ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

La gestion des tâches et historique est un outil intégré au logiciel qui pernet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des gens de la base de données, afin d'en garder un historique.

Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.

De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier de la tâche.

Aussi, si le module « réseau » est actif, il est possible d’attribuer des tâches à d’autres membres de l’équipe.

Accéder aux tâches et historique

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de plusieurs endroits différents :

• À partir du menu principal
• À partir de la barre de raccourcis
• À partir de la « Gestion des clients »
• À partir d'une fiche client

À partir du menu principal

En accédant à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, il est possible de consulter une liste de toutes les tâches existantes dans la base de données. Il est également possible de les modifier et d'en ajouter.

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir «  Tâches et historique ».

À partir de la barre de raccourcis

En accédant à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis, il est possible de consulter une liste de toutes les tâches existantes dans la base de données. Il est également possible de les modifier et d'en ajouter.

A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis, cliquer sur ce bouton.	B : Il s'agit du nombre de tâches qui ne sont pas encore complétées.
NOTE : Pour savoir comment ajouter le bouton des tâches et historique à la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document Préférences ».

À partir de la gestion des clients

En accédant à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la « Gestion des clients », il est possible de consulter la liste des tâches d'un seul client à la fois, il n'est pas possible de consulter les tâches de tous les clients en même temps. Il est également possible d'ajouter et de modifier des tâches. En ce qui concerne la modification des tâches, il est possible de le faire pour un seul client à la fois. Il est cependant possible d'ajouter une tâche pour un seul client à la fois ou pour plusieurs clients à la fois. Pour savoir comment consulter ou modifier les tâches de plusieurs clients à la fois, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la « Gestion des clients », à partir du menu principal, cliquer d'abord sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données.	B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A.
C : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches d'un client, ou d'ajouter des nouvelles tâches à un client. Pour ce faire, rechercher d'abord à l'aide de la barre de recherche en A, le client dont une tâche doit être consultée, modifiée ou ajoutée, sélectionner ensuite le client en B, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste en A. Pour ce faire, rechercher, à l'aide de la barre de recherche en B, les clients dont une tâche doit être ajoutée, puis cliquer sur le bouton .

À partir d'une fiche client

En accédant à la « Gestion des tâches et historique » à partir d'une fiche client, il est possible de consulter la liste des tâches d'un seul client à la fois, il n'est pas possible de consulter les tâches de tous les clients en même temps. Il est également possible d'ajouter et de modifier des tâches, mais pour un seul client à la fois également. Pour savoir comment consulter ou modifier les tâches de plusieurs clients à la fois ou pour savoir comment ajouter une tâche , voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la fiche d'un client, aller d'abord dans la « Gestion des clients ». Pour ce faire, à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données, choisir le client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée.	B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A.

A : Cliquer sur le bouton  pour consulter ou modifier les tâches du client à l'écran, ou pour ajouter des nouvelles tâches à ce client. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.

Liste des tâches planifiées pour un client

En cliquant sur le bouton Fichier:Bouton tâche et historique.png, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours.	B : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches complétées.
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes de toutes les tâches, en cours et complétées.

En double-cliquant sur une tâche, c’est-à-dire sur une ligne, ou en se positionnant dessus et en cliquant sur le bouton « entrée » du clavier, la fenêtre suivante s’ouvre.
Fichier:Tâches et historique 002.png

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