ProDon:Préparation du document maître

Introduction

Le module PubliCourriel permet d'effectuer des envois massifs de courriels et de compiler des statistiques pour chaque envoi effectué (nombre de courriels envoyés, ouverts, rejetés, etc.), afin d'évaluer l'efficacité des envois. Une gestion des rejets est également intégrée pour éviter tout problème de pourriels. Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.

De plus, les internautes peuvent s'inscrire à des listes de distribution afin de recevoir les courriels d'information qui les intéressent, à partir du site Internet de l'organisme. À la suite de leur inscription, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique, préparé à cet effet.

L'envoi d'un PubliCourriel se résume en trois étapes : Il faut d'abord préparer le document maître, préparer ensuite la liste de distribution, puis envoyer le PubliCourriel.

Le document qui suit porte sur la préparation du document maître. Pour savoir comment préparer la liste de distribution, consulter ce document. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, consulter ce document.

Préparation du document maître de PubliCourriel

Avant d'effectuer l'envoi du PubliCourriel, il faut préparer le document maître.

Il existe deux types de document maître : un document maître personnalisé et un document maître général. Un document maître général est un document qui ne contient pas de champ de fusion. Un document maître personnalisé est un document qui contient des champs de fusion, afin de personnaliser le PubliCourriel à chaque destinataire.

La préparation du document maître implique soit la mise à jour d'un document maître déjà existant, soit la création d'un nouveau document maître.

ATTENTION : Un document maître conçu pour le publipostage ne peut pas être utilisé pour un PubliCourriel et vice-versa, puisqu'un document maître conçu pour un PubliCourriel doit respecter plusieurs règles de mise en page.

Pour mettre à jour un ancien document maître ou pour créer un nouveau document maître, se rendre dans la « Gestion des documents maîtres ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir «  Documents maîtres ».

Après avoir cliqué sur «  Documents maîtres », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cet onglet contient les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.	B : Cet onglet contient des documents maîtres fournis par Logilys à titre de référence. Il est possible de les dupliquer et de les modifier selon les besoins.
C : Cet onglet contient les documents maîtres inactifs et non disponibles à l'utilisation dans le logiciel.	D : Cet onglet contient les documents maîtres de type « Reçu ». NOTE : Habituellement, seul l'utilisateur « Superviseur » peut y avoir accès.
E : Le bouton permet de créer un nouveau document maître.	F : Le bouton permet de dupliquer un document afin de l’utiliser comme modèle pour un nouveau document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à dupliquer en J, puis cliquer sur le bouton .
G : Le bouton permet de modifier la configuration d'un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à modifier en J, puis cliquer sur le bouton .	H : Le bouton permet d’activer ou de désactiver un document maître afin de le déplacer de l’onglet « Documents actifs », en A, à « Documents désactivés », en C, ou vice-versa. Pour ce faire, sélectionner le document en J, puis cliquer sur le bouton .
I : Le bouton permet de supprimer un document maître. Pour ce faire, sélectionner le document à supprimer en J, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Cette opération est déconseillée, il est préférable de désactiver un document maître plutôt que de le supprimer. Voir la lettre H pour savoir comment désactiver un document.	J : Il s'agit de la liste de tous les documents maîtres actifs et disponibles pour utilisation dans le logiciel.

Ajouter, modifier ou dupliquer un document maître de PubliCourriel

Après avoir cliqué sur les boutons ,  ou  de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Nommer le document maître. NOTE : Il est conseillé d'inscrire « PubliCourriel » dans le nom du document maître afin de retrouver facilement les documents maîtres de PubliCourriels.	B : Toujours choisir l'option « Utiliser un document peu importe la langue » car l'option « Un document par langue » ne fonctionne pas pour les documents maîtres de PubliCourriel. Il faut donc toujours créer 1 document maître pour chaque langue dans laquelle le document doit être envoyé.
C : Le bouton permet d'ouvrir le document dans l'éditeur. Après avoir cliqué sur ce bouton, Word s'ouvre. Pour savoir comment éditer le document maître dans Word, consulter cette section.	D : Choisir le type de document « Client (ex : envoi, publipostage, étiquettes) ».Tous les autres types de documents ne fonctionnent pas pour un PubliCourriel.
E : Ces champs ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.	F : Cet onglet permet de choisir les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.
G : Sélectionner les champs de fusion qui doivent se retrouver dans le document maître. Pour ce faire, sélectionner le champ, puis appuyer sur la barre d'espacement du clavier. NOTE : Les champs doivent être cochés dans le document maître ET dans la liste de distribution. S'ils ne sont pas cochés aux deux endroits, ils ne seront pas fusionnés lors de l'envoi.	H : Ces onglets ne peuvent pas être utilisés dans un document maître de PubliCourriel.
I : Le bouton permet d'afficher ou non la barre de recherche.	J : Le bouton permet de modifier les champs configurables.
K : Le bouton permet de cocher tous les champs qui ont été insérés dans le document maître.	L : Le bouton permet de cocher tous les champs de fusion en G.
M : Le bouton permet de décocher tous les champs de fusion en G.	N : Après avoir entré toutes les informations désirées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».
O : Pour annuler les modifications ou la création d'un document maître, cliquer sur le bouton «  Annuler la modification ».
ATTENTION : Il est important de cocher en G seulement les champs de fusion nécessaires à la personnalisation du PubliCourriel puisque les champs activés ici ne pourront plus être désactivés une fois qu'un envoi aura été effectué. Tous les champs cochés devront donc être synchronisés un à un avec les champs inclus à la liste de distribution lors de chaque envoi, ce qui augmentera considérablement le temps d'envoi du PubliCourriel. Pour désactiver des champs sur le site du serveur d'envoi du PubliCourriel, contacter Logilys. NOTE : Il est obligatoire de cocher au moins un champ en G, donc lors de la rédaction d'un PubliCourriel de type général, il faut en cocher au moins un ici et ne rien cocher dans la liste de distribution. Pour la rédaction des PubliCourriels de type général, il est conseillé de cocher toujours le même champ de fusion dans chaque document maître (exemple : « Appellation »).

Éditer le document maître

Après avoir cliqué sur le bouton de cette fenêtre, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

Règles de mise en page

Il y a plusieurs règles à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit adéquate pour le PubliCourriel, les voici :

• Puisque le document sera converti en page HTML à partir de Word, le texte doit être rédigé dans un tableau afin que le document en HTML soit le plus ressemblant possible lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.
  Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la lettre A de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image.
  Pour un exemple d'image dans une cellule, voir la lettre B de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document Word) car celle-ci sera pixélisée.
  
• Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimentionnant avec les propriétés de l'image.
• La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
  
• Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
  
• L'utilisation de règles dans Word (exemple : si... alors... sinon) ne fonctionnent pas dans un PubliCourriel.
• Ne pas utiliser de zone de texte dans le document maître.
• Attention à l'utilisation de caractères spéciaux dans le document maître, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
• Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
• Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
• Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.
• Utiliser autant que possible des retours insécables, car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.
  
• Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet, utiliser plutôt un lien tel que : « Cliquer ici ».
  Pour des exemples de liens hypertextes, voir la lettre C de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Pour inviter les gens à transférer le courriel à quelqu'un, utiliser le lien hypertexte « [FORWARD] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour informer les gens qu'il est possible de voir le courriel avec un navigateur Internet, utiliser le lien hypertexte « [SHOWEMAIL] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
• Pour offrir aux gens de se désinscrire, utiliser le lien hypertexte « [UNSUBSCRIBE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  ATTENTION : Le lien de désinscription doit être clair et spécifier pour quelle liste de distribution la désinscription sera effectuée.
  
• Pour offrir aux gens de se désinscrire de toutes les listes de distribution (ne plus recevoir de PubliCourriel de l'organisme), utiliser le lien hypertexte « [GLOBAL_UNSUBSCRIBE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour offrir aux gens qui reçoivent le PubliCourriel de s'inscrire à la liste de distribution, utiliser le lien hypertexte « [SUBSCRIBE] », par exemple, si quelqu'un transfère le courriel à un ami, cet ami pourra s'inscrire à la liste.
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour offrir aux gens de générer une adresse URL afin de partager le PubliCourriel sur Facebook, Twitter, etc., utiliser le lien « [SHARE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• La loi sur l'envoi de courriels massifs oblige l'expéditeur à indiquer son adresse dans tous les PubliCourriels. Pour afficher l'adresse de l'organisme, écrire en texte dans le document maître, à l'endroit où l'adresse doit être affichée [CLIENTS.ADDRESS].
  ATTENTION : Si la balise [CLIENTS.ADDRESS] n'a pas été ajoutée dans le PubliCourriel, elle sera automatiquement ajoutée par ProDon à la toute fin du PubliCourriel.
  
• Toujours utiliser le bouton « Enregistrer », pas « Enregistrer sous ». ProDon enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.

Exemples de mise en page

Après avoir cliqué sur le bouton , Word s'ouvre afin d'éditer le document maître. NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.
A : Il est très important de créer le document maître dans un tableau. ATTENTION : Lors de la création du tableau, insérer suffisamment de colonnes pour ne pas avoir à en ajouter plus tard. Éviter également de redimensionner les colonnes du tableau en déplaçant une ligne du tableau avec la souris, aller plutôt dans les propriétés du tableau. NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles, afin qu'elles n'apparaissent pas dans le courriel.	B : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant d'insérer l'image. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. NOTE : L'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.
C : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.	NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».

Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer Word.

NOTE : Consulter la section « Règles de mise en page » pour savoir comment enregistrer le document.

Après avoir fermé Word, revenir dans ProDon, cette fenêtre devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Ajouter un lien hypertexte

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.	B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur «  Lien hypertexte... ».

Après avoir cliqué sur «  Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.	B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».

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Nom du document : ProDon:Préparation du document maître

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