ProDon:Configuration du courriel de remerciement
| Configuration du courriel de remerciement |
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.
Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.
Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.
Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.
Configuration du courriel pour les reçus électroniques
Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer le courriel de remerciement pour les reçus électroniques.
Cette configuration s'effectue en 3 étapes :
- Configuration du document maître
- Configuration du remerciement
- Association du remerciement à la bonne occasion
Configuration du document maître
Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le 
.
| |
| A : La case « Description » permet de nommer le document (exemple : remerciement général, remerciement golf, etc.) | B : Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ». |
| C : Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en B, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu envoyé par courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section « champs de fusions » du document « Gestion des documents maîtres ». | D : Cliquer sur le bouton  pour ouvrir le document maître dans Word afin d'en composer le contenu.
|
| Après avoir cliqué sur , la fenêtre suivante s'ouvre.
| |
| |
| Étant donné que les courriels pour les reçus sont envoyés à partir d'un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section « Règles de mise en page » du document « Préparation du document maître ».
De plus, les documents maîtres requièrent l'utilisation de « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section « Balises » du document « Préparation du document maître ». Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu. Rappel : Pour enregistrer le document maître, toujours utiliser la fonction « enregistrer » et non « enregistrer sous... » de Word afin de ne pas briser le lien entre ProDon et le document maître. | |
Configuration du remerciement pour les reçus
Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton pour créer un remerciement pour reçus.
| Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
| |
A : Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton  .
|
B : La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les reçus avec remerciement intégrés. |
| C : La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en B. | |
Association du remerciement à la bonne occasion
Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.
| |
| Dans la fenêtre de modification de l'occasion de don, aller dans l'onglet « Remerciement » et dans le champ « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé. |
Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion
Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».
| |
| En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier. | |
Nom du document : ProDon:Configuration du courriel de remerciement
Version : 5.0.3.4
