ProDon:Gestion des documents maîtres : Différence entre versions
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Version actuelle datée du 22 avril 2022 à 15:12
Gestion des documents maîtres |
Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation Publipostage et historique d'envoi
Introduction
La création des documents maîtres du logiciel est intégrée à Microsoft Word. Les champs de fusion sont sélectionnés à partir du logiciel et sont automatiquement envoyés dans Word pour la préparation du document. La gestion des documents maîtres permet de créer, modifier, activer ou désactiver les documents maîtres.
Présentation de l'écran de gestion
À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Documents maîtres ».
Configuration d'un document
À partir de la fenêtre « Gestion des documents maîtres », en cliquant sur le bouton , la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître » s'ouvrira afin de configurer le document.
Écran principal
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A : Permet de nommer le document. Ce nom sera utilisé partout dans le logiciel. |
B : Il s'agit du type de document maître. Le type a un impact sur les champs de fusion disponibles ainsi que sur les endroits où le document maître sera disponible dans le logiciel. Pour plus d'information, voir les différents types de documents maîtres. |
C : Cette case indique que le document est actif ou non. |
D : Afin de créer une liste dans un document au lieu d'un document pour chaque client. |
E : Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client. |
F : Lié à l’option E, et permet de spécifier le nom physique du document sur l’ordinateur. |
G : Permet d'ajouter, de modifier ou de ne pas conserver d'historique lors du publipostage. La case forcer cette valeur, mettra automatiquement la valeur choisi lors du publipostage. |
H : Il existe deux options à cette liste déroulante : « Utiliser un document pour toutes les langues », ce qui permet d'éditer un seul document et « Utiliser un document pour chaque langue », ce qui permet d'éditer un document, un pour chaque langue configurée dans le logiciel (français, anglais, espagnol...). |
I : Active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. Pour utiliser cette option, il faut d'abord créer un « Groupe séquence » à partir du menu « Envois » de la page d'accueil, cliquer sur « Séquences ». NOTE: Il est impossible de générer deux fois le même numéro (exemple : s'il est nécessaire de réimprimer un document, il ne gardera pas son numéro d'origine, il suivra plutôt la séquence). |
J : Permet d'utiliser un document pour tout les types d'envois ou d'utiliser un document pour chaque types d'envois. |
K : Permet de choisir la langue dans laquelle le document sera envoyé, soit celle du client, soit celle du contact. |
L : Rendent disponibles des champs de fusion basés sur les clients liés à des transactions. |
M : Rendent disponibles des champs de fusion basés sur les clients liés 2 à des transactions. |
N : Permet de générer le document sur les transactions reportées. |
O : Permet d’indiquer si le document doit être produit avant et/ou après avoir reçu le paiement de la transaction. | P : Permet de produire un nombre de documents égal au nombre d’unités présentes dans une transaction. |
Q : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les reçus qui seront envoyés par courriel. | R : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les transactions provenant de JeDonneEnLigne. |
S : En cochant cette case, le document ne sera pas généré pour les transactions provenant d'un engagement. | T : Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word. |
U : Permet d'activer et de choisir les relations pour le publipostage. | V : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires. |
W : Permet d'ajouter une caractéristique de type Analyse Avancée, ainsi que sa valeur. | X : Permet d'ajouter des champs calculés. |
Y : Permet de prendre l'adresse par défaut ou l'adresse va être choisi selon l'ordre des catégories d'adresse choisi. |
Types de documents (Complémentaire à la lettre B précédente)
Le type de document a un impact direct sur les champs de fusion disponibles et sur les endroits où sont disponibles les différents documents maîtres. Chaque type de document est lié à un type de publipostage précis. Par exemple, les documents de type « Client » ne s’utilisent que dans le publipostage de type « Client ». Il est donc possible d'utiliser le document de type « Client » partout où le publipostage de type « Client » est présent.
Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans Word lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel.
Type de document |
Champs de fusion disponibles |
Emplacement d'utilisation |
Client |
Champs de la « Gestion des clients ». |
Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel. |
Transaction |
Champs de la « Gestion des transactions » et de la « Gestion des clients ». |
Présent dans la « Gestion des transactions ». |
Engagement |
Champs de la « Gestion des engagements et prospections » et champs de la « Gestion des clients ». |
Présent uniquement dans « Historique des engagements et prospections ». |
Dons in Memoriam |
Champs d'information reliés au défunt et à la famille à aviser. NOTE : Les champs reliés au défunt débutent par « DEF_ » et les champs reliés à la famille à aviser débutent par « FAM_ ». |
Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam. |
Relation |
Champs de la « Gestion des clients ». NOTE : Les champs reliés au contact débutent par « CS_ » et les champs reliés au client débutent par « C_ ». |
Présent dans la « Gestion des clients », « Historique des transactions » et « Historique des engagements et prospections ». |
Reçus |
Champs du « Traitement des reçus ». |
Présent dans le « Traitement des reçus » et dans la transaction lors de la réémission d'un reçu. |
Analyse avancée | Champs d'information reliés à « Analyse avancée ».
NOTES : Les champs reliés à l'analyse avancé débutent par « AnaAva_ ». |
Présent dans la gestion « Analyse Avancée». |
Onglet « Champs de fusion »
Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.
Onglet « Relation »
Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.
Onglet « Sommaires »
Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.
Pour plus d'informations concernant les sommaires, cliquer ici.
Onglet « Caractéristique (Analyse avancée) »
Cet onglet permet de mettre des caractéristique de type Analyse avancée.
A : Permet d'ajouter une caractéristique de type Analyse avancée. |
Onglet « Champs calculés »
Cela permet de mettre une information spécifique selon un calcul.
A : Ce bouton permet d'ajouter un champ calculé |
Après avoir fait le bouton « Ajouter », cette fenêtre s'ouvre. | |
A : Permet de choisir le type du champ calculé. Il y a deux
types de disponible soit « Texte » ou soit « Numérique ». |
B : Inscrire le nom du champ calculé à cet endroit. |
C : En cliquant sur ce bouton, on accède à la formule que l'on souhaite créer. |
Onglet « Adresses »
Cet onglet permet de choisir entre l'adresse par défaut ou selon l'ordre des catégories d'adresse.
A : Si la sélection est sur « Adresse par défaut »,le publipostage
ce fera selon le champ de fusion choisit. |
B : Si la sélection est sur « Selon l'ordre des catégories d'adresse suivantes », il faudra alors
choisir la catégorie d'adresse, ainsi que le bon champ de fusion selon l'onglet choisit. |
A : Dans chacun des ces onglets, vous pouvez
faire la sélection de la priorité de l'adresse voulu. |
B : En sélectionnant cette case, il faudra alors ajouter la ou
les catégories d'adresse voulus, puis mettre le bon champ de fusion, en fonction de l'onglet. |
C : C'est à cet endroit que vous avez vos catégories choisit. | D : Cela signifie que si aucune adresse de la catégorie n'a été trouvée, le
système prendra l'adresse par défaut. |
NOTES: Voici les champs de fusion à utiliser selon les onglets:
Pour l'onglet « Client », utiliser le champ de fusion : « C_Adresse », Pour l'onglet « Relation », utiliser le champ de fusion : « CCR_Adresse », Pour l'onglet « Solliciteur », utiliser le champ de fusion : « Sol_Adresse », Pour l'onglet « Contact du solliciteur », utiliser le champ de fusion : « SolCR_Adresse », Pour l'onglet « Client tiers », utiliser le champ de fusion : « T_Adresse », Pour l'onglet « Contact du client tiers », utiliser le champ de fusion : « TCR_Adresse ». |
Édition d'un document
Pour éditer le document maître dans Word, cliquer sur le bouton . Ce bouton est disponible dans la fenêtre « Consultation / Modification d'un document maître » ou directement dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».
La liste des champs de fusion disponibles dans Word dépend de ceux choisis lors de la configuration du document maître.
Voici un exemple de document maître. | |
Lorsque le document est terminé, le sauvegarder à l’aide de la fonction « Enregistrer ». Prodon a déjà donné un nom à votre document et sait où l’enregistrer sur le disque dur.
IL NE FAUT DONC PAS UTILISER LA FONCTION « Enregistrer sous ».
Pour l'utilisation des documents maîtres, voir la procédure « Publipostage ».
Nom du document : ProDon:Gestion des documents maîtres
Version : 5.0.6