ProDon:Sommaire d'analyse
Sommaire
Introduction
La gestion « Analyse et historique » contient toutes les transactions de la base de données. Il est fréquent de vouloir faire ressortir des informations aux fins d’analyse. Plusieurs de ces analyses seront possibles grâce aux sommaires disponibles. Par exemple :
- Combien y a-t-il eu de clients différents pour les 1000 transactions d'une occasion ciblée?
- Quelle est la répartition par ville de ces mêmes 1000 transactions?
- Quel est le montant total de toutes les transactions d'une année ciblée?
- ...
Consulter les sommaires
Les sommaires sont toujours calculés en fonction de la liste active. La liste active est le résultat d’une recherche ou d’un filtre. Par exemple, si on veut comparer les informations de plusieurs éditions de tournois de golf, il faudra d’abord faire une recherche permettant d’avoir à l’écran uniquement les transactions touchant à un des tournois de golf. Il est possible de faire une recherche à l'aide de la barre de recherche ou en effectuant un filtre.
Lorsque la recherche est effectuée, cliquer sur le bouton 
, afin d'afficher les sommaires.
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Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : La partie du haut contient la liste active. |
B : La partie du bas permet de choisir le sommaire d'analyse. |
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La section réservée au sommaire présente trois éléments. | |
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A : Les données sommarisées ou le résultat du sommaire. |
B : Le nom du sommaire affiché en A. |
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C : Le bouton d’exportation vers Excel. |
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Certains sommaires nécessitent de l’information supplémentaire.
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D : Cette option dépend du type de sommaire sélectionné en B. Par exemple, pour utiliser le sommaire « Champ perso. clients », qui signifie « Champ personnalisé de clients », il faut choisir le nom du champ sur lequel le sommaire sera effectué. Dans cet exemple, le champ « État civil » a été sélectionnée. |
NOTE : Il existe 3 types d'options: Pour les sommaires de caractéristiques et de champs personnalisés, il faut choisir le champ approprié au sommaire à produire. Pour un sommaire d'occasion, il y a seulement une option à cocher, dans le cas où elle est nécessaire au sommaire à produire. Pour un sommaire de date, il faut choisir la période du sommaire (année, mois, semaine ou jour) et si le sommaire est basé sur la date de la transaction ou sur la date du dépôt. |
Exporter les sommaires vers Excel
Il est possible d’exporter les données présentées en A à l’aide du bouton 
. Après avoir cliqué sur ce bouton, une fenêtre s’ouvre pour la configuration de l’exportation vers Excel.
Onglet Sommaires
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 004.png | |
| A : Vous devrez tout d’abord indiquer quels sommaires vous désirez exporter vers Excel. Par défaut, le sommaire choisi précédement est déjà coché. Il est aussi possible d’exporter plusieurs sommaires. |
B : Certains sommaires nécessitent de l’information complémentaire. Vous pourrez choisir les éléments appropriés ici. |
| C : Pour exporter vers Excel, ProDon doit créer un fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez décider ici du nom que portera le fichier. |
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Onglet Colonnes
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 005.png | |
| A : La section « Identification » permet d’indiquer à quoi se rattachent les montants. Pour un sommaire par caractéristique « Profession », la description est le nom de la profession et il n’y a pas de code. Dans un sommaire par occasion la description est le nom de l’occasion et le code est aussi celui de l’occasion. |
B :La section « Sommaires » permet d’indiquer quels montants vous désirez exporter vers Excel. |
Onglet Périodes cumulatives
| Vous permet de faire des sommaires sur des périodes précises. Chaque période cochée ajoutera une colonne par « Sommaire » coché dans l’onglet « Colonnes ». Voir la gestion des périodes. |
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 006.png |
Onglet Options
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 007.png | |
| A : S’utilise uniquement avec le sommaire par occasion. Permet d’afficher le total actuel pour les engagements et transactions en attente séparément du total des transactions filtrées à l’écran. |
B : Si une adresse est inscrite sur deux lignes, permet d’afficher les deux lignes sur une seule afin de voir l’adresse complète dans la cellule Excel. |
| C : S’utilise uniquement dans l’onglet « Articles » de l’analyse et historique. Permet de calculer la quantité d’articles présents dans les transactions en attente. |
D : Permet d’exporter les sommaires à la suite d’un fichier Excel déjà existant. |
Fonctions Excel sur des sommaires
Les fonctions d’Excel peuvent entraîner des erreurs d’interprétation si elles sont mal utilisées. Voici un exemple d’erreur courante :
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 008.png | |
| A : Je recherche un client et une occasion précise. Le client a fait plusieurs dons pour différentes activités dans l’occasion. |
B : Dans le sommaire, chaque activité me présente le nombre de clients ayant fait un don. J’ai un seul client pour chaque activité et il s’agit toujours du même. |
| C : Dans Excel, si je fais un total à la ligne 8 de la colonne C (nombre de clients), le résultat sera 6 alors que je n’ai que 1 seul client (voir point A). |
| Fichier:ProDon Sommaire analyse 009.png |
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