ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

Introduction

La compilation de banque de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant un trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures,

Mise en place de la structure

Création du code de Grand Livre

À partir du menu principal, allez dans le menu « Transactions » puis Code de Grand Livre.

Ajoutez le code de Grand Livre suivant puis confirmez l'ajout :

Code : N/A

Desc. : Non applicable

Ne pas cocher « Voir ce GL sur le rapport « Résumé d'un dépôt ».

Création du mode de paiement

1.À partir du menu principal, 1. Allez dans le menu « Transactions » puis Modes de paiement.

2.Ajoutez le mode de paiement suivant, puis confirmez l'ajout.

Code : HB

Description : Heures de bénévolat

Type de trx. : Dons reçus ou émis

Création du code de provenance

À partir du menu principal de ProDon, allez dans le menu « Transactions » puis « Code de provenance », puis ajoutez la provenance suivante : « xx – Heures de bénévolat », où « xx » représente le numéro de la provenance suivante au numéro déjà entré.

Création de l'occasion de don

1.Allez dans la « Gestion des occasions de dons »
2.Ajoutez une occasion comme suit, puis cliquez sur « Confirmer l’ajout » :

Code : HB
Description : Heures de bénévolat

Cochez « On doit absolument saisir une activité lorsque l’on effectue un don dans cette occasion.

Cochez « Permettre d’ajouter des activités lors de la saisie de dons »
Fichier:ProDon Temps benevoles 003.png

Création des activités de l'occasion de do[[Image:]]n

Double-cliquez sur la nouvelle occasion de don, puis ajoutez les activités voulues. Exemple : Animation

Code = A
Description = Animation

Reçu = Aucun

Dans l’onglet « Autres »
GL = N/A et « Forcer ce compte de GL »
Paiement = HB et « Forcer de mode de paiement »

Provenance = 5 – Heures de bénévolat

Fichier:ProDon Temps benevoles 004.gif

Création d'un document maître de suivi

1.Retournez dans le menu principal de ProDon.
2.Allez dans la « Gestion des documents maîtres ».
3.Dupliquez le modèle Logilys « _Modèle Logilys - Rapport Heures de bénévolat ».
4.Modifiez-le à votre guise.

Utilisation de la structure

Ajout de temps

1.Dans la gestion des transactions, ajoutez une transaction comme suit :

Fichier:ProDon Temps benevoles 005.png
A : Sélectionnez l’occasion HB et l’activité ANI. Les champs CODE GL et MODE PAI. se remplissent automatiquement et ne sont pas modifiables.	B : Si l’activité n’existe pas, vous pouvez la créer ici sans avoir à tout annuler.
C : La quantité désigne le nombre d’heures cumulées par le bénévole.

Filtrer les clients qui ont des heures de bénévolat

1.Cliquez sur Analyse et Historique.
2.Assurez-vous que TOUTES LES TRANSACTIONS sont affichées.
3.Cliquez sur « Filtrer les informations » et suivez les étapes suivantes :

Fichier:ProDon Temps benevoles 006.png

4.Sauvegardez le filtre pour une utilisation future, ce qui vous évitera de répéter les étapes 2 et 3 à chaque fois que vous voudrez retrouver les informations des heures de bénévolat.

Impression du rapport

Cliquez sur « Publipostage de type transaction ».

Fichier:ProDon Temps benevoles 008.png

2.Un rapport semblable à celui-ci apparaîtra à votre écran, dans Word :

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Nom du document : ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

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