ProDon:Gestion des occasions

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Gestion des occasions

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.


Introduction

Une occasion de dons est une source de financement.  C'est le centre de la structure financière de ProDon.  Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.


Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :

  • Billets
  • Commandite Platine
  • Commandite Or
  • Dons

Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :

  • Location de salle
  • Traiteur
  • Frais de représentation


Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :

  • 1er envoi postal
  • 2e envoi postal pour un rappel
  • 1er envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
  • 2e envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
  • Dons non sollicités

Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :

  • Frais postaux
  • Documents promotionnels


NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :


Gestion des occasions de dons

NOTE : Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « Structure des occasions de dons », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.

Pour se rendre dans la « Gestion des occasions de dons », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Bouton occasion de don.png Occasions de dons ».

Prodon5 Gestion des occasions de dons 002.png


Après avoir cliqué sur « Bouton occasion de don.png Occasions de dons », la fenêtre suivante s'ouvre.

Occasions 002.png

A : L'onglet « Donateurs » contient toutes les occasions de dons qui ne sont pas bénéficiaires.

B : L'onglet « Bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.

C : L'onglet « Actives » contient les occasions de dons actives.

D : L'onglet « Archivées » contient les occasions de dons inactives. Pour savoir comment réactiver une occasion, cliquer ici.

E : Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus.

F : Le bouton « Bouton Ajouter.png » permet de créer une nouvelle occasion de dons.

G : Le bouton « Bouton Modifier.png » permet de modifier une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à modifier, puis cliquer sur le bouton « Bouton Modifier.png », ou simplement double-cliquer sur l'occasion de don à modifier.

H :Le bouton « Bouton Annuler.png » permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton « Bouton Annuler.png ». Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera dans l'onglet « Occasions désactivées ». Pour plus de détails, voir le point C.

I : Le bouton « Bouton Retirer.png » permet de supprimer une occasion de dons de la liste.

NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer.

 


Ajout / Modification d'une occasion de dons

Fenêtre principale / Modification d'une occasion

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Modifier.png » ou « Bouton Ajouter.png », la fenêtre suivante s'ouvre.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 008.png

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une occasion de dons à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Gestion des occasions de dons ».

B : Cette case doit être cochée s'il s'agit d'une occasion bénéficiaire. Pour plus d'informations concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.

C : Cette ligne contient le code de l'occasion de dons. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.

D : Cette ligne contient la description de l'occasion. Cette description est en fait le nom de l'occasion et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.

E : Si cette case est cochée, il sera possible de créer une nouvelle activité lors de la saisie d'une transaction.

F : En décochant cette case, l'occasion sera désactivée. Une fois l'occasion désactivée, elle se retrouve dans l'onglet « Occasions désactivées ».

NOTE : Il est également possible de désactiver une occasion à partir de la « Gestion des occasions de dons », mais il est seulement possible de la réactiver à partir d'ici

G : En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau.

NOTE : En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes.

H :

I : Ce bouton active la barre de recherche.

J : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de revenus.

K : Il s'agit de la liste des activités pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ».

L : L'onglet « Dépenses » contient les activités de dépenses pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ». Pour plus d'informations concernant les activités de dépenses, consulter la section « Ajout / modification d'une activité de dépenses ».

M : Ce bouton permet de dupliquer une occasion déjà existante.

NOTE : Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion.

Onglet « Documents »

Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.

Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 009.png

A : Il s'agit de la liste des documents à émettre pour cette occasion de dons. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés.

ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section

« Fenêtre principale / modification d'une activité ».

B : Le bouton « Bouton Ajouter.png » permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « Gestion des documents maîtres ».

C : Permet d'indiquer le compte de Grand Livre à utiliser par défaut pour les revenus et les dépenses lors de l'enregistrement des transactions. Pour pouvoir les choisir ici, ils doivent avoir été préalablement définis dans la « Gestion des comptes de Grand Livre ».

ATTENTION : En sélectionnant un compte de Grand Livre pour l’occasion de dons, il sera affecté à toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un compte de Grand Livre requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d'une activité ».

Onglet « Remerciement »

Cet onglet permet de choisir un remerciement pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 010.png

A : Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en B. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de l'émission des reçus.

B : Si un remerciement est choisi, le reçu émis sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, cliquer ici.


Onglet « Clients liés à l'occasion »

Cet onglet permet de documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Par exemple, si un don en l’honneur de quelqu’un est effectué, le « Client 1 » pourrait être la personne à honorer,

puis le « Client 2 » pourrait être la personne à aviser de la réception du don.

« Client tiers »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 011.png

A : Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons.


« Client 1 »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 012.png

A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ».

B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les trois options suivantes.

C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».

D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Client 2 »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 014.png

A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ».

B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les trois options suivantes.

C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».

D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Relation automatique »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 015.png

A : Permet de créer une relation automatiquement entre le client 1 et le client 2.

NOTE : Cette option sera uniquement accessible si vous avez activé les clients 1 et 2.

B : Choisir le type de relation que l'on désire entre les clients 1 et 2 pour cette occasion.

C : En cochant cette case, la relation sera inversé.

Exemple : est l'employeur de / est l'employé de.

Client 1 est l'employeur de client 2.

Inverse : Client 1 est l'employé de Client 2.

D : En cliquant sur le bouton « Bouton clients liés.png », il est possible d’ajouter un nouveau type de lien.

Onglet « Autres »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 017.png

A : Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué.

B : Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter cette procédure.

C : Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion.


Onglet « Aff. compt. »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 019.png

A : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de cette occasion.

B : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de dépense de cette occasion.

Onglet « Caractéristiques de transactions »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 020.png

A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.

B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.

C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Caractéristiques d'occasions »

Prodon5 Gestion des occasions de dons 021.png

A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.

B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.

C : Permet d'ajouter une caractéristique. D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique. F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ProDon.


Occasions 005.png

A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons.

ATTENTION : En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d’une activité ».

NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».

Onglet « Note »

Cet onglet permet d'inscrire une note de gestion interne. Cette note sera visible uniquement dans cet écran de gestion.

Prodon5 Gestion des occasions de dons 023.png

A : Inscrire la note de gestion interne ici.

Ajout / Modification d'une activité de revenus

Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point L de « Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ».


Fenêtre principale / Modification d'une activité

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Modifier.png ou Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvrira.

Occasions 011.png

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».

B : Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.

C : Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.

D : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple : Don pur).

E : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.).

F : Cette option est activée si aucun reçu ne doit être émis pour l'activité.

G : Cette option permet d'envoyer seulement un reçu annuel pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus annuels, consulter le document « Traitement des reçus à émettre ».

H : Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à émettre » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, cliquer ici.

I : Cette option doit être activée lorsque que la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 125,00 $ et le participant paie 250,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 125,00 $.

J : Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton Bouton traduction.png permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans ProDon (français, anglais, etc.).

K : Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par ProDon, selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 250,00 $ et l'avantage est de 125,00 $, alors le montant du reçu sera de 125,00 $.

L : Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document « Gestion des codes de provenance ».


Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ProDon.

Occasions 013.png

A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée d’une transaction pour cette activité précise.

NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».


Onglet « Autres »


Occasions 014.png

A : Permet d'indiquer le code de Grand Livre à utiliser par défaut pour cette activité de revenus lors de l'enregistrement des transactions. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des comptes de Grand Livre ».

B : Si cette case est cochée, le compte de Grand Livre spécifié en A s'inscrira automatiquement lors de la saisie d'une transaction et il sera impossible de le modifier.

C : Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le champ du code de Grand Livre vide lors de la saisie de la transaction.

D : Permet d'indiquer le mode de paiement à utiliser par défaut pour cette activité de revenus lors de l'enregistrement des transactions. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des modes de paiements ». Pour savoir comment ajouter ou modifier des modes de paiement, consulter cette procédure.

E : Si cette case est cochée, le mode de paiement spécifié en D s'inscrira automatiquement lors de la saisie d'une transaction et il sera impossible de le modifier.

F : Si cette case est cochée, la description de l'activité ne sera pas indiquée sur le reçu.

G : Permet d'activer la facturation. Pour que cette case soit accessible, le module de facturation doit être activé. Pour plus de détails sur la facturation, voir le document « Module facturation ».

H : Si cette case est cochée, une facture sera toujours émise lorsqu'une transaction sera effectuée pour cette activiré de revenus. Pour que cette case soit accessible, il faut que la case en G soit cochée.

I : L'intervalle de saisie fait en sorte qu'il soit impossible d'entrer une transaction avant ou après les dates spécifiées. Cette fonction est utilisée principalement pour des activités de prévente, lorsque le prix change à une date précise.


Onglet « Caractéristiques »

Cet onglet permet d'inscrire des caractéristiques à l'activité. Ces caractéristiques seront visibles uniquement dans cet écran de gestion.

Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquer ici.

Occasions 015.png

A : La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées.

B : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une caractéristique à la liste.

C : Le bouton Bouton 2 plus ajouter groupe.png permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la liste.

D : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une caractéristique de la liste.

E : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une caractéristique de la liste.

F : Le bouton Bouton 2 moins retirer groupe.png permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la liste.

NOTE : Pour ajouter une caractéristique ou un groupe de caractéristiques à la liste, ils doivent avoir été préalablement créés dans la « Gestion des caractéristiques ».


Onglet « Caract. de tr. »

« Caract. de tr. » signifie caractéristique de type transaction. Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes lors de l'entrée de transactions reliées à cette activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquer ici.

Occasions 016.png

A : Choisir les caractéristiques appropriées dans la liste. La liste des caractéristiques visibles est la liste de toutes les caractéristiques de type transaction. Pour ajouter des caractéristiques à la liste, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».


Onglet « Caract. d'eng. »

« Caract. d'eng. » signifie caractéristique d'engagement. Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les engagements reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.

ATTENTION : Les caractéristiques d'engagement seront disponibles seulement si le module engagement est activé. 

Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquer ici.

Occasions 017.png

A : Choisir les caractéristiques appropriées dans la liste. La liste des caractéristiques visibles est la liste de toutes les caractéristiques de type engagement. Pour ajouter des caractéristiques à la liste, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».


Onglet « Participants »

Cet onglet permet d'activer la « Gestion des participants » pour cette activité. Pour plus de détails sur la « Gestion des participants », cliquer ici.

Occasions 018.png

A : Permet d'activer la « Gestion des participants » pour cette activité. Pour plus de détails sur la « Gestion des participants », cliquer ici.

B : Permet de nommer des champs pour ajouter des éléments spécifiques à l'activité, par exemple, pour un tournoi de golf, les libellés à ajouter pourraient être « Trou de départ » ou « numéro de table » pour le souper.

NOTE : Il est possible d'ajouter des libellés seulement si la case en A est cochée.

C : Cette ligne est présente uniquement si l'activité est de type « Prix de vente ».  Elle permet de spécifier le nombre de participants en fonction de la quantité inscrite dans la transaction.

Par exemple, si quelqu'un achetait 4 billets pour une activité et qu'il était spécifié ici « 1 » participant par unité, il y aurait 4 participants.

Si, par contre, quelqu'un achetait 4 billets pour une activité et qu'il était spécifié ici « 4 » participants par unité, il y aurait 16 participants.

NOTE : Ce champ devient grisé dès qu’une première transaction a été saisie dans l’activité.

ATTENTION : Une transaction dans ProDon ne peut pas être divisée par plusieurs payeurs. Donc, même si une activité a un prix de vente et peut avoir plusieurs participants; il n'est pas possible de spécifier plus d'un payeur. Un seul reçu au montant total du don et au nom du donateur inscrit peut être généré par transaction.


Ajout / Modification d'une activité de dépenses

Dans la fenêtre « Modification d'une occasion de dons », aller dans l'onglet « Dépenses ».

Occasions 019.png

A : Il s'agit de la liste des activités de dépenses.

B : Le bouton Bouton Rechercher.png permet d'activer la barre de recherche.

C : Le bouton Bouton Ajouter.png permet d'ajouter une nouvelle activité de dépense.

D : Le bouton Bouton Modifier.png permet de modifier une activité de dépense déjà créée.

E : Le bouton Bouton Retirer.png permet de supprimer une activité de dépense.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png ou Bouton Modifier.png, la fenêtre suivante s'ouvrira.

Occasions 020.png

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de dépense à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».

B : Cette ligne contient le code de l'activité de dépense. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure de dépenses.

C : Cette ligne contient la description de l'activité de dépense. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est le nom qui sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse.

D : Permet d'indiquer le compte de Grand Livre à utiliser par défaut lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des comptes de Grand Livre ».

E : Permet d'indiquer une activité de revenus spécifique à l'activité de dépense. Généralement, la notion d'activité est laissée vide.

Dans cet exemple, la dépense « Location de la salle pour le souper » n'est pas reliée à une activité de revenus précise car c'est une dépense pour l'occasion en général.

F : Si cette case est cochée, l'activité de dépense spécifiée en E s'inscrira automatiquement lors de la saisie d'une transaction et il sera impossible de la modifier.

G : Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le champ de l'activité de revenus vide lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense.

NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances.

Nom du document : ProDon:Gestion des occasions
Version : 4.6.5.13


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