ProDon:Configuration du courriel de remerciement

Configuration du courriel de remerciement

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.

Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.

Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.

Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.

Configuration du courriel pour les reçus électroniques

Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer la base du courriel de remerciement pour les reçus électroniques.

Cette configuration s'effectue en 2 étapes:
- Configuration du document maître
- Configuration du remerciement

Configuration des documents maîtres

Le document maître est le courriel que les clients recevront. Dans un premier temps, l'utilisateur doit créer le document maître dans ProDon et dans un second temps, il doit utiliser la fonction de ProDon pour ouvrir Word afin de composer le corps du courriel qui inclura le reçu. Pour créer le document maître, aller dans la gestion des documents maîtres et cliquer sur le .

A : Nommer le document (ex: remerciement général, etc.)	B : Choisir le type « Remerciement pour les reçus ».
C : Cocher les champs de fusion désirés. Le champ de fusion ci-présent permet d'intégrer la somme du reçu du client. En choisissant le type de reçus « Remerciement pour les reçus », le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu joint au courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section sur la « Gestion des documents maîtres ».	D : Cliquer sur le bouton pour ouvrir le document maître dans Word afin d'en composer le contenu.

Après avoir cliqué sur , la fenêtre suivante s'ouvre.

Étant donné que les reçus sont envoyés avec un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section « Règles de mise en page » du document « Préparation du document maître ». De plus, les documents maîtres utilisent des codes HTML nommés « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section des « balises » du document « Préparation du document maître ». Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu. Rappel : Lorsque l'utilisateur enregistre le document maître, il doit cliquer sur la disquette dans Word afin de ne pas briser le lien entre ProDon et le document maître.

Configuration du remerciement pour les reçus

Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton pour créer un remerciement pour reçus.

Alors, cette fenêtre s'ouvre:
A : Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment.	B : La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les reçus avec remerciement intégrés.
C : La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera envoyé aux clients quand le reçu est papier.

Fonctions complémentaires

Ensuite, 2 fonctionnalités très importantes à connaître pour une bonne communication entre tous les éléments:
- Association du remerciement à la bonne occasion
- Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Association du remerciement à la bonne occasion

Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin que le reçu et le remerciement soient générés conjointement par les transactions de l'occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et sélectionner l'occasion qui doit être liée au remerciement.

Dans une occasion de don, aller dans l'onglet remerciement et dans la section « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.

Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que ces documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est envoyé. Une option dans le document maître permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».

En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.

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Nom du document : ProDon:Configuration du courriel de remerciement
Version : 5.0.3.4

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