ProDon:Saisie d'heures de bénévolat

Saisie d'heures de bénévolat

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

La compilation de banques de temps sert à pouvoir compter le nombre d'heures de bénévolat effectuées pour l'organisme, en gardant une trace des noms des bénévoles et du nombre d'heures que chacun a effectué. Suite à la compilation des heures, il est possible de produire un rapport des heures effectuées.

Mise en place de la structure

Avant de pouvoir compiler les heures de bénévolat, il faut d'abord mettre en place la structure, c'est-à-dire créer un compte de Grand Livre, un mode de paiement, un code de provenance, une occasion de dons et des activités spécifiques à la compilation de banque de temps, puis créer un document maître pour le rapport.

Ajout de l'affectation comptable

Se rendre dans la « Gestion des affectations comptables ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », « Comptabilité », puis choisir «  Affectations comptables ».

Cliquer sur le bouton  pour ajouter l'affectation comptable.
A : Inscrire « N/A » dans le champ « Compte ».	B : Inscrire « N/A » dans le champ « Exportation comptable » si le « Module intégration comptable » est actif.
C : Inscrire « Non applicable » dans le champ « Description ».	D : Laisser le champ « Taxes » vide.
E : Décocher toutes les cases.	NOTE : Cet exemple utilise N/A pour non-applicable, mais il est possible d'utiliser un autre code tel que S/O « sans objet » si désiré.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un compte de Grand Livre, consulter cette procédure.

Ajout du mode de paiement

Se rendre dans la « Gestion des modes de paiements ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Modes de paiements ».

Cliquer sur le bouton  pour ajouter le mode de paiement suivant.
A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».	B : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».
C : Cocher la case « Transaction donateur » (si elle est visible) et décocher toutes les autres cases.	D : Choisir le type de transaction « Reçus ou émis ».

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un mode de paiement, consulter cette procédure.

Ajout du code de provenance

Se rendre dans la « Gestion des codes de provenance ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Codes de provenance ».

Cliquer sur le bouton  pour ajouter le code de provenance suivant.

A : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ». « 07 » dans cet exemple représente le numéro de la provenance suivante au dernier numéro entré simplement pour que les descriptions soient classées selon le numéro et non pas par ordre alphabétique. Cependant, ceci n'est pas obligatoire.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un code de provenance, consulter cette procédure.

Ajout de l'occasion de dons

Se rendre dans la « Gestion des occasions de dons ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Occasions de dons ».

Cliquer sur le bouton pour ajouter l'occasion de dons suivante.
A : Inscrire « HB » (pour heures de bénévolat) dans le champ « Code ».	B : Décocher la case « Bénéficiaires ».
C : Inscrire « Heures de bénévolat » dans le champ « Description ».	D : Cocher les cases tel qu'elles le sont dans l'exemple.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une occasion de dons, consulter cette procédure.

Ajout des activités de l'occasion de dons

À partir de la fenêtre de modification de l'occasion de dons « Heures de bénévolat », ajouter les activités en cliquant sur le bouton situé à droite de la fenêtre.

Toutes les activités de l'occasion devront avoir les options suivantes.
A : Inscrire le code de l'activité désirée dans le champ « Code ».	B : Inscrire la description de l'activité désirée dans le champ « Description ».
C : Pour le champ « Type de transaction », choisir « Prix de vente », puis inscrire le prix « 0,00 $ ».	D : Pour le champ « Reçu », sélectionner « Aucun ».
E : Pour le champ « Compte GL », choisir le compte « Non applicable », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce compte de GL », puis décocher la case « Compte de GL obligatoire dans les transactions et les engagements ».	F : Pour le champ « Paiement », choisir le mode de paiement « Heures de bénévolat », créé plus tôt. Cocher également la case « Forcer ce mode de paiement », puis décocher toutes les autres cases de la section.
G : Ne rien inscrire dans la section « Intervalle pour la saisie de transactions ».	H : Pour le champ « Provenance », choisir le code de provenance « 07 - Heures de bénévolat », créé plus tôt.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une activité, consulter cette procédure.

Création du document maître pour le rapport

Se rendre dans la « Gestion des documents maîtres ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir «  Documents maîtres ».

Aller dans l'onglet « Modèles Logilys », sélectionner le document « Modèle - Rapport heures bénévolat », puis dupliquer le document.

Pour savoir comment dupliquer un modèle de document Logilys, consulter la section « Dupliquer un modèle Logilys » de la procédure « Dupliquer un document maître ».

NOTE : Il est possible de créer des documents spécifiques à vos besoins, cependant les exemples qui suivent sont reliés au document dupliqué « Modèle - Rapport heures de bénévolat » qui a été renommé « Rapport heures de bénévolat ».

Utilisation de la structure

Ajout de temps

Se rendre dans la « Gestion des transactions ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Transactions ».

Ajouter les transactions tel que démontré dans l'exemple suivant.
A : Inscrire la date à laquelle le bénévolat a été effectué. Par défaut, la date du jour s'inscrit.	B : Choisir l'occasion « Heures de bénévolat ».
C : Choisir l'activité pour laquelle le bénévolat a été effectué.	D : Le compte de Grand Livre « Non applicable » s'inscrit automatiquement et il est impossible de le modifier.
E : Inscrire dans le champ « Quantité » le nombre d'heures de bénévolat effectuées.	F : Le mode de paiement « Heures de bénévolat » s'inscrit automatiquement et il est impossible de le modifier.

Pour plus d'informations concernant l'ajout d'une transaction, consulter cette procédure.

Filtrer les clients qui ont effectué des heures de bénévolat

Se rendre dans « Analyse et historique ». Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir «  Analyse & historique ».

Une fois dans « Analyse et historique », s'assurer que toutes les transactions sont affichées (qu'il n'y a pas de filtre appliqué).

Cliquer ensuite sur le bouton , afin de filtrer les heures de bénévolat et choisir « Ajouter un filtre » afin de pouvoir réutiliser le filtre ultérieurement.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un filtre, une fenêtre permettant de nommer le filtre s'ouvrira. Nommer le filtre « Banque de temps de bénévolat ».

Après avoir nommé le filtre, la fenêtre « Filtrer les informations » s'ouvrira. Aller dans l'onglet « Champs ».
A : Choisir le champ « Occasion ».	B : Choisir l'opération « Liste de choix ».
C : Choisir la valeur « Heures de bénévolat ».	D : Cliquer sur le bouton «  Ajouter la condition ».
E : Cliquer sur le bouton «  Appliquer ».

Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter cette procédure.

Impression du rapport

Dans « Analyse et historique », une fois que le filtre est appliqué et que la liste active contient seulement les heures de bénévolat, effectuer un publipostage en cliquant sur le bouton , puis sélectionner « Publipostage - transaction ».

Après avoir choisi le « Publipostage - transaction », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner l'option « Toutes les transactions de la liste courante ».	B : Cocher la case « Inclure aussi les clients exclus du publipostage ».
C : Cocher le document « Rapport heures de bénévolat » ou sous le nouveau nom s'il a été renommé lors de la duplication du document. NOTE : Si le document n'est pas disponible, revoir la section « Création du document maître pour le rapport ».	D : Cliquer sur «  Générer ».

Pour plus d'informations concernant le publipostage, consulter cette procédure.

Exemple de rapport

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Nom du document : ProDon:Saisie d'heures de bénévolat
Version : 4.6.6.5

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