ProDon:Gestion des participants
| Gestion des participants |
ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
Il est possible de gérer les participants aux différentes activités de financement.
Exemple :
La compagnie Logilys achète 4 billets pour un tournoi de golf.
La transaction sera effectuée au nom de cette compagnie, qui sera le payeur, et le nom de chaque joueur sera entré dans les participants. Noter que ces participants peuvent être ou non dans la base de données.
Par la suite, il sera possible de produire et d'imprimer des listes et des rapports de participants pour chaque activité.
Configuration de l'activité
A partir de l'occasion de dons, sélectionner la ligne de l'activité et double-cliquer pour ouvrir la fenêtre « Modification / consultation d'une activité », puis cliquer sur l'onglet « Participants » afin d'activer la gestion des participants.
Il est possible d'ajouter des champs pour documenter des caractéristiques spécifiques à une activité (exemple : numéro de table, trou de départ, couleur de balle, etc.). Pour vous aider à faire l'ajout de personnalisation de participant dans les formulaires en ligne, cliquer ici.
Ajout de participants
Suite à l'activation de la gestion des participants pour une activité, l'onglet « Participants » est disponible lors de l'ajout d'une transaction pour cette activité.
Il existe deux types d'activité : le type « Standard » et le type « Prix de vente ». Cliquer ici pour en savoir plus.
Si l'activité est de type « Prix de vente », il faudra d'abord saisir une quantité dans l'onglet « Général » de la transaction pour obtenir le nombre de lignes équivalant au nombre de participants à entrer (exemple : 3 billets vendus = 3 lignes pour ajouter des participants).
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A : Si le client existe dans Prodon, ce bouton permet d'accéder à la fiche client du participant. |
B : Il est également possible d’écrire manuellement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données. |
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C : Permet de changer l'ordre des participants. |
D : Si le client existe dans Prodon, les colonnes se rempliront automatiquement en ayant sélectionné le client au préalable. C'est-à-dire en double-cliquant dans un champ vide de la colonne « No client ». |
| NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données. | |
Si les caractéristiques de participant ont étés ajoutées dans l'activité, vous retrouver ces colonnes dans l'onglet « Participants » pour pouvoir les documenter.
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E : Si la case « Établir une suite numérique sur une option par multiple de 1 » est cochée, lorsque vous inscrivez « 1 » au-dessus de la colonne « # de table », vous pourrez ensuite cliquer sur le bouton « Assigner ». Dans la colonne « # de table » pour les participants en dessous ça va s'inscrire automatiquement : 1, 2, 3 et 4. |
F : Pour saisir rapidement la même information à tous les participants d'une transaction, indiquer la valeur et cliquer sur « Assigner ». De plus, si en E, la case est coché ça va suivre le multiple indiqué. |
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G : Il est également possible d'assigner manuellement de l'information différentes à chacun des clients. Il suffit d'inscrire ce que l'on désire dans les bons champs. Pour ce faire, il ne faut cependant rien inscrire en F. |
NOTE : Dans l'option « Établir une suite numérique sur une option par multiple de », il est possible de modifier le multiple « 1 » pour n'importe quel chiffre, puis la suite numérique se fera à partir de ce multiple. Par exemple, si le chiffre inscrit avait été « 2 » et qu'au-dessus de la colonne « # de table » vous auriez mis 1 il serait inscrit : 1, 3, 5 et 7. |
Consultation et impression de listes de participants ou de rapports personnalisés
À partir de « Analyse », « historique » et « Participants ».
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A : Barre de recherche pour trouver les participants. Dans cet exemple, la recherche du « Tournoi de golf », qui est basée sur la colonne « Occasion », permet de voir tous les participants de cette occasion de dons. Il aurait été possible de rechercher « Billets » dans la colonne « Activité » en plus de cette occasion pour voir tous ceux qui ont un billet pour le tournoi de golf. Pour plus d'informations concernant la barre de recherche, cliquer ici. |
B : À partir du résultat de la recherche, il est possible de créer une liste ou un rapport en utilisant les « rapports personnalisés ». Pour ce faire, cliquer sur le bouton |
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C : Il est également possible d'exporter les données dans Excel. Pour ce faire, cliquer sur le bouton | |
Nom du document : ProDon:Gestion des participants
Version : 5.0.5.7
