ProDon:Gestion des occasions

Gestion des occasions

Sommaire

1 Introduction
2 Gestion des occasions de dons

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de Prodon. Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.

Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :

Billets
Commandite Platine
Commandite Or
Dons

Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :

Location de salle
Traiteur
Frais de représentation

Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :

1er envoi postal
2e envoi postal pour un rappel
1er envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
2e envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
Dons non sollicités

Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :

Frais postaux
Documents promotionnels

NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :

Gestion des occasions de dons

NOTE : Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « Structure des occasions de dons », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.

Pour se rendre dans la Gestion des occasions de dons, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « Occasions ».

Après avoir cliqué sur « Occasions », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Le bouton« Donateurs » contient toutes les occasions de dons qui ne sont pas bénéficiaires.	B : Le bouton « Bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.
C : Le bouton « Actives » contient les occasions de dons actives.	D : Le bouton « Archivées » contient les occasions de dons inactives. Pour savoir comment réactiver une occasion, cliquer ici.
E : Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus.	F : Le bouton « » permet de créer une nouvelle occasion de dons.
G : Le bouton « » permet de modifier une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à modifier, puis cliquer sur le bouton « », ou simplement double-cliquer sur l'occasion de don à modifier.	H : Le bouton « » permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton « ». Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera sous le bouton « Archivées ». Pour plus de détails, voir le point D.
I : Le bouton « » permet de supprimer une occasion de dons de la liste. NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer.

Ajout / Modification d'une occasion de dons

Après avoir cliqué sur le bouton « » ou « », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une occasion de dons à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Gestion des occasions de dons ».	B : Cette case doit être cochée s'il s'agit d'une occasion bénéficiaire. Pour plus d'informations concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure.
C : Cette ligne contient le code de l'occasion de dons. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.	D : Cette ligne contient la description de l'occasion. Cette description est en fait le nom de l'occasion et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus.
E : Si cette case est cochée, il sera possible de créer une nouvelle activité lors de la saisie d'une transaction.	F : En décochant cette case, l'occasion sera désactivée. Une fois l'occasion désactivée, elle se retrouve dans l'onglet « Occasions désactivées ». NOTE : Il est également possible de désactiver une occasion à partir de la « Gestion des occasions de dons », mais il est seulement possible de la réactiver à partir d'ici
G : En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau. NOTE : En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes.	H : En cochant cette case, l'occasion sera inclus dans les analyses avancées, c'est-à-dire dans les gabarits.
I : Ce bouton active la barre de recherche.	J : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de revenus.
K : Il s'agit de la liste des activités pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ».	L : L'onglet « Dépenses » contient les activités de dépenses pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ». Pour plus d'informations concernant les activités de dépenses, consulter la section « Ajout / modification d'une activité de dépenses ».
Ce bouton « » permet de dupliquer une occasion déjà existante. NOTE : Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion.

Onglet « Documents »

Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.

Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.


A : Il s'agit de la liste des documents à émettre pour cette occasion de dons. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés. ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / modification d'une activité ».	B : Le bouton « » permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « Gestion des documents maîtres ».

Onglet « Remerciement »

Cet onglet permet de choisir un remerciement à cette occasion pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée.


A : Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en B. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de l'émission des reçus.	B : Si un remerciement est choisi, le reçu émis sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, cliquer ici.

Onglet « Clients liés à l'occasion »

Cet onglet permet de documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Par exemple, si un don en l’honneur de quelqu’un est effectué, le « Client 1 » pourrait être la personne à honorer,

puis le « Client 2 » pourrait être la personne à aviser de la réception du don.

« Client tiers »


A : Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons.

« Client 1 »


A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ».	B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles.
C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».	D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Client 2 »


A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #2, par exemple, « Personne à aviser ».	B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles.
C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ».	D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion.

« Relation automatique »


A : Permet de créer une relation automatiquement entre le client 1 et le client 2. NOTE : Cette option sera uniquement accessible si vous avez activé les clients 1 et 2.	B : Choisir le type de relation que l'on désire entre les clients 1 et 2 pour cette occasion.
C : En cochant cette case, la relation sera inversé. Exemple : est l'employeur de / est l'employé de. Client 1 est l'employeur de client 2. Inverse : Client 1 est l'employé de Client 2.	Note : En cliquant sur le bouton « », il est possible d’ajouter un nouveau type de relation.

Onglet « Autres »


A : Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué.	B : Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter cette procédure.
C : Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion.

Onglet « Aff. compt. »

Cet onglet permet de définir un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de revenus et de dépenses.


A : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de cette occasion.	B : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de dépense de cette occasion.

Onglet « Caractéristiques de transactions »

Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défauts dans les transactions reliées à l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.


A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.	B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permet d'ajouter une caractéristique.	D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique.	F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Caractéristiques d'occasions »

Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.


A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques.	B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permet d'ajouter une caractéristique.	D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique.	F : Permet de retirer une caractéristique.
G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques.

Onglet « Champs pers. »

Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans Prodon.


A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons. ATTENTION : En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d’une activité ». NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».

Onglet « Note »

Cet onglet permet d'inscrire une note de gestion interne. Cette note sera visible uniquement dans cet écran de gestion.


A : Inscrire la note de gestion interne ici.	B : Ce bouton permet d'afficher la date et l'heure.
C : Ce bouton permet d'afficher la date seulement.	D : Ce bouton permet d'ajouter un modèle de texte.
E : Ce bouton permet d'imprimer la note.	F : Ce bouton permet de modifier le texte dans une fenêtre indépendante.

Ajout / Modification d'une activité de revenus

Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point L de « Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ».

Après avoir cliqué sur le bouton ou , la fenêtre suivante s'ouvrira.

A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ».	B : Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons.
C : Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus. De plus, le bouton permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans Prodon (français, anglais, etc.).	D : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple : Don pur).
E : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.).	F : Cette option est activée si aucun reçu ne doit être émis pour l'activité.
G : Cette option permet d'envoyer seulement un reçu annuel pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus annuels, consulter le document « Traitement des reçus à émettre ».	H : Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à émettre » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, cliquer ici.
I : Cette option doit être activée lorsque la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 35,00 $ et le participant paie 75,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 40,00 $.	J : Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans Prodon (français, anglais, etc.).
K : Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par Prodon, selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 75,00 $ et l'avantage est de 35,00 $, alors le montant du reçu sera de 40,00 $.	L : Cette option sert à déterminer s'il y a un montant minimum pour pouvoir émettre un reçu pour cette activité.
M : Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document « Gestion des codes de provenance ».