ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

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Saisie d'heures de bénévolat


ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

La compilation de banques de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.


Mise en place de la structure

Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est-à-dire créer une affectation comptable, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de dons et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis créer un document maître pour le rapport.


Ajout de l'affectation comptable

Se rendre dans la « Gestion des affectations comptables ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », « Comptabilité », puis choisir « Bouton comptes de GL.png Affectations comptables ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter l'affectation comptable.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 001.png

A : Inscrire « N/A » dans le champ « Code ».

B : Inscrire « Non applicable » dans le champ « Description ».

C : Inscrire « N/A » dans le champ « Code pour exportation comptable » si le « Module intégration comptable » est actif.

D : Si besoin, inscrire le groupe d'affectation comptable.

E : Laisser le champ « Taxes » vide.

F : Décocher toutes les cases.

G : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ». NOTE : Cet exemple utilise N/A pour non-applicable, mais il est possible d'utiliser un autre code tel que S/O « sans objet » si désiré.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une affectation comptable, consulter cette procédure.


Ajout du mode de paiement

Se rendre dans la « Gestion des modes de paiements ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », « Comptabilité », puis choisir « Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 002.png Modes de paiements ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter le mode de paiement suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 003.png

A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».

B : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

C : Cocher la case « Transaction perçue » (si elle est visible) et décocher toutes les autres cases.

D : Choisir le type de transaction « Reçus ou émis ».

E : Si le mode de paiement aurait été un mode de paiement instantané nous aurions mentionné un type, mais dans ce cas ça ne s'applique pas. F : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un mode de paiement, consulter cette procédure.


Ajout du code de provenance

Se rendre dans la « Gestion des provenances ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Provenances ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter le code de provenance suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 004.png

A : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

Le« 5 » dans cet exemple représente le numéro de la provenance

suivante au dernier numéro entré simplement pour que les descriptions

soient classées selon le numéro et non pas par ordre alphabétique. Cependant, ceci n'est pas obligatoire.

B : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un code de provenance, consulter cette procédure.


Ajout de l'occasion de dons

Se rendre dans la « Gestion des occasions de dons ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Occasions ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter l'occasion de dons suivante.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 005.png

A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».

B : Décocher la case « Bénéficiaires ».

C : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

D : Cocher les cases tel qu'elles le sont dans l'exemple.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une occasion de dons, consulter cette procédure.


Ajout des activités de l'occasion

À partir de la fenêtre de modification de l'occasion « Heures de bénévolat », ajouter les activités en cliquant sur le bouton Bouton Ajouter.png situé à droite de la fenêtre.

Toutes les activités de l'occasion devront avoir les options suivantes.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 006.png

A : Inscrire le code de l'activité désirée dans le champ « Code ».

B : Inscrire la description de l'activité désirée dans le champ « Description ».

C : Pour le champ « Type de transaction », choisir « Prix de vente », puis inscrire le prix « 0,00 $ ».

D : Pour le champ « Reçu », sélectionner « Aucun ».

E : Pour le champ « Grp. aff. compt. », choisir un groupe d'affectation comptable s'il y a lieu.

F : Pour le champ « Aff. compt. », choisir le compte « Non applicable », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer cette affectation comptable », puis décocher la case « Aff. compt. obligatoire dans les tr. et les eng. ».

G : Pour le champ « Paiement », choisir le mode de paiement « Heures de bénévolat », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce mode de paiement », puis décocher toutes les autres cases de la section.

H : Ne rien inscrire dans la section « Intervalle pour la saisie de transactions ».

I : Pour le champ « Provenance », choisir le code de provenance « 5 - Heures de bénévolat », créé plus tôt. J : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une activité, consulter cette procédure.

Utilisation de la structure

Ajout de temps

Se rendre dans la « Gestion des transactions ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton transactions.png Transactions ».

Ajouter les transactions tel que démontré dans l'exemple suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 008.png

A : Inscrire la date à laquelle le bénévolat a été effectué. Par défaut, la date du jour s'inscrit.

B : Choisir l'occasion « Heures de bénévolat ».

C : Choisir l'activité pour laquelle le bénévolat a été effectué.

D : Il est possible de spécifier un groupe d'affectation comptable.

E : L'affectation comptable « Non applicable » s'inscrit automatiquement et il est impossible de la modifier.

F : Inscrire dans le champ « Quantité » le nombre d'heures de bénévolat effectuées.

G : Le mode de paiement « Heures de bénévolat » s'inscrit automatiquement et il est impossible de le modifier. H : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une transaction, consulter cette procédure.


Filtrer les clients qui ont effectué des heures de bénévolat

Se rendre dans l'historique des transactions. Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », « Historique », puis choisir « Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 009.png Transactions ».

Une fois dans l'historique des transactions, s'assurer que toutes les transactions sont affichées (qu'il n'y a pas de filtre d'appliqué).

Cliquer ensuite sur le bouton Bouton Filtre Filtrer.png, afin de filtrer les heures de bénévolat et choisir « Ajouter un filtre » afin de pouvoir réutiliser le filtre ultérieurement.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un filtre », une fenêtre permettant de nommer le filtre s'ouvrira. Nommer le filtre « Banque de temps de bénévolat ».

Après avoir nommé le filtre, la fenêtre « Filtrer les informations » s'ouvrira. Aller dans l'onglet « Champs ».

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 010.png

A : Choisir le champ « Occasion ».

B : Choisir l'opération « Liste de choix ».

C : Choisir la valeur « Heures de bénévolat ».

D : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ajouter la condition ».

E : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Appliquer ».

NOTE : Dans la liste de choix, les choix proposés seront là seulement s'il si retrouvent dans la vue de l'historique des transactions.

Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter cette procédure.




Nom du document : ProDon:Saisie d'heures de bénévolat
Version : 5.0.6.1