ProDon:Publipostage

Introduction

Le publipostage consiste à envoyer de façon massive un document d'information à des clients. Il existe cinq types de publipostage : client ; transaction ; engagement ; Dons in Memoriam et contact .

Avant d'effectuer un publipostage, il faut d'abord composer un document maître, puis préparer la liste des personnes à qui sera expédié le document.

Pour plus d'informations concernant la gestion des documents maîtres, consulter cette procédure.

Préparation de la liste active

Pour effectuer un publipostage, il faut préparer une liste d'envoi en effectuant une recherche ou en appliquant un filtre.

Lorsque le document maître est créé, il ne pourra pas être utilisé dans n'importe quelle gestion, chaque type de document maître est disponible à des emplacements différents dans la base de données. Pour plus d'informations concernant les types de documents maître ainsi que leur emplacement dans la base de données, cliquer ici.

Afin de préparer la liste d'envoi, se rendre dans la gestion appropriée au type de document de fusion qui doit être envoyé.

Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant une recherche, utiliser la barre de recherche qui se trouve dans toutes les gestions de la base de données en inscrivant les critères de recherche dans les champs appropriés.

Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant un filtre, cliquer sur le bouton .

Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter ce document.

Lorsque le document maître est prêt et que les clients sont sélectionnés, débuter le publipostage.

Publipostage de type client

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux par exemple pour de la sollicitation, l'annonce d'événements, etc.

Après avoir préparé la liste d'envoi, cliquer sur le bouton .

Onglet « Sélection »

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Permet de choisir si le document sera généré à l'écran ou imprimé directement.	B : Permet de déterminer si le publipostage sera effectué pour toute la liste active ou plustôt s'il sera effectué pour seulement le client sélectionné.
C : Permet d'inclure les clients qui sont exclus du publipostage.	D : En cliquant sur ce bouton, une phrase indiquera le nombre de clients exclus du publipostage et le nombre de personnes au total à qui sera expédié le publipostage.
E : Pour inclure un titre dans le document maître, inscrire le « Titre Publipostage ». Pour qu'il soit actif, activer le champ de fusion « Titre_Publipostage » lors de la configuration du document maître.

Onglet « Regroupement »

F : Ces options permettent de choisir si chaque document de la liste active sera expédié ou si un seul document par client sera expédié.	ATTENTION : Cet onglet est disponible seulement dans les gestions où il y a des transactions (« Analyse et historique », « Gestion des transactions », « Traitement des reçus » et « Traitement des documents »).

Onglet « Envois »

G : Cet option permet de créer un historique d'envoi dans l'onglet « Envois » de la fiche de chaque client présent dans la liste active (dans cet exemple, le logiciel gardera en mémoire qu'une sollicitation pour le « Tournois de golf 2011 » a été envoyée le 14 juillet 2011).	H : La date de l'envoi s'inscrit automatiquement mais il est possible de la changer.
I : Permet de choisir l'occasion pour laquelle l'envoi doit être documenté.	J : Permet de choisir l'activité pour laquelle l'envoi doit être documenté.
K : Permet d'inscrire le nom du solliciteur. Si la case est cochée, le solliciteur par défaut du client sera inscrit, mais il est également possible de choisir un autre solliciteur en cliquant sur le bouton .	L : Permet d'inscrire, à l'aide de la liste déroulante dynamique, le statut de l'envoi (exemple : pas de réponse, paiement reçu, etc.). Pour plus d'informations concernant l'ajout, la modification ou la suppression des choix de la liste dynamique, voir cette procédure.
M : Permet d'inscrire un montant suggéré.	N : Permet d'inscrire une description à l'envoi.

Pour plus d'informations concernant l'historique d'envoi, consulter ce document.

Onglets « Documents standard » et « Documents à enregistrer »

O : L'onglet « Documents standards » contient les documents maîtres de type client.	P : L'onglet « Documents à enregistrer » contient les documents maîtres qui ont été enregistré dans les dossiers des clients (voir points B et E de la section « Écran principal » du document « Gestion des documents maîtres »).
Q : Sélectionner le document maître à fusionner (En sélectionnant le document maître le bouton « Générer » devient visible).	R : Lorsque la configuration du publipostage est terminée, cliquer sur « Générer ».

Publipostage de type transaction

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données de transactions, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche  ou à l’application d’un filtre .

Fichier:ProDon Publipostage 004.png

Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, la section « Regroupement » n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type « Transactions ».

Publipostage de type engagement

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données d’engagement, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche  ou à l’application d’un filtre .

Fichier:ProDon Publipostage 005.png

Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client.

Publipostage de type projet

Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement d’ententes ou de contrats entre 2 individus / compagnies. Ce publipostage peut être effectué sur 1 seul projet à la fois, soit celui sélectionné.

Pour que l’on puisse faire un publipostage de type « Projet », les conditions encerclées en rouge dans la Gestion des documents maîtres doivent être remplies.

Le bouton « Générer » devient visible lorsque l’on sélectionne (coche) un document à émettre

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Nom du document : ProDon:Publipostage

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