ProDon:Dons In Memoriam

Dons In Memoriam

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Introduction

Ce document explique la mise en place et la structure des Dons in Memoriam permettant de gérer autant des dons simples que complexes et d'offrir des possibilités de suivis auprès des familles.

Configuration

Configuration des documents maîtres

Il y a deux documents à transmettre lors de la réception d'un Don in Memoriam : La lettre de remerciement au donateur et la lettre à la famille.

Lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur est une lettre pour le remercier de son don et pour lui confirmer que la famille sera avisée du don qu'il a émis à la mémoire du défunt. La différence entre la « lettre de remerciement standard » et la « lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam » est dans l'utilisation des champs de fusion.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Transaction de don » afin que les champs de fusion « Défunt »  et « Aviser » soient disponibles. Ces champs contiennent la salutation longue de la personne décédée et de la personne à aviser des dons reçus. Dans la lettre destinée au donateur, il sera alors indiqué qu'un don destiné à la mémoire de « Défunt » a été reçu et que « Aviser » en sera avisé.

Pour plus de détail concernant les documents maîtres, consulter la Gestion des documents maîtres.

Lettre à la famille

La lettre à la famille a pour but d'aviser la famille de la liste des dons reçus par individu à la mémoire de la personne décédée. Elle vise également à remercier la famille d'avoir suggéré aux gens de faire un Don in Memoriam.

Pour construire le document maître, il faut choisir le type de document « Dons in Memoriam ». Ce type de document contient deux séries de champs : Les champs se rapportant à l’information de la fiche de la personne à aviser (champs de fusion débutant par « Fam_ ») et les champs se rapportant à l’information de la fiche du défunt (champs de fusion débutant par « Def_ »). Lors de la rédaction de la lettre, plusieurs informations relatives aux deux parties seront alors disponibles.

Ajout d'une occasion de dons (spécialement pour les Dons in Memoriam)

À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ».

Pour ajouter une nouvelle occasion de dons, cliquer sur le bouton .

A : Donner un code à l'occasion.	B : Nommer l'occasion.
C : Cocher la case « Activer la gestion des Dons in Memoriam ».	D : Il faut ensuite ajouter une activité en cliquant sur .

Ajout d'une activité

A : Donner un code à l'activité.	B : Nommer l'activité.
C : Cocher la case « Émettre un reçu ».	D : Dans l'onglet « Documents », choisir la lettre qui sera envoyée au donateur.
E : À partir de la liste déroulante de la section « Provenance », choisir « Votre code de provenance pour cette activité ».

F : Dans l’onglet « Participants », cocher la case « Activer la gestion des participants ».	G : Cliquer ensuite sur «  Confirmer l'ajout ».
NOTE : L'option « Activer la gestion des participants » permet d’enregistrer un don pour lequel le donateur demande d’indiquer que le don vient également de d'autres personnes. Cliquer ici pour plus de détails.

Saisie des transactions

Pour saisir une transaction de Don in Memoriam, ouvrir la gestion des transactions.

À partir du menu principal du logiciel, cliquer sur « Transactions », puis choisir «  Transactions ».

Dans la fenêtre de gestion des transactions, cliquer ensuite sur le bouton .

Sélectionner le client qui a fait le don, puis cliquer sur «  Ajouter une transaction pour ce client ».

Dans la fenêtre d'ajout d'une transaction, sélectionner l'occasion de don « Don in Memoriam » créée plus tôt, puis lorsque cette occasion sera sélectionnée, l'onglet « Memoriam » apparaîtra dans le haut de la fenêtre.

Sélectionner également l'activité créée plus tôt dans laquelle la gestion des participants avait été activée, puis l'onglet « Participants » apparaîtra juste à côté de l'onglet « Memoriam ».

Terminer de remplir tous les champs de l'onglet « Général », puis aller ensuite dans l'onglet « Memoriam ».

Pour plus de détails concernant la saisie de transactions, consulter cette procédure.

Onglet Memoriam

A : Il s'agit du montant donné à la mémoire du défunt.	B : Permet de sélectionner la personne pour qui est destiné le don.
C : Permet de sélectionner la personne à aviser. Si la personne à aviser est toujours la même pour un défunt en particulier, le nom de cette personne s'inscrira automatiquement.	D : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits.
E : Permet d’ajouter une deuxième personne à aviser.	F : Ces deux boutons permettent de faire une seule transaction dont le montant peut être divisé pour plusieurs décès.

Fonctionnement des boutons «  Ajouter un défunt » et «  Diviser le montant ».
A : Il s'agit des montants donnés à la mémoire de chacun des défunts.	B : Il s'agit du montant total de la transaction. Ce montant est le même que celui de la transaction indiquée dans l’onglet « Général ». Si le montant est modifié, le nouveau montant s'inscrira aux deux endroits.
C : Sert à ajouter un défunt pour une même transaction. En cliquant sur le bouton, une section s'insèrera à la suite de la première, il sera alors possible d'identifier un deuxième défunt ainsi que la personne à aviser dans sa famille. Le montant se divisera en deux automatiquement. Il est cependant possible de donner, par exemple, 10,00 $ à un et 30,00 $ à l'autre en les modifiant manuellement.	D : Sert à diviser automatiquement le montant en deux. Si par exemple, les montants ont été modifiés manuellement, il suffit de cliquer sur ce bouton et le montant attitré à chacun des défunts se répartira équitablement.
NOTE : La somme des montants attribués à chaque défunt égale le montant de la transaction.

Onglet Participants

Dans cet onglet, il est possible d'indiquer des mentions supplémentaires à adresser à la famille. Par exemple, si une compagnie fait un don et souhaite que le nom des trois employés qui ont participé au don soient mentionnés sur la liste qui sera envoyée à la famille.

A : Permet d’ajouter ou de retirer des participants.	B : En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter un client déjà présent dans la base de données.
C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.	D : Finalement, pour enregistrer la transaction, cliquer sur «  Confirmer ».
NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données.

Report des transactions

A : Voici la liste des transactions à reporter.	B : Cliquer sur le bouton pour reporter les transactions.

Cette fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton au point B précédent.

A : La date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir le compte dans lequel le dépôt sera fait.
C : Sélectionner les rapports à imprimer.	D : Sélectionner si les rapports doivent être imprimés ou simplement générés à l'écran.
E : Choisir l'imprimante utilisée pour pouvoir imprimer les rapports.	F : Cliquer sur «  Lancer » pour effectuer le report.

Après le report des transactions, fermer la fenêtre de gestion des transactions.

Impression de la lettre de remerciement au donateur

La lettre de remerciement au donateur d'un Don in Memoriam se génère au même endroit que toute lettre habituelle.

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir «  Documents ».

Pour plus d'informations concernant le traitement des documents à émettre, consulter cette procédure.

Lettre et suivis auprès des familles

À partir du menu principal du logiciel, sélectionner « Traitement par lots », puis choisir «  Dons in memoriam ».

Gestion des suivis

A : Les colonnes « à traiter » indiquent les transactions de dons qui ont été effectuées depuis le dernier suivi effectué auprès de la famille.	B : Les colonnes « total » indiquent les transactions de dons pour lesquels la famille a déjà été avisée.
C : Il s'agit des informations identifiant la personne décédée et la personne à aviser. Ces informations sont utiles dans le cas où il faudrait faire un suivi concernant une personne en particulier.	D : Indique la date du dernier traitement.
E : Indique s'il y a des transactions à traiter dans la ligne.	F : Cliquer sur le bouton  pour générer les documents de suivi à faire parvenir à la famille.
NOTE : Vérifier régulièrement la date du dernier traitement ainsi que le nombre de dons à traiter. Si le dernier envoi date de plusieurs jours ou que le nombre de dons à traiter est abondant, il est important d'envoyer les documents de suivi à la famille. Cela permet de garder un bon contact avec les familles et qu'elles soient bien informées.

Préparation des documents de suivi pour la famille

Cette fenêtre apparait après avoir cliqué sur le bouton au point F précédent.

A : Permet de générer les documents à l’écran ou de les imprimer directement.	B : Contient toujours la date du jour par défaut et sert à indiquer au logiciel à quelle date a été effectué le dernier traitement, il est cependant possible de la changer au besoin.
C : Permet de faire un suivi auprès d’une personne en particulier ou pour tout le monde.	D : Ce rapport contient la liste des personnes ayant fait un don.
E : Permet de choisir le document maître à utiliser pour produire la lettre de remerciement destinée à la famille et qui accompagne généralement la liste des donateurs. Tous les documents maîtres de type « Memoriam » seront disponibles.	F : Cliquer sur le bouton « Options » pour pouvoir gérer les options du rapport.

Voici la liste des options les plus couramment utilisées, il est cependant possible de choisir d’autres configurations pour adapter la liste au besoin.

Lorsque les options sont configurées dans l'onglet « Options (trans.) » et dans l'onglet « Options (client) », cliquer sur «  Ok ».

Voici un exemple de rapport obtenu avec les options précédentes :

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Nom du document : ProDon:Dons In Memoriam
Version : 4.6.5.6

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