ProDon:Gestion des clients

Modèle:Entete ProDon

Introduction

La gestion des clients contient TOUS les clients de la base de données (bénévoles, donateurs, fournisseurs, etc.).

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Information sur la gestion des clients

A : Permet de chercher parmi les clients actifs de la base de données.	B : Permet de chercher parmi les clients inactifs de la base de données.
C : Permet de chercher parmi tous les clients de la base de données (clients actifs et clients inactifs).	D : Permet de chercher par contact.
E : Permet de choisir la vue courante. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici.	F : Permet de choisir un filtre courant. Pour plus d'information concernant les filtres, cliquer ici.
G : Permet de rechercher ou d’effacer l’information saisie dans la barre de recherche, ou d’accéder à la liste des codes de recherche disponibles.Pour plus d'informations concernant la barre de recherche, cliquer ici.	H : Permet d'acccéder aux rapports en lien avec les clients.
I : Permet de se déplacer dans la grille.	J : Permet d'afficher le sommaire des transactions du client sélectionné.
K : Permet d'ajouter, modifier ou retirer une vue. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici.	L : Permet de configurer un filtre et d'effacer un filtre.
M : Permet d'ajouter un client, de modifier le client sélectionné ou de retirer un client. ATTENTION : Avant d'ajouter un client, vérifier, à l'aide d'une recherche par mot-clé, si le client est déjà dans la base de données. Pour plus d'informations concernant la recherche, cliquer ici.	N : Permet d'exporter la liste active dans Excel.
O : Permet d'ajouter une tâche au client sélectionné ou à tous les clients de la liste active. Pour plus d'informations concernant les tâches, cliquer ici.	P : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client sélectionné.
Q : Permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.	R : Permet d'accéder à l'outil « Listes personnalisées ». Pour plus d'informations concernant les listes personnalisées, cliquer ici.
S : Permet de faire un Publipostage de type client ou de type contact. Pour plus d'informations concernant le Publipostage, cliquer ici.	T : Ces deux boutons sont visibles seulement si le module PubliCourriel est activé. Pour plus d'informations concernant le PubliCourriel, cliquer ici.

Détail d'une fiche client

Une fiche client est divisé en deux parties : La partie du haut contient les informations personnelles du client et la partie du bas contient tous les onglets relatifs aux informations transactionnelles du client.

Informations personnelles

A : Indique si la fiche du client est verouillée ou non.	B : Permet d'enregistrer la fiche. Si le bouton est orange, c'est qu'il y a quelque chose à enregistrer dans la fiche. S'il est gris, c'est que tout est enregistré.
C : Permet d'accéder aux rapports propres aux clients.	D : Permet de se déplacer d'une fiche à l'autre. L'ordre des fiches sera le même que dans la grille de la gestion des clients.
E : Ce bouton contient les dix dernières fiches client modifiées ainsi qu'un option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une nouvelle fiche sans avoir à retourner dans la « Gestion des clients ».	F : Permet d'ajouter une tâche reliée au client.
G : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client.	H : Permet d'ouvrir un dossier sur l'ordinateur afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.
I : Permet de faire un publipostage de type client. Pour plus d'informations concernant le publipostage, cliquer ici.	J : Ce bouton permet d'activer un message d'alerte qui s'ouvrira à chaque ouverture de la fiche du client.
K : Permet d'inscrire le client à une liste de distribution pour le publipostage. Pour plus d'informations, cliquer ici.	L : Permet de consulter les anciennes adresses du client et de planifier un changement d'adresse.
M : Permet d'ouvrir la fenêtre « Adresse du client » contenant des champs d'adresses, afin d'écrire une adresse correctement selon les critères de Poste Canada.

Onglet « 1- Info »

L'onglet « 1-Info » contient l'information pour contacter le client.

A : Permet d'ouvrir le site Web du client ou d'envoyer directement un courriel au client en cliquant sur les liens.	B : En cliquant sur le bouton , une fenêtre permettant de sélectionner le solliciteur du client ou d'attribuer un secteur d'activité au client s'ouvrira. NOTE : Il est également possible d'utiliser la liste déroulante, qui donne accès aux même choix cependant, en cliquant sur le bouton , il sera possible de les modifier et d'en ajouter.

Onglet « 2-Info »

L'onglet « 2-Info » contient l'information relative au statut du lient.

A : Si cette case est cochée, toutes les prochaines transactions du client seront anonymes par défaut.	B : Cette case permet de désactiver le client. Lorsqu'un client est inactif, il est impossible de lui attribuer de transactions.
C : Cette case se coche automatiquement lorsque le client a reçu une transaction de type bénéficiaire.	D : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).
E : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porterony la mentio « Aucun reçu ». La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans la champ « Date ».	F : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mension « Reçu annuel » par défaut.
G : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).	H : Cette case permet de spécifier si le client doit ou non être exclu du publipostage. La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans la champ « Date » et il sera possible d'inscrire une raison (exemple : désabonnement). NOTE : Plusieurs fonctions du logiciel permettent de spécifier qu'un client ne désire plus recevoir le publipostage.
I : Cette case permet de spécifier que le client est décédé. Lors qu'elle est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Il est également possible d'inscrire la date du décès et un compte de grand livre si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier. Pour plus de détains concernant les Dons in Memoriam, cliquer ici.	J : Permet d'inscrire la date de naissance du client
K : Permet d'inscrire la date à laquelle le client a été créé dans la base de données.

Onglet « 3-Solliciteur »

L'onglet « 3-Solliciteur » indique si le client est un solliciteur ou non.

A : Permet de spécifier que le client est un solliciteur.	B : Permet d'attribuer un clde de solliciteur. Si aucun code n'est inscrit, le logiciel attribuera automatiquement le « NUC » comme code de solliciteur.
C : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en A est cochée.	D : Permet d'indiquer que le client n'est plus un solliciteur
E : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en D est cochée.

Onglet « 4-Catégories »

L'onglet « 4-Catégories » permet d'attribuer des catégories au client.

Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Catégories de clients ».

A : Il s'agit de toutes les catégories existantes dans la base de données. Pour en attribuer une au client, double-cliquer sur la catégorie afin de la cocher.	B : Permet d'afficher ou non le code de chaque catégorie avant le nom de la catégorie (exemple : « BEN » est le code de la catégorie « BÉN - Bénévole »). Si la case n'avait pas été cochée, il aurait seulement été inscrit : « Bénévole » à côté de la case à cocher.
C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Cette option est utile si la liste de catégories est plus longue que ce qui est visible à l'écran.	D : Permet d'ajouter une nouvelle catégorie au besoin.

Onglet « 5-Caractéristiques »

L'onglet « 5-Caractéristiques » permet d'attribuer des caractéristiques au client.

A : Affiche la liste de toutes les caractéristiques du client.	B : Permet d'ajouter une nouvelle caractéristique à la liste de caractéristiques du client­.
C : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la liste de caractéristiques du client.	D : Permet de modifier une caractéristique présente dans la liste de caractéristiques du client.
E : Permet de supprimer une caractéristique de la liste des caractéristiques du client.	F : Permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la liste des caractéristiques du client.

Onglet « 6-Sommaire »

L'onglet « 6-Sommaire » résume l'historique de dons du client par période.

A : Affiche un résumé par période des transactions du client. Pour plus d'informations concernant les périodes, cliquer ici.	B : Affiche un résumé par périod des transactions bénéficiaires du client. NOTE : Une transaction bénéficiaire est une transaction qui a été versée par la fondation au client.
C : Permet d'inclure les transactions tierces au résumé des transaction perçues. NOTE : Une transaction tierce est une transaction versée par plus d'une personne. Pour plus d'informations concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici.

Général

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A : Permet de sauvegarder la fiche du client sans quitter la fiche.	B : Permet d’accéder à une autre fiche sans retourner à la grille de gestion des clients.
C : Permet de dupliquer l’information d’un autre client.	D : Permet de créer une alerte qui s’affiche chaque fois que l’on accède à la fiche du client ou que l’on créé une transaction.
E : Contient de l’information pour contacter le client.	F : Contient l’information relative au statut du client.
G : Permet de déterminer si le client est un solliciteur ou non.	H : Permet de consulter ou d’attribuer les catégories du client.
I : Permet de consulter ou d’attribuer les caractéristiques du client.	J : Résume l’historique de dons du client en période définie.
K : Permet de voir à quelles listes le client est attribué.	L : Permet de gérer le type de salutation du client.
M : Contient les champs clients spécifiquement créés pour vos besoins.	N : Contient toutes les transactions ayant été reportées.
O : Visible seulement si vous utilisez le module « Bénéficiaire », vous y trouverez toutes les transactions de ce type.	P : Contient toutes les transactions visibles en N et en O.
Q : Contient les transactions de l’onglet « Dépôt » de la gestion des transactions.	R : Contient les transactions de l’onglet « En attente » de la gestion des transactions.
S : Contient les transactions dans lesquelles le client est mentionné comme donateur tiers.	T : Contient la liste des sollicitations faites auprès de ce client.
U : Contient les prospections en vue d’engagement faites avec ce client.	V : Contient les engagements de ce client.
W : Contient la liste de nos contacts chez le client.	X : Permet de faire des liens entre deux fiches clients.
Y : Permet de trouver le chemin entre 2 clients, ou un client et une liste personnalisée, en passant par les liens des fiches clients.

1 - Info

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A : Permet de planifier un changement d’adresse ou de consulter l’historique d’adresses du client.	B : Permet de formater l’adresse du client selon les normes de Postes Canada.
C : Permet d’ouvrir directement le site web ou de préparer un message courriel en cliquant sur les liens bleus.	D : Permet de sélectionner le solliciteur du client.
E : Permet d’attribuer un secteur d’activité au client.	F : Permet d’afficher la barre de recherche dans les onglets du bas de la fiche.
G : Permet de réimprimer le reçu correspondant à la transaction sur laquelle vous êtes positionné.	H : Permet de modifier la transaction sur laquelle vous êtes positionné.
I : Permet d’annuler la transaction sur laquelle vous êtes positionné. Vous devrez indiquer une raison pour l’annulation.	J : Permet de supprimer la transaction sur laquelle vous êtes positionné.

2 - Info

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A : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client seront anonymes par défaut.	B : Cette case représente le statut le plus près de la destruction d’un client.
C : Cette case se coche d’elle-même si le client a reçu une transaction de type « Bénéficiaire ».	D : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Reçu annuel » par défaut.
E : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Aucun reçu ».	F : Principalement utile si vous faites des campagnes de télémarketing (cette case est à titre informatif uniquement).
G : Principalement utile si vous faites des campagnes de télémarketing, cette case est à titre informatif uniquement.	H : Plusieurs fonctions du logiciel vous permettent de spécifier si vous désirez ou non inclure les clients exclus du publipostage. Vous pourrez aussi inscrire la raison de l’exclusion.
I : Lorsque cette case est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Vous pourrez aussi spécifier la date du décès ainsi qu’un compte de Grand Livre si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier.

Solliciteur

Fichier:ProDon Gestion Clients 005.png
A : Permet de spécifier que ce client est un solliciteur.	B : Si vous n’inscrivez pas de code, le logiciel attribuera le « NUC » comme code.
C : La date du jour s’y inscrit lorsque vous cochez la case en A.	D : Permet d’indiquer que le client n’est plus un solliciteur.
E : La date du jour s’y inscrit lorsque vous cochez la case en D.

Catégories

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A : Permet de spécifier à quelles catégories est attribué le client.	B : Permet d’ajouter une nouvelle catégorie au besoin.
C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Utile si la liste des catégories est plus longue que ce qui est visible à l’écran.

Caractéristiques

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A : Contient la liste de toutes les caractéristiques du client.	B : Permet d’ajouter, modifier ou supprimer une caractéristique pour le client.

Voir Gestion des caractéristiques

Sommaire

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A : Affiche un résumé par période des transactions du client.  Voir Gestion des périodes

Listes

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A : Permet de voir à quelles listes le client est attribué. Voir Listes personnalisées

Fusion

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A : Permet de choisir le type de salutation pour ce client. Par défaut, tous les clients sont créés avec le type « Standard ».	B : Permet d’indiquer que la fiche est au pluriel ou au singulier.
C : Permet de vérifier le résultat des champs de fusion de type client. Utile pour valider le contenu de l’un ou l’autre des champs de fusion du logiciel.

Champs pers.

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A : Contient les champs personnalisés de type client de votre base de données.

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