ProDon:Configuration du courriel de remerciement

Configuration du courriel de remerciement

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Le Module de Reçus électroniques permet d'envoyer massivement les reçus des clients par courriel.

Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.

Il est possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé. Cela permet de pouvoir différencier les remerciements spécifiques des remerciements généraux.

Avec le remerciement qui accompagnera le reçu, la plupart des organisations en profitent pour remercier leurs donateurs de leur contribution à la cause.

Le document présent explique en détail comment configurer le courriel de remerciement.

Configuration des éléments importants

La création d'un remerciement qui sera envoyé par courriel se fait en trois étapes:
- La configuration des documents maîtres
- La configuration des remerciements
- La vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Configuration des documents maîtres

Pour créer le document maître, il faut aller dans la gestion des documents maîtres et cliquer sur le . Il est important de noter que si l'utilisateur souhaite être précis dans les courriels de remerciement, il faudra créer plusieurs documents maîtres ainsi que plusieurs remerciements pour reçus. Le document maître sera le courriel que les clients recevront.

A : Nommer le document (ex: remerciement général, etc.)	B : Choisir le type « Remerciement pour les reçus ». Le champ de fusion ci-présent permet d'intégrer la somme du reçu du client. En choisissant ce type de reçus, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu joint au courriel.
C : Cocher les champs de fusion désirés. Pour plus de détail, consultez la section sur la Gestion des documents maîtres.	D : Cliquer sur le bouton pour ouvrir le document maître dans Word afin de l'éditer.

Pour cette partie, il est extrêmement important de suivre les règles de préparation d'un document maître qui sera envoyé par courriel, car ce sera un courriel envoyé massivement. Pour des fins de documentation, le tableau du document maître a été laissé en pointillé, tandis que normalement, il faut le mettre de couleur blanche.

Les documents maîtres utilisent un système de balises. Ce sont des codes de HTML qui, placées en hypertexte, afficheront des liens ou des redirections.Par exemple, pour que les clients puissent accéder à leur reçu, l'utilisateur devra insérer la balise [RECUS] comme lien hypertexte.

Configuration du remerciement pour les reçus

Ensuite, il faut aller configurer le remerciement pour les reçus afin de lier le remerciement pour reçu électronique à un remerciement pour reçu papier. Pour ce faire, il faut aller dans la « Configuration » et sélectionner « Remerciements pour reçus ». Cela permet notamment de décider si un reçu sera accompagné d'un remerciement et de montrer où aller pour lier le reçu et l'occasion.

À partir de cette fenêtre, il faut appuyer sur bouton pour créer un remerciement pour reçus.
A : Dans cette case, il faut aller sélectionner le document maître créé précédemment.	B : Cette case permet de choisir si les reçus envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, il faut consulter la section sur les reçus avec remerciement intégrés.
C : Cette section permet de rédiger le remerciement qui sera envoyé aux clients quand le reçu est papier.

Ensuite, il faut aller dans la gestion des occasions.

Dans une occasion de don, il faut aller dans l'onglet remerciement et dans la section « Remerciement par défaut », il faut sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.

Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Ensuite, il faudra vérifier les documents maîtres cochés les occasions. Pour ce faire, il faut aller dans la « Gestion des documents maîtres » et modifier les options du document maître afin que le document ne soit pas généré pour les reçus envoyés par courriel.

Si un ou plusieurs documents maîtres sont cochés dans l’occasion ou les activités et qu’ils ne doivent pas être générés lorsqu’un reçu électronique est envoyé, il faut cocher la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel » dans le document maître.

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Nom du document : ProDon:Configuration du courriel de remerciement
Version : 5.0.3.4

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