ProDon:Envoi des reçus électroniques

Envoi des reçus électroniques

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Le module Reçus électroniques permet d'effectuer l'envoi des reçus par courriel en masse.

Avant d'envoyer les reçus électroniquement, il faut au préalable avoir configuré le document maître ainsi que le remerciement.

Pour savoir comment préparer le document maître, consulter ce document.

Une fois les étapes de création du courriel de remerciement, ajout de la transaction et report de transaction faites, il ne reste qu'à faire l'envoi des reçus par courriel.

Pour ce faire, à partir de la page principale de Prodon, cliquer sur le menu « Traitements par lots », puis choisir «  Reçus ».

Ensuite, cette fenêtre s'ouvre.
A : Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à émettre et au besoin, rechercher ou filtrer les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion précise. Pour faire l'envoi des reçus, cliquer sur le bouton .	B : Une fois envoyés, la liste des reçus se retrouveront dans cet onglet.
C : Dans le cas ou des courriels n'ont pas été livrés, ils apparaîtront ici. Pour plus d'informations sur le traitement de ceux ci, cliquer ici.	D : L'onglet « Reçus à calculer » contient les reçus dont le montant n'est pas encore connu. Par exemple, si le prix de vente d'une activité est établi, mais que l'avantage n'a pas encore été calculé, il est impossible de connaître le montant à inscrire sur le reçu. NOTE : Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité de l'occasion. Lorsque celle-ci sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, cliquer ici.
E : Voici la liste des reçus à émettre.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.	B : Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active qui a été créée plus tôt.
C : Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.	D : Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00 $ durant l'année.
E : Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année. NOTE : Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, Prodon génèrera plusieurs reçus.	F : Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.
G : Permet d'afficher à l'écran les reçus avant de les imprimer. Cette option est fortement recommandée, puisqu'elle permet de vérifier les reçus avant de les imprimer. ATTENTION : Ne pas oublier d'imprimer les reçus lorsqu'ils auront été vérifiés à l'écran.	H : Permet d'imprimer directement les reçus. ATTENTION : Cette option ne permet pas de vérifier les reçus avant l'impression.
I : Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter Logilys avant de l'utiliser.	J : Il s'agit du numéro du prochain reçu à émettre. NOTE : Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.
K : Il s'agit de la date d'émission du reçu. NOTE : Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	L : Permet de générer les reçus selon ce qui a été sélectionné entre G, H et I.
Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur «  Générer les documents ».

Ensuite, cette fenêtre s'ouvre. Il faut cliquer sur «  J'accepte » pour poursuivre l'envoi.

Cette fenêtre s'ouvre ensuite :
A : Permet de tester le courriel avant l'envoi.	B : Permet d'envoyer les reçus immédiatement.
C : Permet de planifier l'envoi à une date ultérieure.

Tester le courriel

Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.

Si dans l'image ci-haut l'option « Tester le courriel » est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra vous permettant d'inscrire l'adresse à qui le courriel test sera envoyé.

Insérer l'adresse courriel à qui envoyer le test d'envoi.

A : Dans l'objet du courriel test qui sera envoyé, l'ajout du message « (MERGED VERSION) » apparaîtra. Il n'y sera pas dans le courriel final. NOTE : Il est important de ne pas cliquer sur le lien du reçu sur le courriel de test pour éviter que le courriel soit marqué comme cliqué dans les statistiques d'envoi.

Une fois le courriel testé, l'onglet « Envois » apparaît dans lequel l'envoi test ira s'insérer.
A : L'onglet « Envois » apparaît une fois le test fait ou les courriels qui ont manuellement été remis à envoyer à partir des onglets « Courriels en attente » ou « Courriels rejetés ».	B : Permet d'envoyer les reçus ou de refaire un test d'envoi.
NOTE : Les reçus de cet onglet sont envoyés automatiquement lorsque les reçus des onglets « Reçus à émettre » ou « Reçus annuels à émettre » sont envoyés.

Envoyer maintenant

Pour faire l'envoi du courriel de reçu, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer maintenant ».

A : Sélectionner « Envoyer maintenant » pour faire l'envoi du courriel.

Cette fenêtre apparaît ensuite, cliquer « Oui » pour continuer.

Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent tous sous l'onglet « Courriels en attente ». La liste des reçus envoyés par courriel resteront sous cet onglet tant que le client n'ira pas cliquer sur le lien pour visualiser le reçu. Il faut synchroniser régulièrement pour voir disparaître les clients qui ont ouvert le lien.
A : Permet de vérifier si les reçus ont été ouverts par le donateur. Pour chaque envoi pour lequel le lien a été ouvert, la ligne disparaîtra de la liste.	B : Permet de mettre le statut courriel du reçu pour « Complété par un usager ». Ceci fera disparaître la ligne sélectionner de cet onglet.
C : Permet de générer les reçus sur papier.	D : Permet de remettre un reçu « à envoyer », il sera possible d'utiliser une adresse courriel différente de celle utilisée initialement.
E : Permet de renvoyer un reçu manuellement en inscrivant une adresse différente du courriel initial.	F : Permet de voir les statistiques de l'envoi. Pour plus d'informations sur les statistiques d'envoi, cliquer ici.
G : Permet de visualiser le reçu électronique que le donateur verra à partir du web.

Onglet Courriels rejetés

À l'intérieur de cet onglet, nous retrouverons les reçus électroniques qui n'ont pas été livrés (mauvaise adresse, rejet, etc.).

Une fois la synchronisation des courriels en attente fait, les courriels qui n'ont pas été livrés apparaissent tous sous cet onglet.
A : Permet de voir le statut du reçu.	B : Permet de voir la raison du rejet.
C : Permet de voir plus en détail ce que signifie le code que nous retrouvons dans la colonne « Statut courriel ».