ProDon:Envoi des reçus électroniques (à traduire) : Différence entre versions

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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> The "Receipts to be calculated" tab contains receipts for which the amount is not yet known. For example, if the sale price of an activity has been established but the benefit has not yet been calculated, it is impossible to know the amount to be entered on the receipt.
 
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> The "Receipts to be calculated" tab contains receipts for which the amount is not yet known. For example, if the sale price of an activity has been established but the benefit has not yet been calculated, it is impossible to know the amount to be entered on the receipt.
  
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'''NOTE:''' Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité de l'occasion. Lorsque celle-ci sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout .2F Modification d.27une activit.C3.A9 de revenus|cliquer ici]].
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'''NOTE:''' As soon as the amount allocated to the benefit is known, it must be entered in the occasion activity. When this is modified, all transactions relating to this activity will be found in one of the four other tabs. For more information about activities with sale prices, click here. ([[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout .2F Modification d.27une activit.C3.A9 de revenus|cliquer ici]])
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to select the printer that will be used to print receipts.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active qui a été créée plus tôt.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate all receipts from the active list that was created earlier.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate only the selected receipt.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00&nbsp;$ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00&nbsp;$ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00&nbsp;$ durant l'année.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate one receipt per transaction. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 24 receipts for $5.00 for the whole year.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ses engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, '''''Prodon''''' génèrera plusieurs reçus.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate one receipt per donor. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive one receipt for $120.00 for the whole year.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Some transactions cannot be combined on the same receipt. For example, donations in kind or transactions with different benefits. In these cases, '''''Prodon''''' will generate multiple receipts.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> This option allows you to generate a receipt by payment reference. For example, if a client has two commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 12 receipts for $10.00 for the whole year.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter '''''Logilys''''' avant de l'utiliser.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Allows receipts to be printed by an external company. However, this process is very complex, so it is strongly recommended that you contact '''''Logilys''''' before using it.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Il s'agit du numéro du prochain reçu à délivrer.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> This is the number of the next receipt to be issued.
  
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'''NOTE :''' Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.'''&nbsp;'''  
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'''NOTE:''' Do not change this number; it is automatically updated each time a receipt is issued.'''&nbsp;'''  
  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la date de délivrance du reçu.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> This is the date the receipt was issued.
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'''NOTE :''' Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.  
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'''NOTE:''' By default, today's date is automatically entered.  
  
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|Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton générer.png]] Générer les documents&nbsp;».
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|When all options have been selected, click on "&nbsp;[[Image:Bouton générer.png]] Generate documents".
 
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|Ensuite, cette fenêtre s'ouvre. Il faut cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] J'accepte » pour poursuivre l'envoi.
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|Then, this window will open. Click on " [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] I agree " to continue mailing.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de tester le courriel avant l'envoi.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Allows you to test the email before mailing it.  
  
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Allows receipts to be mailed immediately.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet de planifier l'envoi à une date ultérieure.   
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Allows you to schedule mailing at a later date.   
 
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== Tester le courriel ==
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== Test Email ==
 
Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.
 
Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.
  

Version du 12 septembre 2025 à 14:13

Modèle:Header TOC


This documentation requires Prodon's "Electronic Receipts" module. You must have this module to access these features.

Click on the link to consult the training plan Electronic receipts Reçus électroniques

Introduction

The Electronic Receipts module allows you to send receipts by email in bulk.

Before sending receipts electronically, you must first configure the master document and the thank-you note.

To learn how to prepare the master document, refer to this document ce document.

Once you have created the thank-you email, added the transaction, all that remains is to send the receipts by email.

To do this, from the Prodon main page, click on "Batch Processing" menu, then select "Receipts".
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 001.png


Then, this window will open.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 002.png

A : Select the tab corresponding to the type of receipts to be issued and, if necessary, search or filter (rechercher ou filtrer) transactions so that the active list contains only the receipts to be generated. For example, it is possible to generate all receipts for a specific occasion. To send the receipts, click on the Bouton générer.png button.

B : Here is the list of receipts to be issued.

C : Once sent, the list of receipts will be found in this tab.

D : Once receipts have been sent, they appear in this tab.
E : If any emails have not been delivered, they will appear here. For more information on how to deal with them, click here (ici). F : The "Receipts to be calculated" tab contains receipts for which the amount is not yet known. For example, if the sale price of an activity has been established but the benefit has not yet been calculated, it is impossible to know the amount to be entered on the receipt.

NOTE: As soon as the amount allocated to the benefit is known, it must be entered in the occasion activity. When this is modified, all transactions relating to this activity will be found in one of the four other tabs. For more information about activities with sale prices, click here. (cliquer ici)



After clicking on the Bouton générer.png button, the following window will open.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 003.png

A : Allows you to select the printer that will be used to print receipts.

B : This option allows you to generate all receipts from the active list that was created earlier.

C : This option allows you to generate only the selected receipt.

D : This option allows you to generate one receipt per transaction. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 24 receipts for $5.00 for the whole year.

E : This option allows you to generate one receipt per donor. For example, if a client has two commitments of $5.00 per month and pays their commitments with a check for $10.00 per month, they will receive one receipt for $120.00 for the whole year.
NOTE : Some transactions cannot be combined on the same receipt. For example, donations in kind or transactions with different benefits. In these cases, Prodon will generate multiple receipts.

F : This option allows you to generate a receipt by payment reference. For example, if a client has two commitments with a check for $10.00 per month, they will receive 12 receipts for $10.00 for the whole year.

G : Allows receipts to be printed by an external company. However, this process is very complex, so it is strongly recommended that you contact Logilys before using it.

H : This is the number of the next receipt to be issued.

NOTE: Do not change this number; it is automatically updated each time a receipt is issued. 

I : This is the date the receipt was issued.

NOTE: By default, today's date is automatically entered.

When all options have been selected, click on " Bouton générer.png Generate documents".



Then, this window will open. Click on " Bouton Crochet ajouter confirmer.png I agree " to continue mailing.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 004.png


This window will then open:
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 005.png

A : Allows you to test the email before mailing it.

B : Allows receipts to be mailed immediately.

C : Allows you to schedule mailing at a later date.


Test Email

Tester le courriel permet de valider ce qui sera envoyé aux donateurs.

Si dans l'image ci-haut l'option « Tester le courriel » est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra vous permettant d'inscrire l'adresse à qui le courriel test sera envoyé.

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 006.png
Insérer l'adresse courriel à qui envoyer le test d'envoi.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 007.png
A : Dans l'objet du courriel test qui sera envoyé, l'ajout du message « (MERGED VERSION) » apparaîtra. Il n'y sera pas dans le courriel final.

NOTE : Il est important de ne pas cliquer sur le lien du reçu sur le courriel de test pour éviter que le courriel soit marqué comme cliqué dans les statistiques d'envoi.


Une fois le courriel testé, l'onglet « Reçus à envoyer » apparaît dans lequel l'envoi test ira s'insérer.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 008.png

A : L'onglet « Reçus à envoyer » apparaît une fois le test fait ou les courriels qui ont manuellement été remis à envoyer à partir des onglets « Courriels envoyés » ou « Courriels rejetés ».

B : Permet d'envoyer les reçus ou de refaire un test d'envoi.
NOTE : Les reçus de cet onglet sont envoyés automatiquement lorsque les reçus des onglets « Reçus à délivrer » ou « Reçus consolidés à délivrer » sont envoyés.

Envoyer maintenant

Pour faire l'envoi du courriel de reçu, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer maintenant ».

ProDon5 Envoi des reçus électroniques 009.png
A : Sélectionner « Envoyer maintenant » pour faire l'envoi du courriel.


ProDon5 Envoi des reçus électroniques 010.png
Cette fenêtre apparaît ensuite, cliquer « Oui » pour continuer.


Une fois que les reçus ont été envoyés, ils apparaissent tous sous l'onglet « Courriels envoyés ». La liste des reçus envoyés par courriel resteront sous cet onglet tant que le client n'ira pas cliquer sur le lien pour visualiser le reçu. Il faut synchroniser régulièrement pour voir disparaître (il sera possible de les retrouver dans l'historique des reçus émis) les clients qui ont ouvert le lien.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 011.png

A : Permet de vérifier si les reçus ont été ouverts par le donateur. Pour chaque envoi pour lequel le lien a été ouvert, la ligne disparaîtra de la liste pour ensuite les retrouver dans l'historique des reçus délivrés.

B : Permet de mettre le statut courriel du reçu pour « Complété par un usager ». Ceci fera disparaître la ligne sélectionner de cet onglet.

C : Permet de générer les reçus sur papier.

D : Permet de remettre un reçu « à envoyer », il sera possible d'utiliser une adresse courriel différente de celle utilisée initialement.

E : Permet de renvoyer un reçu manuellement en inscrivant une adresse différente du courriel initial.

F : Permet de voir les statistiques de l'envoi. Pour plus d'informations sur les statistiques d'envoi, cliquer ici.

G : Permet de visualiser le reçu électronique que le donateur verra à partir du web.

Onglet Courriels rejetés

À l'intérieur de cet onglet, nous retrouverons les reçus électroniques qui n'ont pas été livrés (mauvaise adresse, rejet, etc.).

Une fois la synchronisation des courriels envoyés fait, les courriels qui n'ont pas été livrés apparaissent tous sous cet onglet.
ProDon5 Envoi des reçus électroniques 012.png

A : Permet de voir le statut du reçu.

B : Permet de voir la raison du rejet.

C : Permet de voir plus en détail ce que signifie le code que nous retrouvons dans la colonne « Statut courriel ».











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