ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

La gestion des tâches et historique est un outil intégré au logiciel qui pernet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des gens de la base de données, afin d'en garder un historique.

Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.

De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier de la tâche.

Aussi, si le module « réseau » est actif, il est possible d’attribuer des tâches à d’autres membres de l’équipe.

Sommaire des tâches à l'ouverture de ProDon

À l'ouverture de ProDon, cette fenêtre s'ouvre. Elle contient le sommaire des tâches à effectuer.

Fenêtre de rappel

La fenêtre suivante s'ouvre lorsqu'un rappel a été activé dans une tâche. Pour plus de détails concernant l'activation d'un rappel, consulter cette section.

Accéder aux tâches et historique

Il est possible d'accéder aux tâches et historique à partir de plusieurs endroits de la base de données :

• À partir du menu principal
• À partir de la barre de raccourcis
• À partir de la « Gestion des clients »
• À partir d'une fiche client

À partir du menu principal

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes de la base de données
  
• Modifier une tâche existante
  
• Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
  

NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».

Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir «  Tâches et historique ». Après avoir cliqué sur «  Tâches et historique », consulter cette section.

À partir de la barre de raccourcis

Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis. Dans cette gestion, il est possible de :

• Consulter la liste de toutes les tâches existantes de la base de données
  
• Modifier une tâche existante
  
• Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
  

NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».

A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section.	B : Il s'agit du nombre de tâches qui ne sont pas encore complétées.
NOTE : Pour savoir comment ajouter le bouton des tâches et historique à la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document Préférences ».

À partir de la « Gestion des clients »

À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :

• Consulter les tâches d'un seul client à la fois
• Modifier une tâche existante
  
• Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
  
• Ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois
  

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».

Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données.	B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A.
C : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches d'un client, ou d'ajouter des nouvelles tâches à un client. Pour ce faire, rechercher d'abord à l'aide de la barre de recherche en B, le client dont une tâche doit être consultée, modifiée ou ajoutée, sélectionner ensuite le client en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste en A. Pour ce faire, rechercher, à l'aide de la barre de recherche en B, les clients dont une tâche doit être ajoutée, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section.

À partir d'une fiche client

À partir d'une fiche client, il est possible de :

• Consulter les tâches d'un seul client à la fois
• Modifier une tâche existante
  
• Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
  

NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour savoir comment ajouter des nouvelles tâches pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».

Pour accéder à la fiche d'un client, aller d'abord dans la « Gestion des clients ». Pour ce faire, à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données, double-cliquer sur la ligne du client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée.	B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A.

Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Le bouton  permet de consulter ou modifier les tâches du client à l'écran, ou d'ajouter des nouvelles tâches à ce client. Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.

Gestion des tâches et historique

Après avoir cliqué sur le bouton de la barre de raccourcis, sur «  Tâches et historique » du menu « Analyse » de la page principale ou sur le bouton dans la « Gestion des clients » ou dans une fiche client, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours.	B : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches complétées.
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes des tâches, en cours et des tâches complétées.	D : Il s'agit de la liste de toutes les tâches non-terminées de la base de données. NOTE : Si cette fenêtre est ouverte à partir de la « Gestion des clients », elle contient les tâches d'un seul client.
E : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en D.	F : Permet de produire des rapports. NOTE : Deux rapports sont disponibles, la liste sommaire des tâches et le détail de la tâche sélectionnée.
G : Permet de filtrer les tâches de la liste en D. Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter le document « Filtrer les informations (Requêtes) ».	H : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche à la liste en D.
I : Le bouton permet de modifier une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton .	J : Le bouton permet de supprimer une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton .
K : Permet d'exporter dans Excel la liste des tâches en D. Pour plus d'informations concernant l'exportation, consulter le document « Exportation et fusion de données ».	L : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en D a été créée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le client doit être modifié, puis cliquer sur le bouton .

Ajout / modification d'une tâche

Après avoir cliqué sur le bouton  ou sur le bouton de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de choisir dans quel intervalle de dates la tâche doit être effectuée.	B : Permet d'indiquer un approximatif du temps de réalisation de la tâche.
C : Permet de choisir le type de la tâche. Il est possible d'en choisir un déjà créé en cliquant sur la flèche déroulante ou d'en crééer un nouveau en cliquant sur le bouton .	D : Permet d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure.
E : Le bouton permet d'activer une périodicité à la tâche ou de créer la même tâche pour plusieurs dates. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	F : Permet de spécifier la date à laquelle la tâche viendra à échéance. NOTE : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A.
G : Il s'agit du numéro de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement par la base de données et n'est pas modifiable.	H : Permet de spécifier le niveau de priorité de la tâche.
I : Le bouton permet d'affecter la tâche à un client de la base de données. Après avoir choisi le client, son nom s'inscrira en K.	J : Le bouton permet de désaffecter le client spécifié en K. La tâche ne sera donc plus affectée à aucun client.
K : Il s'agit du client auquel la tâche est affectée. Pour le désaffecter, cliquer sur le bouton , en I.	L : Permet de dupliquer les informations des champs A, B, C, D et G et les informations de l'onglet « Description » d'une autre tâche.
M : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est à faire. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est à faire.	N : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est en réalisation. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est en réalisation.
O : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est terminée. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est terminée.	P : Le bouton permet d'annuler la tâche. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche a été annulée.
Q : Le bouton permet de consulter et de modifier la fiche du client auquel la tâche est affectée. Le nom du client est indiqué en K. Pour affecter la tâche à un autre client, désaffecter le client en I, puis affecter un nouveau client en H.	R : Le bouton permet de consulter le dossier contenant les documents liés à la tâche. Pour savoir comment ajouter des documents à ce dossier, voir la section « Onglet « Documents » ».

Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches

Onglet « Planification d'un tâche périodique »

Onglet « Génération d'un lot de tâches »

Onglet « Génération »

Onglet « Calendrier »

Onglet « Répétition d'une tâche à intervalle »

Onglet « Rappel »

A : Si cette case est cochée, un rappel sera activé pour cette tâche. Cette fenêtre s'ouvrira à la date et l'heure spécifiées en B ou en C.	B : Si cette case est cochée, il est possible de choisir combien de temps avant le début de la tâche la fenêtre de rappel doit apparaître.
C : Si cette case est cochée, il est possible de choisir à quelle date et heure la fenêtre de rappel doit apparaître.

Onglet « Création / modification »

A : Indique quel utilisateur de ProDon a créé la tâche ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été créée.	B : Indique quel utilisateur de ProDon a modifié la tâche la dernière fois ainsi que l'heure et la date à laquelle la dernière modification a été effectuée.

Onglet « En réalisation »

A : Indique quel utilisateur de ProDon a mis la tâche en réalisation ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise en réalisation.

Onglet « Terminée »

A : Indique quel utilisateur de ProDon a terminé la tâche ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise terminée.

Onglet « Description »

A : Le bouton permet d'ajouter la date, l'heure et le nom d'utilisateur ProDon en C. Le bouton permet d'ajouter la date et le nom d'utilisateur ProDon en C.	B : Le bouton permet d'ajouter un modèle de texte en C. Dans cet exemple, le modèle de texte indique les étapes à suivre pour un suivi de bénévolat. Pour crééer un nouveau modèle de texte, voir la lettre F.
C : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche. Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite.	D : Le bouton permet d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrire automatiquement dans le courriel.
E : Le bouton  permet de consulter et modifier les informations inscrites en C et de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche, Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite.	B : Après avoir modifié ou consulté les informations en A ou ajouté un modèle de texte en C, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».
C : Le bouton permet d'ajouter en A un modèle de texte déjà créé ou de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	D : Le bouton «  Imprimer » permet d'imprimer les informations en A.
E : Le bouton «  Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Modèle de texte », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés.	B : Le bouton « Nouveau » permet de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.

Après avoir cliqué sur le bouton « Nouveau », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de spécifier un code pour le nouveau modèle de texte.	B : Permet de spécifier une description pour le nouveau modèle de texte.
C : Permet de composer le nouveau modèle de texte.	D : Après avoir spécifié toutes les informations nécessaires en A, B et C, cliquer sur le bouton «  Confirmer l'ajout ».

Onglet « Accessibilité »

A : Permet de choisir à quel utilisateur de ProDon la tâche doit être attribuée.	B : Permet de spécifier quels utilisateurs de ProDon pourront consulter la tâche.
C : Permet de spécifier quels utilisateurs de ProDon pourront modifier la tâche.

Onglet « Documents »

A : Il s'agit de la liste de tous les documents liés à la tâche.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'afficher l'arborescence du dossier dans lequel les documents en A sont enregistrés.	D : Le bouton permet d'ajouter un document à la liste en A. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.
E : Le bouton permet de modifier le titre des documents en A. Pour ce faire, sélectionner le document dont le titre doit être modifié en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	F : Le bouton permet de retirer un document de la liste en A. Pour ce faire, sélectionner le document à retirer en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.
G : Le bouton permet d'ouvrir un document en A. Pour ce faire, sélectionner le document qui doit être ouvert, puis cliquer sur le bouton .	H : Le bouton permet de synchroniser les documents affichés en A avec le dossier de la tâche. Par exemple, si je retire un document directement à partir du dossier de la tâche sur mon ordinateur, il ne se retirera pas automatiquement en A. Après avoir cliqué sur le bouton , il disparraîtra de la liste en A.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de l'emplacement initial du document dans l'ordinateur.	B : Il s'agit de l'emplacement vers lequel le document sera déplacé ou copié.
C : Permet de copier le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.	D : Permet de déplacer le document à partir de l'emplacement en A, vers l'emplacement en B.
E : Permet de nommer le document.	F : Après avoir spécifié toutes les informations en C, D et E, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit du titre actuel du document.	B : Permet de donner un nouveau titre au document.
C : Pour confirmer la modification du titre, cliquer sur le bouton «  Confirmer ».	D : Pour annuler la modification du titre, cliquer sur le bouton «  Annuler ».

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

En cliquant sur le bouton «  Oui », cette fenêtre s'ouvre et le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon. En cliquant sur le bouton «  Non », le document restera dans la liste des documents dans ProDon.

En cliquant sur le bouton «  Oui », le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon et du dossier de la tâche sur l'ordinateur. En cliquant sur le bouton «  Non », le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon, mais pas du dossier de la tâche sur l'ordinateur.

Onglet « Caractéristiques »

A : Il s'agit de la liste des caractéristiques pour cette tâche.	B : Le bouton permet d'ajouter une caractéristique à la liste en A. NOTE : La caractéristique dois être préalablement créée dans la « Gestion des caractéristiques ». Pour savoir comment crééer une caractéristique, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».
C : Le bouton permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la liste en A. NOTE : Le groupe de caractéristiques dois être préalablement créé dans la « Gestion des caractéristiques ».	D : Le bouton permet de modifier la valeur de la caractéristique ou le groupe de caractéristique auquel la caractéristique est attribuée. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à modifier en A, puis cliquer sur le bouton .
E : Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la liste en A. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à supprimer en A, puis cliquer sur le bouton .	F : Le bouton permet de supprimer toutes les caractéristiques de la liste en A.

Onglet « Tâches liées »

A : Il s'agit de la liste des tâches qui sont liées à la tâche en modification.	B : Il s'agit de la description de la tâche sélectionnée en A.
C : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.	D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche qui sera liée à la tâche en modification.
E : Le bouton permet de lier une tâche déjà existante dans la base de données à la tâche en modification.	F : Le bouton permet d'ouvrir la fiche d'une tâche liée afin de la modifier. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier en A, puis cliquer sur le bouton .
G : Le bouton permet d'ouvrir le dossier d'une tâche liée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le dossier doit être consulté en A, puis cliquer sur le bouton .	H : Le bouton permet de supprimer le lien entre les deux tâches.

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Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)

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