ProDon:Module engagement

Module engagement

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 4 de ProDon. Pour accéder au document de la version 5, cliquer ici.

Introduction

Un engagement est une entente prise par un client envers vous. L’engagement dans ProDon représente cette entente. La notion d’engagement implique généralement plusieurs versements sur une longue échéance.

L’engagement vous permettra de suivre et consulter plusieurs notions, notamment l’objectif total de l’engagement, les sommes versées par le client à ce jour ainsi que les prévisions à venir.

L’engagement lui-même ne contient pas d’argent, mais il servira à créer les transactions prévues selon l’entente.

Création des engagements

Tous les engagements sont créés à partir d’une fiche client; généralement, de celui qui a pris l'entente ou encore du payeur prévu pour l’engagement.

Les engagements sont répartis en 2 types : objectif et automatique. Pour plus de détails, référez-vous aux sections portant sur les particularités de chacun des types.

Pour créer un engagement, choisissez l’onglet « Engagement » de la fiche client puis cliquez sur le bouton ajouter .

Présentation des éléments communs aux 2 types d'engagements

A : Permet de dupliquer un engagement déjà existant pour le client actuel.	B : Permet de trouver toutes les transactions qui correspondent à l’engagement.
C : Affiche ou cache le client tiers. En lien avec E.	D : Fait généralement référence à la date de signature de l’engagement.
E : Pour choisir un client tiers, vous pouvez utiliser le bouton . En lien avec C.	F : Indique le type d’engagement, pour plus de détails voir les sections 2.3 et 2.4.
G : Espace pour notes. Le bouton  permet d’utiliser une fenêtre d’édition plus grande.	H : Affiche la progression de l’engagement selon les transactions reportées et l’objectif ciblé.
I : Il est possible de créer des caractéristiques de type « Engagement » et de les utiliser ici.	J : Les valeurs indiquées dans cet onglet seront appliquées aux champs personnalisés des transactions créées en par cet engagement.
K : Affiche la liste des transactions rattachées à l’engagement.	L : Si cette case est cochée, les reçus créés par l’engagement seront annuels.
M : Sert à mettre fin à un engagement. L’engagement peut avoir été respecté ou non.

Particularité des engagements de type objectif

Les transactions liées à des engagements de type objectif sont créées lors de la réception du paiement. Cette notion s’applique aux engagements nécessitant une action telle que le traitement d’un chèque.

Général

A : Toutes les transactions qui seront rattachées à l’engagement devront être situées dans l'intervalle spécifié. Puisqu’il est courant de recevoir le premier versement avant la date officielle du début ou le dernier versement avec un léger retard, il est fréquent d’indiquer un intervalle de date plus large que les dates officiellement prévues.	B : Dans un engagement de type « Objectif », l’association est entièrement facultative. Les informations inscrites serviront de valeurs par défaut pour les transactions créées par l’engagement, mais toutes les informations pourront être changées au besoin.
C : Cette section affiche les versements planifiés et leur statut. Voir la section « Versements » pour plus de détails. Permet de générer des versements par fréquence ou calendrier. Permet de créer des versements manuellement.	D : Ces informations seront utilisées uniquement à titre de valeurs par défaut dans les transactions qui seront créées à partir de ce versement.

Versements

Il y a 3 méthodes pour créer des versements dans un engagement de type objectif : par fréquence, par calendrier ou manuellement.

Par fréquence

Cette option est utilisée lorsque tous les versements sont du même montant et que la fréquence est fixe. Par exemple : 50 $ tous les 2 mois, 2 $ le mardi et mercredi de chaque semaine, 30 $ le premier jeudi de chaque mois.

A : Indique le montant des versements à créer.	B : Indique la date du premier versement à générer.
C : Un versement sera créé pour chaque journée cochée si la fréquence est : à chaque semaine, premier de chaque mois ou dernier de chaque mois.	D : Dans le menu déroulant, des options à chaque jour, mois et année sont aussi disponibles.
E : Indiquer le nombre de versements à créer dans la case puis cliquer sur le bouton « Générer » pour produire la liste en H.	F : Permet de retirer manuellement un versement de la liste en H.
G : Permet de vider la liste en H.	H : Affiche une liste de tous les versements générés par le bouton en E.

Par calendrier

Cette méthode est utilisée pour des versements de montant fixe, mais dont l’intervalle est variable. Par exemple : 20 $ le 12 janvier, 35 $ le 15 mars et 25 $ le 9 août.

A : Indique le montant qui sera attribué à chaque versement.	B : En double-cliquant sur une date, un versement sera placé dans la liste en E.
C : Permet de retirer manuellement un versement de la liste en E.	D : Permet de vider la liste en E.
E : Affiche une liste de tous les versements créés par B.

Manuellement

Cette option est utilisée lorsqu’il est nécessaire de créer chaque versement manuellement.

A : Permet d’indiquer le montant et la date d’un versement.	B : À la création, le statut devrait toujours être non traité. Il sera possible de revenir à cette fenêtre plus tard pour annuler un versement, si nécessaire.

Particularité des engagements de type automatique

Les transactions liées à des engagements de type automatique seront créées en masse à une fréquence de votre choix. Cette notion s’appliquera aux engagements qui ne nécessitent aucune action lors du versement, par exemple les prélèvements sur la paie ou les virements bancaires préautorisés.

A : La date de début sera utilisée pour déterminer la date du premier versement.	B : La date de fin, l’objectif et la fréquence interagissent ensemble. Le bouton permet de calculer la date de fin si l’objectif et D sont remplis. Sinon, l’objectif se calculera automatiquement si D et B sont remplis.
C : Les transactions créées par cet engagement correspondront à l’association inscrite ici. Ce bloc est obligatoire pour les engagements de type « Automatique ».	D : L’inscription permet de configurer la fréquence et le montant de chaque versement. Il est très important que ces informations reflètent la réalité. Par exemple, une fréquence « à chaque 4 semaines » et « à chaque 1 mois » n'auront pas le même résultat à long terme.
E : Permet de spécifier le mode de paiement à utiliser dans les transactions.	F : Indique le statut du reçu dans les transactions créées par cet engagement.
G : Cette référence sera inscrite dans les transactions créées par l’engagement.

Création des transactions

La création des transactions pourra s’effectuer de 2 façons distinctes qui seront dictées par le type de l’engagement.

Liées à des engagements de type objectif

Les versements seront traités au cas par cas lors de la réception du versement et le traitement s’effectuera de lui-même lors d’un dépôt. Lorsque vous recevrez le paiement d’un versement, rendez vous simplement dans la gestion des transactions pour y ajouter une nouvelle transaction. Pour plus de détails, voir le document « Saisie de transactions ».

A : Lorsque vous serez positionné sur votre client, la mention « Engagement (s) en cours » clignote. Cliquez sur le bouton pour avoir accès à la liste des engagements en cours pour ce client.

B : Choisissez l’engagement approprié puis cliquez sur « Confirmer ».

C : Sélectionnez le versement à traiter puis cliquez sur « OK ». La transaction s’ouvrira avec les valeurs inscrites dans la fiche d’engagement.

Liées à des engagements de type automatique

Les versements seront traités massivement à la fréquence de votre choix.

Les transactions générées se retrouveront dans l’onglet approprié en fonction du mode de paiement spécifié dans l’engagement. Par exemple, si le mode de paiement dans l’engagement est de type « électronique », les transactions se retrouveront dans l’onglet « Transactions électroniques ».

A : Pour effectuer le traitement, vous devrez vous rendre dans la gestion des transactions puis utiliser le bouton  pour générer les transactions des engagements de dons.

B : Correspond à la date à laquelle le traitement doit être fait. Des exemples de traitement sont fournis plus bas.	C : Le filtre est facultatif. Seuls les engagements correspondants seront pris en considération pour la création des transactions.
D : Cette référence sera inscrite dans toutes les transactions générées.	E : Si plusieurs versements sont à prélever entre le dernier traitement et la date en B, une seule transaction sera créée. Le montant sera additionné et la date sera la plus récente.
F : Génère les transactions.

Généralement, le traitement sera effectué à date fixe. La date de traitement sera influencée par l’entente avec votre fournisseur de traitement bancaire et la nature des engagements que vous devez gérer.

Voici quelques exemples typiques de traitement :

• 1 fois par mois, la comptabilité vous fait parvenir un chèque de la somme totale des déductions à la source d’une période terminée. Dans ce genre de situation, la date de traitement sera la même que la date de fin couverte par le chèque de la comptabilité.
• Vos donateurs choisissent eux-mêmes la date de leur versement. Si votre fournisseur de traitement bancaire le permet, 1 fois par mois, la date de traitement sera la date de fin du mois suivant. Par exemple, en fin octobre, vous générerez toutes les transactions jusqu’en fin novembre. Votre fournisseur traitera chacune des transactions aux dates appropriées.
• Tous les engagements ont systématiquement une date de versement au 15 de chaque mois. 1 fois par mois vous générerez en date du 15 suivant. Ce traitement sera toujours fait quelques jours avant le 15, en fonction de l’entente sur les délais de traitement avec le fournisseur .
  

Suivis des engagements

Les suivis sur les engagements s’effectueront principalement à partir de « Analyse et historique », depuis l’onglet « Engagements ». Vous y trouverez toutes les informations importantes concernant vos engagements et pourrez isoler des engagements précis afin d’effectuer des rappels ou encore de produire des statistiques à l’aide des outils de recherche et filtre.

A : Dans « Analyse et Historique », vous trouverez un onglet contenant toutes les informations relatives à vos engagements. À l’aide des colonnes, vous pourrez isoler certains engagements afin d’effectuer vos relances et autres suivis.

B : Il existe un type de document maître spécifique pour les engagements. Vous y trouverez les champs de fusion nécessaires à la structuration de bons documents de suivi. Il existe aussi quelques modèles Logilys afin de vous aider à visualiser les possibilités qui s’offrent à vous. Vous les trouverez dans les documents maîtres, sous l’onglet prévu à cet effet. Pour plus de détails, consultez la gestion des documents maîtres.

C : Quelques rapports sont spécifiquement conçus pour l’analyse d’engagements. Ils vous permettront de cibler rapidement les engagements nécessitant des suivis particuliers.

Plusieurs rapports du logiciel peuvent offrir de l’information concernant les engagements, notamment les rapports : Bilan d’occasion, Revenus mensuels, Retour sur investissement et Client(s) avec historique détaillé.

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Nom du document : ProDon:Module engagement
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