêtre « Fusion de doublons » s'ouvre.
NOTE : Les cellules bleues ne peuvent pas être modifiées et elles seront concaténées. Les cellules vertes contiennent de l'information identique pour les deux clients. Les cellules orange contiennent de l'information qui diffère entre les deux clients.
A : En cliquant dans une cellule blanche de la colonne « Résultat » à côté d'une ligne orange, une liste déroulante apparaît. Cette liste contient les informations des deux autres colonnes, choisir l'information à conserver.	B :  Lorsque toutes les lignes orange contiennent la bonne information dans la colonne « Résultat », veuillez passer à la section du bas, pour activer, archiver, supprimer et mettre par défaut les moyens de communication. NOTE : Il n'est pas recommandé de supprimer, il est toujours mieux d'archiver et de garder un historique.
C :  Lorsque toutes les lignes orange contiennent la bonne information dans la colonne « Résultat » et que dans la section « Adresses et moyens de communication » tout a été vérifié et corrigé, cliquer sur le bouton «  Fusionner ».	ATTENTION : Une fois que le client est fusionné, il est impossible de le ramener dans la base de données.

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Nom du document : ProDon:Fusionner et détruire un client
Version : 4.6.5.13

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