ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

La gestion des tâches et historique est un outil intégré à Prodon, qui permet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des clients de la base de données et de conserver tout historique.

Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.

De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier d'une tâche pour classer toute information reliée sécifiquement à un suivi.

Aussi, si le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, il est possible de gérer l'accessibilité pour partager l'information ou pour attribuer une tâche à un autre membre de l'équipe.

Sommaire des tâches à l'ouverture de Prodon

Pour entrer dans Prodon, si le module « Réseau » (multi-utilisateurs) n'est pas activé, le nom d'utilisateur et le mot de passe sont toujours les mêmes. Si le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, chaque utilisateur entre son nom d'utilisateur et son mot de passe.

À l'ouverture de Prodon, cette fenêtre s'ouvre. Elle contient le sommaire des tâches «  En retard », «  Dans les délais » et «  En avance » pour l'utilisateur en cours.

Fenêtre de rappel

La fenêtre suivante s'ouvre lorsqu'un ou des rappels ont été activés dans une tâche. Pour plus de détails concernant l'activation d'un rappel, consulter cette section.
A : Il s'agit de la liste des tâches pour lesquelles des rappels ont été activés. NOTE : Tous les rappels sont toujours affichés dans une seule fenêtre. Si cette fenêtre est ouverte et qu'il y a un nouveau rappel, une ligne s'ajoutera à cette liste.	B : Il s'agit de l'objet de la tâche sélectionnée en A.
C : Le bouton «  Ouvrir la tâche » permet d'ouvrir la tâche sélectionnée en A.	D : Le bouton «  Ouvrir la référence » permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en A a été créée.
E : Le bouton «  Effacer tous les rappels » permet de fermer la fenêtre de rappel et d'effacer tous les rappels en A. NOTE : Cette fonction n'est pas recommandée, il est préférable d'effacer les rappels un par un à l'aide du bouton en F.	F : Le bouton «  Effacer le rappel » permet d'effacer le rappel de la tâche sélectionnée en A. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton.
G : Le bouton «  Répéter le rappel » permet d'effacer le rappel sélectionné en A afin qu'une notification apparaisse à nouveau plus tard. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton. NOTE : Spécifier à l'aide de la liste déroulante, dans combien de temps le rappel doit être répété.	H : Ce bouton permet de réduire la fenêtre de rappels afin de conserver les rappels dans la fenêtre. De cette façon, il est possible de venir consulter les rappels au moment désiré, plutôt que de répéter les rappels lorsque le temps en G sera écoulé. NOTE : Lorsqu'un nouveau rappel apparaît dans la fenêtre et que celle-ci est réduite, elle clignotera en orange dans la barre des menus de Windows.

Consultation / ajout / modification d'une tâche pour un seul client

Il est possible de consulter, de modifier et de créer des nouvelles tâches pour un client à partir de plusieurs endroits dans ProDon :

• À partir du menu principal
• À partir de la barre de raccourcis
• À partir de la « Gestion des clients »
• À partir d'une fiche client

Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

À partir du menu principal

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal de ProDon. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon;
  
• Consulter et modifier une tâche existante;
  
• Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
  

Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, cliquer sur le menu « Tâches », puis choisir «  Tâches et historique ».

Après avoir cliqué sur «  Tâches et historique », consulter cette section.

À partir de la barre de raccourcis

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans Prodon;
  
• Consulter et modifier une tâche existante;
  
• Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
  

Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton, consulter cette section.	B : Il s'agit du sommaire des tâches pour l'utilisateur en cours.
NOTE : Si le bouton  n'est pas visible dans la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document « Préférences ».

À partir de la « Gestion des clients »

À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :

• Consulter les tâches d'un client en particulier;
• Ajouter, modifier, terminer ou supprimer des tâches pour un client.

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans Prodon, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données.	B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A.
C : Le bouton permet d'accéder aux tâches du client sélectionné en A. Pour consulter les tâches d'un client en particulier, le rechercher d'abord à l'aide de la barre de recherche en B, le sélectionner ensuite en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste en A. Pour connaître la procédure, consulter cette section.

À partir d'une fiche client

À partir d'une fiche client, il est possible de :

• Consulter les tâches d'un client en particulier;
• Ajouter, modifier, terminer ou supprimer des tâches pour un client.

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour ajouter une nouvelle tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter cette section.

Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée, consultée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Le bouton  permet d'accéder aux tâches du client à l'écran. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.

Après avoir cliqué sur le bouton à partir de la « Gestion des clients » ou à partir d'une fiche client, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Indique le nom du client pour lequel les tâches en E sont planifiées.	B : L’onglet « Tâches non-terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches en cours qui ont été créées pour le client spécifié en A.
C : L’onglet « Tâches terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches terminées qui ont été créées pour le client spécifié en A.	D : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la liste de toutes les tâches terminées et non-terminées qui ont été créées pour le client spécifié en A.
E : Il s'agit de la liste des tâches (non-terminées, terminées ou toutes les tâches - selon l'onglet sélectionné) pour le client spécifié en A.	F : Le bouton  permet d'ajouter une nouvelle tâche à la liste en E. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre.
G : Le bouton  permet de modifier une tâche de la liste en E. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Il est également possible de double-cliquer sur la ligne sélectionnée pour ouvrir la tâche.	H : Le bouton  permet de supprimer une tâche de la liste en E. Pour ce faire, sélectionner la tâche à supprimer, puis cliquer sur le bouton .

Gestion des tâches et historique

Après avoir cliqué sur «  Tâches et historique » du menu principal « Tâches » de la page d'accueil ou sur le bouton de la barre de raccourcis, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L’onglet « Tâches non-terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches en cours. NOTE: Si une vue courante ou un filtre sont appliqués, seulement les tâches entrant dans les critères seront visibles.	B : L’onglet « Tâches terminées » permet de voir la liste de toutes les tâches terminées. NOTE: Si une vue courante ou un filtre sont appliqués, seulement les tâches entrant dans les critères seront visibles.
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la liste de toutes les tâches terminées et non-terminées. NOTE: Si une vue courante ou un filtre sont appliqués, seulement les tâches entrant dans les critères seront visibles.	D : Il s'agit de la liste des tâches pour l'onglet sélectionné.
E : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher sur les champs / colonnes de la liste en D.	F : Permet de produire des rapports. NOTE : Deux rapports intégrés sont disponibles; la « liste sommaire des tâches » et le « détail de la tâche sélectionnée ». De plus, il est possible de créer des rapports personnalisés.
G : Permet de filtrer les tâches de la liste en D. Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter le document « Filtrer les informations (Requêtes) ».	H : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche à la liste en D. NOTE : En ajoutant une tâche à partir de la « Gestion des tâches et historique », la tâche ne sera pas liée à un client. Il est donc possible de créer des tâches de suivi interne. Par contre, lorsque la fenêtre d'ajout s'ouvre, il est possible de cliquer sur le bouton , afin d'ajouter un client en référence. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre.
I : Le bouton permet de modifier une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Il est également possible de modifier une tâche en double-cliquant sur celle-ci.	J : Le bouton permet de supprimer une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à supprimer, puis cliquer sur le bouton .
K : Permet d'exporter vers Word, Excel ou un fichier texte, les informations en D. Pour plus d'informations concernant l'exportation, consulter le document « Exportation et fusion de données ».	L : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en D a été créée. Pour ce faire, sélectionner la tâche désirée, puis cliquer sur le bouton .

Configuration / modification d'une tâche

Après avoir cliqué sur le bouton  ou sur le bouton   dans la fenêtre de consultation des tâches planifiées d'un client (accessible par la « Gestion des clients » ou une fiche client) ou dans la « Gestion des tâches et historique » (accessible par le menu principal ou la barre de raccourcis), la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de choisir dans quel intervalle de temps la tâche doit être effectuée.	B : Permet de spécifier la date ou l'heure de début de la tâche. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement.
C : Dépendamment de la sélection faite en A, ce champ permet de spécifier la date ou l'heure à laquelle la tâche sera à échéance. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement. ATTENTION : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A.	D :  Permet d'indiquer un approximatif du temps de réalisation de la tâche.
E : Le bouton permet d'activer une périodicité à la tâche ou de créer la même tâche pour plusieurs dates. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Ce bouton est visible seulement lors de l'ajout d'une nouvelle tâche ou à l'ouverture d'une tâche déjà périodique.	F : Permet de choisir le type de la tâche. Il est possible d'en choisir un déjà créé en cliquant sur la flèche déroulante ou d'en créer un nouveau en cliquant sur le bouton .
G : Permet d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure.	H : Le bouton permet de lier la tâche à une tâche principale. Si la tâche en cours est la tâche principale et qu'il faut la lier à une tâche secondaire, consulter cette section.
I :  Il s'agit du numéro ID « Numéro d'identification » de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement et n'est pas modifiable.	J : Permet de spécifier le niveau de priorité de la tâche.
K : Le bouton permet d'affecter la tâche à un client ou de modifier le client déjà en référence. Après avoir choisi le client, son nom s'inscrit enM.	L : Le bouton permet d'effacer le client spécifié en M. La tâche ne sera donc plus en référence à aucun client.
M : Il s'agit du nom du client auquel la tâche est associée.	N : Indique le statut de la tâche.
O : Le bouton permet de dupliquer les informations d'une autre tâche.	P : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est à faire.
Q : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est en réalisation.	R : Le bouton permet de terminer la tâche. NOTE : Lorsqu'une tâche est terminée, elle demeure en historique dans les tâches terminées du client.
S : Le bouton permet d'annuler la tâche. NOTE : Lorsqu'une tâche est annulée, elle demeure en historique dans les tâche terminées du client avec le code « X », précisant que la tâche a été annulée.	T : Le bouton est visible seulement quand une tâche est ouverte à partir de la « Gestion des tâches et historique ». Il permet d'ouvrir rapidement la fiche du client afin d'avoir ses coordonnées pour le contacter. NOTE : Quand on ouvre une tâche à partir d'une fiche client, il suffit de la fermer pour être de retour dans la fiche.
U : Le bouton permet de consulter le dossier contenant les documents associés à la tâche. Pour savoir comment ajouter des documents à ce dossier, voir la section « Onglet « Documents » ».	Pour continuer la configuration à l'aide des différents onglets de la fenêtre d'une tâche, consulter les sections « Onglet « Rappel » », « Onglet  « Création/modification » », « Onglet « En réalisation » », « Onglet « Terminée » », « Onglet « Description » », « Onglet « Accessibilité » », « Onglet « Documents » », « Onglet « Caractéristiques » » et « Onglet « Tâches liées » ».

Permet de voir qui a créé la tâche, qui est le dernier à l'avoir modifié, qui est train de la réaliser, qui l'a terminée et ce avec les dates.

A : Permet de choisir dans quel intervalle de temps la tâche doit être effectuée.	B : Permet de spécifier la date ou l'heure de début de la tâche. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement.
C : Dépendamment de la sélection faite en A, ce champ permet de spécifier la date ou l'heure à laquelle la tâche sera à échéance. NOTE : En cliquant sur la flèche déroulante, un calendrier apparaît afin de sélectionner la date. Il est également possible de l'écrire manuellement. ATTENTION : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A.

Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches »

La fenêtre suivante s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton de cette fenêtre.

Onglet « Planification d'une tâche périodique »

Cet onglet permet de configurer une tâche de façon périodique.

A : Permet de spécifier la date de la première tâche.	B : Permet de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée le vendredi.
C : Permet de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée hebdomadairement.	D : Permet de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 14 fois, donc jusqu'au 31 août. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment.
E : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche.

Onglet « Génération d'un lot de tâches »

Cet onglet permet de générer un lot de tâches. Un lot de tâches est configuré de la même façon qu'un tâche périodique, mais peut contenir des exceptions.

Onglet « Génération »

A : Permet de spécifier la date de la première tâche.	B : Permet de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée le vendredi.
C : Permet de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée hebdomadairement.	D : Permet de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 14 fois, donc jusqu'au 31 août. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment.
E : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche.	F : Le bouton «  Générer » permet d'afficher en G, les dates qui répondent aux critères A, B, C et D.
G : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en H et I, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D ou d'ajouter des dates au choix à partir de l'onglet « Calendrier ».	H : Le bouton permet de supprimer une date de la liste en G. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en G, puis cliquer sur le bouton .
I : Le bouton permet de supprimer toutes les dates de la liste en G.

Onglet « Calendrier »

A : Il est possible d'ajouter une date au choix à la liste en B afin de créer une tâche pour cette date. Pour ce faire, sélectionner la date dans le calendrier, puis cliquer sur le bouton «  Ajouter ».	B : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en C et D et/ou d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D de l'onglet « Génération » ou d'ajouter des dates au choix à l'aide du calendrier en A.
C : Le bouton  permet de supprimer une date de la liste en B. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en B, puis cliquer sur le bouton .

Onglet « Répétition d'une tâche à intervalle »

Cet onglet permet de répéter une tâche chaque fois qu'elle est terminée ou annulée.

A : Sélectionner le nombre de jours d'intervalle entre la date de fin d'une tâche et la date de début de l'autre. Dans cet exemple, lorsque la tâche sera terminée ou annulée, une nouvelle tâche sera créée, puis sa date de début sera dans 7 jours.	B : Il s'agit du détail de l'intervalle pour la répétition de la tâche.

Onglet « Description »

Cet onglet permet d'inscrire toute documentation sur les suivis effectués relativement à la tâche.

A : Le bouton permet d'ajouter la date, l'heure et le nom d'utilisateur ProDon en C. En cliquant sur ce bouton avant d'inscrire les notes d'un suivi, il sera toujours possible de savoir à quelle date et heure, qui a effectué le suivi. Le bouton permet d'ajouter seulement la date et le nom d'utilisateur ProDon en C. NOTE : Si le module réseau n'est pas activé dans ProDon, le nom de l'utilisateur ne s'inscrira pas puisqu'il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur.	B : Le bouton permet d'ajouter un modèle de texte en C. Dans cet exemple, le modèle de texte a été ajouté en C, dans le haut et indique les étapes à suivre pour un suivi de commandite. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre afin de choisir parmi la liste des modèles de texte existants. Pour créer un nouveau modèle de texte, voir la lettre E.
C : Il s'agit de l'endroit où inscrire toutes les notes de suivi de la tâche. En utilisant les boutons expliqués en A avant chaque suivi, la date, l'heure et le nom de l'utilisateur pourront être ajoutés.	D : Le bouton permet d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrira automatiquement dans le courriel.
E : Le bouton  permet de consulter et modifier les informations inscrites en C et de créer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Il est plus rapide d'écrire directement en C.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche.	B : Le bouton «  Modèle de texte » permet d'ajouter en A un modèle de texte déjà créé ou de créer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.
C : Le bouton «  Imprimer » permet d'imprimer les informations en A.	D : Le bouton «  Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées.
E : Après avoir modifié, consulté les informations en A ou ajouté un modèle de texte en C, cliquer sur le bouton «  Confirmer » afin de confirmer les modifications.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Modèle de texte », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés.	B : Le bouton « Nouveau » permet de créer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.

Après avoir cliqué sur le bouton « Nouveau », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permets de spécifier un code pour le nouveau modèle de texte.	B : Permets de spécifier une description pour le nouveau modèle de texte.
C : Permets de spécifier un type de modèle de texte.	D : Permets l'utilisation d'un texte enrichi.
E : Permets de sélectionner la langue du modèle de texte.	F : Permets de composer le nouveau modèle de texte.
G : Après avoir spécifié toutes les informations nécessaires, cliquer sur le bouton «  Confirmer l'ajout ».

Onglet « Accessibilité »

Cet onglet permet de déterminer quel(s) utilisateur(s) peuvent voir et modifier la tâche.

A : Permets de choisir à quel(s) utilisateur(s) de Prodon la tâche doit être attribuée.	B : Permets de spécifier quel(s) utilisateur(s) de Prodon pourront consulter la tâche. NOTE : Lorsque le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, les utilisateurs peuvent faire partie d'un groupe d'utilisateurs.
C : Permets de spécifier quel(s) utilisateur(s) de Prodon pourront modifier la tâche. NOTE : Lorsque le module « Réseau » (multi-utilisateurs) est actif, les utilisateurs peuvent faire partie d'un groupe d'utilisateurs.	D : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer un utilisateur ou un groupe.
NOTE : Pour pouvoir utiliser cet onglet, il est nécessaire que le module « Réseau » (multi-utilisateurs) soit actif.

Onglet « Documents »

A : Il s'agit de la liste de tous les documents liés à la tâche.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'afficher l'arborescence du dossier dans lequel les documents en A sont enregistrés.	D : Le bouton permet d'ajouter un document à la liste en A. Après avoir cliqué sur le bouton , choisir quel document doit être ajouté à la tâche. Après avoir sélectionné le document désiré, cette fenêtre s'ouvre. NOTE : Il est également possible de sélectionner un document et de le glisser dans la tâche.
E : Le bouton permet de modifier le titre des documents en A. Pour ce faire, sélectionner le document dont le titre doit être modifié en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	F : Le bouton permet de retirer un document de la liste en A. Pour ce faire, sélectionner le document à retirer en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.
G : Le bouton permet d'ouvrir un document en A. Pour ce faire, sélectionner le document qui doit être ouvert, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Il est également possible de double-cliquer sur la ligne du document pour l'ouvrir.	H : Le bouton permet de synchroniser les documents affichés en A avec le dossier de la tâche. Pour plus d'informations concernant le dossier de la tâche, voir la lettre U de cette fenêtre. Par exemple, si je retire un document directement à partir du dossier de la tâche sur mon ordinateur, il ne se retirera pas automatiquement en A. Après avoir cliqué sur le bouton , il disparaîtra de la liste en A.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Veuillez rechercher le document et ensuite cliquer sur ouvrir.

Après avoir cliqué sur ouvrir, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de l'emplacement initial du document dans l'ordinateur.	B : Il s'agit de l'emplacement vers lequel le document sera déplacé ou copié.
C : Permet de copier le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.	D : Permet de déplacer le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.
E : Permet de nommer le document.	F : Après avoir spécifié toutes les informations en C ou D et E, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Onglet « Caractéristiques »

A : Permets de changer le mode de saisie.	B : Permets de séparer les groupes de caractéristiques en onglets distincts.
C : Le bouton permet d'ajouter une caractéristique à la tâche. NOTE : La caractéristique doit être préalablement créée dans la « Gestion des caractéristiques ». Pour savoir comment créer une caractéristique, consulter le document « Gestion des caractéristiques ». Le bouton permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la tâche. NOTE : Le groupe de caractéristiques doit être préalablement créé dans la « Gestion des caractéristiques ». Le bouton permet de modifier la valeur de la caractéristique ou le groupe de caractéristique auquel la caractéristique est attribuée. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à modifier, puis cliquer sur le bouton . Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la tâche. Le bouton permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la tâche.

Onglet « Feuilles de temps »

A : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer une feuille de temps reliée à cette tâche.

Onglet « Listes de vérifications »

A : Permets de changer le mode d'affichage soit détaillé ou simplifié.	B : C'est le nom de la liste de vérifications configuré dans Prodon.
C : Indique si la liste de vérifications est complétée.	D : Permets d'ajouter, de modifier ou de retirer une liste de vérifications à cette tâche. Les 2 derniers boutons indiquent s'il y a une référence pour la liste ou le point de vérification.
E : Permet de changer l'ordre des points ou des sections de la liste.

Onglet « Tâches liées »

A : Il s'agit de la liste des tâches qui sont liées à la tâche en cours.	B : Il s'agit de la description de la tâche sélectionnée en A.
C : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche qui sera liée à la tâche en cours.
E : Le bouton permet de lier une tâche déjà existante dans ProDon à la tâche en cours.	F : Le bouton permet d'ouvrir la fiche d'une tâche liée afin de la modifier ou de la consulter. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier en A, puis cliquer sur le bouton .
G : Le bouton permet d'ouvrir le dossier d'une tâche liée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le dossier doit être consulté en A, puis cliquer sur le bouton .	H : Le bouton permet de lier la tâche en cours à une tâche principale déjà existante dans ProDon.
I : Le bouton permet de supprimer le lien entre les deux tâches.

Ajout d'une tâche identique à plusieurs clients en même temps

Pour ajouter une tâche identique à plusieurs clients en même temps, il faut se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Clients » de la page d'accueil, puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, tous les clients à qui une tâche identique doit être ajoutée. NOTE : Les clients peuvent également être recherchés à l'aide d'un filtre ou d'une liste personnalisée.	B : Il s'agit de la liste des clients à qui une tâche identique sera ajoutée.
C : Il s'agit du nombre de clients à qui la tâche sera ajoutée.	D : Après avoir recherché tous les clients pour qui une tâche identique doit être créée, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Le nombre de clients pour qui la tâche sera créée s'inscrit automatiquement. Une tâche créée pour plusieurs clients et une tâche créée pour un seul client se configurent de la même manière. Pour savoir comment configurer cette fenêtre ainsi que tous les onglets, consulter la section « Configuration / modification d'une tâche ».

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Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)
Version : 4.6.7.22

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