ProDon:Publipostage

Introduction

Le publipostage consiste à envoyer de façon massive un document d'information à des clients. Il existe cinq types de publipostage : client ; transaction ; engagement ; Dons in Memoriam et contact .

Avant d'effectuer un publipostage, il faut d'abord composer un document maître, puis préparer la liste des personnes à qui sera expédié le document.

Pour plus d'informations concernant la gestion des documents maîtres, consulter cette procédure.

Préparation de la liste active

Pour effectuer un publipostage, il faut préparer une liste d'envoi en effectuant une recherche ou en appliquant un filtre.

Lorsque le document maître est créé, il ne pourra pas être utilisé dans n'importe quelle gestion, chaque type de document maître est disponible à des emplacements différents dans la base de données. Pour plus d'informations concernant les types de documents maître ainsi que leur emplacement dans la base de données, cliquer ici.

Afin de préparer la liste d'envoi, se rendre dans la gestion appropriée au type de document de fusion qui doit être envoyé.

Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant une recherche, utiliser la barre de recherche qui se trouve dans toutes les gestions de la base de données en inscrivant les critères de recherche dans les champs appropriés.

Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant un filtre, cliquer sur le bouton .

Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter ce document.

Lorsque le document maître est prêt et que les clients sont sélectionnés, débuter le publipostage.

Publipostage de type client

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux par exemple pour de la sollicitation, l'annonce d'événements, etc.

Après avoir préparé la liste d'envoi, cliquer sur le bouton .

Onglet Sélection

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Permet de choisir si le document sera généré à l'écran ou imprimé directement.	B : Permet de déterminer si le publipostage sera effectué pour toute la liste active ou plustôt s'il sera effectué pour seulement le client sélectionné.
C : Permet d'inclure les clients qui sont exclus du publipostage.	D : En cliquant sur ce bouton, une phrase indiquera le nombre de clients exclus du publipostage et le nombre de personnes au total à qui sera expédié le publipostage.
E : Pour inclure un titre dans le document maître, inscrire le « Titre Publipostage ». Pour qu'il soit actif, activer le champ de fusion « Titre_Publipostage » lors de la configuration du document maître.	F :
G :

Cette fenêtre s'ouvrira.
Fichier:ProDon Publipostage 001.png
A : Permet de faire le publipostage sur tous les clients où sur un seul client (celui sélectionné).	B : S’il y a des clients exclus du publipostage, cocher cette case si vous voulez les inclure NOTE : Pour vous indiquer s’il y a des clients exclus, voyez la phrase « Il y a XX client(s) exclu(s) sur XX client(s) au total.
C : Permet de donner un titre à notre publipostage. Ce titre est disponible dans Word sous le champ de fusion « Titre_Publipostage »	D : Les « documents standards » ne sont pas sauvegardés dans les dossiers des clients.
E : Les « documents à enregistrer » sont sauvegardés dans les dossiers des clients.

Fichier:ProDon Publipostage 002.png

F : Permet de choisir l’endroit où l’on veut que le document soit généré en premier.

Fichier:ProDon Publipostage 003.png

G : Lorsque le publipostage est une sollicitation, cette option vous permet de garder une trace dans les clients sélectionnés. (onglet « Sollicitation » dans la « Gestion des clients »).

Lorsque votre choix de document est fait (coché), le bouton « Générer » devient visible (à gauche du bouton « Fermer ». Vous pouvez désormais effectuer votre publipostage.

Publipostage de type transaction

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données de transactions, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche  ou à l’application d’un filtre .

Fichier:ProDon Publipostage 004.png

Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, la section « Regroupement » n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type « Transactions ».

Publipostage de type engagement

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données d’engagement, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche  ou à l’application d’un filtre .

Fichier:ProDon Publipostage 005.png

Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client.

Publipostage de type projet

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement d’ententes ou de contrats entre 2 individus / compagnies. Ce publipostage peut être effectué sur 1 seul projet à la fois, soit celui sélectionné.

Pour que l’on puisse faire un publipostage de type « Projet », les conditions encerclées en rouge dans la Gestion des documents maîtres doivent être remplies.

Le bouton « Générer » devient visible lorsque l’on sélectionne (coche) un document à émettre

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Nom du document : ProDon:Publipostage

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