ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

Introduction

La compilation de banque de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.

Mise en place de la structure

Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est à dire crééer un compte de Grand Livre, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de don et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis crééer un document maître pour le rapport.

Ajout du compte de Grand Livre

Se rendre dans la « Gestion des comptes de Grand Livre ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Comptes de GL ».

Ajouter le compte de Grand Livre suivant.
A : Inscrire « N/A » dans le champ « Compte ».	B : Inscrire « N/A » dans le champ « Exportation comptable ».
C : Inscrire « Non applicable » dans le champ « Description ».	D : Laisser le champ « Taxes » vide.
E : Décocher toutes les cases.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un compte de Grand Livre, consulter cette procédure.

Ajout du mode de paiement

Se rendre dans la « Gestion des modes de paiement ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Mode de paiement ».

Ajouter le mode de paiement suivant.
A : Inscrire « HB » dans le champ « Code ».	B : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».
C : Décocher toutes les cases.	D : Choisir le type de transaction « Reçus ou émis ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un mode de paiement, consulter cette procédure.

Ajout du code de provenance

Se rendre dans la « Gestion des codes de provenance ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Codes de provenance ».

Ajouter le code de provenance suivant.

A : Inscrire « xx - Heures de bénévolat » dans le champ « Description ». « xx » représente le numéro de la provenance suivante au dernier numéro entré.

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Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un code de provenance, consulter cette procédure.

Ajout de l'occasion de dons

Se rendre dans la « Gestion des occasions de dons ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ».

Ajouter l'occasion de dons suivante.
A : Inscrire « HB » dans le champ « Code ».	B : Décocher la case « Bénéficiaires ».
C : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».	D : Cocher les cases tel qu'elles le sont dans l'exemple.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une occasion de dons, consulter cette procédure.

Ajout des activités de l'occasion de dons

À partir de la fenêtre de modification de l'occasion de dons « Heures de bénévolat », ajouter les activités.

Toutes les activités de l'occasion devront avoir les options suivantes.
A : Inscrire le code de l'activité désirée dans le champ « Code ».	B : Inscrire la description de l'activité désirée dans le champ « Description ».
C : Pour le champ « Type de transaction », choisir « Prix de vente », puis inscrire le prix « 0,00 $ ».	D : Pour le champ « Reçu », sélectionner « Aucun ».
E : Pour le champ « Compte GL », choisir le compte « Non applicable », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce compte de GL », puis décocher la case « Compte de GL obligatoire dans les transactions et les engagements ».	F : Pour le champ « Paiement », choisir le mode de paiement « Heures de bénévolat », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce mode de paiement », puis décocher toutes les autres cases de la section.
G : Ne rien inscrire dans la section « Intervalle pour la saisie de transactions ».	H : Pour le champ « Provenance », choisir le code de provenance « xx - Heures de bénévolat », créé plus tôt.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une activité, consulter cette procédure.

Création du document maître pour le rapport

Se rendre dans la « Gestion des documents maîtres ». Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir «  Documents maîtres ».

Aller dans l'onglet « Modèles Logilys », puis dupliquer le document « Modèle - Rapport heures bénévolat ».

Modifier ensuite le document tel que désiré.

Pour savoir comment dupliquer un modèle de document Logilys, consulter la section « Dupliquer un modèle Logilys » de la procédure « Dupliquer un document maître ».

Utilisation de la structure

Ajout de temps

1.Dans la gestion des transactions, ajoutez une transaction comme suit :

Fichier:ProDon Temps benevoles 005.png
A : Sélectionnez l’occasion HB et l’activité ANI. Les champs CODE GL et MODE PAI. se remplissent automatiquement et ne sont pas modifiables.	B : Si l’activité n’existe pas, vous pouvez la créer ici sans avoir à tout annuler.
C : La quantité désigne le nombre d’heures cumulées par le bénévole.

Filtrer les clients qui ont des heures de bénévolat

1.Cliquez sur Analyse et Historique.
2.Assurez-vous que TOUTES LES TRANSACTIONS sont affichées.
3.Cliquez sur « Filtrer les informations » et suivez les étapes suivantes :

Fichier:ProDon Temps benevoles 006.png

4.Sauvegardez le filtre pour une utilisation future, ce qui vous évitera de répéter les étapes 2 et 3 à chaque fois que vous voudrez retrouver les informations des heures de bénévolat.

Impression du rapport

Cliquez sur « Publipostage de type transaction ».

Fichier:ProDon Temps benevoles 008.png

2.Un rapport semblable à celui-ci apparaîtra à votre écran, dans Word :

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Nom du document : ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

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