ProDon:Gestion des documents maîtres : Différence entre versions
(→Présentation de l'écran de gestion) (Balise : Éditeur visuel) |
(→Présentation de l'écran de gestion) (Balise : Éditeur visuel) |
||
Ligne 19 : | Ligne 19 : | ||
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
|- | |- | ||
− | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Gestion des documents maîtres 001.png|sans_cadre|765x765px]]<br> |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
Ligne 25 : | Ligne 25 : | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de modifier la configuration d'un document maître. Il suffit de sélectionner le document à modifier, puis cliquer sur ce bouton. |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de supprimer un document maître. Il suffit de sélectionner le document à supprimer, puis cliquer sur ce bouton (cette option n'est cependant pas conseillée, il est préférable de désactiver un document plutôt que de le supprimer). |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet d'ouvrir le document maître dans l'éditeur '''''Word''''', pour créer ou faire des modifications. Permet aussi d’éditer le document dans une langue précise. Cependant, si l'option « Utiliser un document peu importe la langue » a été choisie pour le document, il y aura un seul bouton. |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Ce bouton permet de voir les documents actifs et disponibles pour l'utilisation dans le logiciel. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Ce bouton permet de voir les documents inactifs et non disponibles à l'utilisation dans le logiciel. |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Cet onglet contient les | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Cet onglet contient des documents fournis par '''''Logilys''''' à titre de référence. Il est possible de les dupliquer et de les modifier selon les besoins. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> |
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
|} | |} |
Version du 24 juillet 2019 à 15:25
Gestion des documents maîtres |
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.
Introduction
La création des documents maîtres du logiciel est intégrée à Microsoft Word. Les champs de fusion sont sélectionnés à partir du logiciel et sont automatiquement envoyés dans Word pour la préparation du document. La gestion des documents maîtres permet de créer, modifier, activer ou désactiver les documents maîtres.
Présentation de l'écran de gestion
À partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « Documents maîtres ».
Configuration d'un document
À partir de la fenêtre « Gestion des documents maître », en cliquant sur les boutons , ou , la fenêtre « Modification / Consultation d'un document maître » s'ouvrira afin de configurer le document.
Écran principal
| |
A : Permet de nommer le document. Ce nom sera utilisé partout dans le logiciel. |
B : Si cette option est activée, le document devra être produit à l'unité (un client à la fois et non de façon massive). Une copie physique du document sera sauvegardée dans le dossier de la fiche client. |
C : Permet d’insérer ou non un saut de section entre chaque élément à fusionner. Afin de créer une liste dans un document au lieu d'un document pour chaque client. |
D : Il existe deux options à cette liste déroulante : « Utiliser un document peu importe la langue », ce qui permet d'éditer un seul document et « Utiliser un document par langue », ce qui permet d'éditer un document, un pour chaque langue configurée dans le logiciel (français, anglais, espagnol...). |
E : Lié à l’option B, et permet de spécifier le nom physique du document sur l’ordinateur. |
F : Active un champ de fusion lié à un numéro séquentiel. Pour utiliser cette option, il faut d'abord créer un « Groupe séquence » à partir du menu « Envois » de la page d'accueil, cliquer sur « Groupes séquence ». NOTE: Il est impossible de générer deux fois le même numéro (exemple : s'il est nécessaire de réimprimer un document, il ne gardera pas son numéro d'origine, il suivra plutôt la séquence). |
G : Il s'agit du type de document maître. Le type a un impact sur les champs de fusion disponibles ainsi que sur les endroits où le document maître sera disponible dans le logiciel. Pour plus d'information, voir les différents types de documents maîtres. |
H : Permet de produire un nombre de documents égal au nombre d’unités présentes dans une transaction. |
I et J : Rendent disponibles des champs de fusion basés sur les clients liés à des transactions. |
K et L : Permettent d’indiquer si le document doit être produit avant et/ou après avoir reçu le paiement de la transaction. |
M : Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word. |
N : Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients. |
O : Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires. |
|
Types de documents (Complémentaire à la lettre G précédente)
Le type de document a un impact direct sur les champs de fusion disponibles et sur les endroits où sont disponibles les différents documents maîtres. Chaque type de document est lié à un type de publipostage précis. Par exemple, les documents de type « Client » ne s’utilisent que dans le publipostage de type « Client ». Il est donc possible d'utiliser le document de type « Client » partout où le publipostage de type « Client » est présent.
Voici la liste des types de documents, les champs qui seront disponibles dans Word lors de la fusion ainsi que l'endroit où ils se retrouvent dans le logiciel.
Type de document |
Champs de fusion disponibles |
Emplacement d'utilisation |
Champs de la « Gestion des clients ». |
Pratiquement présent dans toutes les gestions du logiciel. | |
Champs de la « Gestion des transactions » et de la « Gestion des clients ». |
Présent dans la « Gestion des transactions » et dans « Analyse et historique ». | |
Champs de l'onglet « Engagement » de « Analyse et historique » et champs de la « Gestion des clients ». |
Présent uniquement dans « Analyse et historique », onglet « Engagement ». | |
Champs d'information reliés au défunt et à la famille à aviser. NOTE : Les champs reliés au défunt débutent par « DEF_ » et les champs reliés à la famille à aviser débutent par « FAM_ ». |
Présent uniquement lors du processus de traitement des Dons in Memoriam. | |
Champs de la « Gestion des clients ». NOTE : Les champs reliés au contact débutent par « CON_ » et les champs reliés au client débutent par « CLI_ ». |
Présent dans la « Gestion des clients ». | |
Champs du « Traitement des reçus ». |
Présent dans le « Traitement des reçus » et dans la transaction lors de la réémission d'un reçu. |
Onglet « Champs de fusion »
Cet onglet permet de déterminer les champs de fusion qui seront disponibles lors de l'édition du document maître dans Word.
Onglet « Lien »
Cet onglet permet de rendre disponibles des champs de fusion basés sur un lien entre deux fiches clients.
Onglet « Sommaire »
Cet onglet permet d’ajouter des sommaires à un document. Cliquer ici pour plus de détails concernant les sommaires.
Pour plus d'informations concernant les sommaires, cliquer ici.
Édition d'un document
Pour éditer le document maître dans Word, cliquer sur le bouton . Ce bouton est disponible dans la fenêtre « Consultation / Modification d'un document maître » ou directement dans la fenêtre « Gestion des documents maîtres ».
La liste des champs de fusion disponibles dans Word dépend de ceux choisis lors de la configuration du document maître.
Voici un exemple de document maître. | |
Lorsque le document est terminé, le sauvegarder à l’aide de la fonction « Enregistrer ». ProDon a déjà donné un nom à votre document et sait où l’enregistrer sur le disque dur. IL NE FAUT DONC PAS UTILISER LA FONCTION « Enregistrer sous ».
Pour l'utilisation des documents maîtres, voir la procédure « Publipostage ».
Nom du document : ProDon:Gestion des documents maîtres
Version : 4.6.5.6