ProDon:Importation des dons

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Le module Dons en ligne permet aux donateurs de donner directement par le Web.

Pour que les donateurs puissent effectuer un don, il faut d'abord créer et configurer le site Web. La création du site Web de dons en ligne inclue la configuration de la page d'accueil du site ainsi que la création de différents formulaires Web. Chaque formulaire Web est attaché à une occasion de dons, ce qui fait que les internautes peuvent s'inscrire en ligne aux activités bénéfices de l'organisme, ou faire un don directement par le Web.

De plus, lorsqu'un internaute effectue un don ou s'inscrit à une activité à partir d'un formulaire Web, ProDon l'ajoute automatiquement à la base de données lors de l'importation des dons.

ATTENTION : Après une importation de dons, vérifier la liste des doublons potentiels puisque si un donateur n'a pas inscrit ses informations personnelles exactement comme dans la base de données, un doublon sera créé.

Fenêtre d'information des dons à importer

Il est possible d'activer l'affichage d'une fenêtre informant des dons à importer à l'ouverture de ProDon, puis de configurer la fréquence à laquelle cette fenêtre doit apparaître pendant l'utilisation de ProDon. Pour l'activer et pour configurer la fréquence à laquelle elle doit apparaître, voir les lettres E et F de la section « Divers » du document « Préférences ».

Cette fenêtre apparaît automatiquement si des nouveaux dons ont été effectués sur le site Web jedonneenligne ou si des dons doivent être importés.

A : Le bouton devient bleu lorsque des nouveaux dons ont été effectués sur le site Web de tests depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».  Pour consulter et importer ces nouveaux dons ainsi que les dons en attente de traitement, cliquer sur le bouton . NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton «  Ok », en E.	B : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de tests, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton .
C : Le bouton devient bleu lorsque des nouveaux dons ont été effectués sur le site Web de production depuis la dernière consultation des dons à partir de la « Gestion des importations ».  Pour consulter et importer ces nouveaux dons ainsi que les dons en attente de traitement, cliquer sur le bouton . NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton «  Ok », en E.	D : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de production, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton .
E : Le bouton «  Ok » permet de ne pas traiter immédiatement les dons à traiter et de fermer cette fenêtre.	NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton en A, B, C ou D, cette fenêtre s'ouvre. Suivre ensuite les instructions pour savoir comment importer les dons.

Importation des dons

Pour importer les dons, se rendre d'abord dans la « Gestion des formulaires Web ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir l'option «  Formulaires Web ».

Après avoir cliqué sur «  Formulaires Web », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour importer les dons qui ont été effectués sur le site jedonneenligne, cliquer sur le bouton .

Choix du type de formulaire à importer

Il faut ensuite choisir quels formulaires doivent être importés.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette case permet d'importer les dons effectués à partir du site Web de tests. NOTE : Il n'est pas possible d'importer les dons effectués à partir du site Web de tests et ceux effectués à partir du site Web de production en même temps, seulement une case, A ou B, peut être cochée à la fois. ATTENTION : Le chiffre « 0 » indique qu'aucun nouveau don n'a été effectué depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».	B : Cette case permet d'importer les dons effectués à partir du site Web de production. NOTE : Il n'est pas possible d'importer les dons effectués à partir du site Web de production et ceux effectués à partir du site Web de tests en même temps : Seulement une case, A ou B, peut être cochée à la fois.  ATTENTION : Le chiffre « 3 » indique que 3 dons ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».
C : Cette case permet d'importer les dons en attente de traitement ainsi que les nouveaux dons qui ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ». NOTE : Si la case en A est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer tous les dons qui ont été effectués sur le site Web de tests depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ». Si la case en B est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer tous les dons effectués sur le site Web de production depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».	D : Cette case permet d'importer les dons qui ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations ». NOTE : Si la case en A est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer les dons en attente de traitement qui ont été effectués sur le site Web de tests. Si la case en B est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer les dons en attente de traitement qui ont été effectués sur le site Web de production. ATTENTION : Si des nouveaux dons ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations », choisir plutôt l'option C.
E : Permet de rafraîchir le temps de session restant de la dernière personne qui a commencé à remplir un formulaire Web. NOTE : Il est possible d'importer les dons même si un donateur est en train de remplir un formulaire. Si le temps n'est pas à « 0 », le don qui est en train d'être saisi sera importé lors de la prochaine importation de dons.	F : Le bouton  permet de configurer certaines options d'importation. Après avoir cliqué sur ce bouton, l'onglet « Importation » de la fenêtre de configuration de la page d'accueil s'ouvre. Suivre les instructions pour savoir comment configurer les options.
G : Après avoir sélectionné les options désirées, cliquer sur le bouton «  Ok ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ok » de la fenêtre précédente ou sur le bouton de la fenêtre d'information des dons à importer, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des formulaire dont des dons ont déjà été importés dans ProDon. Le champ « Nb. de lignes à traiter » indique le nombre de formulaires à importer.	B : Après avoir sélectionné la ligne du formulaire dont les dons doivent être importés en A, cliquer sur le bouton . NOTE : Il n'est pas possible d'importer des formulaires différents en même temps.

Analyse préliminaire

Avant d'effectuer l'importation, il faut analyser les formulaires qui ont été complétés sur le site Web jedonneenligne.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de la liste des dons à importer pour le formulaire sélectionné dans la fenêtre précédente.	B : Cliquer sur le bouton pour analyser les dons en A.

Après avoir cliqué sur le bouton et que l'analyse est effectuée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Importation des dons 006a.png

Cliquer sur le bouton «  Ok ».

Validation des codes jaunes et vérification des doublons

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ok », les statuts des importations et des clients sont visibles.
A : Il s'agit du statut d'importation du formulaire Web. Si le statut est vert, cela signifie que tout est en ordre, le formulaire a été rempli correctement. Si le statut est jaune, cela signifie qu'il y a un avertissement. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en D et en H. Consulter l'avertissement, puis la corriger ou la valider. Si le statut est rouge, cela signifie qu'il y a une erreur. Dans ce cas, l'erreur s'inscrit en E et en I. Lorsque le statut est rouge, contacter Logilys. Si le statut est jaune et vert, cela signifie qu'un avertissement a été validé. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en D et en H. Pour valider un avertissement, double-cliquer sur la ligne du formulaire qui contient l'avertissement, puis suivre ces instructions. NOTE : Pour voir quelques possibilités de code jaune, cliquer ici.	B : Il s'agit du statut du client à importer. Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en A et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en F. Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en F. Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web.
C :  Si le donateur faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ. NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en C.	D : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ. NOTE : L'avertissement de la ligne sélectionnée sera également visible en H.
E : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ. NOTE : L'erreur de la ligne sélectionnée sera également visible en I.	F : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ. NOTE : La remarque de la ligne sélectionnée sera également visible en G.
G : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ. NOTE : La remarque de la ligne sélectionnée sera également visible en F.	H : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ. NOTE : L'avertissement de la ligne sélectionnée sera également visible en D.
I : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ. NOTE : L'erreur de la ligne sélectionnée sera également visible en E.	J : Le bouton permet d'importer les informations de dons et de clients de la liste.

Statut jaune

Le statut de l'importation peut être jaune pour plusieurs raisons, voici les plus fréquentes :

- Il manque une information pour la recherche de doublons

- La date d'expiration du formulaire n'est pas active dans ProDon

- La date d'expiration de la carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don expirera ce mois-ci

- La carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don est expirée

Après avoir double-cliqué sur une ligne de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon Importation des dons 014.png

A : Cliquer sur ce bouton pour charger les données contenues dans votre fichier '''Excel vers une table temporaire de ProDon. Ce bouton active les boutons B et C.

B : Cliquer sur ce bouton pour effacer une importation erronée ou terminée.

C : Cliquer sur ce bouton pour afficher la liste des données importées. C'est par ici que vous pouvez analyser vos données afin de voir si l'importation vous convient.

En cliquant sur la fenêtre suivante apparaît.

Cette fenêtre vous permet de voir chacune des colonnes pour chacun des clients qui seront importés.

Le bouton  lance une analyse préliminaire. C'est l'étape ou vous devez vérifier l'intégrité de vos données.

ProDon compare alors les informations à importer avec votre base de données actuelle.

Des notes seront inscrites dans les cases appropriées si présence de doublons potentiels, d'erreurs ou d'autres avertissements.

Un code de couleur facilite le repérage des clients problématiques.

Statut	Description
	Il y a une erreur pour ce client.
	Tout est en ordre.
	Il y a un avertissement.
	Il y a un avertissement validé.

En double-cliquant sur une ligne, vous verrez s'ouvrir la fenêtre suivante.

A : Un résumé de la fiche client. Les boutons à droite de la ligne « Ligne/Doublon » permettent d'assigner manuellement un doublon à une fiche.	B : S'il y a un doublon potentiel, le résumé de l'autre fiche se trouve ici.
C : Une liste de tous les autres champs ainsi que l'information qu'ils contiennent.

En cliquant sur (dans la fenêtre de données chargées) vous lancez l'importation des données vers votre base actuelle.  ATTENTION, CETTE PROCÉDURE EST DÉFINITIVE.

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Nom du document : ProDon:Importation des dons

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