ProDon:Publipostage : Différence entre versions

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{{Entete_ProDon|9|4.1.1|Louis-Sébastien Garneau|Louis-Sébastien Garneau|2006/09/01}}
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{{Entete_TOC}}
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'''Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation''' [http://doc.logilys.com/formation/Publipostage_et_historique_envoi.pdf Publipostage et historique d'envoi]
  
 
== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
−
Le publipostage consiste à envoyer de façon massive un document d'information à des clients. Il existe cinq types de publipostage&nbsp;: client [[Image:Bouton Publipostage Client.png]]; transaction [[Image:Bouton Publipostage Transaction.png]]; engagement [[Image:Bouton Publipostage Engagement.png]]; Dons in Memoriam [[Image:Bouton Reporter Generer.png]] et contact [[Image:Bouton Publipostage Client.png]]. <br>
+
Le publipostage consiste à produire de façon massive et personnalisée un document pour plusieurs clients en même temps. Il existe cinq types de publipostage&nbsp;:  
  
−
Avant d'effectuer un publipostage, il faut d'abord composer un document maître, puis préparer la liste des personnes à qui sera expédié le document.  
+
Client ; Transaction ; Engagement ; Dons ''in Memoriam''  et Relation.
  
−
Pour plus d'informations concernant la gestion des documents maîtres, consulter [[ProDon:Gestion des documents maîtres|cette procédure]].<br>
+
== Création d'un document maître  ==
  
−
== Préparation de la liste active ==
+
Avant d'effectuer un publipostage, il faut d'abord créer le document maître, puis préparer la liste de personnes pour qui le document doit être personnalisé.
  
−
Pour effectuer un publipostage, il faut préparer une liste d'envoi en effectuant une recherche ou en appliquant un filtre. <br>  
+
'''ATTENTION&nbsp;:''' Un document maître n'est pas disponible dans toutes les gestions du logiciel. Le type du document maître choisi, détermine l'endroit où il sera disponible dans le système.<br>  
  
−
Lorsque le document maître est créé, il ne pourra pas être utilisé dans n'importe quelle gestion, chaque type de document maître est disponible à des emplacements différents dans la base de données. Pour plus d'informations concernant les types de documents maître ainsi que leur emplacement dans la base de données, [[ProDon:Gestion des documents maîtres#Types_de_documents_.28Compl.C3.A9mentaire_.C3.A0_la_lettre_G_pr.C3.A9c.C3.A9dente.29|cliquer ici]].  
+
Pour plus d'informations concernant la création d'un document maître, consulter [[ProDon:Gestion des documents maîtres|cette procédure]].  
  
−
Afin de préparer la liste d'envoi, se rendre dans la gestion appropriée au type de document de fusion qui doit être envoyé.
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Lorsque le document maître est terminé, fermer la «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;».
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== Préparation de la liste active  ==
  
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Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant une recherche, utiliser la barre de recherche qui se trouve dans toutes les gestions de la base de données en inscrivant les critères de recherche dans les champs appropriés.  
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Pour effectuer un publipostage, il faut préparer la liste de gens à qui le document doit être adressé.&nbsp;Pour ce faire, se rendre dans la gestion appropriée selon le type de document de fusion, par exemple, la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;».
  
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[[Image:Publipostage 001.png]]
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Il existe trois méthodes de recherche pour obtenir une liste de gens selon des critères précis&nbsp;:  
  
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Recherche à partir de la&nbsp;[[Fonctions communes:Barre de recherche|barre de recherche]];
  
−
Pour isoler les personnes à qui doit être envoyé le document en effectuant un filtre, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Filtre Filtrer.png]].
+
Recherche à partir d'un&nbsp;[[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtre]];
  
−
Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter [[Fonction communes:Filtrer les informations|ce document]].<br>
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Recherche à partir d'une [[ProDon:Listes personnalisées|liste personnalisée]].
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−
Lorsque le document maître est prêt et que les clients sont sélectionnés, débuter le publipostage.
 
  
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Lorsque la liste des gens est prête et active à l'écran, débuter le publipostage.
 
== Publipostage de type client<br>  ==
 
== Publipostage de type client<br>  ==
  
−
Ce type de publipostage permet de produire des documents par exemple pour une lettre de sollicitation, l'annonce d'événements, etc.<br>  
+
Ce type de publipostage permet de produire des documents tels une lettre de sollicitation, l'annonce d'événements, etc.<br>  
  
−
Après avoir préparé la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_d.27envoi|liste d'envoi]], cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Publipostage Client.png]].  
+
Après avoir préparé la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_active|liste active]], cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Publipostage Client.png]] Publipostage&nbsp;», qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion, puis au besoin, choisir l'option «&nbsp;Publipostage - client&nbsp;» (cette option est requise seulement dans la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;», où le publipostage de type relation est aussi disponible).
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![[Fichier:Prodon5 Publipostage 001.png|centré|vignette|798x798px]]
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=== <br>Onglet «&nbsp;Sélection&nbsp;»<br>  ===
 
=== <br>Onglet «&nbsp;Sélection&nbsp;»<br>  ===
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Cette fenêtre s'ouvrira.<br>
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Après avoir sélectionné le type de publipostage, cette fenêtre s'ouvre.  
  
 
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| colspan="2" | [[Image:Publipostage 002.png]]<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de choisir si le document sera généré à l'écran ou imprimé directement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet de choisir si le document sera généré à l'écran ou imprimé directement.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de déterminer si le publipostage sera effectué pour toute la liste active ou plustôt s'il sera effectué pour seulement le client sélectionné.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet de déterminer si le publipostage sera effectué pour tous les clients de la liste active ou pour le client sélectionné seulement.  
  
 
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">D&nbsp;:</span>''' En cliquant sur ce bouton, une phrase indiquera le nombre de clients exclus du publipostage et le nombre de personnes au total à qui sera expédié le publipostage.  
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">D&nbsp;:</span>''' En cliquant sur ce bouton, une phrase indiquera le nombre de clients exclus du publipostage et le nombre de personnes au total pour qui sera fait le publipostage.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Pour inclure un titre dans le document maître, inscrire le «&nbsp;Titre Publipostage&nbsp;». Pour qu'il soit actif, activer le champ de fusion «&nbsp;Titre_Publipostage&nbsp;» lors de la [[ProDon:Gestion des documents maîtres#Onglet_.C2.AB.C2.A0Champs_de_fusion.C2.A0.C2.BB|configuration du document maître]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Pour inclure un titre dans le document, inscrire le titre désiré.<br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Pour qu'il soit actif, il faut activer le champ de fusion «&nbsp;Div_Titre_Publipostage&nbsp;» lors de la [[ProDon:Gestion des documents maîtres#Onglet_.C2.AB.C2.A0Champs_de_fusion.C2.A0.C2.BB|configuration du document maître]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> C'est à cet endroit où vous devez sélectionner le document maître à générer.<br>  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> En cochant cette case, la fenêtre se fermera suite à la génération du document maître.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Permet d'exporter le document maître en  '''''Excel'''''.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Pour générer le document maître.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J :'''</span> Pour fermer la fenêtre.
 
|}
 
|}
  
 
=== <br>Onglet «&nbsp;Regroupement&nbsp;»<br>  ===
 
=== <br>Onglet «&nbsp;Regroupement&nbsp;»<br>  ===
  
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" style="width: 663px; height: 242px;" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Image:Publipostage 003.png]]<br>
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L'onglet «&nbsp;Regroupement&nbsp;» est disponible seulement pour le «&nbsp;Publipostage - client&nbsp;» (contient uniquement des champs de fusion «&nbsp;Client&nbsp;») et à partir des gestions où il y a des transactions (où le client peut se retrouver à plusieurs reprises, par exemple&nbsp;: «&nbsp;Historique&nbsp;des transactions », «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», «&nbsp;Traitement des reçus&nbsp;» et «&nbsp;Traitement des documents&nbsp;»).
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| style="text-align: center;" colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Publipostage 003.png]]<br>
 
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'''L'ONGLET&nbsp;«&nbsp;REGROUPEMENT&nbsp;»''' est disponible seulement dans les gestions où il y a des transactions et où le client peut se retrouver à plusieurs reprises (exemple&nbsp;: «&nbsp;Analyse et historique&nbsp;», «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», «&nbsp;Traitement des reçus&nbsp;» et «&nbsp;Traitement des documents&nbsp;»).
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;: '''</span>Ces options permettent de choisir de produire un document par ligne ou de regrouper les mêmes clients pour ne produire, par exemple, qu'une seule lettre par client.  
−
 
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;: '''</span>Ces options permettent de choisir de produire un document par ligne (transaction) ou de regrouper toutes les transactions d'un même client pour produire un seul document.  
 
  
 
|}
 
|}
  
−
=== <br>Onglet «&nbsp;Envois&nbsp;»  ===
+
=== Onglet «&nbsp;Historique d'envoi&nbsp;»  ===
  
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" style="width: 663px; height: 646px;" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Image:Publipostage 004.png]]<br>
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| style="text-align: center;" colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Publipostage 004.png]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cet option permet de créer un historique d'envoi dans l'onglet «&nbsp;Envois&nbsp;» de la fiche de chaque client présent dans la liste active (dans cet exemple, le logiciel gardera en mémoire qu'une sollicitation pour le «&nbsp;Tournois de golf 2011&nbsp;» a été envoyée le 14 juillet 2011).  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> La date du jour s'inscrit automatiquement, mais il est possible de la changer.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span>&nbsp;La date de l'envoi s'inscrit automatiquement mais il est possible de la changer.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de choisir l'occasion pour laquelle l'envoi doit être documenté.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de choisir l'occasion pour laquelle l'envoi doit être documenté.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de choisir l'activité pour laquelle l'envoi doit être documenté.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de choisir l'activité pour laquelle l'envoi doit être documenté.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span>&nbsp;En cochant cette case, le solliciteur qui est  dans la fiche client, sera inscrit par défaut.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet d'inscrire le nom du solliciteur. Si la case est cochée, le solliciteur par défaut du client sera inscrit, mais il est également possible de choisir un autre solliciteur en cliquant sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton....png]].  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Il est possible de choisir un solliciteur parmi la liste complète en cliquant sur le bouton&nbsp;[[Image:Bouton....png]].  
  
 
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−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet d'inscrire, à l'aide de la liste déroulante dynamique, le statut de l'envoi (exemple&nbsp;: pas de réponse, paiement reçu, etc.). Pour plus d'informations concernant l'ajout, la modification ou la suppression des choix de la liste dynamique, voir [[Fonctions communes:Listes déroulantes dymaniques|cette procédure]].  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet d'inscrire le contact, pour lequel le document doit être envoyé.  
  
 
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−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de suggérer un montant de don.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet d'indiquer la réponse à inscrire dans l'onglet «&nbsp;Envois&nbsp;» de chaque fiche client, par exemple, «&nbsp;Envoyé&nbsp;» lors de la production du publipostage. Des réponses par défaut peuvent être configurées dans les préférences du logiciel, par exemple, «&nbsp;Don reçu&nbsp;» lors de l'entrée d'une transaction. Pour plus d'informations concernant la configuration de l'historique des envois, [[ProDon:Historique d'envois#Configuration_de_l.27historique_d.27envois|cliquer ici]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet d'inscrire une description à l'envoi.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span>&nbsp;Permet de suggérer un montant de don.
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Permet d'inscrire une note à l'envoi.
 
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−
Pour plus d'informations concernant l'historique d'envoi, consulter [[ProDon:Historique d'envois|ce document]].
+
===  &nbsp;Documents maîtres  ===
  
−
=== <br>Onglets «&nbsp;Documents standard&nbsp;» et «&nbsp;Documents à enregistrer&nbsp;»<br>  ===
+
{| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" style="width: 663px; height: 271px;"
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−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
 
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| colspan="2" | [[Image:Publipostage 005.png]]
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| colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Publipostage 005.png]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O&nbsp;:'''</span> L'onglet «&nbsp;Documents standards&nbsp;» contient les documents maîtres de type client.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Cette partie contient les documents maîtres de type client.  
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P&nbsp;:'''</span> L'onglet «&nbsp;Documents à enregistrer&nbsp;» contient les documents maîtres qui ont été enregistré dans les dossiers des clients (voir [[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89cran_principal|points B et E]] de la section «&nbsp;Écran principal&nbsp;» du document «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;»).  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Sélectionner le document maître à fusionner.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Q&nbsp;:'''</span> Sélectionner le document maître à fusionner (En sélectionnant le document maître le bouton «&nbsp;Générer&nbsp;» devient visible).  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet d'ajouter un historique d'envoi.  
  
 
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−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''R&nbsp;:'''</span> Lorsque la configuration du publipostage est terminée, cliquer sur «&nbsp;Générer&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet d'exporter le document maître en Excel.
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Lorsque la configuration du publipostage est terminée, cliquer sur «&nbsp;Générer&nbsp;».
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|}
  
−
|}
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== Publipostage de type transaction  ==
  
−
== Publipostage de type transaction  ==
+
Ce type de publipostage permet de produire des documents tels une lettre de remerciement, un rapport personnalisé incluant des données transactionnelles, etc.<br>
  
−
Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données de transactions, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche&nbsp;[[Image:Bouton Rechercher.png]] ou à l’application d’un filtre [[Image:Bouton Filtre Filtrer.png]].<br>
+
Après avoir préparé la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_active|liste active]], cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Publipostage Client.png]] Publipostage de type transaction&nbsp;», qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion.
  
−
[[Image:ProDon Publipostage 004.png]]<br>  
+
Les options du publipostage de type transaction, sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, l'[[ProDon:Publipostage#Onglet_.C2.AB.C2.A0Regroupement.C2.A0.C2.BB|onglet «&nbsp;Regroupement&nbsp;»]] n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type «&nbsp;Transactions&nbsp;».<br>  
  
−
Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, la section «&nbsp;Regroupement&nbsp;» n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type «&nbsp;Transactions&nbsp;».<br>
+
De plus, les documents maîtres contiendront ceux de type transaction, au lieu des documents maîtres de type client.<br><br> Pour effectuer le publipostage de type transaction, suivre la procédure du [[ProDon:Publipostage#Publipostage_de_type_client|publipostage de type client]] pour les onglets «&nbsp;Sélection&nbsp;» et «&nbsp;Historique d'envois&nbsp;».  
  
 
== Publipostage de type engagement  ==
 
== Publipostage de type engagement  ==
  
−
Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement de lettres de remerciements, sortie de rapports personnalisés incluant des données d’engagement, etc. Ce publipostage peut être effectué suite à l’exécution d’une recherche&nbsp;[[Image:Bouton Rechercher.png]] ou à l’application d’un filtre [[Image:Bouton Filtre Filtrer.png]].<br>  
+
Ce type de publipostage est disponible uniquement si le module «&nbsp;Prospection et engagements&nbsp;» est actif dans le logiciel. Il permet de produire des documents tels une lettre de remerciement, un rapport personnalisé incluant des données relatives à un engagement, etc.<br>
 +
 
 +
Après avoir préparé la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_active|liste active]], cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Publipostage Client.png]] Publipostage de type engagement&nbsp;», qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion.<br>
 +
 
 +
Les options du publipostage de type engagement sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, l'[[ProDon:Publipostage#Onglet_.C2.AB.C2.A0Regroupement.C2.A0.C2.BB|onglet «&nbsp;Regroupement&nbsp;»]] n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type «&nbsp;Engagement&nbsp;». 
 +
 
 +
De plus, les onglets documents maîtres contiendront ceux de type engagement au lieu des documents maîtres de type client.<br>  
 +
 
 +
<br> Pour effectuer le publipostage de type engagement, suivre la procédure du [[ProDon:Publipostage#Publipostage_de_type_client|publipostage de type client]] pour les onglets «&nbsp;Sélection&nbsp;» et «&nbsp;Historique d'envois&nbsp;».
 +
 
 +
== Publipostage de type Dons ''in Memoriam''  ==
 +
 
 +
Ce type de publipostage permet de produire les documents en lien avec les ''Dons in Memoriam'' tels une lettre de remerciement au donateur, un rapport contenant tous les dons ainsi que le nom des donateurs à remettre à la famille à aviser, etc.
 +
 
 +
Pour effectuer un publipostage de type ''Dons in Memoriam'', voir [[ProDon:Dons In Memoriam|cette procédure]].
 +
== Publipostage de type Relation  ==
  
−
[[Image:ProDon Publipostage 005.png]]<br>  
+
Ce type de publipostage permet de produire le même type de documents que pour le publipostage de type client, par exemple une lettre de sollicitation, l'annonce d'événements, etc. Cependant, l'envoi pourra être adressé aux «&nbsp;Contacts principaux&nbsp;» ou aux «&nbsp;Contacts liés&nbsp;» de la fiche client et non seulement au client principal de la fiche.<br>  
  
−
Les options sont les mêmes que pour le publipostage de type client.<br>
+
'''NOTE&nbsp;:''' Les «&nbsp;Contacts principaux&nbsp;» et les «&nbsp;Contacts liés&nbsp;» sont visibles à partir de l'onglet «&nbsp;Relations&nbsp;».  
  
−
== Publipostage de type projet  ==
+
Le publipostage de type relation est uniquement accessible à partir des quatre onglets de la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;» et se configure différemment selon l'onglet à partir duquel la liste active est préparée.
  
−
Ce type de publipostage permet d’effectuer des envois postaux pour l’acheminement d’ententes ou de contrats entre 2 individus / compagnies. Ce publipostage peut être effectué sur 1 seul projet à la fois, soit celui sélectionné.<br>
+
Après avoir préparé la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_active|liste active]] à partir de l'onglet approprié de la «&nbsp;Gestion des clients»&nbsp;, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Publipostage Client.png]] Publipostage&nbsp;», puis choisir l'option «&nbsp;Publipostage - Relation&nbsp;».  
  
 
<br>  
 
<br>  
  
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
+
Les options du publipostage de type relation, sont les mêmes que pour le publipostage de type client. 
−
|-
+
 
−
| [[Image:ProDon Publipostage 006.png]]<br>
+
Le documents maîtres contiendront ceux de type relation au lieu des documents maîtres de type client.
−
|-
 
−
| Pour que l’on puisse faire un publipostage de type «&nbsp;Projet&nbsp;», les conditions encerclées en rouge dans la [[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]] doivent être remplies.<br>
 
−
|}
 
  
−
<br>
+
==== À partir de l'onglet «&nbsp;Relations&nbsp;» de la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;»  ====
  
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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Pour effectuer le publipostage de type relation, lorsque la [[ProDon:Publipostage#Pr.C3.A9paration_de_la_liste_active|liste active]] est créée à partir de l'onglet «&nbsp;Relations&nbsp;» de la «&nbsp;Gestion des clients&nbsp;», suivre la procédure du [[ProDon:Publipostage#Publipostage_de_type_client|publipostage de type client]] pour les onglets «&nbsp;Sélection&nbsp;», « Regroupement » et «&nbsp;Historique d'envois&nbsp;».   
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Version actuelle datée du 20 juin 2022 à 13:57

Publipostage

Cliquer sur le lien, pour consulter le plan de formation Publipostage et historique d'envoi

Introduction

Le publipostage consiste à produire de façon massive et personnalisée un document pour plusieurs clients en même temps. Il existe cinq types de publipostage :

Client ; Transaction ; Engagement ; Dons in Memoriam et Relation.

Création d'un document maître

Avant d'effectuer un publipostage, il faut d'abord créer le document maître, puis préparer la liste de personnes pour qui le document doit être personnalisé.

ATTENTION : Un document maître n'est pas disponible dans toutes les gestions du logiciel. Le type du document maître choisi, détermine l'endroit où il sera disponible dans le système.

Pour plus d'informations concernant la création d'un document maître, consulter cette procédure.

Lorsque le document maître est terminé, fermer la « Gestion des documents maîtres ».

Préparation de la liste active

Pour effectuer un publipostage, il faut préparer la liste de gens à qui le document doit être adressé. Pour ce faire, se rendre dans la gestion appropriée selon le type de document de fusion, par exemple, la « Gestion des clients ».

Il existe trois méthodes de recherche pour obtenir une liste de gens selon des critères précis :

Recherche à partir de la barre de recherche;

Recherche à partir d'un filtre;

Recherche à partir d'une liste personnalisée.

Lorsque la liste des gens est prête et active à l'écran, débuter le publipostage.

Publipostage de type client

Ce type de publipostage permet de produire des documents tels une lettre de sollicitation, l'annonce d'événements, etc.

Après avoir préparé la liste active, cliquer sur le bouton « Bouton Publipostage Client.png Publipostage », qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion, puis au besoin, choisir l'option « Publipostage - client » (cette option est requise seulement dans la « Gestion des clients », où le publipostage de type relation est aussi disponible).

Prodon5 Publipostage 001.png


Onglet « Sélection »

Après avoir sélectionné le type de publipostage, cette fenêtre s'ouvre.

Prodon5 Publipostage 002.png

A : Permet de choisir si le document sera généré à l'écran ou imprimé directement.

B : Permet de déterminer si le publipostage sera effectué pour tous les clients de la liste active ou pour le client sélectionné seulement.

C : Permet d'inclure les clients qui sont exclus du publipostage.

D : En cliquant sur ce bouton, une phrase indiquera le nombre de clients exclus du publipostage et le nombre de personnes au total pour qui sera fait le publipostage.

E : Pour inclure un titre dans le document, inscrire le titre désiré.
ATTENTION : Pour qu'il soit actif, il faut activer le champ de fusion « Div_Titre_Publipostage » lors de la configuration du document maître.

F : C'est à cet endroit où vous devez sélectionner le document maître à générer.

G : En cochant cette case, la fenêtre se fermera suite à la génération du document maître. H : Permet d'exporter le document maître en Excel.
I : Pour générer le document maître. J : Pour fermer la fenêtre.


Onglet « Regroupement »

L'onglet « Regroupement » est disponible seulement pour le « Publipostage - client » (contient uniquement des champs de fusion « Client ») et à partir des gestions où il y a des transactions (où le client peut se retrouver à plusieurs reprises, par exemple : « Historique des transactions », « Gestion des transactions », « Traitement des reçus » et « Traitement des documents »).

Prodon5 Publipostage 003.png

A : Ces options permettent de choisir de produire un document par ligne ou de regrouper les mêmes clients pour ne produire, par exemple, qu'une seule lettre par client.

Onglet « Historique d'envoi »

Prodon5 Publipostage 004.png

A : La date du jour s'inscrit automatiquement, mais il est possible de la changer.

B : Permet de choisir l'occasion pour laquelle l'envoi doit être documenté.

C : Permet de choisir l'activité pour laquelle l'envoi doit être documenté.

D : En cochant cette case, le solliciteur qui est dans la fiche client, sera inscrit par défaut.

E : Il est possible de choisir un solliciteur parmi la liste complète en cliquant sur le bouton Bouton....png.

F : Permet d'inscrire le contact, pour lequel le document doit être envoyé.

G : Permet d'indiquer la réponse à inscrire dans l'onglet « Envois » de chaque fiche client, par exemple, « Envoyé » lors de la production du publipostage. Des réponses par défaut peuvent être configurées dans les préférences du logiciel, par exemple, « Don reçu » lors de l'entrée d'une transaction. Pour plus d'informations concernant la configuration de l'historique des envois, cliquer ici.

H : Permet de suggérer un montant de don.

I : Permet d'inscrire une note à l'envoi.

 Documents maîtres

Prodon5 Publipostage 005.png

A : Cette partie contient les documents maîtres de type client.

B : Sélectionner le document maître à fusionner.

C : Permet d'ajouter un historique d'envoi.

D : Permet d'exporter le document maître en Excel.

E : Lorsque la configuration du publipostage est terminée, cliquer sur « Générer ».

Publipostage de type transaction

Ce type de publipostage permet de produire des documents tels une lettre de remerciement, un rapport personnalisé incluant des données transactionnelles, etc.

Après avoir préparé la liste active, cliquer sur le bouton « Bouton Publipostage Client.png Publipostage de type transaction », qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion.

Les options du publipostage de type transaction, sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, l'onglet « Regroupement » n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type « Transactions ».

De plus, les documents maîtres contiendront ceux de type transaction, au lieu des documents maîtres de type client.

Pour effectuer le publipostage de type transaction, suivre la procédure du publipostage de type client pour les onglets « Sélection » et « Historique d'envois ».

Publipostage de type engagement

Ce type de publipostage est disponible uniquement si le module « Prospection et engagements » est actif dans le logiciel. Il permet de produire des documents tels une lettre de remerciement, un rapport personnalisé incluant des données relatives à un engagement, etc.

Après avoir préparé la liste active, cliquer sur le bouton « Bouton Publipostage Client.png Publipostage de type engagement », qui se trouve dans le haut de la fenêtre de gestion.

Les options du publipostage de type engagement sont les mêmes que pour le publipostage de type client. Évidemment, l'onglet « Regroupement » n’est pas accessible, étant donné que le publipostage est de type « Engagement ».

De plus, les onglets documents maîtres contiendront ceux de type engagement au lieu des documents maîtres de type client.


Pour effectuer le publipostage de type engagement, suivre la procédure du publipostage de type client pour les onglets « Sélection » et « Historique d'envois ».

Publipostage de type Dons in Memoriam

Ce type de publipostage permet de produire les documents en lien avec les Dons in Memoriam tels une lettre de remerciement au donateur, un rapport contenant tous les dons ainsi que le nom des donateurs à remettre à la famille à aviser, etc.

Pour effectuer un publipostage de type Dons in Memoriam, voir cette procédure.

Publipostage de type Relation

Ce type de publipostage permet de produire le même type de documents que pour le publipostage de type client, par exemple une lettre de sollicitation, l'annonce d'événements, etc. Cependant, l'envoi pourra être adressé aux « Contacts principaux » ou aux « Contacts liés » de la fiche client et non seulement au client principal de la fiche.

NOTE : Les « Contacts principaux » et les « Contacts liés » sont visibles à partir de l'onglet « Relations ».

Le publipostage de type relation est uniquement accessible à partir des quatre onglets de la « Gestion des clients » et se configure différemment selon l'onglet à partir duquel la liste active est préparée.

Après avoir préparé la liste active à partir de l'onglet approprié de la « Gestion des clients» , cliquer sur le bouton « Bouton Publipostage Client.png Publipostage », puis choisir l'option « Publipostage - Relation ».


Les options du publipostage de type relation, sont les mêmes que pour le publipostage de type client.

Le documents maîtres contiendront ceux de type relation au lieu des documents maîtres de type client.

À partir de l'onglet « Relations » de la « Gestion des clients »

Pour effectuer le publipostage de type relation, lorsque la liste active est créée à partir de l'onglet « Relations » de la « Gestion des clients », suivre la procédure du publipostage de type client pour les onglets « Sélection », « Regroupement » et « Historique d'envois ».

Nom du document : ProDon:Publipostage
Version : 5.0.6

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