ProDon:Listes personnalisées

Listes personnalisées

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ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

Introduction

L’outil de listes personnalisées permet de créer des listes de clients ou de relations. Une fois créées, ces listes peuvent être consultées à nouveau autant de fois que désiré. Elles peuvent aussi être combinées les unes aux autres et peuvent être modifiées ou supprimées. Bien qu'il soit possible de créer des listes ailleurs que dans la « Gestion des clients », il s'agit toujours de listes de clients.

Le bouton  permet de créer une liste personnalisée et se retrouve dans la plupart des gestions de Prodon.

Avant de débuter, vous devez décider quel type de liste personnalisées vous désirez utiliser entre les listes statiques et les listes dynamiques.

Les listes statiques contiennent toujours les mêmes clients, peu importe les changements effectués dans Prodon entre la création de la liste et la génération de celle-ci (ex. : une liste de gens ayant reçu telle lettre), alors qu'une liste dynamique sera modifiée automatiquement par Prodon chaque fois qu'un client entrera dans les critères demandés (ex. : tous les clients ayant donné 1000 $ et plus à vie).

Ensuite, vous devez décider à qui vous voulez vous adresser pour déterminer si votre liste est de type « Clients » ou « Relations ».

Voici un exemple pour comprendre l'impact de filtrer les informations dans l'un ou l'autre de ces onglets.

Dans l'image ci-dessous, 3 personnes ont fait des transactions au nom de la compagnie « Logilys ».
Si vous désirez que le client « Logilys » ne soit présent qu'une seule fois dans votre liste, vous pourrez alors créer votre liste à partir de l'onglet « Clients » de la « Gestion des clients ». Si au contraire, vous désirez que toutes les relations répondant aux critère énoncés soient dans votre liste (dans l'exemple ci-haut, Christian et Laurent), vous devrez créer votre liste à partir de l'onglet « Relation » de la « Gestion des clients ».

Préparation de la liste active

La liste active correspond aux informations qui sont filtrées à l'écran avant la création de la liste personnalisée. Il est donc possible d'utiliser une recherche ou un filtre afin d'isoler, par exemple, certains clients ou certaines transactions, pour créer la liste active.

Exemple d'une liste active dans la gestion des clients incluant les clients de Victoriaville seulement.

Création de listes personnalisées

Liste statique

Après avoir configuré la liste active dans la gestion désirée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, afin d'éditer les critères de la liste personnalisée.

Cliquer ensuite sur « Listes statiques - clients »

Après avoir cliqué sur le bouton et choisi l'option « Listes statiques - clients », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit des choix de clients qui peuvent être assignés à une liste personnalisée statique. Pour plus de détails, consulter cette section.	B : En cochant cette case, les clients exclus du publipostage qui répondent aux critères sélectionnés seront ajoutés à la liste.
C : Les boutons , et permettent d'ajouter une nouvelle liste, de modifier le nom d'une liste ou de retirer une liste personnalisée.	D : Il s'agit des choix de listes déjà créées. En cliquant sur le menu déroulant, toutes les listes personnalisées existantes seront présentes. Pour modifier une liste existante, la sélectionner, puis suivre les indications de la section « Liste statique/Modification d'une liste déjà existante (Ajout ou retrait de clients) ».
E : Permet d'éditer les critères pour la liste personnalisée. Les critères à éditer changeront en fonction du critère de liste personnalisée statique choisi.	F :  Dépendamment du choix sélectionné en A, ce bouton sera visible ou non. S'il est visible, en cliquant sur celui-ci, le nombre de clients, selon les critères choisis, sera indiqué.
G : Toujours en considérant les critères sélectionnés en A, ce bouton permet d'ajouter à une liste existante les clients de la liste active à l'écran, OU permet d'ajouter à une liste existante les clients de la liste active répondant aux critères édités en E, OU permet d'ajouter à une nouvelle liste les clients de la liste active correspondant aux critères sélectionnés.	H : Toujours en considérant les critères sélectionnés en A, ce bouton permet de retirer d'une liste existante les clients de la liste active à l'écran, OU permet de retirer à une liste existante les clients de la liste active en répondant aux critères édités en E.
I : Permet de vider la liste existante choisie avant d'ajouter le ou les clients ayant les critères sélectionnés. ATTENTION : En cliquant sur G, cette fonction effacera les clients précédemment contenus dans cette liste et la modifiera avec le ou les nouveaux clients correspondants.	J : Permet d'afficher automatiquement à l'écran le résultat de la liste modifiée. NOTE : Il est fortement recommandé de laisser cette case décochée en tout temps pour ne pas perdre la précédente liste active à l'écran. Pour savoir comment consulter ou revoir les listes personnalisées à l'écran, voir cette section.

Critères de listes personnalisées statiques

Il existe 7 types de listes personnalisées statiques et chaque type contient des critères différents. Voici les 7 types :

• Tous les clients de la liste active
• Tous les clients tiers de la liste active
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons
• Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois
• Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels
• Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien
• Le client sélectionné seulement

Tous les clients de la liste active

Permet d'inclure tous les clients qui sont actuellement dans la liste active.

Ce type de liste personnalisée est utile si tous les clients à ajouter ou à retirer d'une liste sont déjà isolés dans la liste active.

Après avoir choisi « Tous les clients de la liste active » en A, déterminer ce qui doit être fait en suivant les indications de la fenêtre principale « Liste statique (fenêtre principale) ».

Tous les clients tiers de la liste active

Disponible seulement dans quelques onglets de « Analyse et historique » et permet d'extraire tous les clients tiers inscrits dans les transactions de la liste active.

Après avoir choisi « Tous les clients de la liste active » en A, déterminer ce qui doit être fait en suivant les indications de la fenêtre principale « Liste statique (fenêtre principale) »

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons

Permet d'inclure les clients de la liste active qui correspondent à certains critères de dons.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir choisi « Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de dons » en A, déterminer ce qui doit être fait en C, puis cliquer sur le bouton « Éditer les critères » en E. Dans cette fenêtre, il faut sélectionner les options désirées afin de cibler des clients par rapport à un historique de transactions.
ATTENTION : Seuls les clients faisant partie de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Permet de baser la recherche sur un montant d'argent reçu.	B : Permet de baser la recherche sur un montant relatif aux reçus émis aux clients.
C : Cette option n'est pas disponible dans le premier critère. Elle permet de cibler une variation relative au critère précédent. Par exemple, si 50 $ était inscrit, les clients ayant donné 50 $ de plus ou de moins dans une occasion par rapport à une autre ou dans une année par rapport à une autre auraient été trouvés.	D : Permet de définir le nombre de versements pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et qu'un minimum de 1 transaction et un maximum de 2 transactions avaient été définis, un client ayant fait 3 transactions de 200 $ ne serait pas trouvé.
E : Permet de baser la recherche sur les transactions les plus élevées pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et que seulement les 2 transactions les plus élevées des clients seraient pris en considération, un client dont les 2 transactions les plus élevées sont 500 $ et 600 $ ne serait pas trouvé.	F : Permet de définir l'intervalle de dates (selon les périodes créées dans ProDon) dans lequel les transactions doivent avoir été effectuées.
G : Dépendamment de la période sélectionnée en F, les dates seront automatiquement modifiées. Il est également possible de définir des dates manuellement, dans ce cas, le champ F deviendra vide et ProDon se basera uniquement sur les dates inscrites ici.	H : Permet de choisir pour quel organisme les transactions doivent avoir été effectuées. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé.
I : Permet de sélectionner le type de transaction entre les choix « Client », « Client tiers » ou « Client et client tiers ».	J : Permet de choisir si la recherche doit être basée sur toutes les transactions ou si elle doit être basée sur une ou des occasions, campagnes ou activités en particulier.
K : Permet d'inclure ou non les engagements. NOTE: Cette option n'est disponible que si le module Prospection et engagements est activé.	L : Permet de baser la recherche sur un ou des codes de provenances.
M : Dépendamment du type de sélection choisi en J, les boutons  et  et les cases à gauche des boutons seront disponibles ou non. Le bouton  permet de cocher toutes les cases à gauche des boutons et le bouton  permet de toutes les décocher. Il est également possible de sélectionner une à une les occasions, activités ou campagnes qui doivent être considérées dans la recherche. Dans l'exemple plus haut, tous les clients ayant donné au moins 1 $ lors d'une de ces occasions de dons seront trouvés.	N : Ces 4 cases à cocher permettent de choisir le type des transactions à inclure dans la recherche.
O : Les boutons «  Ajouter un critère » et «  Retirer le critère » permettent d'ajouter ou de retirer un critère. Dans cet exemple, il y a 2 critères. Le nombre de critères est visible par les onglets dans le haut à gauche de la fenêtre. En ajoutant un critère, il faut aller dans l'onglet pour configurer le critère 2, 3, etc. Pour supprimer un critère, sélectionner l'onglet du critère, puis cliquer sur le bouton «  Retirer le critère ».	P : Lorsque tous les critères sont sélectionnés, cliquer sur «  Ok ».
NOTE : Pour les points D et E, les « 0 » indiquent que la case doit être ignorée. Donc, si « 0 » est inscrit en D, ce champ ne sera pas pris en considération. En E, par exemple, si le minimum est « 2 », mais qu'il n'y a pas de maximum, il faut inscrire un maximum de « 0 » et si le maximum est « 10 » mais qu'il n'y a pas de minimum, il faut inscrire un minimum de « 0 ».

Après avoir cliqué sur «  Ok », ProDon retournera dans l'écran principal. Pour continuer la liste personnalisée, voir les points F, G, H, I et J de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».

Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois

Permet d'inclure les clients de la liste active qui correspondent à certains critères d'envois.

Une liste par critère d'envois permet principalement de trouver tous les clients n'ayant pas répondu suite à un envoi, dans le but d'effectuer une relance de sollicitation. Ce type de liste est également utile pour trouver les clients ayant répondu positivement, ou encore pour trouver les clients n'ayant pas reçu un envoi.

Pour utiliser la liste personnalisée des clients répondant à certains critères d'envois, il est important que les historiques d'envois aient été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment utiliser l'historique d'envois, consulter ce document.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir choisi « Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d'envois » en A, déterminer ce qui doit être fait en C, puis cliquer sur le bouton « Éditer les critères » en E. Dans cette fenêtre, il faut sélectionner les options désirées afin de cibler des clients par rapport à un historique d'envois.
ATTENTION : Seuls les clients faisant partie de la liste active créée plus tôt et correspondants à tous les critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Inscrire la date à laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune date n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.	B : Choisir l'organisme pour lequel l'envoi a été effectué. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé dans la base de données.
C : Choisir l'occasion pour laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune occasion n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.	D : Choisir l'activité pour laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune activité n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.
E : Inscrire le solliciteur de l'envoi, si désiré.	F : Choisir la « valeur de réponse » d'historique d'envoi à considérer pour la recherche selon la configuration des réponses par défaut. Dans cet exemple, « Pas de réponse » signifie que je veux rechercher les clients à qui j'ai envoyé une sollicitation, mais dont je n'ai reçu aucune réponse, dans le but d'envoyer une relance.
G : Inscrire la description de l'envoi qui a été effectué, si désiré.	H : Permet de chercher les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée. NOTE : Si D est vide et que cette case n'est pas cochée, les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée et les envois dont n'importe quelle activité avait été spécifiée seront trouvés. Si D est vide et que cette case est cochée, seuls les envois n'ayant aucune activité de spécifiée seront trouvés.
I : La recherche inverse permet de trouver tous les clients ne correspondant pas à tous les critères saisis.	J : Cette option permet d'inclure, en plus des clients répondant aux critères édités, tous les clients n'ayant aucun envoi documenté.
K : Les boutons «  Ajouter un critère » et «  Retirer le critère » permettent d'ajouter ou de retirer un critère. Dans cet exemple, il y a seulement 1 critère. Le nombre de critères est visible par les onglets dans le haut à gauche de la fenêtre. En ajoutant un critère, il faut aller dans l'onglet pour configurer le critère 2, 3, etc. Pour supprimer un critère, sélectionner l'onglet du critère, puis cliquer sur le bouton «  Retirer le critère ».	L : Lorsque tous les critères sont sélectionnés, cliquer sur «  Ok ».

Après avoir cliqué sur «  Ok », ProDon retournera dans l'écran principal. Pour continuer la liste personnalisée, voir les points F, G, H, I et J de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».

Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels

Permet de trouver les clients qui sont potentiellement plus d'une fois dans la base de données à partir d'une liste active.

Il y a présence d’un doublon lorsqu’il y a plus d’une fiche client pour un même client.

Pour savoir comment utiliser ce genre de liste personnalisée, consulter la procédure « Recherche et élimination de doublons ».

Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien

Permet d'inclure les clients de la liste active qui correspondent à certains types de liens entre les fiches clients.

Une liste par critère de liens est utilisée pour trouver tous les clients liés à un des clients de la liste active. Par exemple, si la liste active est constituée de 5 fiches clients étant des écoles dans lesquelles existent des liens vers les élèves, il serait possible de trouver tous les élèves de l'une ou l'autre des 5 écoles. Ou encore, si la liste active est constituée de toutes les fiches clients des élèves d'une l'école, dans lesquelles existent des liens vers leurs parents, il serait possible de trouver tous les parents des élèves de l'école.

Pour utiliser le type de liste personnalisée par critère de lien, il faut que tous les liens aient été documentés dans la base de données. Pour savoir comment ajouter des contacts liés à des fiches clients, consulter le document « Contacts et liens ».

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir choisi « Tous les clients étant liés à un client de la liste active selon des critères de lien » en A, déterminer ce qui doit être fait en C, puis cliquer sur le bouton « Éditer les critères » en E.
A : Permet d'indiquer le type de lien à rechercher.	B : Permet d'utiliser le lien dans les deux sens. Dans cet exemple, les employés ou les employeurs liés aux fiches clients de la liste active seraient trouvés.
C : Permet d'ajouter à la liste personnalisée, les clients de la liste active, en plus des clients répondant aux critères saisis.	D : Permet d'utiliser le lien inverse. Dans cet exemple, les employés liés aux fiches clients de la liste active seraient trouvés plutôt que les employeurs.
E : Indique le résultat de la recherche du lien qui sera trouvé.	F : Lorsque tous les critères sont sélectionnés, cliquer sur «  Ok ».
NOTE : La mention en E change, si les options B ou D sont cochées.

Après avoir cliqué sur «  Ok », ProDon retournera dans l'écran principal. Pour continuer la liste personnalisée, voir les points F, G, H, I et J de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».

Le client sélectionné seulement

Permet d’inclure uniquement le client de la liste active qui est sélectionné.

Ce type de liste personnalisée est utile si un seul client doit être ajouté ou retiré d'une liste personnalisée déjà existante, ou encore, si une nouvelle liste à laquelle il sera nécessaire d'ajouter des clients un à un doit être créée.

Cependant, pour ajouter ou retirer des clients au cas par cas, il est plutôt préférable de passer directement par la fiche client.

Pour savoir comment ajouter ou retirer un client d'une liste personnalisée à partir de sa fiche client, consulter cette section.

Liste statique/Ajout d’une nouvelle liste

Pour créer une nouvelle liste personnalisée statique, aller dans la gestion appropriée au type de liste à créer (gestion des clients, analyse et hisitorique, etc.), puis préparer la liste active des clients qui doivent se retrouver dans la nouvelle liste personnalisée statique. Une fois que la liste active est créée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, puis choisir « Liste statique ».

Après avoir cliqué sur « Liste statique », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Choisir l'option désirée. Pour plus de détails voir la lettre A de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».	B : Choisir de cocher ou non la case. Pour plus de détails, voir la lettre B de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».
C : Cliquer sur le bouton . NOTE : Une fenêtre s'ouvrira, pour savoir comment la remplir, cliquer ici.	D : Après avoir cliqué sur le bouton «  Confirmer l'ajout » de cette fenêtre, le nom de la nouvelle liste sera inscrit dans ce champ.
E : Cliquer sur ce bouton pour éditer les critères de la nouvelle liste personnalisée. Pour plus de détails, voir la lettre E de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».	F : Dépendamment du choix sélectionné en A, ce bouton sera visible ou non. S'il est visible, en cliquant sur celui-ci, le nombre de clients qui sera ajouté à la liste sera indiqué.
G : Une fois que les étapes A, B, C, D et E sont terminées, cliquer sur «  Ajouter à la liste de clients » pour ajouter les clients répondant aux critères édités.	NOTE : Pour voir la nouvelle liste personnalisée à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Après avoir cliqué sur le bouton afin de créer une nouvelle liste personnalisée statique de clients, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Nommer la nouvelle liste personnalisée. NOTE : Le nom donné ici doit être significatif puisque cette liste sera enregistrée pour la consultation future.	B : Il est impossible de modifier le type de liste à partir de cette fenêtre.
C : Cliquer sur «  Confirmer l'ajout » pour ajouter la liste personnalisée.	D : Cliquer sur «  Annuler l'ajout » pour annuler l'ajout de la liste personnalisée en cours.
Après avoir cliqué sur «  Confirmer l'ajout » ou sur «  Annuler l'ajout », ProDon revient à cet écran. Poursuivre les instructions à partir du point D.

Liste statique/Modification d'une liste déjà existante (Ajout ou retrait de clients)

Pour modifier une liste personnalisée statique déjà existante, aller dans la gestion appropriée (gestion des clients, analyse et historique, etc.) afin de retrouver la liste à modifier, puis préparer la liste active des clients qui doivent être ajoutés ou retirés de la liste déjà existante. Une fois que la liste active est créée, cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, puis choisir « Liste statique ».

Après avoir cliqué sur « Listes statiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A :  Choisir l'option désirée. Pour plus de détails, voir la lettre A de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».	B :  Choisir de cocher ou non la case. Pour plus de détails, voir la lettre B de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».
C :  À l'aide de la liste déroulante, choisir dans quelle liste personnalisée les clients doivent être ajoutés ou retirés.	D :  Cliquer sur ce bouton pour éditer les critères de la liste personalisée choisie en C. Pour plus de détails, voir la lettre E de la section « Liste statique (fenêtre principale) ».
E :  Dépendamment du choix sélectionné en A, ce bouton sera visible ou non. S'il est visible, en cliquant sur celui-ci, le nombre de clients qui sera ajouté ou retiré de la liste sera indiqué.	F : Pour modifier la liste personnalisée en ajoutant des clients, une fois que les étapes A, B, C et D sont terminées, cliquer sur «  Ajouter à la liste de clients » pour ajouter les clients ayant les critères sélectionnés à la liste choisie en C. ATTENTION : La liste comprendra désormais les clients qui faisaient déjà partie de la liste ET les clients répondant aux critères édités.
G : Pour modifier la liste personnalisée en retirant des clients, une fois que les étapes A, B, C et D sont terminées, cliquer sur «  Retirer de la liste de clients » pour retirer les clients ayant les critères sélectionnés de la liste choisie en C. ATTENTION : La liste comprendra désormais les clients qui faisaient déjà partie de la liste MOINS les clients répondant aux critères édités.	H :  Permet de vider la liste existante choisie avant d'ajouter le ou les clients ayant les critères sélectionnés, ou étant dans la liste active. ATTENTION : En cliquant sur F, cette fonction effacera les clients précédemment contenus dans cette liste et la modifiera avec le ou les nouveaux clients correspondants.
I : Permet d'afficher automatiquement à l'écran le résultat de la liste modifiée. NOTE : Il est fortement recommandé de laisser cette case décochée en tout temps pour ne pas perdre la précédente liste active à l'écran. Pour savoir comment consulter ou revoir les listes personnalisées à l'écran, voir cette section.	NOTE : Pour savoir comment consulter ou revoir les listes personnalisées à l'écran, voir la section « Consulter/Filtrer des listes personnalisées ».

Liste statique/Renommer une liste

Pour renommer une liste personnalisée statique, aller dans la gestion appropriée (gestion des clients, analyse et historique, etc.) afin de retrouver la liste à renommer, puis cliquer sur le bouton qui se trouve dans le haut de la fenêtre.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner, à l'aide de la liste déroulante, la liste personnalisée à renommer.	B : Après avoir sélectionné la liste personnalisée statique à renommer, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire le nouveau nom dans le champ « Nom ».	B : Cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification », puis cliquer sur le bouton «  Fermer » de la fenêtre suivante.

Liste statique/Retrait d'une liste

Pour supprimer définitivement une liste personnalisée statique, aller dans la gestion appropriée (gestion des clients, analyse et historique, etc.) afin de retrouver la liste à retirer, puis cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner, à l'aide de la liste déroulante, la liste personnalisée à supprimer.	B : Après avoir sélectionné la liste personnalisée statique à supprimer, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour supprimer définitivement la liste qui se retrouve dans le champ « Nom », cliquer sur le bouton «  Confirmer le retrait », puis sur le bouton «  Fermer » de la fenêtre suivante.

Liste dynamique (fenêtre principale)

Une liste dynamique, au contraire d'une liste statique, se maintient à jour d'elle-même. À chaque consultation, tous les clients qu'elle contient correspondent exactement aux critères spécifiés lors de la création de la liste. De plus, seuls les critères de dons ou d'envois peuvent être utilisés pour les listes dynamiques.

NOTE : Les listes dynamiques sont disponibles seulement dans la « Gestion des clients ».

ATTENTION : Contrairement aux listes statiques, les listes dynamiques ne sont pas basées sur la liste active à l'écran. Les clients trouvés lors de la configuration d'une liste dynamique sont tous les clients de la base de données répondant aux critères édités.

Après avoir cliqué sur le bouton dans le haut de la « Gestion des clients » et choisi l'option « Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit de toutes les listes dynamiques existantes dans la base de données.	B : Les boutons , et permettent d'ajouter, modifier ou retirer une liste personnalisée dynamique.

Liste dynamique/Ajout d'une nouvelle liste

Pour créer une nouvelle liste personnalisée dynamique, aller dans la « Gestion des clients », cliquer sur le bouton , qui se trouve dans le haut de la fenêtre, puis choisir l'option « Liste dynamique ».

Après avoir cliqué sur « Liste dynamique », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour créer la nouvelle liste, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Nommer la nouvelle liste personnalisée. NOTE : Le nom donné ici doit être significatif puisque cette liste sera enregistrée pour la consultation future.	B : Il est impossible de modifier le type de liste à partir de cette fenêtre.
C : En cochant cette case, les clients exclus du publipostage et qui répondent aux critères seront ajoutés à la liste.	D : Permet de sélectionner le sous-type de liste personnalisée. NOTE : Il existe seulement deux choix pour les listes dynamiques : « Critères de dons » et « Critères d'envois ».
E : Permet d'éditer les critères de la liste personnalisée dynamique. Les critères à éditer changeront en fonction du sous-type de liste personnalisée dynamique choisi.	F : En cliquant sur le bouton «  Confirmer l'ajout », les clients répondant aux critères édités en E seront ajoutés à la liste.
NOTE : Pour voir la liste à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Types de listes personnalisées dynamiques

Il existe 2 types de listes personnalisées dynamiques et chaque type contient des critères différents. Voici les 2 types :

• Critères de dons
• Critères d'envois

Critères de dons

Permettent d'inclure tous les clients de la base de données qui correspondent à certains critères de dons.

NOTE : Contrairement aux listes statiques, pour les listes dynamiques, les critères ne sont pas basés sur la liste active, mais bien sur tous les clients de la base de données.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir choisi « Critères de dons » en D, puis cliqué sur le bouton « Éditer les critères » en E. Dans cette fenêtre, il faut sélectionner les options désirées afin de cibler des clients par rapport à un historique de transactions.
ATTENTION : Tous les clients de la base de données correspondant aux critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Permet de baser la recherche sur un montant d'argent reçu.	B : Permet de baser la recherche sur un montant relatif aux reçus émis aux clients.
C : Cette option n'est pas disponible dans le premier critère. Elle permet de cibler une variation relative au critère précédent. Par exemple, si 50 $ était inscrit, les clients ayant donné 50 $ de plus ou de moins dans une occasion par rapport à une autre ou dans une année par rapport à une autre auraient été trouvés.	D : Permet de définir le nombre de versements pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et qu'un minimum de 1 transaction et un maximum de 2 transactions avaient été définis, un client ayant fait 3 transactions de 200 $ ne serait pas trouvé.
E : Permet de baser la recherche sur les transactions les plus élevées pour atteindre le montant ciblé en A ou en B. Par exemple, si les montants indiqués en A avaient été 500 $ à 1000 $ et que seulement les 2 transactions les plus élevées des clients seraient pris en considération, un client dont les 2 transactions les plus élevées sont 500 $ et 600 $ ne serait pas trouvé.	F : Permet de définir l'intervalle de dates (selon les périodes créées dans ProDon) dans lequel les transactions doivent avoir été effectuées.
G : Dépendamment de la période sélectionnée en F, les dates seront automatiquement modifiées. Il est également possible de définir des dates manuellement, dans ce cas, le champ F deviendra vide et ProDon se basera uniquement sur les dates inscrites ici.	H : Permet de choisir pour quel organisme les transactions doivent avoir été effectuées. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé.
I : Permet de sélectionner le type de transaction entre les choix « Client », « Client tiers » ou « Client et client tiers ».	J : Permet de choisir si la recherche doit être basée sur toutes les transactions ou si elle doit être basée sur une ou des occasions, campagnes ou activités en particulier.
K : Permet d'inclure ou non les engagements.	L : Permet de baser la recherche sur un ou des codes de provenances.
M : Dépendamment du type de sélection choisi en J, les boutons  et  et les cases à gauche des boutons seront disponibles ou non. Le bouton  permet de cocher toutes les cases à gauche des boutons et le bouton  permet de toutes les décocher. Il est également possible de sélectionner une à une les occasions, activités ou campagnes qui doivent être considérées dans la recherche. Dans l'exemple plus haut, tous les clients ayant donné au moins 1 $ lors d'une de ces occasions de dons seront trouvés.	N : Ces 4 cases à cocher permettent de choisir le type des transactions à inclure dans la recherche.
O : Les boutons «  Ajouter un critère » et «  Retirer le critère » permettent d'ajouter ou de retirer un critère. Dans cet exemple, il y a 2 critères. Le nombre de critères est visible par les onglets dans le haut à gauche de la fenêtre. En ajoutant un critère, il faut aller dans l'onglet pour configurer le critère 2, 3, etc. Pour supprimer un critère, sélectionner l'onglet du critère, puis cliquer sur le bouton «  Retirer le critère ».	P : Lorsque tous les critères sont sélectionnés, cliquer sur «  Ok ».
NOTE : Pour les points D et E, les « 0 » indiquent que la case doit être ignorée. Donc, si « 0 » est inscrit en D, ce champ ne sera pas pris en considération. En E, par exemple, si le minimum est « 2 », mais qu'il n'y a pas de maximum, il faut inscrire un maximum de « 0 » et si le maximum est « 10 » mais qu'il n'y a pas de minimum, il faut inscrire un minimum de « 0 ».

Après avoir cliqué sur «  Ok », ProDon retournera dans l'écran de gestion des listes personnalisées.

Pour voir la liste dynamique à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Critères d'envois

Permet d'inclure tous les clients de la base de données qui répondent à certains critères d'envois.

Une liste par critère d'envois permet principalement de trouver tous les clients n'ayant pas répondu suite à un envoi, dans le but d'effectuer une relance de sollicitation. Ce type de liste est également utile pour trouver les clients ayant répondu positivement, ou encore pour trouver les clients n'ayant pas reçu un envoi.

Pour utiliser la liste personnalisée des clients répondant à certains critères d'envois, il est important que les historiques d'envois aient été bien documentés dans la base de données. Pour savoir comment utiliser l'historique d'envois, consulter ce document.

NOTE : Contrairement aux listes statiques, pour les listes dynamiques, les critères ne sont pas basés sur la liste active, mais bien sur tous les clients de la base de données.

La fenêtre suivante apparaîtra après avoir choisi « Critères d'envois » en D, puis cliquer sur le bouton « Éditer les critères » en E. Dans cette fenêtre, il faut sélectionner les options désirées afin de cibler des clients par rapport à un historique d'envois.
ATTENTION : Tous les clients de la base de données correspondant aux critères saisis dans cette fenêtre seront trouvés.
A : Inscrire la date à laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune date n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.	B : Choisir l'organisme pour lequel l'envoi a été effectué. NOTE : Cette option est disponible seulement si le module multiorganisme est activé dans la base de données.
C : Choisir l'occasion pour laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune occasion n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.	D : Choisir l'activité pour laquelle l'envoi a été effectué. Si aucune activité n'est à considérer pour la recherche, laisser simplement cette case vide.
E : Inscrire le solliciteur de l'envoi, si désiré.	F : Choisir la « valeur de réponse » d'historique d'envoi à considérer pour la recherche selon la configuration des réponses par défaut. Dans cet exemple, « Pas de réponse » signifie que je veux rechercher les clients à qui j'ai envoyé une sollicitation, mais dont je n'ai reçu aucune réponse, dans le but d'envoyer une relance.
G : Inscrire la description de l'envoi qui a été effectué, si désiré.	H : Permet de chercher les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée. NOTE : Si D est vide et que cette case n'est pas cochée, les envois dont aucune activité n'avait été spécifiée et les envois dont n'importe quelle activité avait été spécifiée seront trouvés. Si D est vide et que cette case est cochée, seuls les envois n'ayant aucune activité de spécifiée seront trouvés.
I : La recherche inverse permet de trouver tous les clients ne correspondant pas à tous les critères saisis.	J : Cette option permet d'inclure, en plus des clients répondant aux critères édités, tous les clients n'ayant aucun envoi documenté.
K : Les boutons «  Ajouter un critère » et «  Retirer le critère » permettent d'ajouter ou de retirer un critère. Dans cet exemple, il y a seulement 1 critère. Le nombre de critères est visible par les onglets dans le haut à gauche de la fenêtre. En ajoutant un critère, il faut aller dans l'onglet pour configurer le critère 2, 3, etc. Pour supprimer un critère, sélectionner l'onglet du critère, puis cliquer sur le bouton «  Retirer le critère ».	L : Lorsque tous les critères sont sélectionnés, cliquer sur «  Ok ».

Après avoir cliqué sur «  Ok », ProDon retournera dans l'écran de gestion des listes personnalisées.

Pour voir la liste à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Liste dynamique/Modification des critères d'une liste déjà existante

Pour modifier une liste personnalisée dynamique déjà existante, aller dans la « Gestion des clients », cliquer sur le bouton dans le haut de la fenêtre, puis choisir l'option « Liste dynamique ».

Après avoir cliqué sur « Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner la liste personnalisée à modifier.	B : Après avoir sélectionné la liste personnalisée dynamique à modifier, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cliquer sur le bouton « Éditer les critères » pour modifier les critères de dons ou les critères d'envois.	B : Il est possible de cocher ou décocher la case « Inclure les clients exclus du publipostage ».
C : Il est possible de modifier le sous-type de la liste personnalisée dynamique, puis les critères en A.	D : Pour enregistrer les nouveaux critères édités, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».
NOTE : Pour voir la liste modifiée à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Liste dynamique/Renommer une liste

Pour renommer une liste personnalisée dynamique déjà existante, aller dans la « Gestion des clients », cliquer sur le bouton dans le haut de la fenêtre, puis choisir l'option « Liste dynamique ».

Après avoir cliqué sur « Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner la liste personnalisée à renommer.	B : Après avoir sélectionné la liste personnalisée dynamique à renommer, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire le nouveau nom dans le champ « Nom ».	B : Cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».
NOTE : Pour voir la liste renommée à l'écran, consulter la section « Consulter/Filtrer les listes personnalisées ».

Liste dynamique/Retrait d'une liste

Pour supprimer définitivement une liste personnalisée dynamique, aller dans la « Gestion des clients », cliquer sur le bouton dans le haut de la fenêtre, puis choisir l'option « Liste dynamique ».

Après avoir cliqué sur « Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner la liste personnalisée à supprimer.	B : Après avoir sélectionné la liste personnalisée dynamique à supprimer, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour supprimer définitivement la liste qui se retrouve dans le champ « Nom », cliquer sur le bouton «  Confirmer le retrait ».

Ajout ou retrait d'un client à une liste existante (statique ou dynamique) à partir d’une fiche client

Pour ajouter des clients cas par cas aux listes personnalisées, il est préférable et plus rapide de le faire à partir de leur fiche client.

Rechercher le client à ajouter ou à retirer d'une liste dans la « Gestion des clients », puis ouvrir sa fiche.
A : Dans la fiche du client, se rendre dans l'onglet « 7-Listes », à droite de la fenêtre.	B : Pour voir les listes statiques, sélectionner l'onglet « Statiques », puis pour voir les listes dynamiques, sélectionner l'onglet « Dynamiques ».
C : Il s'agit de toutes les listes statiques ou dynamique existantes, selon l'onglet sélectionné. Pour ajouter le client à une liste statique, cocher simplement le nom de la liste dont il doit faire partie. Pour le retirer d'une liste (statique ou dynamique), décocher simplement la case.	NOTE : Pour les listes dynamiques, il est seulement possible de voir les listes dans lesquelles le client est inscrit. Il est donc impossible d'ajouter ou de retirer le client à une liste personnalisée dynamique à partir d'ici.

Consulter/Filtrer des listes personnalisées

Pour consulter une liste personnalisée, il faut effectuer un filtre.

Se rendre d'abord dans la gestion appropriée (gestion des clients, analyse et historique, etc.) pour trouver la liste à consulter.

A : S'assurer d'abord qu'aucune recherche ni aucun filtre n'est appliqué présentement. NOTE : Si les boutons sont en grisé, c'est parce qu'aucun filtre ou aucune recherche n'est en cours. Si une recherche ou un filtre est en cours, les effacer en cliquant sur le bouton .	B : Après s'être assuré qu'aucune recherche ou aucun filtre n'est en cours, cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , puis choisi l'option « Filtre temporaire », la fenêtre suivante s'ouvre. Aller dans l'onglet « Spécial ».
A : Sélectionner « Listes dynamiques » ou « Listes statiques », selon la liste à générer.	B : Choisir la liste dynamique à générer en cochant la case.
C : Cliquer sur le bouton «  Ajouter la condition ».	D : Cliquer sur le bouton «  Appliquer ».
E : Il est possible de choisir plusieurs listes en B et d'utiliser les fonctions « Intersection (ET) », « Union (OU) » et/ou « Recherche inverse » pour combiner les listes ensembles. Pour savoir comment utiliser ces trois fonctions, consulter la section « Intersection (ET) / Union (OU) » du document « Filtrer les informations (Requêtes) ».

ATTENTION : Lorsqu'une liste personnalisée est générée dans « Analyse et historique », toutes les « transactions » des clients qui sont incluses dans cette liste sont trouvées. Par exemple, si j'isole les transactions du « Tournoi de golf 2011 » à l'aide de la colonne « Occasion », je pourrais trouver 150 transactions, mais pour 125 clients. Lorsque tous les clients de la liste active sont ajoutés à la liste personnalisée, 125 clients seront ajoutés et non 150 transactions. Lors de la consultation de cette liste dans « Analyse et historique », le résultat obtenu ne sera pas 150 transactions, mais bien toutes les transactions des 125 clients de la liste. Si la même liste est consultée dans la « Gestion des clients », 125 clients seront trouvés.

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Nom du document : ProDon:Listes personnalisées
Version : 4.6.6.5

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