ProDon:Gestion des occasions

Sommaire

1 Introduction
2 Gestion des occasions de dons

Introduction

Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de ProDon. Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.

Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :

Billets
Commandite Platine
Commandite Or
Dons

Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :

Location de salle
Traiteur
Frais de représentation

Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :

1er envoi postal
2e envoi postal pour un rappel
1er envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
2e envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
Dons non sollicités

Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :

Frais postaux
Documents promotionnels

NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :

Gestion des occasions de dons

NOTE : Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « Structure des occasions de dons », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.

Pour se rendre dans la « Gestion des occasions de dons », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Occasions de dons ».

Après avoir cliqué sur « Occasions de dons », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : L'onglet « Occasions de dons » contient toutes les occasions de dons actives.	B : L'onglet « Occasions bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.
C : L'onglet « Occasions désactivées » contient les occasions de dons désactivées. Pour savoir comment réactiver une occasion, cliquer ici.	D : Il s'agit de la liste des occasions de dons actives dans la base de données.
E : Le bouton permet de créer une nouvelle occasion de dons.	F : Le bouton permet de modifier une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à modifier, puis cliquer sur le bouton , ou simplement double-cliquer sur l'occasion de don à modifier.
G : Le bouton permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera dans l'onglet « Occasions désactivées ». Pour plus de détails, voir le point C.	H : Le bouton permet de supprimer une occasion de dons de la liste. NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer.

Ajout / Modification d'une occasion de dons

Fenêtre principale / Modification d'une occasion

Après avoir cliqué sur le bouton ou , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une occasion de dons à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Gestion des occasions de dons ».	B : Cette ligne contient le code de l'occasion de dons. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.
C : Cette ligne contient la description de l'occasion. Cette description est en fait le nom de l'occasion et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.	D : Si cette option est cochée, il sera impossible d'enregistrer une transaction de don sans l'avoir associée à une activité.
E : Si cette case est cochée, il sera possible de créer une nouvelle activité lors de la saisie d'une transaction.	F : Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter cette procédure.
G : En décochant cette case, l'occasion sera désactivée. Une fois l'occasion désactivée, elle se retrouve dans l'onglet « Occasions désactivées ». NOTE : Il est également possible de désactiver une occasion à partir de la « Gestion des occasions de dons », mais il est seulement possible de la réactiver à partir d'ici	H : En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau. NOTE : En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes.
I : Cette case doit être cochée s'il s'agit d'une occasion bénéficiaire. Pour plus d'informations concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.	J : Il s'agit de la liste des activités pour l'occasion de dons « Tournois de golf 2011 ».
K : Ce bouton active la barre de recherche.	L : Ces bouton permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de revenus.
M : L'onglet « Dépenses » contient les activités de dépenses pour l'occasion de dons « Tournois de golf 2011 ». Pour plus d'informations concernant les activités de dépenses, consulter la section « Ajout / modification d'une activité de dépenses ».

Onglet « Documents »

Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur. Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.


A : Il s'agit de la liste des documents à émettre pour cette occasion de dons. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés. ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / modification d'une activité ».	B : Le bouton permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « Gestion des documents maîtres ».
C : Permet d'indiquer le compte de Grand Livre à utiliser par défaut pour les revenus et les dépenses lors de l'enregistrement des transactions. Pour pouvoir les choisir ici, ils doivent avoir été préalablement définis dans la « Gestion des comptes de Grand Livre ». ATTENTION : En sélectionnant un compte de Grand Livre pour l’occasion de dons, il sera affecté à toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un compte de Grand Livre requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d'une activité ».

Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ProDon.


A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons. ATTENTION : En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d’une activité ». NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».

Onglet « Lien client(s) »

Cet onglet permet de documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Par exemple, si un don en l’honneur de quelqu’un est effectué, le « Client #1 » pourrait être la personne à honorer, puis le « Client #2 » pourrait être la personne à aviser de la réception du don.


A : Si cette case est cochée, il sera possible de lier un client lors de l’entrée de chaque transaction pour cette occasion.	B : Si cette case est cochée, il sera impossible d’enregistrer une transaction si aucun client lié n’est associé à la transaction.
C : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ».	D : Permet de faire une présélection des clients de la base de données pour rechercher le client lié. Par exemple, si la case « De la catégorie suivante » avait été cochée et qu’une catégorie « Personne à aviser » était créée, il serait possible de choisir cette catégorie afin de rechercher le client à partir d’une plus petite sélection plutôt que de rechercher le client à partir de « Tous » les clients de la base de données. NOTE : Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Catégories de clients ».


A : Si cette case est cochée, il sera possible de lier un deuxième client lors de l’écriture de chaque transaction pour cette occasion.	B : Si cette case est cochée, il sera impossible d’enregistrer de transaction si les deux clients liés ne sont pas associés à la transaction.
C : Permet d’indiquer le libellé du client lié #2, par exemple, « Personne à aviser ».	D : Permet de faire une présélection des clients de la base de données pour rechercher le client lié. Par exemple, si la case « De la catégorie suivante » avait été cochée et qu’une catégorie « Clients à honorer » était créée, il serait possible de choisir cette catégorie afin de rechercher le client à partir d’une plus petite sélection plutôt que de rechercher le client à partir de « Tous » les clients de la base de données. NOTE : Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Catégories de clients ».


A : Si cette case est cochée, il sera possible d’associer automatiquement la personne à aviser à la personne à honorer une fois qu’une première transaction aura été entrée pour cette occasion. Le lien entre le « Client #1 » et le « Client #2 » sera créé dans leur fiche client.	B : Cette case permet d’indiquer le lien, par exemple, « Personne à honorer / Personne à aviser ». Pour plus de détails sur les liens, consulter cette procédure.
C : Si cette case est cochée, le lien inverse sera utilisé, par exemple, au lieu de « Personne à honorer / Personne à aviser » en B, ce serait « Personne à aviser / Personne à honorer ».	D : En cliquant sur le bouton , il est possible d’ajouter un nouveau type de lien.

Onglet « Autres »


A : Permet de sélectionner la campagne à laquelle cette occasion de dons est liée. Pour plus d'informations sur la gestion des campagnes, cliquer ici.	B : Permet de spécifier le compte de projet comptable de l'occasion.
C : Si cette case est cochée, le projet comptable spécifié en B s'inscrira automatiquement lors de la saisie d'une transaction et il sera impossible de le modifier.	D : Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le projet comptable vide lors de la saisie de la transaction.
E : Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en F. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de l'émission des reçus.	F : Si un remerciement est choisi, le reçu émis sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, cliquer ici.

Onglet « Note »

Cet onglet permet d'inscrire une note de gestion interne. Cette note sera visible uniquement dans cet écran de gestion.


A : Inscrire la note de gestion interne ici.

Ajout / Modification d'une activité de revenus

Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point L de « Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ».

Fenêtre principale / Modification d'une activité

Après avoir cliqué sur le bouton ou , la fenêtre suivante s'ouvrira.

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».	B : Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.
C : Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.	D : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple : Don pur).
E : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.).	F : Cette option est activée si aucun reçu ne doit être émis pour l'activité.
G : Cette option permet d'envoyer seulement un reçu annuel pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus annuels, consulter le document « Traitement des reçus à émettre ».	H : Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à émettre » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, cliquer ici.
I : Cette option doit être activée lorsque que la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 125,00 $ et le participant paie 250,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 125,00 $.	J : Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans ProDon (français, anglais, etc.).
K : Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par ProDon, selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 250,00 $ et l'avantage est de 125,00 $, alors le montant du reçu sera de 125,00 $.	L : Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document « Gestion des codes de provenance ».