ProDon:Gestion des occasions : Différence entre versions
(→Dépenses) |
|||
| Ligne 43 : | Ligne 43 : | ||
<br> | <br> | ||
| − | == | + | == Gestion des occasions de dons == |
| − | === Gestion des occasions de dons<br> === | + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
| + | |- | ||
| + | | colspan="2" | | ||
| + | Pour se rendre dans la « Gestion des occasions de dons », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « [[Image:Bouton occasion de don.png]] Occasions de dons ».<br> | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | colspan="2" | [[Image:Occasions 001.png]] | ||
| + | |} | ||
| + | |||
| + | === <br> === | ||
| + | |||
| + | === Écran principal<br> === | ||
| + | |||
| + | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
| + | |- | ||
| + | | colspan="2" | [[Image:Occasions 002.png]] | ||
| + | |- | ||
| + | | width="50%" | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> L'onglet « Occasions de dons » contient toutes les occasions de dons actives.<br> | ||
| + | |||
| + | | width="50%" | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> L'onglet « Occasions bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter [[ProDon:Module bénéficiaires|cette procédure]].<br> | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> L'onglet « Occasions désactivées » contient les occasions de dons désactivées. Lorsqu'une occasion est désactivée, il n'est plus possible d'entrer de transactions, de dépenses ou d'engagement reliés à cette occasion. De plus, une fois qu'une occasion est désactivée, il n'est plus possible de la réactiver.<br> | ||
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Il s'agit de la liste des occasions de dons actives dans la base de données.<br> | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Le bouton [[Image:Bouton_Ajouter.png]] permet de créer une nouvelle occasion de dons. | ||
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Le bouton [[Image:Bouton_Modifier.png]] permet de modifier une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à modifier, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton_Modifier.png]], ou simplement double-cliquer sur l'occasion de don à modifier. | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Le bouton [[Image:Bouton_Annuler.png]] permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton_Annuler.png]]. Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera dans l'onglet « Occasions désactivées ».<br> | ||
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Le bouton [[Image:Bouton_Retirer.png]] permet de supprimer une occasion de dons de la liste. | ||
| + | |||
| + | '''NOTE :''' Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer. | ||
| + | |||
| + | |} | ||
| + | |||
| + | <br> | ||
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
| Ligne 51 : | Ligne 99 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 001.png|650px|ProDon Gestion Occasions 001.png]] | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 001.png|650px|ProDon Gestion Occasions 001.png]] | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> Occasions de dons | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Occasions de dons |
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Occasions bénéficiaires | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Occasions bénéficiaires |
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> Occasions désactivées | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Occasions désactivées |
| width="50%" | <br> | | width="50%" | <br> | ||
|} | |} | ||
| Ligne 66 : | Ligne 114 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 002.png|650px]]<br> | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 002.png|650px]]<br> | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A : '''</span>Code pouvant servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. La description sera visible sur les reçus de charités.<br> | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A : '''</span>Code pouvant servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. La description sera visible sur les reçus de charités.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Permet d’éviter d’enregistrer un don qui n’est pas associé à une activité de revenus.<br>Permet l’ajout d’activités lors de la saisie de transactions.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet d’éviter d’enregistrer un don qui n’est pas associé à une activité de revenus.<br>Permet l’ajout d’activités lors de la saisie de transactions.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> Active l'occasion pour la saisie des transactions et engagements. Les écrans de sélection représentent les menus déroulants dans les rapports ou dans les listes personnalisées principalement.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Active l'occasion pour la saisie des transactions et engagements. Les écrans de sélection représentent les menus déroulants dans les rapports ou dans les listes personnalisées principalement.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''D :'''</span> Voir les sous-sections détaillées.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Voir les sous-sections détaillées.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''E :'''</span> Onglet servant à afficher la liste des activités de revenus pour cette occasion. | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Onglet servant à afficher la liste des activités de revenus pour cette occasion. |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''F :'''</span> Onglet servant à afficher la liste des activités de dépenses pour cette occasion.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Onglet servant à afficher la liste des activités de dépenses pour cette occasion.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''G :'''</span> Boutons servant à rechercher, ajouter, modifier ou retirer des activités de revenus. | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Boutons servant à rechercher, ajouter, modifier ou retirer des activités de revenus. |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''H :'''</span> Permet de traduire la description saisie en <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A''' </span>pour les reçus de charité et différents rapports.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Permet de traduire la description saisie en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A''' </span>pour les reçus de charité et différents rapports.<br> |
|} | |} | ||
| Ligne 87 : | Ligne 135 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 013.png]]<br> | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 013.png]]<br> | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | '''<span style="color: rgb(255,0,0)">A :</span>''' Parmi les documents disponibles, cocher les documents désirés pour cette occasion.<br> | + | | width="50%" | '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">A :</span>''' Parmi les documents disponibles, cocher les documents désirés pour cette occasion.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|gestion des documents maîtres]].<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|gestion des documents maîtres]].<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> Il est possible d’indiquer le code de Grand livre à utiliser par défaut, pour les revenus et les dépenses lors de l’enregistrement des transactions. Les codes de GL doivent avoir été préalablement définis dans la [[ProDon:Gestion des comptes de Grand Livre|gestion des comptes de Grand Livre]]. | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Il est possible d’indiquer le code de Grand livre à utiliser par défaut, pour les revenus et les dépenses lors de l’enregistrement des transactions. Les codes de GL doivent avoir été préalablement définis dans la [[ProDon:Gestion des comptes de Grand Livre|gestion des comptes de Grand Livre]]. |
| <br> | | <br> | ||
|} | |} | ||
| Ligne 124 : | Ligne 172 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 016.png]] <br> | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 016.png]] <br> | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> Permet de spécifier dans quelle campagne se trouve l'occasion.<br> | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de spécifier dans quelle campagne se trouve l'occasion.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Permet de spécifier le compte de projet comptable de l'occasion.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de spécifier le compte de projet comptable de l'occasion.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le projet comptable lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le projet comptable vide dans la transaction.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le projet comptable lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le projet comptable vide dans la transaction.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''D :'''</span> Permet de spécifier le modèle de remerciement intégré aux reçus de charité. Voir la [[ProDon:Reçus#Configuration_d.27une_lettre_de_remerciement_int.C3.A9gr.C3.A9e_.C3.A0_un_re.C3.A7u|configuration des reçus]] pour plus de détails.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet de spécifier le modèle de remerciement intégré aux reçus de charité. Voir la [[ProDon:Reçus#Configuration_d.27une_lettre_de_remerciement_int.C3.A9gr.C3.A9e_.C3.A0_un_re.C3.A7u|configuration des reçus]] pour plus de détails.<br> |
|} | |} | ||
| Ligne 152 : | Ligne 200 : | ||
| width="50%" colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 003.png|650px]]<br> | | width="50%" colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 003.png|650px]]<br> | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> Le code servira de raccourcis clavier lors de la saisie de transactions. La description sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse.<br> | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Le code servira de raccourcis clavier lors de la saisie de transactions. La description sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> '''Standard''' : Pour les transactions dont le montant n'est pas fixe et sera connu lors de la saisie de la transaction (exemple : don pur).<br><br>'''Prix de vente''' : Lorsque le prix est défini à l'avance (exemple : vente de billets ou d’articles). | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> '''Standard''' : Pour les transactions dont le montant n'est pas fixe et sera connu lors de la saisie de la transaction (exemple : don pur).<br><br>'''Prix de vente''' : Lorsque le prix est défini à l'avance (exemple : vente de billets ou d’articles). |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> '''Aucun :''' Si on ne veut pas émettre de reçu pour cette activité.<br><br>'''À calculer :''' Si le montant du reçu est différent du don et n’est pas encore connu.<br><br>'''Avantage :''' Pour les billets ou les articles, après que le montant du reçu soit calculé, cocher «Avantage » pour inscrire le montant, la description ainsi que le montant du reçu à émettre.<br><br>'''Note :''' Les reçus qui étaient contenus dans l’onglet « Reçus à calculer », de « Traitement des reçus à émettre », sont alors transférés dans l’onglet « Reçus à émettre ». | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> '''Aucun :''' Si on ne veut pas émettre de reçu pour cette activité.<br><br>'''À calculer :''' Si le montant du reçu est différent du don et n’est pas encore connu.<br><br>'''Avantage :''' Pour les billets ou les articles, après que le montant du reçu soit calculé, cocher «Avantage » pour inscrire le montant, la description ainsi que le montant du reçu à émettre.<br><br>'''Note :''' Les reçus qui étaient contenus dans l’onglet « Reçus à calculer », de « Traitement des reçus à émettre », sont alors transférés dans l’onglet « Reçus à émettre ». |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''D :'''</span> Choisir la provenance du don.<br>La « Gestion des codes de provenances » est accessible dans le menu principal par l’onglet « Transactions » | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Choisir la provenance du don.<br>La « Gestion des codes de provenances » est accessible dans le menu principal par l’onglet « Transactions » |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''E :'''</span> Voir sous-sections détaillées.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Voir sous-sections détaillées.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''F :'''</span> Permet de traduire la description de l'activité ou de l'avantage pour différents documents.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de traduire la description de l'activité ou de l'avantage pour différents documents.<br> |
|} | |} | ||
| − | <br> | + | <br> |
==== Documents<br> ==== | ==== Documents<br> ==== | ||
| Ligne 170 : | Ligne 218 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 018.png]] | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 018.png]] | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> Permet de spécifier les documents à produire par défaut lorsqu'une transaction est faite dans l'activité sélectionnée.<br> | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de spécifier les documents à produire par défaut lorsqu'une transaction est faite dans l'activité sélectionnée.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|gestion des documents maîtres]].<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|gestion des documents maîtres]].<br> |
|} | |} | ||
| Ligne 193 : | Ligne 241 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 009.png]] | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 009.png]] | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le compte de GL lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le compte de GL vide dans la transaction.<br> | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le compte de GL lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le compte de GL vide dans la transaction.<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Permet de spécifier un mode de paiement par défaut. Si le mode de paiement est forcé, il sera impossible d'en utiliser un autre dans la transaction.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de spécifier un mode de paiement par défaut. Si le mode de paiement est forcé, il sera impossible d'en utiliser un autre dans la transaction.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> Voir la documentation spécifique au [[ProDon:Module facturation|module de facturation]].<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Voir la documentation spécifique au [[ProDon:Module facturation|module de facturation]].<br> |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''D :'''</span> L'intervalle de saisie fait en sorte qu'il soit impossible d'entrer une transaction à l'extérieur des dates spécifiées. Utilisé principalement pour des activités de pré-vente lorsque le prix change à une date précise.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> L'intervalle de saisie fait en sorte qu'il soit impossible d'entrer une transaction à l'extérieur des dates spécifiées. Utilisé principalement pour des activités de pré-vente lorsque le prix change à une date précise.<br> |
|} | |} | ||
| Ligne 237 : | Ligne 285 : | ||
| colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 006.png]] | | colspan="2" | [[Image:ProDon Gestion Occasions 006.png]] | ||
|- | |- | ||
| − | | width="50%" | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''A :'''</span> Permet d’entrer des participants, présents ou non dans la base de données, pour l’activité sélectionnée. Voir [[ProDon:Notion de participant|notion de participant]]. | + | | width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet d’entrer des participants, présents ou non dans la base de données, pour l’activité sélectionnée. Voir [[ProDon:Notion de participant|notion de participant]]. |
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''B :'''</span> Permet de gérer des éléments spécifiques à l'activité. Les notions de base comme le prénom du participant n'ont pas à être configuré.<br> | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de gérer des éléments spécifiques à l'activité. Les notions de base comme le prénom du participant n'ont pas à être configuré.<br> |
|- | |- | ||
| − | | <span style="color: rgb(255,0,0)">'''C :'''</span> Présent uniquement si l'activité est de type « Prix de vente ». Permet de spécifier le nombre de participants en fonction de la quantité inscrite dans la transaction.<br><br>Dans l’exemple ci-dessus, si quelqu’un achetait 4 X 250 $, il y aurait 4 participants (4 X 1).<br>Ce champ devient grisé dès qu’une première transaction a été saisie dans l’activité.<br><br>'''Attention :''' Une transaction dans ProDon ne peut être divisée par plusieurs payeurs. Donc, si vous créez une activité avec un prix de vente de 1000 $ pour laquelle vous spécifiez 4 participants par unité, le 1000 $ devra être payé par un seul donateur. Il sera impossible pour 2 donateurs de donner chacun 500 $. | + | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Présent uniquement si l'activité est de type « Prix de vente ». Permet de spécifier le nombre de participants en fonction de la quantité inscrite dans la transaction.<br><br>Dans l’exemple ci-dessus, si quelqu’un achetait 4 X 250 $, il y aurait 4 participants (4 X 1).<br>Ce champ devient grisé dès qu’une première transaction a été saisie dans l’activité.<br><br>'''Attention :''' Une transaction dans ProDon ne peut être divisée par plusieurs payeurs. Donc, si vous créez une activité avec un prix de vente de 1000 $ pour laquelle vous spécifiez 4 participants par unité, le 1000 $ devra être payé par un seul donateur. Il sera impossible pour 2 donateurs de donner chacun 500 $. |
| <br> | | <br> | ||
|} | |} | ||
| Ligne 261 : | Ligne 309 : | ||
| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Généralement, la notion d'activité est laissée vide. Elle est utilisée uniquement pour les dépenses qui sont spécifiques à des activités de revenu précisees à l'intérieur de l'occasion.<br><br>Par exemple, dans un tournoi de golf, la dépense « location de salle » n'est pas reliée à une activité précise car c'est une dépense pour l'occasion en général.<br> | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Généralement, la notion d'activité est laissée vide. Elle est utilisée uniquement pour les dépenses qui sont spécifiques à des activités de revenu précisees à l'intérieur de l'occasion.<br><br>Par exemple, dans un tournoi de golf, la dépense « location de salle » n'est pas reliée à une activité précise car c'est une dépense pour l'occasion en général.<br> | ||
| | | | ||
| − | NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. | + | NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. |
|} | |} | ||
{{BasPage_ProDon}} | {{BasPage_ProDon}} | ||
Version du 5 octobre 2011 à 08:40
Sommaire
Introduction
Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de ProDon. Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.
Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :
- Billets
- Commandite Platine
- Commandite Or
- Dons
Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :
- Location de salle
- Traiteur
- Frais de représentation
Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :
- 1er envoi postal
- 2e envoi postal pour un rappel
- 1er envoi - Engagement
- 2e envoi - Engagement
- Dons non sollicités
Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :
- Frais postaux
- Documents promotionnels
NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :
Gestion des occasions de dons
|
Pour se rendre dans la « Gestion des occasions de dons », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « | |
|
Écran principal
| |
|
A : L'onglet « Occasions de dons » contient toutes les occasions de dons actives. |
B : L'onglet « Occasions bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure. |
|
C : L'onglet « Occasions désactivées » contient les occasions de dons désactivées. Lorsqu'une occasion est désactivée, il n'est plus possible d'entrer de transactions, de dépenses ou d'engagement reliés à cette occasion. De plus, une fois qu'une occasion est désactivée, il n'est plus possible de la réactiver. |
D : Il s'agit de la liste des occasions de dons actives dans la base de données. |
|
E : Le bouton |
F : Le bouton |
|
G : Le bouton |
H : Le bouton NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer. |
| ProDon Gestion Occasions 001.png | |
| A : Occasions de dons | B : Occasions bénéficiaires |
| C : Occasions désactivées | |
Occasion de dons
| 650px | |
| A : Code pouvant servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. La description sera visible sur les reçus de charités. |
B : Permet d’éviter d’enregistrer un don qui n’est pas associé à une activité de revenus. Permet l’ajout d’activités lors de la saisie de transactions. |
| C : Active l'occasion pour la saisie des transactions et engagements. Les écrans de sélection représentent les menus déroulants dans les rapports ou dans les listes personnalisées principalement. |
D : Voir les sous-sections détaillées. |
| E : Onglet servant à afficher la liste des activités de revenus pour cette occasion. | F : Onglet servant à afficher la liste des activités de dépenses pour cette occasion. |
| G : Boutons servant à rechercher, ajouter, modifier ou retirer des activités de revenus. | H : Permet de traduire la description saisie en A pour les reçus de charité et différents rapports. |
Documents
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 013.png | |
| A : Parmi les documents disponibles, cocher les documents désirés pour cette occasion. |
B : Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la gestion des documents maîtres. |
| C : Il est possible d’indiquer le code de Grand livre à utiliser par défaut, pour les revenus et les dépenses lors de l’enregistrement des transactions. Les codes de GL doivent avoir été préalablement définis dans la gestion des comptes de Grand Livre. | |
Champs personnalisés
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 014.png | |
| Permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ProDon. |
Liens client(s)
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 015.png | |
| Utilisé pour documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Documentation spécifique à venir. |
Autres
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 016.png | |
| A : Permet de spécifier dans quelle campagne se trouve l'occasion. |
B : Permet de spécifier le compte de projet comptable de l'occasion. |
| C : La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le projet comptable lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le projet comptable vide dans la transaction. |
D : Permet de spécifier le modèle de remerciement intégré aux reçus de charité. Voir la configuration des reçus pour plus de détails. |
Note
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 017.png | |
| Note de gestion interne. Cette note est visible uniquement dans cet écran de gestion. |
Activités
Écran principal
| 650px | |
| A : Le code servira de raccourcis clavier lors de la saisie de transactions. La description sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse. |
B : Standard : Pour les transactions dont le montant n'est pas fixe et sera connu lors de la saisie de la transaction (exemple : don pur). Prix de vente : Lorsque le prix est défini à l'avance (exemple : vente de billets ou d’articles). |
| C : Aucun : Si on ne veut pas émettre de reçu pour cette activité. À calculer : Si le montant du reçu est différent du don et n’est pas encore connu. Avantage : Pour les billets ou les articles, après que le montant du reçu soit calculé, cocher «Avantage » pour inscrire le montant, la description ainsi que le montant du reçu à émettre. Note : Les reçus qui étaient contenus dans l’onglet « Reçus à calculer », de « Traitement des reçus à émettre », sont alors transférés dans l’onglet « Reçus à émettre ». |
D : Choisir la provenance du don. La « Gestion des codes de provenances » est accessible dans le menu principal par l’onglet « Transactions » |
| E : Voir sous-sections détaillées. |
F : Permet de traduire la description de l'activité ou de l'avantage pour différents documents. |
Documents
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 018.png | |
| A : Permet de spécifier les documents à produire par défaut lorsqu'une transaction est faite dans l'activité sélectionnée. |
B : Raccourcis pour la création d'un nouveau document s'il n'a pas été préalablement défini dans la gestion des documents maîtres. |
Champs personnalisés
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 008.png | |
| Permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ProDon. |
Autres
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 009.png | |
| A : La première option fait en sorte qu'il est impossible de changer le compte de GL lors de la saisie de la transaction. La 2e option fait en sorte qu'il est impossible de laisser le compte de GL vide dans la transaction. |
B : Permet de spécifier un mode de paiement par défaut. Si le mode de paiement est forcé, il sera impossible d'en utiliser un autre dans la transaction. |
| C : Voir la documentation spécifique au module de facturation. |
D : L'intervalle de saisie fait en sorte qu'il soit impossible d'entrer une transaction à l'extérieur des dates spécifiées. Utilisé principalement pour des activités de pré-vente lorsque le prix change à une date précise. |
Caractéristiques
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 007.png | |
| Permet de caractériser l'activité. Cet information est visible uniquement dans cet écran. Principalement utilisé pour noter des informations de façon structurée. Plus de détails sur les caractéristiques. |
Caractéristiques de transaction
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 019.png | |
| Fait en sorte qu'une caractéristique soit toujours présente dans les transactions reliées à l'activité. Principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. Plus de détails sur les caractéristiques. |
Caractéristiques d'engagement
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 020.png | |
| Fait en sorte que la caractéristique soit toujours présente dans les engagements reliés à l'activité. Principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. Plus de détails sur les caractéristiques. |
Participants
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 006.png | |
| A : Permet d’entrer des participants, présents ou non dans la base de données, pour l’activité sélectionnée. Voir notion de participant. | B : Permet de gérer des éléments spécifiques à l'activité. Les notions de base comme le prénom du participant n'ont pas à être configuré. |
| C : Présent uniquement si l'activité est de type « Prix de vente ». Permet de spécifier le nombre de participants en fonction de la quantité inscrite dans la transaction. Dans l’exemple ci-dessus, si quelqu’un achetait 4 X 250 $, il y aurait 4 participants (4 X 1). Ce champ devient grisé dès qu’une première transaction a été saisie dans l’activité. Attention : Une transaction dans ProDon ne peut être divisée par plusieurs payeurs. Donc, si vous créez une activité avec un prix de vente de 1000 $ pour laquelle vous spécifiez 4 participants par unité, le 1000 $ devra être payé par un seul donateur. Il sera impossible pour 2 donateurs de donner chacun 500 $. |
|
Dépenses
| Fichier:ProDon Gestion Occasions 011.png | |
| A : Le code servira de raccourci clavier lors de la saisie de dépenses. Le nom sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse. |
B : Le Compte de GL à utiliser lors de la saisie de dépense. Il sera possible de le changer au cas par cas lors de la saisie d'une dépense précise. |
| C : Généralement, la notion d'activité est laissée vide. Elle est utilisée uniquement pour les dépenses qui sont spécifiques à des activités de revenu précisees à l'intérieur de l'occasion. Par exemple, dans un tournoi de golf, la dépense « location de salle » n'est pas reliée à une activité précise car c'est une dépense pour l'occasion en général. |
NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. |
Nom du document : ProDon:Gestion des occasions
