ProDon:Listes personnalisées

Introduction

L’outil de listes personnalisées permet de créer des listes de clients. Une fois créées, ces listes de clients sont enregistrées, elles peuvent donc être générées à nouveau autant de fois que désiré, sans nécessairement entrer à nouveau tous les critères chaque fois. Bien qu’il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la « Gestion des clients », il s’agit toujours de listes de clients.

Le bouton permet de créer une liste personnalisée et se retrouve dans les gestions suivantes de ProDon :

• Gestion des clients
  
• Gestion des tâches et historique
  
• Analyse et historique
  
• Reçus à émettre
  
• Documents à émettre

Il existe deux options de listes personnalisées : les listes statiques et les listes dynamiques, mais les listes dynamiques sont disponibles seulement dans la « Gestion des clients ». Plusieurs types de listes personnalisées existent pour les listes statiques, mais selon la gestion à partir de laquelle la liste est créée, certains types ne seront pas disponibles. Pour les listes dynamiques, seulement deux types sont disponibles.

Pour créer une liste personnalisée, il faut d'abord éditer certains critères à l'aide d'une recherche ou d'un filtre, afin de préparer la liste active. Une fois que la liste active est préparée, il faut ensuite choisir si la liste à créer est statique ou dynamique, sélectionner le bon type de liste personnalisée, nommer la liste personnalisée, puis éditer les critères de recherche. Une fois que la liste est créée, elle devient un critère de filtre et c'est de cette façon qu'il sera possible de la consulter.

Préparation de la liste active

Pour créer une liste personnalisée, il faut d'abord préparer la liste active. La liste active est la liste des éléments trouvés dans une grille de gestion. Pour préparer la liste active avant d'éditer les critères de liste personnalisée, se rendre dans la gestion appropriée selon le type de liste personnalisée à créer, puis éditer tous les critères de recherche désirés qui sont possible d'être édités à l'aide de la barre de recherche ou d'un filtre.

Voici la liste active lorsqu'aucune recherche n'a été effectuée ou qu'aucun filtre n'a été appliqué. Elle comprend donc tous les clients de la base de données.

Fichier:Listes personnalisées 001.png

Après avoir recherché les clients de Victoriaville, le nombre d'items à l'écran diminue, mais il s'agit toujours de la liste active.

Fichier:Listes personnalisées 002.png

Configuration des listes personnalisées

Après avoir configuré la liste active dans la gestion désirée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, afin d'éditer les critères de la liste personnalisée.

Dans la « Gestion des clients », deux options seront disponibles : « Listes statiques » ou « Listes dynamiques ». Dans toutes les autres gestion, seule l'option t « Listes statiques », alors aucun choix n'est offert.

Liste statique

Une liste statique est une liste de clients qui a une durée de vie très limitée, puisqu'elle ne se maintient pas à jour par elle-même et qu'il est très facile de la briser. Généralement, la liste personnalisée statique sert à isoler une liste de clients dans le but de créer un rapport ou un publipostage.

Dans l'outil de listes personnalisées, il est possible de créer, modifier ou détruire des listes, mais il n'est pas possible de simplement en consulter une. Pour plus de détais sur la consultation des listes personnalisées, voir cette section.

Après avoir cliqué sur le bouton et choisi l'option « Listes statiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 003.png
A : Il s'agit de tous les types de listes personnalisées statiques disponibles. Pour plus de détails, consulter cette section.	B : En cochant cette case, les clients exclus du publipostage et qui répondent aux critères seront ajoutés à la liste.
C : Les boutons , et permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer des listes personnalisées.	D : Il s'agit de la liste personnalisée à éditer. Il est possible d'en choisir une déjà créée et de la modifier, ou d'en créer une nouvelle à l'aide des boutons en C.
E : Permet d'éditer les critères pour la liste personnalisée. Les critères à éditer changeront en fonction du type de liste personnalisée statique choisi.	F : Permet d'ajouter à la liste les clients répondant aux critères édités en E.
G : Permet de retirer de la liste les clients répondant aux critères édités en E.	H : Permet de vider la liste avant d'ajouter un client en F.
I : Permet d'afficher automatiquement la liste modifiée ou créée dans la liste active.	NOTE : Il est fortement recommandé de laisser la case en I décochée en tout temps. Pour savoir comment consulter les listes personnalisées, voir cette section.

Après avoir cliqué sur le bouton afin ajouter une nouvelle liste personnalisée, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:Listes personnalisées 004.png
A : Nommer la nouvelle liste personnalisée.	B : Il est impossible de modifier le type de liste à partir de cette fenêtre.

Types de listes personnalisées statiques

Il existe 7 types de listes personnalisées statiques et chaque type contient des critères différents. Voici les 7 types :

• Tous les clients de la liste active
• Tous les clients tiers de la liste active
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois
• Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels
• Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien
• Le client sélectionné seulement

Tous les clients de la liste active

Permet d’extraire tous les clients qui sont actuellement dans la liste active.

Ce type de liste personnalisée est utile si tous les clients à ajouter ou à retirer d'une liste sont déjà isolés dans la liste active.

Tous les clients tiers de la liste active

Disponible seulement dans quelques onglets de « Analyse et historique » et permet d'extraire tous les clients tiers inscrits dans les transactions de la liste active.

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons

Permet d'extraire des clients correspondant à certains critères de dons.

Dans la fenêtre suivante, il faut paramétrer les options afin de cibler des clients par rapport à un historique de dons.

Pour éditer les critères de dons, sélectionner d'abord le type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
Fichier:Listes personnalisées 004.png
ATTENTION : Seuls les clients faisant parti de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Permet de se baser sur le montant total des transactions des clients.	B : Permet de se baser sur le montant total des reçus émis aux clients.
C : Cette option n'est pas disponible dans le premier critère. Elle permet de cibler une variation relative au critère précédent. Par exemple, si 50 $ était inscrit, les clients ayant donné 50 $ de plus ou de moins dans une occasion par rapport à une autre ou dans une année par rapport à une autre auraient été trouvés.	D : Permet de définir le nombre de versements pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et qu'un minimum de 1 transaction et un maximum de 2 transactions avaient été définis, un client ayant fait 3 transactions de 200 $ ne serait pas trouvé.
E : Permet de se baser sur les transactions les plus élevées pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et que seulement les 2 transactions les plus élevées des clients seraient pris en considération, un client dont les 2 transactions les plus élevées sont 500 $ et 600 $ ne serait pas trouvé.	F : Permet de définir l'intervalle de dates dans lequel les transactions doivent avoir été effectuées.
G : Dépendemment de la période sélectionnée en F, les dates seront automatiquement modifiées. Il est également possible de définir des dates spécifiques, dans ce cas, le champ F deviendra vide et ProDon se basera uniquement sur les dates inscrites ici.	H : Permet de choisir pour quel organisme les transactions doivent avoir été effectuées. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé.
I : Permet de sélectionner le type de donateur entre les choix « donateur », « donateur tiers » ou « donateur et donateur tiers ».	J : Permet de choisir si la recherche doit être basée sur toutes les transactions ou si elle doit être basée sur une ou des occasions, campagnes ou activités en particulier.
K : Permet d'inclure ou pas les engagements.	L : Permet de baser la recherche sur une ou des provenances en particulier.
M : Dépendemment du type de sélection choisi en J, les boutons  et  et les cases à gauche des boutons seront disponibles ou non. Le bouton  permet de cocher toutes les cases à gauche des boutons et le bouton  permet de toutes les décocher. NOTE : Il est également possible de sélectionner case par case celles qui doivent être cochées.	NOTE : Pour les points D et E, les « 0 » indiquent que la case doit être ignorée. Donc, si « 0 » est inscrit en D, ce champ ne sera pas pris en considération. En E, par exemple, si le minimum est « 2 », mais qu'il n'y a pas de maximum, il faut inscrire un maximum de « 0 » et si le maximum est « 10 » mais qu'il n'y a pas de minimum, il faut inscrire un minumum de « 0 ».

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois

Permet d'extraire des clients correspondant à certains critères d'envois.

Dans la fenêtre suivante, il faut paramétrer les options afin de cibler des clients par rapport à un historique d'envois.

Une liste par critère d'envois permettra principalement de trouver tous les clients n'ayant pas répondu suite à un envoi, dans le but d'effectuer une relance de sollicitation Ce type de liste est également utile pour trouver les clients ayant répondu positivement, ou encore les clients n'ayant pas reçu l'envoi du tout.

Pour utiliser la liste personnalisée des clients répondants à certains critères d'envois, il est important que les historiques d'envois aient été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment utiliser l'historique d'envois, consulter cette procédure.

Pour éditer les critères de dons, sélectionner d'abord le type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
Fichier:Listes personnalisées 005.png
ATTENTION : Seuls les clients faisant parti de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Inscrire la date que l'envoi a été effectué.	B : Choisir l'organisme pour lequel l'envoi a été effectué. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé dans la base de données.
C : Choisir l'occasion pour laquelle l'envoi a été effectué.	D : Choisir l'activité pour laquelle l'envoi a été effectué.
E : Inscrire le solliciteur de l'envoi.	F : Choisir la réponse adéquate, dépendant des clients à rechercher et de la configuration des réponses par défaut. Dans cet exemple, « En attente » signifie que je veux rechercher les clients à qui j'ai envoyé une sollicitation, mais dont je n'ai reçu aucune réponse, dans le but d'envoyer une relance.
G : Inscrire la description de l'envoi qui a été effectué.	H : Permet de chercher également les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée.
I : La recherche inverse permet de trouver tous les clients ne correspondant pas à tous les critères saisis.	J : Cette option permet d'inclure, en plus des clients répondant aux critères édités, tous les clients n'ayant aucun envoi documenté.
K : Permet d'ajouter un critère. Dans cet exemple, seulement 1 critère a été saisi.

Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels

Permet de trouver les doublons de clients de la base de données à partir d’une liste active.

Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

Pour savoir comment utiliser ce type de liste personnalisée, consulter la procédure « Recherche et élimination de doublons ».

Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien

Permet de créer une liste de clients basée sur les liens.

Une liste par critère de liens est utilisée pour trouver tous les clients liés à un des clients de la liste active. Par exemple, si la liste active est constituée de 5 fiches client étant des écoles dans lesquelles existent des liens vers les élèves, il serait possible de trouver tous les élèves de l'une ou l'autre des 5 écoles. Ou encore, si la liste active est constituée de toutes les fiches client des élèves d'une l'école, dans lesquelles existent des liens vers leurs parents, il serait possible de trouver tous les parents des élèves de l'école.

Pour utiliser le type de liste personnalisée par critère de lien, il faut que tous les liens aient toujours été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment ajouter des contacts liés à des fiches clients, consulter la procédure « Contacts et liens ».

Pour éditer les critères de dons, sélectionner d'abord le type de liste à utiliser, puis la liste personnalisée à modifier. Ensuite, cliquer sur « Éditer les critères », puis la fenêtre suivante s'ouvrira.
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Fichier:ProDon Listes Personnalisees 008.png
A : Pour indiquer le type de lien à traiter.	B : Si le type de lien est identique des deux côtés (par exemple : conjoint(e) / conjoint(e)), il peut être judicieux de rechercher les deux sens du lien. Affecte la mention en E.
C : Permet d’ajouter les clients de la liste active en plus des clients trouvés par les critères à la liste de client.	D : Affecte la mention en E et permet d’indiquer sur quel côté du lien la recherche doit être faite. Par exemple pour trouver les employés, il faudrait cocher cette option.
E : Indique par rapport à quel côté du lien les clients seront recherchés.

Le client sélectionné seulement

Permet de traiter le client sélectionné uniquement.

Peut être utile pour ajouter ou retirer des clients au cas par cas. Généralement, il sera plutôt préférable de passer directement par la fiche client, puis dans l’onglet « Listes » afin d’y cocher ou décocher le client en question.

Liste dynamique

La liste dynamique au contraire de la liste statique est toujours à jour. Chaque fois que vous consultez cette liste, tous les clients qu’elle contient correspondent exactement aux critères spécifiés lors de la création de la liste. Il est uniquement possible de faire des listes dynamiques par critères de dons ou d'envois.

Consultation d'une liste personnalisée

L’outil de liste personnalisée permet de créer des listes de clients. Bien qu’il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la gestion des clients, il s’agit toujours de listes de clients. Si vous consultez une liste dans analyse et historique, vous obtiendrez la liste de toutes les transactions des clients qui ont été placés dans cette liste.

Attention erreur fréquente : Se rendre dans analyse et historique pour isoler les transactions du golf à l’aide de la colonne « Occasion ». Il y a à l’écran 150 transactions, mais pour 125 clients. Lorsque vous ajoutez tous les clients de la liste active à la liste, c’est 125 clients que vous mettez dans une liste, et non 150 transactions. Si vous essayez de consulter cette liste dans analyse et historique, vous n’obtiendrez pas vos 150 transactions, mais bien toutes les transactions des 125 clients que vous avez mis dans la liste.

Pour consulter une liste, il faut absolument faire un filtre.  Pour plus de détails sur les possibilités de filtre, voir le document « Filtrer les informations ».

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Nom du document : ProDon:Listes personnalisées

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