ProDon:Saisie d'heures de bénévolat : Différence entre versions

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{{Entete_ProDon|2|4.1.0.0|Louis-Sébastien Garneau|Louis-Sébastien Garneau|2006/08/02}}
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{{Entete_TOC}}
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== Introduction  ==
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La compilation de banques de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.<br>
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== Introduction ==
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== Mise en place de la structure<br> ==
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Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est-à-dire créer une affectation comptable, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de dons et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis créer un document maître pour le rapport.
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−
La compilation de banque de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.<br>
+
=== Ajout de l'affectation comptable  ===
  
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Se rendre dans la «&nbsp;Gestion des affectations comptables&nbsp;». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Configuration&nbsp;», « Comptabilité », puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton comptes de GL.png]] Affectations comptables ».<br>
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" |
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Cliquer sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] pour ajouter l'affectation comptable.
  
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== Mise en place de la structure<br> ==
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| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 001.png|sans_cadre|656x656px]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;N/A&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Code&nbsp;».
  
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Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est à dire crééer un code de Grand Livre, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de don et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis crééer un document maître pour le rapport.
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;Non applicable&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Description&nbsp;».  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;N/A&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Code pour exportation comptable&nbsp;» si le [[ProDon:Module intégration comptable|«&nbsp;Module intégration comptable&nbsp;»]] est actif.
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Si besoin, inscrire le groupe d'affectation comptable.
  
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=== Création du code de Grand Livre<br> ===
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''&nbsp;:'''</span> Laisser le champ «&nbsp;Taxes&nbsp;» vide.
  
−
À partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton_comptes_de_GL.png]] Comptes de GL&nbsp;».<br>
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" width="200"
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Décocher toutes les cases.
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|-
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cliquez sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout ».
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|'''NOTE :''' Cet exemple utilise N/A pour non-applicable, mais il est possible d'utiliser un autre code tel que S/O « sans objet » si désiré.
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|}
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 +
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une affectation comptable, consulter [[ProDon:Gestion des affectations comptables|cette procédure]].
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=== Ajout du mode de paiement<br>  ===
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 +
Se rendre dans la «&nbsp;Gestion des modes de paiements&nbsp;». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Configuration&nbsp;», « Comptabilité », puis choisir «&nbsp;[[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 002.png|sans_cadre|20x20px]] Modes de paiements&nbsp;».<br>
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
−
Ajouter le code de Grand Livre suivant
+
Cliquer sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] pour ajouter le mode de paiement suivant.<br>
  
 
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| colspan="2" |  
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| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 003.png|sans_cadre|639x639px]]<br>
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| width="50%" |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;: '''</span>Inscrire «&nbsp;HB&nbsp;» (pour heures de bénévolat) dans le champ «&nbsp;Code&nbsp;».<br>
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| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Description&nbsp;».<br>
 +
 
 
|-
 
|-
 
|  
 
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 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cocher la case «&nbsp;Transaction perçue&nbsp;» (si elle est visible) et décocher toutes les autres cases.<br>
 +
 
|  
 
|  
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Choisir le type de transaction «&nbsp;Reçus ou émis&nbsp;».<br>
 +
|-
 +
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Si le mode de paiement aurait été un mode de paiement instantané nous aurions mentionné un type, mais dans ce cas ça ne s'applique pas.
 +
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Cliquez sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout ».
 
|}
 
|}
  
 +
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un mode de paiement, consulter [[ProDon:Gestion des modes de paiement|cette procédure]].
  
 +
<br>
  
−
Ajoutez le code de Grand Livre suivant puis confirmez l'ajout&nbsp;:
+
=== Ajout du code de provenance<br>  ===
  
−
''Code&nbsp;: N/A''
+
Se rendre dans la «&nbsp;Gestion des provenances&nbsp;». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;Provenances&nbsp;».<br>
  
−
''Desc.&nbsp;: Non applicable''
+
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| colspan="2" |
 +
Cliquer sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] pour ajouter le code de provenance suivant.
  
−
''Ne pas cocher «&nbsp;Voir ce GL&nbsp;sur le rapport «&nbsp;Résumé d'un dépôt&nbsp;».''
+
|-
 +
| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 004.png|sans_cadre|662x662px]]<br>
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|-
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Description&nbsp;».
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 001.png]]
+
Le«&nbsp;5&nbsp;» dans cet exemple représente le numéro de la provenance 
  
−
=== Création du mode de paiement<br> ===
+
suivante au dernier numéro entré simplement pour que les descriptions  
  
−
1.À partir du menu principal, 1. Allez dans le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;» puis Modes de paiement.  
+
soient classées selon le numéro et non pas par ordre alphabétique. Cependant, ceci n'est pas obligatoire.  
 +
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquez sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout ».
 +
|}
  
−
2.Ajoutez le mode de paiement suivant, puis confirmez l'ajout.  
+
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un code de provenance, consulter [[ProDon:Gestion des codes de provenance|cette procédure]].  
  
−
''Code&nbsp;: HB''
+
<br>
  
−
''Description&nbsp;:&nbsp;Heures de bénévolat''  
+
=== Ajout de l'occasion  ===
  
−
''Type de trx.&nbsp;:&nbsp;Dons reçus ou émis''
+
Se rendre dans la «&nbsp;Gestion des occasions&nbsp;». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;Occasions ».<br>
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 002.png]]  
+
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| colspan="2" |
 +
Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]] pour ajouter l'occasion de dons suivante.
  
−
=== Création du code de provenance<br> ===
+
|-
 +
| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 005.png|sans_cadre|418x418px]]<br>
 +
|-
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;HB&nbsp;» (pour heures de bénévolat) dans le champ «&nbsp;Code&nbsp;».<br>  
  
−
À partir du menu principal de '''''ProDon''''', allez dans le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;» puis «&nbsp;Code de provenance&nbsp;», puis ajoutez la provenance suivante&nbsp;: «&nbsp;xx – Heures de bénévolat&nbsp;», où «&nbsp;xx&nbsp;» représente le numéro de la provenance suivante au numéro déjà entré.<br>  
+
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Décocher la case «&nbsp;Bénéficiaires&nbsp;».<br>  
  
−
=== Création de l'occasion de don<br> ===
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Inscrire «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;» dans le champ «&nbsp;Description&nbsp;».<br>  
  
−
1.Allez dans la «&nbsp;Gestion des occasions de dons&nbsp;» <br>2.Ajoutez une occasion comme suit, puis cliquez sur «&nbsp;Confirmer l’ajout&nbsp;»&nbsp;:
+
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cocher les cases tel qu'elles le sont dans l'exemple.<br>  
  
−
''Code&nbsp;: HB<br>Description&nbsp;: Heures de bénévolat''
+
|}
  
−
''Cochez «&nbsp;On doit absolument saisir une activité lorsque l’on effectue un don dans cette occasion.''
+
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une occasion de dons, consulter [[ProDon:Gestion des occasions de dons|cette procédure]].  
  
−
''Cochez «&nbsp;Permettre d’ajouter des activités lors de la saisie de dons&nbsp;»''<br>[[Image:ProDon Temps benevoles 003.png]]<br>
+
<br>
 +
 
 +
=== Ajout des activités de l'occasion  ===
 +
 
 +
À partir de la fenêtre de modification de l'occasion «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;», ajouter les activités en cliquant sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]] situé à droite de la fenêtre.
 +
 
 +
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| colspan="2" |
 +
Toutes les activités de l'occasion devront avoir les options suivantes.
  
−
=== Création des activités de l'occasion de do[[Image:]]n<br> ===
+
|-
 +
| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 006.png|sans_cadre|1102x1102px]]
 +
|-
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire le code de l'activité désirée dans le champ «&nbsp;Code&nbsp;».
  
−
Double-cliquez sur la nouvelle occasion de don, puis ajoutez les activités voulues. Exemple&nbsp;: Animation
+
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Inscrire la description de l'activité désirée dans le champ «&nbsp;Description&nbsp;».
  
−
''Code = A<br>Description = Animation''
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour le champ «&nbsp;Type de transaction&nbsp;», choisir «&nbsp;Prix de vente&nbsp;», puis inscrire le prix «&nbsp;0,00&nbsp;$&nbsp;».
  
−
''Reçu = Aucun''
+
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Pour le champ «&nbsp;Reçu&nbsp;», sélectionner «&nbsp;Aucun&nbsp;».
  
−
''Dans l’onglet «&nbsp;Autres&nbsp;»<br>GL = N/A et «&nbsp;Forcer ce compte de GL&nbsp;»<br>Paiement = HB et «&nbsp;Forcer de mode de paiement&nbsp;»''  
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Pour le champ «&nbsp;Grp. aff. compt.&nbsp;», choisir un groupe d'affectation comptable s'il y a lieu.
  
−
''Provenance = 5 – Heures de bénévolat''
+
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Pour le champ «&nbsp;Aff. compt.&nbsp;», choisir le compte «&nbsp;Non applicable&nbsp;», [[ProDon:Saisie d'heures de bénévolat#Ajout_du_compte_de_Grand_Livre|créé plus tôt]]. Cocher également la case «&nbsp;Forcer cette affectation comptable&nbsp;», puis décocher la case «&nbsp;Aff. compt. obligatoire dans les tr. et les eng.&nbsp;».
  
−
''[[Image:ProDon Temps benevoles 004.gif]]<br>''<br>
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Pour le champ «&nbsp;Paiement&nbsp;», choisir le mode de paiement «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;», [[ProDon:Saisie d'heures de bénévolat#Ajout_du_mode_de_paiement|créé plus tôt]]. Cocher également la case «&nbsp;Forcer ce mode de paiement&nbsp;», puis décocher toutes les autres cases de la section.
  
−
=== Création d'un document maître de suivi<br> ===
+
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Ne rien inscrire dans la section «&nbsp;Intervalle pour la saisie de transactions&nbsp;».
 +
|-
 +
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Pour le champ «&nbsp;Provenance&nbsp;», choisir le code de provenance «&nbsp;5 - Heures de bénévolat&nbsp;», [[ProDon:Saisie d'heures de bénévolat#Ajout_du_code_de_provenance|créé plus tôt]].
 +
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J :'''</span> Cliquez sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout ».
 +
|}
  
−
1.Retournez dans le menu principal de ProDon.<br>2.Allez dans la «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;».<br>3.[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Dupliquez le modèle]] Logilys «&nbsp;_Modèle Logilys - Rapport Heures de bénévolat&nbsp;». <br>4.Modifiez-le à votre guise.<br><br>
+
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une activité, consulter [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|cette procédure]].
  
 
== Utilisation de la structure<br>  ==
 
== Utilisation de la structure<br>  ==
Ligne 91 : Ligne 193 :
 
=== Ajout de temps<br>  ===
 
=== Ajout de temps<br>  ===
  
−
1.Dans la gestion des transactions, ajoutez une transaction comme suit&nbsp;:<br>  
+
Se rendre dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton transactions.png]] Transactions&nbsp;».
 +
 
 +
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| colspan="2" |
 +
Ajouter les transactions tel que démontré dans l'exemple suivant.  
 +
 
 +
|-
 +
| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 008.png|sans_cadre|805x805px]]
 +
|-
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire la date à laquelle le bénévolat a été effectué. Par défaut, la date du jour s'inscrit.
 +
 
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir l'occasion «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;».
  
−
{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" width="200" class="wikitable"
 
 
|-
 
|-
−
| colspan="2" | [[Image:ProDon Temps benevoles 005.png]]<br>
+
|  
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Choisir l'activité pour laquelle le bénévolat a été effectué.
 +
 
 +
|  
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il est possible de spécifier un groupe d'affectation comptable.
 +
 
 
|-
 
|-
−
| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionnez l’occasion HB et l’activité ANI. Les champs CODE GL et MODE PAI. se remplissent automatiquement et ne sont pas modifiables.<br>
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> L'affectation comptable «&nbsp;Non applicable&nbsp;» s'inscrit automatiquement et il est impossible de la modifier.
−
| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span>&nbsp;Si l’activité n’existe pas, vous pouvez la créer ici sans avoir à tout annuler.<br>
+
 
 +
|  
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Inscrire dans le champ «&nbsp;Quantité&nbsp;» le nombre d'heures de bénévolat effectuées.  
 
|-
 
|-
−
| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> La quantité désigne le nombre d’heures cumulées par le bénévole.<br>  
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Le mode de paiement «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;» s'inscrit automatiquement et il est impossible de le modifier.  
−
| <br>
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Cliquez sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer ».
 
|}
 
|}
 +
 +
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une transaction, consulter [[ProDon:Saisie de transactions|cette procédure]].<br>
  
 
<br>  
 
<br>  
  
−
=== Filtrer les clients qui ont des heures de bénévolat<br>  ===
+
=== Filtrer les clients qui ont effectué des heures de bénévolat<br>  ===
 +
 
 +
Se rendre dans l'historique des transactions. Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu «&nbsp;Analyse&nbsp;», « Historique », puis choisir «&nbsp;[[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 009.png|sans_cadre|20x20px]] Transactions&nbsp;».
 +
 
 +
Une fois dans l'historique des transactions, s'assurer que toutes les transactions sont affichées (qu'il n'y a pas de filtre d'appliqué).
 +
 
 +
Cliquer ensuite sur le bouton [[Image:Bouton Filtre Filtrer.png]], afin de filtrer les heures de bénévolat et choisir «&nbsp;Ajouter un filtre&nbsp;» afin de pouvoir réutiliser le filtre ultérieurement.
 +
 
 +
Après avoir cliqué sur «&nbsp;Ajouter un filtre », une fenêtre permettant de nommer le filtre s'ouvrira. Nommer le filtre «&nbsp;Banque de temps de bénévolat&nbsp;».
  
−
1.Cliquez sur Analyse et Historique.<br>2.Assurez-vous que TOUTES LES TRANSACTIONS sont affichées.<br>3.Cliquez sur «&nbsp;Filtrer les informations&nbsp;» et suivez les étapes suivantes&nbsp;:
+
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 +
|-
 +
| colspan="2" |
 +
Après avoir nommé le filtre, la fenêtre «&nbsp;Filtrer les informations&nbsp;» s'ouvrira. Aller dans l'onglet «&nbsp;Champs&nbsp;».
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 006.png]]<br><br>  
+
|-
 +
| colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 010.png|sans_cadre|622x622px]]
 +
|-
 +
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir le champ «&nbsp;Occasion&nbsp;».
  
−
4.Sauvegardez le filtre pour une utilisation future, ce qui vous évitera de répéter les étapes 2 et 3 à chaque fois que vous voudrez retrouver les informations des heures de bénévolat.<br>
+
| width="50%" |
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir l'opération «&nbsp;Liste de choix&nbsp;».  
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 007.png]]
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Choisir la valeur «&nbsp;Heures de bénévolat&nbsp;».  
  
−
=== Impression du rapport<br> ===
+
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter la condition&nbsp;».
  
−
Cliquez sur «&nbsp;[[ProDon:Publipostage|Publipostage]] de type transaction&nbsp;».<br>
+
|-
 +
|
 +
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Appliquer&nbsp;».  
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 008.png]]<br>
+
| '''NOTE :''' Dans la liste de choix, les choix proposés seront là seulement s'il si retrouvent dans la vue de l'historique des transactions.
 +
|}
  
−
<br>
+
Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter&nbsp;[[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|cette procédure]].
  
−
2.Un rapport semblable à celui-ci apparaîtra à votre écran, dans '''''Word'''''&nbsp;:<br>
 
  
−
[[Image:ProDon Temps benevoles 009.png]]
+
 
  
−
{{BasPage_ProDon}}
+
{{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br>

Version actuelle datée du 11 juillet 2022 à 11:35

Saisie d'heures de bénévolat

Introduction

La compilation de banques de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.


Mise en place de la structure

Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est-à-dire créer une affectation comptable, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de dons et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis créer un document maître pour le rapport.


Ajout de l'affectation comptable

Se rendre dans la « Gestion des affectations comptables ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », « Comptabilité », puis choisir « Bouton comptes de GL.png Affectations comptables ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter l'affectation comptable.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 001.png

A : Inscrire « N/A » dans le champ « Code ».

B : Inscrire « Non applicable » dans le champ « Description ».

C : Inscrire « N/A » dans le champ « Code pour exportation comptable » si le « Module intégration comptable » est actif.

D : Si besoin, inscrire le groupe d'affectation comptable.

E : Laisser le champ « Taxes » vide.

F : Décocher toutes les cases.

G : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ». NOTE : Cet exemple utilise N/A pour non-applicable, mais il est possible d'utiliser un autre code tel que S/O « sans objet » si désiré.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une affectation comptable, consulter cette procédure.


Ajout du mode de paiement

Se rendre dans la « Gestion des modes de paiements ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », « Comptabilité », puis choisir « Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 002.png Modes de paiements ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter le mode de paiement suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 003.png

A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».

B : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

C : Cocher la case « Transaction perçue » (si elle est visible) et décocher toutes les autres cases.

D : Choisir le type de transaction « Reçus ou émis ».

E : Si le mode de paiement aurait été un mode de paiement instantané nous aurions mentionné un type, mais dans ce cas ça ne s'applique pas. F : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un mode de paiement, consulter cette procédure.


Ajout du code de provenance

Se rendre dans la « Gestion des provenances ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Provenances ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter le code de provenance suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 004.png

A : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

Le« 5 » dans cet exemple représente le numéro de la provenance

suivante au dernier numéro entré simplement pour que les descriptions

soient classées selon le numéro et non pas par ordre alphabétique. Cependant, ceci n'est pas obligatoire.

B : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un code de provenance, consulter cette procédure.


Ajout de l'occasion

Se rendre dans la « Gestion des occasions ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Occasions ».

Cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png pour ajouter l'occasion de dons suivante.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 005.png

A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».

B : Décocher la case « Bénéficiaires ».

C : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».

D : Cocher les cases tel qu'elles le sont dans l'exemple.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une occasion de dons, consulter cette procédure.


Ajout des activités de l'occasion

À partir de la fenêtre de modification de l'occasion « Heures de bénévolat », ajouter les activités en cliquant sur le bouton Bouton Ajouter.png situé à droite de la fenêtre.

Toutes les activités de l'occasion devront avoir les options suivantes.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 006.png

A : Inscrire le code de l'activité désirée dans le champ « Code ».

B : Inscrire la description de l'activité désirée dans le champ « Description ».

C : Pour le champ « Type de transaction », choisir « Prix de vente », puis inscrire le prix « 0,00 $ ».

D : Pour le champ « Reçu », sélectionner « Aucun ».

E : Pour le champ « Grp. aff. compt. », choisir un groupe d'affectation comptable s'il y a lieu.

F : Pour le champ « Aff. compt. », choisir le compte « Non applicable », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer cette affectation comptable », puis décocher la case « Aff. compt. obligatoire dans les tr. et les eng. ».

G : Pour le champ « Paiement », choisir le mode de paiement « Heures de bénévolat », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce mode de paiement », puis décocher toutes les autres cases de la section.

H : Ne rien inscrire dans la section « Intervalle pour la saisie de transactions ».

I : Pour le champ « Provenance », choisir le code de provenance « 5 - Heures de bénévolat », créé plus tôt. J : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer l'ajout ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une activité, consulter cette procédure.

Utilisation de la structure

Ajout de temps

Se rendre dans la « Gestion des transactions ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton transactions.png Transactions ».

Ajouter les transactions tel que démontré dans l'exemple suivant.

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 008.png

A : Inscrire la date à laquelle le bénévolat a été effectué. Par défaut, la date du jour s'inscrit.

B : Choisir l'occasion « Heures de bénévolat ».

C : Choisir l'activité pour laquelle le bénévolat a été effectué.

D : Il est possible de spécifier un groupe d'affectation comptable.

E : L'affectation comptable « Non applicable » s'inscrit automatiquement et il est impossible de la modifier.

F : Inscrire dans le champ « Quantité » le nombre d'heures de bénévolat effectuées.

G : Le mode de paiement « Heures de bénévolat » s'inscrit automatiquement et il est impossible de le modifier. H : Cliquez sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une transaction, consulter cette procédure.


Filtrer les clients qui ont effectué des heures de bénévolat

Se rendre dans l'historique des transactions. Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », « Historique », puis choisir « Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 009.png Transactions ».

Une fois dans l'historique des transactions, s'assurer que toutes les transactions sont affichées (qu'il n'y a pas de filtre d'appliqué).

Cliquer ensuite sur le bouton Bouton Filtre Filtrer.png, afin de filtrer les heures de bénévolat et choisir « Ajouter un filtre » afin de pouvoir réutiliser le filtre ultérieurement.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un filtre », une fenêtre permettant de nommer le filtre s'ouvrira. Nommer le filtre « Banque de temps de bénévolat ».

Après avoir nommé le filtre, la fenêtre « Filtrer les informations » s'ouvrira. Aller dans l'onglet « Champs ».

Prodon5 Saisie d'heures de bénévolat 010.png

A : Choisir le champ « Occasion ».

B : Choisir l'opération « Liste de choix ».

C : Choisir la valeur « Heures de bénévolat ».

D : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ajouter la condition ».

E : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Appliquer ».

NOTE : Dans la liste de choix, les choix proposés seront là seulement s'il si retrouvent dans la vue de l'historique des transactions.

Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter cette procédure.



Nom du document : ProDon:Saisie d'heures de bénévolat
Version : 5.0.6.1


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