ProDon:Lexique
LISTE SOMMAIRE DES PRINCIPAUX TERMES DU LOGICIEL
Voici une liste sommaire des principaux termes utilisés dans les documents d’aide.
N.B. Les documents d’aide sont conçus pour vous faciliter l’apprentissage et vous offrir une meilleure compréhension du logiciel, vous permettant ainsi d’utiliser son potentiel au maximum.
Nous nous efforçons de tenir ces documents à jour et d’en créer de nouveaux suite à l’analyse des interventions faites avec nos clients. Si à la lecture de ces documents, certaines parties ne vous semblent pas claires, ou si vous constatez des erreurs, faites-le nous savoir et nous ferons les corrections qui s’imposent, car c’est avec votre aide que nous pourrons améliorer cette documentation.
Merci de votre collaboration!
Activité |
Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités doivent être créées afin de détailler les transactions liées à cette occasion de dons. Pour plus d'informations sur les activités, consulter la section « Modification d'une activité de revenus » du document « Gestion des occasions de dons ». |
Affiliation |
Une affiliation représente le cheminement possible d’un client vers un autre en passant par les liens qui l’unissent à d’autres clients. Par exemple, pour vérifier rapidement si la fondation connaît quelqu'un qui connaît quelqu'un qui connaît... Pour plus d'informations sur les affiliations, consulter la section « Onglet « Affiliations » » du document « Gestion des clients ». |
Analyse & historique |
Gestion de ProDon dans laquelle il est possible de consulter plusieurs éléments tels que toutes les transactions de la base de données (transactions perçues, transactions bénéficiaires, engagements, dépenses, etc.), les envois, les participants, etc. |
Appellation |
Mot précédant le prénom d’un client dans une salutation (monsieur, madame, etc.). |
Barre de recherche |
Outil présent dans pratiquement toutes les gestions de ProDon, qui permet d'effectuer des recherches en inscrivant un mot clé, une portion de mot ou une fonction de recherche dans une boîte de recherche. Pour plus d'informations sur la barre de recherche, consulter le document « Barre de recherche ». |
Bénéficiaire |
Lorsque le module bénéficiaires est activé dans ProDon, il est possible de créer des occasions bénéficiaires et des clients bénéficiaires afin d'effectuer des transactions bénéficiaires. Pour plus d'informations sur le module bénéficiaire, consulter le document « Module bénéficiaires ». |
Bien | Lorsque le don est de nature autre que monétaire (ex. meubles, articles divers), dans la gestion des transactions, le mode de paiement « Nature » doit être choisi. Les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent alors actives pour inscrire les informations requises. |
Boîte de recherche | Dans la barre de recherche, on retrouve une case vide en haut de chaque colonne. C’est dans cette case que l’on inscrit les critères de recherche. |
Campagne | |
Caractéristique | Permet de garder une information dans ProDon si aucun champ déjà présent ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom, une valeur, ainsi que des dates de début et fin. |
Catégorie de clients | Indiquez ici si le client est, par exemple : bénévole, membre du CA, bénévole de la campagne 2006, etc. |
Champ | Dans une base de données, chaque donnée saisie est insérée dans une colonne qui porte un nom unique. Généralement, le nom de l’entête de la colonne est le nom du champ. |
Champ de fusion | Lors du publipostage, ce sont les champs à insérer dans un document Word. |
Champ obligatoire | Si vous obtenez le message suivant : information manquante, sauvegarde annulée; recherchez le champ dont le libellé est bleu et complétez l’information manquante. |
Champ personnalisé |
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Cie |
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Client | Les donateurs, bénéficiaires, défunts, solliciteurs, etc. sont inscrits dans la gestion des clients. |
Client anonyme |
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Client bénéficiaire |
Client (association, fondation, étudiant, etc.) à qui l'organisation verse une somme (exemple : prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.). Pour savoir comment indiquer qu'un client est bénéficiaire, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ». |
Client inactif |
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Client lié |
Principalement utilisé pour noter le défunt (dans « Lien client(s) » d’une occasion de dons In memoriam). Principalement utilisé pour noter la personne à aviser (idem). |
Client tiers |
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Compte de banque |
Lors d’un dépôt, on doit inscrire le nom de l’institution financière où le dépôt sera fait, ainsi que son numéro de compte. C’est dans cette gestion que ces informations sont inscrites. Un numéro de compte doit être assigné pour chaque institution bancaire où les dépôts seront effectués. |
Compte de GL | Il est possible d’inscrire les codes GL spécifiques pour chaque activité. Ces codes sont utiles dans ProDon lors de la production des rapports et aussi lors du transfert des données vers un logiciel comptable. Codes du Grand Livre. Référant à un système comptable. |
Contact | Liste des différents contacts pour un client donné. Principalement utilisé dans les informations d’une compagnie. |
Création | Date à laquelle la saisie de données a été faite. Cette date ne peut être modifiée, contrairement aux autres champs date. |
CRM |
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Défunt |
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Document à émettre | Document à émettre avec Word, manuellement ou par méthode automatique, à la suite du report d’un lot de transactions. |
Document maître | Document Word qui utilise des champs de fusion pour le publipostage. Des modèles de document maître se retrouvent dans l’onglet *Modèles Logilys*. Vous devez dupliquer ces modèles pour les utiliser. |
Don en ligne | |
Don In memoriam | Don fait en mémoire d’un défunt. Ce type de don implique généralement trois individus, le donateur, le défunt et la famille à aviser du don. |
Doublon | Un doublon est un client présent plus d’une fois dans la base de donnée aux mêmes coordonnées. Il est possible de fusionner les deux fiches en une seule grâce à l’outil liste personnalisée de doublons. |
Effet bancaire | Un effet bancaire est de l’argent sous une autre forme qu’en espèces. Par exemple : mandat-poste, chèque, etc. |
Engagement | Don fait en plusieurs versements. Implique généralement une fréquence de versement fixe ou encore un objectif ciblé. Nécessite le module « Engagement et prospection ». |
Envoi provisoire | |
Espèces | Terme pour désigner de l’argent sous forme de comptant. |
Évaluateur | Champ disponible dans une transaction ayant un mode de paiement en nature afin d’y saisir le nom et l’adresse d’un évaluateur externe. |
Exclu du publipostage | |
Exportation et fusion | Possibilité d’exporter des données vers des documents de format Word, Excel, Texte. |
Facturation | |
Filtre courant | Une fois que le filtre est bâti, vous pouvez le sauvegarder. Inscrivez un titre dans la case Filtre sauvegardé et appuyez sur « Filtre + » |
Filtre temporaire | Ce bouton est accessible dans la plupart des menus et vous permet de bâtir un filtre contenant des critères spécifiques de recherche. Ce filtre sera accessible ultérieurement si vous le sauvegardez. |
Fonction de recherche | Fonction spéciale que l’on saisit dans la boite de recherche afin d’isoler des transactions de divers formats (date, nombre, valeur logique), ou encore de traiter des formats texte par critère spécifique. |
Fonctions avancées | |
Fonctions spéciales | Bouton accessible dans plusieurs gestions : Client, Analyse et historique, Transactions... permettant des fonctions de modification avancée. |
Format | |
Formulaire Web | |
Grille de gestion | Dans le menu principal, lorsque vous cliquez sur un bouton pour accéder à la gestion des données, la première fenêtre qui s’ouvre est appelée une grille de gestion. |
Groupe d'âge |
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Historique d'envois |
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Importation |
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Inactif |
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Intégration comptable |
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Libellé |
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Lien | Élément reliant deux fiches clients. Un parent est lié à son enfant par un lien « Parent / Enfant ». Très utile à long terme, il est intéressant de noter des liens aussi divers que les bons amis ou les fournisseurs de nos clients. Lorsqu’il existe un lien entre 2 clients, la « 'G'estion des types de liens » sert à les définir (Ex. : conjoint, frère/sœur, famille à aviser, etc.) |
Liste active | Comprend tous les enregistrements apparaissant dans la liste affichée. |
Liste de distribution | |
Liste déroulante dynamique | |
Liste personnalisée | Il est possible d’assigner des clients à une liste en utilisant des critères de sélection spécifiques. On peut par la suite rappeler cette liste de clients par le bouton filtre. |
Liste personnalisée dynamique | Permet de créer une liste qui se tient à jour en fonction des critères qui ont servi à la créer. Le nombre de clients présent dans cette liste peut donc varier fréquemment. |
Liste personnalisée statique | Permet de créer une liste qui ne se tiendra pas à jour d’elle-même. Il est donc possible de consulter la liste telle qu’elle était, plus tard. |
Lot | Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations. |
Mise à jour Web |
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Mode de paiement | Gestion où sont inscrits les différents modes de paiements (argent comptant, chèque, Master Card, Visa, nature, etc.) |
Mode de paiement « Promesse » |
Permet d’enregistrer la transaction même si aucun paiement n’a été versé. Voir mode de paiement. |
Mode de paiement « Nature » |
Dans la « Gestion des transactions », lorsque le mode de paiement « Nature » est choisi, les cases « Bien(s) » et « Évaluateur » deviennent actives pour inscrire les informations requises. |
Multiorganismes |
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Modification |
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NUC | Numéro Unique Client que ProDon attribue automatiquement lors de l’entrée d’un nouveau client. |
Occasion bénéficiaire |
Occasion de dons pour laquelle il est possible d'enregistrer des transactions bénéficiaires. Pour savoir comment créer une occasion bénéficiaire, consulter la section « Occasion bénéficiaire » du document « Module bénéficiaire ». |
Occasion de dons |
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Participant |
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Période | Gestion où sont entrées les différentes périodes de temps (cumulatif à vie, cumulatif annuel, etc.) |
Personne à aviser |
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Préférences utilisateur / système | Permet de configurer plusieurs éléments de ProDon. Les préférences utilisateur sont uniques par profil utilisateur de ProDon. Les préférences systèmes sont modifiables uniquement par le profil superviseur et ont un impact sur tous les usagers. |
Projet comptable | |
Prospection | Permet de planifier des objectifs en lien avec des engagements. |
Provenance | |
PubliCourriel | |
Publipostage | Pour la production de lettres, listes, étiquettes, etc. Un document maître Word utilisant des champs de fusion est créé. Nommer les 5 types + ajouter les liens vers les bonnes sections du doc. |
Rappel | Rappel tâche (pop up) |
Rapport |
Accessible par l’icône représentant une imprimante. Il vous donne la possibilité de visualiser ou d’imprimer des rapports. |
Rapport personnalisé | |
Reçu | Cette grille de gestion a pour fonction d’émettre les reçus suite à l’action de valider et accepter un lot de transaction. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active. |
Reçu à calculer | Reçu dont le montant devra être calculé plus tard en fonction des dépenses engendrées dans le cadre de l’occasion. Note : Lorsque le montant du reçu est connu, allez dans la «Gestion des occasions de dons », puis inscrire le montant pour l’activité concernée. Le reçu sera alors transféré dans l’onglet «Reçus à émettre ». |
Reçu à émettre | Reçu dont le montant est connu et qui peut être émis. |
Reçu annuel | Reçu dont le montant est le cumulatif des dons de la période en cours pour un même donateur. Habituellement émis une seule fois par année. |
Reçu avec remerciement intégré |
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Reçu stantard |
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Reçu Word |
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Régions |
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Report de transactions |
Lorsque vos transactions sont enregistrées dans ProDon, vous devez valider celles-ci après avoir validé les informations. Lorsque vous effectuez ce report des transactions, un numéro de lot y est rattaché. |
Restauration de données | À utiliser uniquement en cas de problème, permet de remettre la base de données à l’état où elle était à un point précis (sauvegardes). Naturellement, tous les changements (transactions/correction d’adresse, émission de reçus, etc.) depuis la dernière sauvegarde sont perdus. |
Salutation | Champ fusionné regroupant plusieurs champs avec une disposition spécifique et qui sera utilisé lors du publipostage. On retrouve la salutation courte et lasalutation longue. Nommer les 4 types de salutation (courte, longue, couple, personnalisée) |
Sauvegarde de données | Procédure de sauvegarde de la base de données qui créera un fichier portant la date et l’heure de la sauvegarde dans le nom du fichier. À FAIRE QUOTIDIENNEMENT! |
Secteur d’activité | Gestion qui permet de spécifier les secteurs d’activités dans lesquels peuvent œuvrer les clients ( ex. : agriculture, commerce au détail, médical, industrie, enseignement, etc.) |
Solliciteur | Case à cocher dans clients, qui indique si celui-ci est considéré comme une personne qui sollicite les donateurs. |
Sommaire | L’activation de ce bouton dans « Analyse & historique » vous affichera le sommaire des transactions de la liste active dans le bas de la grille de gestion. |
Sommaire d'analyse |
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Suffixe | Placé après le nom d’un individu, Ex. : « ,Md. » pour médecin, « ,Ing. » pour ingénieur, etc. |
Tâche en réalisation |
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Tâches et historique | Accessible dans la barre d’outils mise à jour de la gestion des clients. Permet de créer une tâche planifiée pour le client en cour. |
Tâche liée |
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Tâche terminée |
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Transaction anonyme |
Lié à la case à cocher de l’onglet « 2-Info » de la fiche client. Vous devrez vous assurer de ne pas faire figurer ces transactions sur des rapports qui seront publics. |
Transaction bénéficiaire |
représentant une somme émise ou distribuée à d'autres organisations ou bénéficiaires (associations, fondations, étudiants, etc.) tels que prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.
Il est possible d'indiquer qu'un client est bénéficiaire dans sa fiche client, pour plus d'informations, consulter la section Indique si le client est bénéficiaire ou donateur. Dans l’édition du client, allez dans l’onglet « 2-Info » et cochez la case « Bénéficiaire ». |
Transaction de dépense | Dépenses occasionnées par la tenue d’occasions qui génèrent des revenus (Ex. : service de traiteur, location de salles, achat de nourriture, etc.) |
Transaction en attente | Transaction pour laquelle le don n’a pas encore été versé. (Ex. : promesse de dons, billets livrés mais non payés, etc.) |
Transaction négative (crédit) |
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Transaction non-reportée |
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Transaction perçue | Transaction de base de ProDon. En général, commandite, vente de billets, don de biens, etc. |
Transaction reportée |
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Vue | |
Nom du document : ProDon:Lexique