ProDon:Préparation du document maître : Différence entre versions

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[[Cette]] documentation nécessite le module « Publicourriel » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.<br>
  
 
== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
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Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels.  
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Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir [[ProDon:Consultation des statistiques d'envoi|ce document]].<br>
  
 
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De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'informations qui les intéressent, à partir de la section «&nbsp;Inscriptions&nbsp;» du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique préparé à cet effet.<br>  
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De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'information qui les intéressent, à partir du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet.<br>  
  
 
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L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.  
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L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes&nbsp;: Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.  
  
 
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Le document qui suit porte sur la préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">ce document</span>. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">ce document</span>.<br>  
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Le document qui suit porte sur la préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter [[ProDon:Préparation de la liste de distribution|ce document]]. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter [[ProDon:Envoi du PubliCourriel|ce document]].<br>  
  
 
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Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.  
 
Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.  
  
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La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant ou la création d'un nouveau document maître.  
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Il existe deux types de document maître&nbsp;: un document maître personnalisé et un document maître général. Un document maître général est un document qui ne contient pas de champ de fusion. Un document maître personnalisé est un document qui contient des champs de fusion, afin de personnaliser le PubliCourriel à chaque destinataire.  
  
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'''ATTENTION&nbsp;:''' Un document maître conçu pour le publipostage ne peut pas être utilisé pour un PubliCourriel et vice-versa, puisqu'un document maître conçu pour un PubliCourriel doit respecter plusieurs <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.  
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La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant, soit la création d'un nouveau document maître.
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'''ATTENTION&nbsp;:''' Un document maître conçu pour le publipostage ne peut pas être utilisé pour un PubliCourriel et vice-versa, puisqu'un document maître conçu pour un PubliCourriel doit respecter plusieurs [[ProDon:Préparation du document maître#R.C3.A8gles_de_mise_en_page|règles de mise en page]].  
  
 
Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;».  
 
Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des documents maîtres&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cet onglet contient les documents maîtres de type «&nbsp;Reçu&nbsp;».
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Le type de document «&nbsp;Reçus&nbsp;» ne peut pas être utilisé pour le PubliCourriel.<br>
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'''NOTE&nbsp;:''' Habituellement, seul l'utilisateur «&nbsp;Superviseur&nbsp;» peut y avoir accès.  
 
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span>&nbsp;Le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]] permet d’activer ou de désactiver un document maître afin de le déplacer de l’onglet «&nbsp;Documents actifs&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, à «&nbsp;Documents désactivés », en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>, ou vice-versa. Pour ce faire, sélectionner le document en&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span>&nbsp;Le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]] permet d’activer ou de désactiver un document maître afin de le déplacer de l’onglet «&nbsp;Documents actifs&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, à «&nbsp;Documents désactivés&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>, ou vice-versa. Pour ce faire, sélectionner le document en&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, puis cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Annuler.png]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Il s'agit de tous les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la liste de tous les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.<br>  
  
 
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Après avoir cliqué sur les boutons [[Image:Bouton Ajouter.png]],&nbsp;[[Image:Bouton Modifier.png]] ou&nbsp;[[Image:Petit Bouton Dupliquer.png]] de <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span>, la fenêtre suivante s'ouvre.  
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Après avoir cliqué sur les boutons [[Image:Bouton Ajouter.png]],&nbsp;[[Image:Bouton Modifier.png]] ou&nbsp;[[Image:Petit Bouton Dupliquer.png]] de [[#GestionDocumentsMa.C3.AEtres|cette fenêtre]], la fenêtre suivante s'ouvre.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il existe deux options à cette liste déroulante. L'option «&nbsp;Utiliser un document peu importe la langue&nbsp;» permet d'éditer un seul document qui sera envoyé à tous les clients de la liste de distribution, quelle que soit la langue spécifiée dans sa fiche client. L'option «&nbsp;Utiliser un document par langue&nbsp;», permet d'éditer un document pour chaque langue existante dans '''''ProDon''''', ce qui permet d'envoyer un document anglais aux clients anglophones, un document français aux clients francophones, etc.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Toujours choisir l'option «&nbsp;Utiliser un document peu importe la langue&nbsp;» car l'option «&nbsp;Un document par langue&nbsp;» ne fonctionne pas pour les documents maîtres de PubliCourriel. Il faut donc toujours créer 1 document maître pour chaque langue dans laquelle le document doit être envoyé.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ces champs ne sont pas utiles pour un document maître de PubliCourriel. Pour connaître l'utilité de ces champs, consulter le document «&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">Gestion des documents maîtres</span>&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] permet d'ouvrir le document dans l'éditeur. Après avoir cliqué sur ce bouton, '''''Word''''' s'ouvre. Pour savoir comment éditer le document maître dans '''''Word''''', consulter [[ProDon:Préparation du document maître#.C3.89diter_le_document_ma.C3.AEtre|cette section]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Les boutons [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] permettent d'éditer le document de chaque langue. Par exemple, le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] Fr&nbsp;» permet d'éditer le document en français. Après avoir cliqué sur ce bouton, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span> s'ouvre.<br> '''NOTE&nbsp;:''' Si l'option «&nbsp;Utiliser un document peu importe la langue&nbsp;» a été choisie en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>, un seul bouton est disponible.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span>&nbsp;Choisir le type de document «&nbsp;Client (ex&nbsp;:&nbsp;envoi, publipostage, étiquettes)&nbsp;».Tous les autres types de documents ne fonctionnent pas pour un PubliCourriel.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span>&nbsp;Choisir le type de document «&nbsp;Client (ex&nbsp;:&nbsp;envoi, publipostage, étiquettes)&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span>&nbsp;Ces champs ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients. Pour plus d'informations sur l'onglet&nbsp;«&nbsp;Lien&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cliquer ici</span>.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier.<br> '''NOTE&nbsp;:''' Les champs doivent être cochés dans le document maître '''ET''' dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Pour plus d'informations sur l'onglet&nbsp;«&nbsp;Sommaire&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cliquer ici</span>.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Ces onglets ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Cet onglet sera disponible dans une version ultérieure de '''''ProDon'''''. Les explications sont à venir.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton rechercher.png]] permet d'afficher ou non la [[Fonctions communes:Barre de recherche|barre de recherche]].  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Modifier.png]] permet de modifier les champs configurables.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton rechercher.png]] permet d'afficher ou non la <span style="color: rgb(255, 0, 0);">barre de recherche</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span>&nbsp;Le bouton [[Image:Bouton détecter champs.png]] permet de cocher tous les champs qui ont été insérés dans le document maître.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton Modifier.png]] permet de modifier les champs configurables.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span>&nbsp;Le bouton [[Image:Bouton gros crochet.png]] permet de cocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span>.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton détecter champs.png]] permet de voir la liste des champs qui ont été insérés dans le document maître.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span>&nbsp;Le bouton [[Image:Bouton gros X.png]] permet de décocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span>.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton gros crochet.png]] permet de cocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N&nbsp;:'''</span>&nbsp;Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer la modification&nbsp;».  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O&nbsp;:'''</span> Le bouton [[Image:Bouton gros X.png]] permet de décocher tous les champs de fusion en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>.<br>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O&nbsp;:'''</span>&nbsp;Pour annuler les modifications ou la création d'un document maître, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton annuler.png]] Annuler la modification&nbsp;».  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P&nbsp;:'''</span> Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer la modification&nbsp;».
 
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'''ATTENTION&nbsp;:''' Il est important de cocher en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span> seulement les champs utilisés dans les documents maîtres puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué avec cette liste de distribution. Il sera possible de décocher les champs, mais ces derniers resteront tout de même actifs sur le site du Courrielleur. De plus, tous les champs cochés devront être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du Courrielleur, contacter '''''Logilys'''''.<br>  
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'''ATTENTION&nbsp;:''' Il est important de cocher en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span> seulement les champs de fusion nécessaires à la personnalisation du PubliCourriel puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué. Tous les champs cochés devront donc être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du serveur d'envoi du PubliCourriel, contacter '''''Logilys'''''.<br>  
  
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est obligatoire de cocher au moins un champ en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span>, donc si aucun champ ne doit être utilisé dans le document maître, en cocher un uniquement.  
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est obligatoire de cocher au moins un champ en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span>, donc lors de la rédaction d'un PubliCourriel de type général, il faut en cocher au moins un ici et ne rien cocher dans la liste de distribution. Pour la rédaction des PubliCourriels de type général, il est conseillé de cocher toujours le même champ de fusion dans chaque document maître (exemple&nbsp;: «&nbsp;Appellation&nbsp;»).<br>
  
 
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=== Éditer le document maître  ===
 
  
−
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] de <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span>, '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.
 
  
−
Pour éditer un document maître de PubliCourriel, '''''Word''''' doit être en affichage «&nbsp;Web&nbsp;», afin de voir le document tel qu'il sera envoyé.
 
  
−
Pour savoir comment activer l'affichage «&nbsp;Web&nbsp;», <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir les sections «&nbsp;Avec Word 2003&nbsp;», «&nbsp;Avec Word 2007&nbsp;» ou «&nbsp;Avec Word 2010&nbsp;»</span>.  
+
== Éditer le document maître ==
 +
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]] de [[#ModificationConsultationDocumentMa.C3.AEtre|cette fenêtre]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.  
  
−
<br>
+
Toujours utiliser le bouton «&nbsp;Enregistrer&nbsp;», pas «&nbsp;Enregistrer sous&nbsp;». '''''ProDon''''' enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.
 +
=== Règles de mise en page  ===
  
−
==== Règles de mise en page ====
+
Puisque le document sera converti en code HTML à partir de '''''Word''''', certaines règles sont à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit la plus ressemblante lors de la réception du PubliCourriel dans '''''Outlook, Hotmail, Gmail''''', etc.
  
−
Il y a plusieurs règles à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit adéquate pour le PubliCourriel, les voici&nbsp;:<br>
+
'''Tableau'''  
−
 
+
* Le document doit être rédigé dans un tableau. Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la '''lettre A''' de la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation du document maître#Exemples_de_mise_en_page|Exemples de mise en page]]&nbsp;».
−
*Puisque le document sera converti en page HTML à partir de '''''Word''''', le texte doit être rédigé dans un tableau afin que le document en HTML soit le plus ressemblant possible lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.<br>Pour un exemple de document maître dans un tableau, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
+
* Vous pouvez fusionner des cellules.
−
*Une seule image peut être insérée par cellule. <br>Pour un exemple d'image dans une cellule, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
+
* Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
−
*Il est préférable d'utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
 
−
*Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet, utiliser plutôt un lien tel que&nbsp;: «&nbsp;Cliquer ici&nbsp;». <br>Pour des exemples de liens hypertextes, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Éditer le document maître avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.  
 
−
*Pour inviter les gens à transférer le courriel à quelqu'un, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[FORWARD]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.  
 
−
*Pour informer les gens qu'il est possible de voir le courriel avec un navigateur Internet, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[SHOWEMAIL]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>.
 
−
*Pour offrir aux gens de se désinscrire, utiliser le lien hypertexte «&nbsp;[UNSUBSCRIBE]&nbsp;».<br>Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">voir la lettre... des sections «&nbsp;Ajout d'un lien lien hypertexte avec Word 2003 / Word 2007 / Word 2010&nbsp;»</span>. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Le lien de désinscription doit être clair et spécifier pour quelle liste de distribution la désinscription sera effectuée.<br>
 
−
*Toujours utiliser le bouton «&nbsp;Enregistrer&nbsp;», pas «&nbsp;Enregistrer sous&nbsp;». '''''ProDon''''' enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.
 
  
 +
* Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.
 +
<br>
 +
'''Image'''
 +
* Le format d’image accepté est JPG. Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
 +
* Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image. Pour un exemple d'image dans une cellule, voir la '''lettre B''' de la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation_du_document_maître#Exemples_de_mise_en_page|Exemples de mise en page]]&nbsp;».
 +
* Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document '''''Word''''') car celle-ci sera pixélisée.
 +
* Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimensionnant avec les propriétés de l'image.
 +
* La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
 +
* Toujours vous assurer que « l'habillage du texte » de l'image est défini à « Aligné sur le texte ».
 +
<br>
 +
'''Texte'''
 +
* Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
 +
* L'utilisation de règles dans Word (exemple : si... alors... sinon) ne fonctionne pas.
 +
* Ne pas utiliser de zone de texte.
 +
* Attention à l'utilisation de caractères spéciaux, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
 +
* Utiliser autant que possible des retours insécables (<SHIFT> + <ENTER>), car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.
 +
* Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet dans le texte, utiliser plutôt un lien tel que : « Cliquer ici ». Pour des exemples de liens hypertextes, voir la '''lettre C''' de la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation_du_document_maître#Exemples_de_mise_en_page|Exemples de mise en page]]&nbsp;».
 
<br>
 
<br>
  
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==== Éditer le document maître avec Word 2003  ====
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=== Balises ===
−
 
+
Une balise est un code spécial rendant disponible une fonctionnalité dans le courriel. L'utilisation de certaines de ces balises est rendue obligatoire par la loi anti-pourriel, qui oblige l'expéditeur à indiquer son adresse postale et à permettre à un destinataire de se désabonner de la liste de distribution. Si une balise obligatoire n'est pas présente dans le document maître, elle sera automatiquement ajoutée à la toute fin du PubliCourriel lors de l’envoi.    
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
−
|-
 
−
| colspan="2" |
 
−
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>
 
−
 
 
−
'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>
 
  
 +
'''Les balises ci-dessous sont configurées en ajoutant un lien hypertexte à un texte sélectionné.'''
 +
* Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document '''''Word''''', voir la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation du document maître#Ajouter_un_lien_hypertexte|Ajouter un lien hypertexte]]&nbsp;».
 +
* Pour des exemples de liens hypertextes, voir la '''lettre C''' de la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation du document maître#Exemples_de_mise_en_page|Exemples de mise en page]]&nbsp;».
 +
{| class="wikitable"
 +
|[FORWARD] 
 +
|Pour inviter les gens à transférer le courriel à une autre personne.
 +
|
 
|-
 
|-
−
| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 004.png]]<br>
+
|[SHOWEMAIL] 
 +
|Pour faire afficher le courriel avec un navigateur internet.
 +
|
 
|-
 
|-
−
| width="50%" |
+
|[UNSUBSCRIBE] 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour que le document soit en affichage «&nbsp;Web&nbsp;» afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le menu «&nbsp;Affichage&nbsp;», puis sur «&nbsp;[[Image:Bouton affichage Web.png]] Web&nbsp;».<br>
+
|Pour offrir l’option de se désabonner à cette liste.
−
 
+
|Obligatoire
−
| width="50%" |
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.<br>
 
−
 
 
−
'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.  
 
−
 
 
 
|-
 
|-
−
|  
+
|[GLOBAL_UNSUBSCRIBE]
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.  
+
|Pour offrir l’option de se désabonner à toutes les listes et bloque les envois futurs.
−
 
+
|Non recommandé
−
|  
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
 
−
 
 
 
|-
 
|-
−
| colspan="2" |  
+
|[SHARE]
−
'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».  
+
|Pour offrir l’option de générer une adresse URL afin de partager le PubliCourriel sur Facebook,Twitter, etc.
−
 
+
|
 
|}
 
|}
−
 
+
'''Les balises ci-dessous sont utilisées pour des modules supplémentaires de ProDon (version 5 seulement) et sont configurées en ajoutant un lien hypertexte à un texte sélectionné.'''
−
Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer '''''Word'''''. <br>
+
{| class="wikitable"
−
 
+
|[LIEN_FORMULAIRE] 
−
'''NOTE&nbsp;:''' Consulter la section «&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">Règles de mise en page</span>&nbsp;» pour savoir comment enregistrer le document.  
+
|Pour accéder à un formulaire JeDonneEnLigne en y ajoutant toutes les informations personnelles du destinataire.
−
 
+
|Module JeDonneEnLigne
−
Après avoir fermé '''''Word''''', retourner dans '''''ProDon''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span> devrait toujours être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, confirmer la modification.
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
===== Ajouter un lien hypertexte avec Word 2003  =====
 
−
 
 
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
−
|-
 
−
| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 005.png]]<br>
 
 
|-
 
|-
−
| width="50%" |  
+
|[RECUS] 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.  
+
|Pour permettre au destinataire d'accéder à son reçu électronique.
−
 
+
|Module Reçus Électroniques
−
| width="50%" |
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, ce menu s'ouvre, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;».
 
−
 
 
 
|}
 
|}
−
 
+
La balise ci-dessous est configurée en l’ajoutant directement comme texte dans le document maître.
−
<br>
+
{| class="wikitable"
−
 
+
|[CLIENTS.ADDRESS]              
−
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
+
|Pour afficher l'adresse de l'organisme, écrire la balise en texte dans le document                                                                                                             
−
|-
+
|Obligatoire                       
−
| colspan="2" |
 
−
Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.
 
−
 
 
−
|-
 
−
| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 006.png]]<br>
 
−
|-
 
−
| width="50%" |
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.
 
−
 
 
−
| width="50%" |
 
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton «&nbsp;OK&nbsp;».
 
−
 
 
 
|}
 
|}
  
−
<br>
+
==== Exemples de mise en page ====
−
 
 
−
==== Éditer le document maître avec Word 2007  ====
 
−
 
 
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
Ligne 276 : Ligne 252 :
 
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>  
 
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>  
  
−
'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>  
+
'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les [[ProDon:Préparation du document maître#R.C3.A8gles_de_mise_en_page|règles de mise en page]].<br>  
  
 
|-
 
|-
−
| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 007.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[Image:ProDon Préparation du document maître 004.png]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour que le document soit en affichage «&nbsp;Web&nbsp;» afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton affichage Web.png]].<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.<br>
 +
 
 +
'''ATTENTION&nbsp;:''' Lors de la création du tableau, insérer suffisamment de colonnes pour ne pas avoir à en ajouter plus tard. Éviter également de redimensionner les colonnes du tableau en déplaçant une ligne du tableau avec la souris, aller plutôt dans les propriétés du tableau.<br>
 +
 
 +
'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles, afin qu'elles n'apparaissent pas dans le courriel.  
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant d'insérer l'image. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement.  
  
−
'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.  
+
'''NOTE&nbsp;:''' L'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.  
  
 
|-
 
|-
 
|  
 
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−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter [[ProDon:Préparation du document maître#Ajouter_un_lien_hypertexte|cette section]].  
  
 
|  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
+
'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».  
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| colspan="2" |
 
−
'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».<br>
 
  
 
|}
 
|}
Ligne 304 : Ligne 280 :
 
Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer '''''Word'''''. <br>  
 
Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer '''''Word'''''. <br>  
  
−
'''NOTE&nbsp;:''' Consulter la section «&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">Règles de mise en page</span>&nbsp;» pour savoir comment enregistrer le document.
+
'''NOTE&nbsp;:''' Consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Préparation du document maître#R.C3.A8gles_de_mise_en_page|Règles de mise en page]]&nbsp;» pour savoir comment enregistrer le document.  
−
 
 
−
Après avoir fermé '''''Word''''', retourner dans '''''ProDon''''', <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette fenêtre</span> devrait toujours être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, confirmer la modification.
 
−
 
 
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−
 
 
−
===== Ajouter un lien hypertexte avec Word 2007  =====
 
−
 
 
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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|-
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 008.png]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.
 
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| width="50%" |
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, ce menu s'ouvre, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;».
 
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|}
 
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" |
 
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Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton lien hypertexte.png]] Lien hypertexte...&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 009.png]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton «&nbsp;OK&nbsp;».  
 
  
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Après avoir fermé '''''Word''''', revenir dans '''''ProDon''''', [[#ModificationConsultationDocumentMa.C3.AEtre|cette fenêtre]] devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer la modification&nbsp;».
  
 
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==== Éditer le document maître avec Word 2010  ====
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=== Ajouter un lien hypertexte  ===
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ouvrir Editeur.png]], '''''Word''''' s'ouvre afin d'éditer le document maître.<br>
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Bien respecter toutes les <span style="color: rgb(255, 0, 0);">règles de mise en page</span>.<br>
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 010.png]]<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour que le document soit en affichage «&nbsp;Web&nbsp;» afin de le visualiser tel qu'il sera envoyé, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton affichage Web.png]].<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Il est très important de créer le document maître dans un tableau.
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles afin que le courriel ne paraîsse pas d'avoir été édité dans un tableau.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant de l'insérer. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. De plus, l'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter <span style="color: rgb(255, 0, 0);">cette section</span>.<br>
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres#.C3.89dition_d.27un_document|Édition d'un document]]&nbsp;», du document «&nbsp;[[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]]&nbsp;».
 
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===== Ajouter un lien hypertexte avec Word 2010 =====
 
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 011.png]]<br>
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Préparation du document maître 005.png]]<br>
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Module PubliCourriel 012.png]]<br>
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| colspan="2" | [[Image:ProDon Préparation du document maître 006.png]]<br>
 
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{{BasPage_ProDon_Version|4.6.7.19}}<br>
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Version actuelle datée du 27 mai 2023 à 06:29

Préparation du document maître

Cette documentation nécessite le module « Publicourriel » de Prodon, il faut donc posséder ce module pour avoir accès à ces fonctionnalités.

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.


De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'information qui les intéressent, à partir du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet.


L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.


Le document qui suit porte sur la préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter ce document. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter ce document.


Préparation du document maître de PubliCourriel

Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.

Il existe deux types de document maître : un document maître personnalisé et un document maître général. Un document maître général est un document qui ne contient pas de champ de fusion. Un document maître personnalisé est un document qui contient des champs de fusion, afin de personnaliser le PubliCourriel à chaque destinataire.

La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant, soit la création d'un nouveau document maître.

ATTENTION : Un document maître conçu pour le publipostage ne peut pas être utilisé pour un PubliCourriel et vice-versa, puisqu'un document maître conçu pour un PubliCourriel doit respecter plusieurs règles de mise en page.

Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la « Gestion des documents maîtres ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Bouton document maître.png Documents maîtres ».

ProDon Préparation du document maître 001.png


Après avoir cliqué sur « Bouton document maître.png Documents maîtres », la fenêtre suivante s'ouvre.

ProDon Préparation du document maître 002.png

A : Cet onglet contient les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.

B : Cet onglet contient des documents maîtres fournis par Logilys à titre de référence. Il est possible de les dupliquer et de les modifier selon les besoins.

C : Cet onglet contient les documents maîtres inactifs et non disponibles à l'utilisation dans le logiciel.

D : Le type de document « Reçus » ne peut pas être utilisé pour le PubliCourriel.

E : Le bouton Bouton Ajouter.png permet de créer un nouveau document maître.

F : Le bouton Petit Bouton Dupliquer.png permet de dupliquer un document afin de l’utiliser comme modèle pour un nouveau document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à dupliquer en J, puis cliquer sur le bouton Petit Bouton Dupliquer.png.

G : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier la configuration d'un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à modifier en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Modifier.png.

H : Le bouton Bouton Annuler.png permet d’activer ou de désactiver un document maître afin de le déplacer de l’onglet « Documents actifs », en A, à « Documents désactivés », en C, ou vice-versa. Pour ce faire, sélectionner le document en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Annuler.png.

I : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à supprimer en J, puis cliquer sur le bouton Bouton Retirer.png.

NOTE : Cette opération est déconseillée, il est préférable de désactiver un document maître plutôt que de le supprimer. Voir la lettre H pour savoir comment désactiver un document.

J : Il s'agit de la liste de tous les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.


Ajouter, modifier ou dupliquer un document maître de PubliCourriel

Après avoir cliqué sur les boutons Bouton Ajouter.png, Bouton Modifier.png ou Petit Bouton Dupliquer.png de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.

ProDon Préparation du document maître 003.png

A : Nommer le document maître.

NOTE : Il est conseillé d'inscrire « PubliCourriel » dans le nom du document maître afin de retrouver facilement les documents maîtres de PubliCourriels.

B : Toujours choisir l'option « Utiliser un document peu importe la langue » car l'option « Un document par langue » ne fonctionne pas pour les documents maîtres de PubliCourriel. Il faut donc toujours créer 1 document maître pour chaque langue dans laquelle le document doit être envoyé.

C : Le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png permet d'ouvrir le document dans l'éditeur. Après avoir cliqué sur ce bouton, Word s'ouvre. Pour savoir comment éditer le document maître dans Word, consulter cette section.

D : Choisir le type de document « Client (ex : envoi, publipostage, étiquettes) ».Tous les autres types de documents ne fonctionnent pas pour un PubliCourriel.

E : Ces champs ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.

F : Cet onglet permet de choisir les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.

G : Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier.
NOTE : Les champs doivent être cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.

H : Ces onglets ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.


I : Le bouton Bouton rechercher.png permet d'afficher ou non la barre de recherche.

J : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier les champs configurables.

K : Le bouton Bouton détecter champs.png permet de cocher tous les champs qui ont été insérés dans le document maître.

L : Le bouton Bouton gros crochet.png permet de cocher tous les champs de fusion en G.

M : Le bouton Bouton gros X.png permet de décocher tous les champs de fusion en G.

N : Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification ».

O : Pour annuler les modifications ou la création d'un document maître, cliquer sur le bouton « Bouton annuler.png Annuler la modification ».

ATTENTION : Il est important de cocher en G seulement les champs de fusion nécessaires à la personnalisation du PubliCourriel puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué. Tous les champs cochés devront donc être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du serveur d'envoi du PubliCourriel, contacter Logilys.

NOTE : Il est obligatoire de cocher au moins un champ en G, donc lors de la rédaction d'un PubliCourriel de type général, il faut en cocher au moins un ici et ne rien cocher dans la liste de distribution. Pour la rédaction des PubliCourriels de type général, il est conseillé de cocher toujours le même champ de fusion dans chaque document maître (exemple : « Appellation »).




Éditer le document maître

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png de cette fenêtre, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

Toujours utiliser le bouton « Enregistrer », pas « Enregistrer sous ». ProDon enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.

Règles de mise en page

Puisque le document sera converti en code HTML à partir de Word, certaines règles sont à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit la plus ressemblante lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.

Tableau

  • Le document doit être rédigé dans un tableau. Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la lettre A de la section « Exemples de mise en page ».
  • Vous pouvez fusionner des cellules.
  • Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
  • Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.


Image

  • Le format d’image accepté est JPG. Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
  • Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image. Pour un exemple d'image dans une cellule, voir la lettre B de la section « Exemples de mise en page ».
  • Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document Word) car celle-ci sera pixélisée.
  • Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimensionnant avec les propriétés de l'image.
  • La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
  • Toujours vous assurer que « l'habillage du texte » de l'image est défini à « Aligné sur le texte ».


Texte

  • Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
  • L'utilisation de règles dans Word (exemple : si... alors... sinon) ne fonctionne pas.
  • Ne pas utiliser de zone de texte.
  • Attention à l'utilisation de caractères spéciaux, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
  • Utiliser autant que possible des retours insécables (<SHIFT> + <ENTER>), car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.
  • Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet dans le texte, utiliser plutôt un lien tel que : « Cliquer ici ». Pour des exemples de liens hypertextes, voir la lettre C de la section « Exemples de mise en page ».


Balises

Une balise est un code spécial rendant disponible une fonctionnalité dans le courriel. L'utilisation de certaines de ces balises est rendue obligatoire par la loi anti-pourriel, qui oblige l'expéditeur à indiquer son adresse postale et à permettre à un destinataire de se désabonner de la liste de distribution. Si une balise obligatoire n'est pas présente dans le document maître, elle sera automatiquement ajoutée à la toute fin du PubliCourriel lors de l’envoi.

Les balises ci-dessous sont configurées en ajoutant un lien hypertexte à un texte sélectionné.

[FORWARD]  Pour inviter les gens à transférer le courriel à une autre personne.
[SHOWEMAIL]  Pour faire afficher le courriel avec un navigateur internet.
[UNSUBSCRIBE]  Pour offrir l’option de se désabonner à cette liste. Obligatoire
[GLOBAL_UNSUBSCRIBE] Pour offrir l’option de se désabonner à toutes les listes et bloque les envois futurs. Non recommandé
[SHARE] Pour offrir l’option de générer une adresse URL afin de partager le PubliCourriel sur Facebook,Twitter, etc.

Les balises ci-dessous sont utilisées pour des modules supplémentaires de ProDon (version 5 seulement) et sont configurées en ajoutant un lien hypertexte à un texte sélectionné.

[LIEN_FORMULAIRE]  Pour accéder à un formulaire JeDonneEnLigne en y ajoutant toutes les informations personnelles du destinataire. Module JeDonneEnLigne
[RECUS]  Pour permettre au destinataire d'accéder à son reçu électronique. Module Reçus Électroniques

La balise ci-dessous est configurée en l’ajoutant directement comme texte dans le document maître.

[CLIENTS.ADDRESS] Pour afficher l'adresse de l'organisme, écrire la balise en texte dans le document Obligatoire

Exemples de mise en page

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ouvrir Editeur.png, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.

ProDon Préparation du document maître 004.png

A : Il est très important de créer le document maître dans un tableau.

ATTENTION : Lors de la création du tableau, insérer suffisamment de colonnes pour ne pas avoir à en ajouter plus tard. Éviter également de redimensionner les colonnes du tableau en déplaçant une ligne du tableau avec la souris, aller plutôt dans les propriétés du tableau.

NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles, afin qu'elles n'apparaissent pas dans le courriel.

B : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant d'insérer l'image. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement.

NOTE : L'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.

C : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.

NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».

Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer Word.

NOTE : Consulter la section « Règles de mise en page » pour savoir comment enregistrer le document.

Après avoir fermé Word, revenir dans ProDon, cette fenêtre devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification ».


Ajouter un lien hypertexte

ProDon Préparation du document maître 005.png

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.

B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... ».


Après avoir cliqué sur « Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.

ProDon Préparation du document maître 006.png

A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.

B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».

Nom du document : ProDon:Préparation du document maître
Version : 4.6.7.19


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