ProDon:Gestion des occasions

Introduction

Une occasion de dons est une source de financement.  C'est le centre de la structure financière de ProDon.  Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions.  Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.

Par exemple :

Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :

• Billets
• Commandite Platine
• Commandite Or
• Dons

Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :

• Location de salle
• Traiteur
• Frais de représentation
  

Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :

• 1er envoi postal
• 2e envoi postal pour un rappel
• 1er envoi - Engagement
• 2e envoi - Engagement
• Dons non sollicités

Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :

• Frais postaux
• Documents promotionnels

Note : Voyez notre documentation spécifique pour les dons in Memoriam.

Note : Voyez notre documentation spécifique pour les occasions bénéficiaires.

Présentation des écrans

Gestion

ProDon Gestion Occasions 001.png
A : Occasions de dons	B : Occasions bénéficiaires
C : Occasions désactivées

Occasions

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A :Code pouvant servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.  La description sera visible sur les reçus de charités.	B : Permet d’éviter d’enregistrer un don qui n’est pas associé à une activité de revenus. Permet l’ajout d’activités lors de la saisie de transactions.
C : Active l'occasion pour la saisie des transaction et engagements.  Les écrans de sélections représente les menus dérolants dans les rapports ou dans les listes personnalisées principalement.	D :  Voir les sous-sections détaillées.
E : Onglet servant à afficher la liste des activités de revenus pour cette occasion.	F :  Onglet servant à afficher la liste des activités de dépenses pour cette occasion.
G : Boutons servant à rechercher, ajouter, modifier ou retirer des activités de revenus.	H :  Permet de traduire la description saisie en A pour les reçus de charités et différents rapports.

Documents

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A : Parmi les documents disponibles, cocher les documents désirés pour cette occasion.	B : Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement définis dans la gestion des documents maîtres.
C : Il est possible d’indiquer le code de Grand livre à utiliser par défaut, pour les revenus et les dépenses lors de l’enregistrement des transactions. Les codes de GL doivent avoir été préalablement définis dans la gestion des comptes de Grand Livre.

Champs pers.

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Permet de créer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existe pas dans ProDon.

Liens client(s)

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Utilisé pour documenter un client autre que le payeur dans la transaction.  Documentation spécifique à venir.

Autres

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A : Permet de spécifier dans quelle campagne se trouve l'occasion.	B : Permet de spécifier le compte de projet comptable de l'occasion.
C : La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le projet comptable lors de la saisie de la transaction.  La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le projet comptable vide dans la transaction.	D : Permet de spécifier le modèle de remerciement intégré au reçus de charité.  Voir la configuration des reçus pour plus de détails.

Note

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Note de gestion interne.  Cette note est visible uniquement dans cet écran de gestion.

Activités

Écran principal

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A : Lorsque coché, le nom de l’activité n’apparaît pas sur les reçus de type Word (champ de fusion « Activité »).	B : Permet de créer des factures pour l’activité (nécessite le module facturation).
C : Permet d’entrer des participants, présents ou non dans la base de données, pour l’activité sélectionnée. Voir notion de participant.	D : Standard : Cocher cette case pour une transaction dont le montant ne sera connu que lors de la transaction. Prix de vente : Pour la vente de billets ou d’articles.
E : Aucun : Si on ne veut pas émettre de reçu pour cette activité. À calculer : Si le montant du reçu est différent du don et n’est pas encore connu. Avantage : Pour les billets ou les articles, après que le montant du reçu soit calculé, cocher «Avantage »pour inscrire le montant, la description ainsi que le montant du reçu à émettre. Note : Les reçus qui étaient contenus dans l’onglet « Reçus à calculer », de « Traitement des reçus à émettre », sont alors transférés dans l’onglet « Reçus à émettre ».	F : Pour émettre des reçus à la fin d’une période de temps seulement, plutôt qu’à chaque transaction.
G : Cocher les documents que vous désirez émettre par défaut s’ils sont différents de ceux qui ont été définis par défaut dans l’occasion. (Aura donc préséance sur ceux de l’occasion).	H : Activer des champs personnalisés (créés au préalable).
I : Indiquer un code « GL », s’il est différent de celui qui a été défini par défaut dans l’occasion. Ceci est particulièrement utile pour faire le lien avec un système comptable. On peut aussi y mettre un mode de paiement par défaut.	J : Permet d’ajouter des caractéristiques qui seront applicables à cette activité seulement.
K : L’onglet est visible seulement s’il s’agit d’une activité de type « Prix de vente ».	L : Optionnel Lorsque des dates sont définies, il n’est pas possible d’enregistrer de transactions avant ou après les dates indiquées.
M : Inscrire la description de l’activité en d’autres langues si désiré La valeur du champ de fusion : « Activité_CL ».	N : Choisir la provenance du don. La « Gestion des codes de provenances » est accessible dans le menu principal par l’onglet « Transactions ».

Participants

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A : Vous devrez d’abord cocher cette case.	B : Vous devrez ensuite indiquer quel genre d’information optionnelle vous devrez gérer.
C : Dans l’exemple ci-dessus, si quelqu’un achetait 4 X 250$, il y aurait 4 participants (4 X 1). Ce champ devient grisé dès qu’une première transaction a été saisie dans l’activité. Ce champ n’existe pas si l’activité est de type « Standard ». Attention : Une transaction dans ProDon ne peut être divisée par plusieurs payeurs. Donc si vous créez une activité « Quatuor » à 1000$ pour laquelle vous spécifiez 4 participants par unités, le 1000$ devra être payé par un seul donateur. Il sera impossible pour 2 donateurs de donner chacun 500$.

Dépenses

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A : Onglet servant à afficher la liste des activités de dépenses pour cette occasion.	B : (Optionnel) Il est possible d’indiquer un code Grand Livre, différent de celui indiqué par défaut.
C : Ajout d’un code de Grand Livre dans la gestion des comptes de Grand Livre.	D : Boutons servant à rechercher, ajouter, modifier ou retirer des activités de dépenses.

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A (Optionel) Code de la dépense.	B : Inscrire le type de dépense.
C : (Optionel) Il est possible de changer le code de Grand Livre, si différent de celui indiqué par défaut.

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Nom du document : ProDon:Gestion des occasions

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