ProDon:Lexique

LISTE SOMMAIRE DES PRINCIPAUX TERMES DU LOGICIEL

Voici une liste sommaire des principaux termes utilisés dans les documents d’aide.

N.B. Les documents d’aide sont conçus pour vous faciliter l’apprentissage et vous offrir une meilleure compréhension du logiciel, vous permettant ainsi d’utiliser son potentiel au maximum.

Nous nous efforçons de tenir ces documents à jour et d’en créer de nouveaux suite à l’analyse des interventions faites avec nos clients. Si à la lecture de ces documents, certaines parties ne vous semblent pas claires, ou si vous constatez des erreurs, faites-le nous savoir et nous ferons les corrections qui s’imposent, car c’est avec votre aide que nous pourrons améliorer cette documentation.

Merci de votre collaboration!

Activité	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités doivent être créées afin de détailler les transactions liées à cette occasion de dons. Pour plus d'informations sur les activités, consulter la section « Modification d'une activité de revenus » du document « Gestion des occasions de dons ».
Affiliation	Une affiliation représente le cheminement possible d’un client vers un autre en passant par les liens qui l’unissent à d’autres clients. Par exemple, pour vérifier rapidement si la fondation connaît quelqu'un qui connaît quelqu'un qui connaît... Pour plus d'informations sur les affiliations, consulter la section « Onglet « Affiliations » » du document « Gestion des clients ».
Analyse & historique	Gestion de ProDon  dans laquelle il est possible de consulter plusieurs éléments tels que toutes les transactions de la base de données (transactions perçues, transactions bénéficiaires, engagements, dépenses, etc.), les envois, les participants, etc.
Appellation	Mot précédant le prénom d’un client dans une salutation (monsieur, madame, etc.).
Barre de recherche	Outil présent dans pratiquement toutes les gestions de ProDon, qui permet d'effectuer des recherches en inscrivant un mot clé, une portion de mot ou une fonction de recherche dans une boîte de recherche. Pour plus d'informations sur la barre de recherche, consulter le document « Barre de recherche ».
Bénéficiaire	Indique si le client est bénéficiaire ou donateur. Dans l’édition du client, allez dans l’onglet « 2-Info » et cochez la case « Bénéficiaire ». Transaction représentant une somme émise ou distribuée à d'autres organisations ou bénéficiaires (assiciations, fondations, étudiants...) tels que prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux...)
Bien	Lorsque le don est de nature autre que monétaire (ex. meubles, articles divers), dans la gestion des transactions, le mode de paiement « Nature » doit être choisi. Les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent alors actives pour inscrire les informations requises.
Boîte de recherche	Dans la barre de recherche, on retrouve une case vide en haut de chaque colonne. C’est dans cette case que l’on inscrit les critères de recherche.
Campagne
Caractéristique	Permet de garder une information dans ProDon si aucun champ déjà présent ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom, une valeur, ainsi que des dates de début et fin.
Catégorie de clients	Indiquez ici si le client est, par exemple : bénévole, membre du CA, bénévole de la campagne 2006, etc.
Champ	Dans une base de données, chaque donnée saisie est insérée dans une colonne qui porte un nom unique. Généralement, le nom de l’entête de la colonne est le nom du champ.
Champ de fusion	Lors du publipostage, ce sont les champs à insérer dans un document Word.
Champ obligatoire	Si vous obtenez le message suivant : information manquante, sauvegarde annulée; recherchez le champ dont le libellé est bleu et complétez l’information manquante.
Champ personnalisé
Cie
Client	Les donateurs, bénéficiaires, défunts, solliciteurs, etc. sont inscrits dans la gestion des clients.
Client anonyme
Client inactif
Client lié	Principalement utilisé pour noter le défunt (dans « Lien client(s) » d’une occasion de dons In memoriam). Principalement utilisé pour noter la personne à aviser (idem).
Client tiers
Compte de banque	Lors d’un dépôt, on doit inscrire le nom de l’institution financière où le dépôt sera fait, ainsi que son numéro de compte. C’est dans cette gestion que ces informations sont inscrites. Un numéro de compte doit être assigné pour chaque institution bancaire où les dépôts seront effectués.
Compte de GL	Il est possible d’inscrire les codes GL spécifiques pour chaque activité. Ces codes sont utiles dans ProDon lors de la production des rapports et aussi lors du transfert des données vers un logiciel comptable. Codes du Grand Livre. Référant à un système comptable.
Contact	Liste des différents contacts pour un client donné. Principalement utilisé dans les informations d’une compagnie.
Création	Date à laquelle la saisie de données a été faite. Cette date ne peut être modifiée, contrairement aux autres champs date.
CRM
Défunt
Document à émettre	Document à émettre avec Word, manuellement ou par méthode automatique, à la suite du report d’un lot de transactions.
Document maître	Document Word qui utilise des champs de fusion pour le publipostage. Des modèles de document maître se retrouvent dans l’onglet *Modèles Logilys*. Vous devez dupliquer ces modèles pour les utiliser.
Don en ligne
Don In memoriam	Don fait en mémoire d’un défunt. Ce type de don implique généralement trois individus, le donateur, le défunt et la famille à aviser du don.
Doublon	Un doublon est un client présent plus d’une fois dans la base de donnée aux mêmes coordonnées. Il est possible de fusionner les deux fiches en une seule grâce à l’outil liste personnalisée de doublons.
Effet bancaire	Un effet bancaire est de l’argent sous une autre forme qu’en espèces. Par exemple : mandat-poste, chèque, etc.
Engagement	Don fait en plusieurs versements. Implique généralement une fréquence de versement fixe ou encore un objectif ciblé. Nécessite le module « Engagement et prospection ».
Envoi provisoire
Espèces	Terme pour désigner de l’argent sous forme de comptant.
Évaluateur	Champ disponible dans une transaction ayant un mode de paiement en nature afin d’y saisir le nom et l’adresse d’un évaluateur externe.
Exclu du publipostage
Exportation et fusion	Possibilité d’exporter des données vers des documents de format Word, Excel, Texte.
Facturation
Filtre courant	Une fois que le filtre est bâti, vous pouvez le sauvegarder. Inscrivez un titre dans la case Filtre sauvegardé et appuyez sur « Filtre + »
Filtre temporaire	Ce bouton est accessible dans la plupart des menus et vous permet de bâtir un filtre contenant des critères spécifiques de recherche. Ce filtre sera accessible ultérieurement si vous le sauvegardez.
Fonction de recherche	Fonction spéciale que l’on saisit dans la boite de recherche afin d’isoler des transactions de divers formats (date, nombre, valeur logique), ou encore de traiter des formats texte par critère spécifique.
Fonctions avancées
Fonctions spéciales	Bouton accessible dans plusieurs gestions : Client, Analyse et historique, Transactions... permettant des fonctions de modification avancée.
Format
Formulaire Web
Grille de gestion	Dans le menu principal, lorsque vous cliquez sur un bouton pour accéder à la gestion des données, la première fenêtre qui s’ouvre est appelée une grille de gestion.
Groupe d'âge
Historique d'envois
Importation
Inactif
Intégration comptable
Libellé
Lien	Élément reliant deux fiches clients. Un parent est lié à son enfant par un lien « Parent / Enfant ». Très utile à long terme, il est intéressant de noter des liens aussi divers que les bons amis ou les fournisseurs de nos clients. Lorsqu’il existe un lien entre 2 clients, la « 'G'estion des types de liens » sert à les définir (Ex. : conjoint, frère/sœur, famille à aviser, etc.)
Liste active	Comprend tous les enregistrements apparaissant dans la liste affichée.
Liste de distribution
Liste déroulante dynamique
Liste personnalisée	Il est possible d’assigner des clients à une liste en utilisant des critères de sélection spécifiques. On peut par la suite rappeler cette liste de clients par le bouton filtre.
Liste personnalisée dynamique	Permet de créer une liste qui se tient à jour en fonction des critères qui ont servi à la créer. Le nombre de clients présent dans cette liste peut donc varier fréquemment.
Liste personnalisée statique	Permet de créer une liste qui ne se tiendra pas à jour d’elle-même. Il est donc possible de consulter la liste telle qu’elle était, plus tard.
Lot	Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations.
Mise à jour Web
Mode de paiement	Gestion où sont inscrits les différents modes de paiements (argent comptant, chèque, Master Card, Visa, nature, etc.)
Mode de paiement « Promesse »	Permet d’enregistrer la transaction même si aucun paiement n’a été versé. Voir mode de paiement.
Mode de paiement « Nature »	Dans la « Gestion des transactions », lorsque le mode de paiement « Nature » est choisi, les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent actives pour inscrire les informations requises.
Multiorganismes
Modification
NUC	Numéro Unique Client que ProDon attribue automatiquement lors de l’entrée d’un nouveau client.
Occasion bénéficiaire
Occasion de dons
Participant
Période	Gestion où sont entrées les différentes périodes de temps (cumulatif à vie, cumulatif annuel, etc.)
Personne à aviser
Préférences utilisateur / système	Permet de configurer plusieurs éléments de ProDon. Les préférences utilisateur sont uniques par profil utilisateur de ProDon. Les préférences systèmes sont modifiables uniquement par le profil superviseur et ont un impact sur tous les usagers.
Projet comptable
Prospection	Permet de planifier des objectifs en lien avec des engagements.
Provenance
PubliCourriel
Publipostage	Pour la production de lettres, listes, étiquettes, etc. Un document maître Word utilisant des champs de fusion est créé. Nommer les 5 types + ajouter les liens vers les bonnes sections du doc.
Rappel	Rappel tâche (pop up)
Rapport	Accessible par l’icône représentant une imprimante. Il vous donne la possibilité de visualiser ou d’imprimer des rapports.
Rapport personnalisé
Reçu	Cette grille de gestion a pour fonction d’émettre les reçus suite à l’action de valider et accepter un lot de transaction. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active.
Reçu à calculer	Reçu dont le montant devra être calculé plus tard en fonction des dépenses engendrées dans le cadre de l’occasion. Note : Lorsque le montant du reçu est connu, allez dans la «Gestion des occasions de dons », puis inscrire le montant pour l’activité concernée. Le reçu sera alors transféré dans l’onglet «Reçus à émettre ».
Reçu à émettre	Reçu dont le montant est connu et qui peut être émis.
Reçu annuel	Reçu dont le montant est le cumulatif des dons de la période en cours pour un même donateur. Habituellement émis une seule fois par année.
Reçu avec remerciement intégré
Reçu stantard
Reçu Word
Régions
Report de transactions	Lorsque vos transactions sont enregistrées dans ProDon, vous devez valider celles-ci après avoir validé les informations. Lorsque vous effectuez ce report des transactions, un numéro de lot y est rattaché.
Restauration de données	À utiliser uniquement en cas de problème, permet de remettre la base de données à l’état où elle était à un point précis (sauvegardes). Naturellement, tous les changements (transactions/correction d’adresse, émission de reçus, etc.) depuis la dernière sauvegarde sont perdus.
Salutation	Champ fusionné regroupant plusieurs champs avec une disposition spécifique et qui sera utilisé lors du publipostage. On retrouve la salutation courte et lasalutation longue. Nommer les 4 types de salutation (courte, longue, couple, personnalisée)
Sauvegarde de données	Procédure de sauvegarde de la base de données qui créera un fichier portant la date et l’heure de la sauvegarde dans le nom du fichier. À FAIRE QUOTIDIENNEMENT!
Secteur d’activité	Gestion qui permet de spécifier les secteurs d’activités dans lesquels peuvent œuvrer les clients ( ex. : agriculture, commerce au détail, médical, industrie, enseignement, etc.)
Solliciteur	Case à cocher dans clients, qui indique si celui-ci est considéré comme une personne qui sollicite les donateurs.
Sommaire	L’activation de ce bouton dans « Analyse & historique » vous affichera le sommaire des transactions de la liste active dans le bas de la grille de gestion.
Sommaire d'analyse
Suffixe	Placé après le nom d’un individu, Ex. : « ,Md. » pour médecin, « ,Ing. » pour ingénieur, etc.
Tâche en réalisation
Tâches et historique	Accessible dans la barre d’outils mise à jour de la gestion des clients. Permet de créer une tâche planifiée pour le client en cour.
Tâche liée
Tâche terminée
Transaction anonyme	Lié à la case à cocher de l’onglet « 2-Info » de la fiche client. Vous devrez vous assurer de ne pas faire figurer ces transactions sur des rapports qui seront publics.
Transaction de dépense	Dépenses occasionnées par la tenue d’occasions qui génèrent des revenus (Ex. : service de traiteur, location de salles, achat de nourriture, etc.)
Transaction en attente	Transaction pour laquelle le don n’a pas encore été versé. (Ex. : promesse de dons, billets livrés mais non payés, etc.)
Transaction négative (crédit)
Transaction non-reportée
Transaction perçue	Transaction de base de ProDon. En général, commandite, vente de billets, don de biens, etc.
Transaction reportée
Vue

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