ProDon:Gestion des occasions : Différence entre versions
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== Introduction == | == Introduction == | ||
| − | Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de ''''' | + | Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de '''''Prodon'''''. Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’'''activités''' et de '''dépenses'''.<br> |
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== Gestion des occasions de dons == | == Gestion des occasions de dons == | ||
| − | '''NOTE :''' Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « [ | + | '''NOTE :''' Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « [http://doc.logilys.com/formation/Structure_occasion.pdf Structure des occasions de dons] », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.<br> |
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
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| colspan="2" | | | colspan="2" | | ||
| − | Pour se rendre dans la | + | Pour se rendre dans la Gestion des occasions de dons, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « [[Image:Bouton occasion de don.png]] Occasions ».<br> |
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| colspan="2" | | | colspan="2" | | ||
| − | Après avoir cliqué sur « [[Image:Bouton occasion de don.png]] Occasions | + | Après avoir cliqué sur « [[Image:Bouton occasion de don.png]] Occasions », la fenêtre suivante s'ouvre.<br> |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Le bouton« Donateurs » contient toutes les occasions de dons qui ne sont pas bénéficiaires.<br> |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Le bouton « Bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter [[ProDon:Module bénéficiaires|cette procédure]].<br> |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> {{Anchor||Occasion003}} | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> {{Anchor||Occasion003}}Le bouton « Actives » contient les occasions de dons actives. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Le bouton « Archivées » contient les occasions de dons inactives. Pour savoir comment réactiver une occasion, [[#Occasion001|cliquer ici]].<br> |
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus. | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus. | ||
| Ligne 92 : | Ligne 86 : | ||
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton Annuler.png]] » permet de désactiver une occasion de don. Pour ce faire, sélectionner l'occasion à désactiver, puis cliquer sur le bouton « [[Image:Bouton Annuler.png]] ». Après avoir cliqué sur le bouton, l'occasion se retrouvera sous le bouton « Archivées ». Pour plus de détails, voir le point <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.<br> |
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton Retirer.png]] » permet de supprimer une occasion de dons de la liste. | + | | colspan="2" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton Retirer.png]] » permet de supprimer une occasion de dons de la liste. |
'''NOTE :''' Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer. | '''NOTE :''' Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer. | ||
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| Ligne 107 : | Ligne 98 : | ||
=== Ajout / Modification d'une occasion de dons<br> === | === Ajout / Modification d'une occasion de dons<br> === | ||
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
| Ligne 143 : | Ligne 132 : | ||
'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">G :</span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);"> </span>En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau. | '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">G :</span>'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);"> </span>En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau. | ||
| − | '''NOTE :''' En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes. | + | '''NOTE :''' En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> En cochant cette case, l'occasion sera inclus dans les analyses avancées, c'est-à-dire dans les gabarits. |
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| Ligne 163 : | Ligne 152 : | ||
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| − | | | + | | colspan="2" |Ce bouton « [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 013.png|sans_cadre|20x20px]] » permet de dupliquer une occasion déjà existante. |
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'''NOTE :''' Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion. | '''NOTE :''' Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion. | ||
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| Ligne 186 : | Ligne 172 : | ||
'''ATTENTION :''' En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section | '''ATTENTION :''' En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section | ||
| − | « [ | + | « [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Gestion_des_occasions_de_dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus Ajout / Modification d'une activité de revenus] ». |
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| Ligne 194 : | Ligne 180 : | ||
==== Onglet « Remerciement » ==== | ==== Onglet « Remerciement » ==== | ||
| − | Cet onglet permet de choisir un remerciement pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée. | + | Cet onglet permet de choisir un remerciement à cette occasion pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée. |
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 549px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 549px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
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| Ligne 200 : | Ligne 186 : | ||
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de la délivrance des reçus. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Si un remerciement est choisi, le reçu | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Si un remerciement est choisi, le reçu délivré sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, [[ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré|cliquer ici]]. |
|} | |} | ||
| Ligne 216 : | Ligne 202 : | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 371px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 371px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| − | | | + | | style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 011.png|sans_cadre|839x839px]] |
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons. | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons. | ||
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| − | |||
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|} | |} | ||
| Ligne 235 : | Ligne 218 : | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles. |
|- | |- | ||
| Ligne 242 : | Ligne 225 : | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. |
|} | |} | ||
| Ligne 252 : | Ligne 235 : | ||
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet d’indiquer le libellé du client lié # | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet d’indiquer le libellé du client lié #2, par exemple, « Personne à aviser ». |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles. |
|- | |- | ||
| Ligne 262 : | Ligne 245 : | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. |
|} | |} | ||
| Ligne 290 : | Ligne 273 : | ||
| | | | ||
| − | + | '''Note :''' En cliquant sur le bouton « [[Image:Bouton clients liés.png]] », il est possible d’ajouter un nouveau type de relation.<br> | |
|} | |} | ||
| Ligne 300 : | Ligne 283 : | ||
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter [[ProDon:Dons In Memoriam|cette procédure]]. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter [[ProDon:Dons In Memoriam|cette procédure]]. |
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| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion.< | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion. |
| − | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet de sélectionner un projet comptable. | |
| − | | | + | '''NOTE''' : pour pouvoir sélectionner un projet comptable vous devez activer la notion de projet comptable dans les Préférences système, voir la lettre <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span> de [[ProDon:Préférences#Onglet .C2.AB Autre .C2.BB|cette section]]. |
| − | < | + | |- |
| − | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet de forcer un projet comptable. | |
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Pour mettre obligatoire la sélection d'un projet comptable dans les transactions. | ||
|} | |} | ||
==== Onglet « Aff. compt. » ==== | ==== Onglet « Aff. compt. » ==== | ||
| + | Cet onglet permet de définir un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de revenus et de dépenses. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| Ligne 328 : | Ligne 313 : | ||
==== Onglet « Caractéristiques de transactions » ==== | ==== Onglet « Caractéristiques de transactions » ==== | ||
| + | Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défauts dans les transactions reliées à l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| Ligne 344 : | Ligne 330 : | ||
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. | ||
|- | |- | ||
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. |
| − | |||
|} | |} | ||
==== Onglet « Caractéristiques d'occasions » ==== | ==== Onglet « Caractéristiques d'occasions » ==== | ||
| + | Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 316px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| Ligne 365 : | Ligne 351 : | ||
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. | ||
|- | |- | ||
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. |
| − | |||
|} | |} | ||
| − | ==== Onglet « Champs pers. » | + | ==== Onglet « Champs pers. » ==== |
| − | + | Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans '''''Prodon'''''. | |
| − | Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans ''''' | + | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 350px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
| − | |||
| − | {| | ||
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| − | | colspan="2" style="text-align: center;" | <br>[[ | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | <br>[[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 035.png|sans_cadre|875x875px]] |
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| colspan="2" | | | colspan="2" | | ||
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons.<br> | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons.<br> | ||
| − | '''ATTENTION :''' En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « [ | + | '''ATTENTION :''' En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Gestion_des_occasions_de_dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus Fenêtre principale / Modification d’une activité] ».<br> |
| − | '''NOTE :''' Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment | + | '''NOTE :''' Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « [[ProDon:Configuration de champs personnalisés|Configuration de champs personnalisés]] ».<br> |
|} | |} | ||
| Ligne 404 : | Ligne 387 : | ||
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Ce bouton permet d'imprimer la note. | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Ce bouton permet d'imprimer la note. | ||
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Ce bouton permet de modifier le texte dans une fenêtre indépendante. | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Ce bouton permet de modifier le texte dans une fenêtre indépendante. | ||
| − | |} | + | |} |
=== Ajout / Modification d'une activité de revenus === | === Ajout / Modification d'une activité de revenus === | ||
| − | Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J'''</span> de « [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_occasion_de_dons|Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons]] » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ». |
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{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | {| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable" | ||
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| Ligne 423 : | Ligne 401 : | ||
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cette ligne contient | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus. De plus, le bouton [[Image:Bouton traduction.png]] permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans '''''Prodon''''' (français, anglais, etc.). |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple: Don pur). |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.). |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à délivrer » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, [[ProDon:Traitement des reçus à émettre#Types_de_re.C3.A7us|cliquer ici]]. |
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Cette option | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Cette option doit être activée lorsque la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 60,00 $ et le participant paie 100,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 40,00 $. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Cette | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton [[Image:Bouton traduction.png]] permet de traduire cette description en d'autres langues si plusieurs langues de communication sont activées dans '''''Prodon''''' (français, anglais, etc.). |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Cette | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par '''''Prodon''''', selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 100,00 $ et l'avantage est de 60,00 $, alors le montant du reçu sera de 40,00 $. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Cette option | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Cette option sert à déterminer s'il y a un montant minimum pour pouvoir délivrer un reçu pour cette activité. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J :'''</span> Cette ligne permet | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J :'''</span> Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document «[[ProDon:Gestion des codes de provenance|Gestion des codes de provenance]] ». |
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K :'''</span> Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ». |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L :'''</span> Cette option | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L :'''</span> Cette option est activée si aucun reçu ne doit être délivré pour l'activité. |
|- | |- | ||
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M :'''</span> Cette | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M :'''</span> Cette option permet d'envoyer seulement un reçu consolidé pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus consolidés, consulter le document « [[ProDon:Traitement des reçus à émettre#Types_de_re.C3.A7us|Traitement des reçus à délivrer]] ». |
| − | |||
|} | |} | ||
| Ligne 469 : | Ligne 446 : | ||
==== Onglet « Documents » ==== | ==== Onglet « Documents » ==== | ||
| + | Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur. | ||
| + | |||
| + | Pour plus de détails concernant les documents à émettre, [[ProDon:Traitement des documents à émettre|cliquer ici]]. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 549px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 549px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| Ligne 474 : | Ligne 454 : | ||
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Il s'agit de la liste des documents à | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton Ajouter.png]] » permet de créer un nouveau document, s'il n'a pas été préalablement défini dans la « [[ProDon:Gestion des documents maîtres|Gestion des documents maîtres]] ». |
| + | |||
| + | | width="50%" | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Il s'agit de la liste des documents à délivrer pour cette activité à revenus. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés. | ||
'''ATTENTION :''' En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section | '''ATTENTION :''' En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section | ||
« [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Fen.C3.AAtre_principale_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9|Fenêtre principale / modification d'une activité]] ». | « [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Fen.C3.AAtre_principale_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9|Fenêtre principale / modification d'une activité]] ». | ||
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|} | |} | ||
==== Onglet « Participants » ==== | ==== Onglet « Participants » ==== | ||
| + | Cet onglet permet d'activer la « Gestion des participants » pour cette activité. Pour plus de détails sur la « Gestion des participants », [[ProDon:Gestion des participants|cliquer ici]]. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 371px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 371px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
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| − | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 037.png|sans_cadre|957x957px]] |
|- | |- | ||
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 505 : | Ligne 486 : | ||
==== Onglet « Remerciement » ==== | ==== Onglet « Remerciement » ==== | ||
| + | Cet onglet permet de générer un reçu avec remerciement pour cette activité. | ||
| + | |||
| + | Pour plus de détail sur les remerciements intégrés, [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Configuration_d%27un_re%C3%A7u_avec_remerciement_int%C3%A9gr%C3%A9 cliquez ici]. | ||
{| class="wikitable" style="width: 500px; height: 338px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 338px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| Ligne 523 : | Ligne 507 : | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de forcer le groupe d'affectation comptable préalablement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de forcer le groupe d'affectation comptable préalablement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, pour cette activité. |
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| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de définir une | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet de définir une affectation comptable pour cette activité. |
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet de forcer l'affectation comptable préalablement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A</span>, pour cette activité. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet de forcer l'affectation comptable préalablement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, pour cette activité. |
|- | |- | ||
| Ligne 541 : | Ligne 525 : | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de forcer le mode de paiement préalablement choisi en <span style="color: rgb(255, 0, 0);"> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G''' ''':'''</span> Permet de forcer le mode de paiement préalablement choisi en '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">F</span>''', pour cette activité. |
| | | | ||
| Ligne 548 : | Ligne 532 : | ||
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :</span> En cochant les cases suivantes : | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> En cochant les cases suivantes : |
# « Activer la facturation », cela permet d'activer la facturation pour cette activité. | # « Activer la facturation », cela permet d'activer la facturation pour cette activité. | ||
# « Toujours émettre une facture », une facture sera toujours émis pour cette activité. | # « Toujours émettre une facture », une facture sera toujours émis pour cette activité. | ||
| Ligne 556 : | Ligne 540 : | ||
|} | |} | ||
| − | ==== Onglet « | + | <br> |
| + | |||
| + | ==== Onglet « Caractéristiques tjrs prés. » ==== | ||
| + | |||
| + | Cet onglet permet d'inscrire des caractéristiques à l'activité. Ces caractéristiques seront toujours présentes pour cette activité. | ||
| − | + | Pour plus de détails sur les caractéristiques, [[ProDon:Gestion des caractéristiques|cliquez ici]]. | |
| − | {| | + | {| class="wikitable" |
| − | + | | colspan="2" |[[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 038.png|centré|vignette|837x837px]] | |
| − | | colspan="2 | ||
|- | |- | ||
| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de choisir quelles caractéristiques, |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A | + | selon l'emplacement choisit, que l'on veut avoir |
| − | |||
| − | '' | ||
| + | dans l'activité. | ||
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Ce sont toutes les caractéristiques créé dans la | ||
| + | « [http://wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Gestion_des_caract%C3%A9ristiques Gestion des caractéristiques] », selon l'emplacement. | ||
|} | |} | ||
| + | <br> | ||
| − | + | ==== Sous-onglet « Transaction » ==== | |
| − | + | Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | |
| − | ==== | + | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 513px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
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| − | | colspan="2" style="text-align: center;" | | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 029.png|sans_cadre|864x864px]]<br> |
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| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées, cocher ceux désirés. |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> '''ATTENTION :''' Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité. |
| − | | | + | |} |
| − | |||
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| − | + | ==== Sous-onglet « Engagement » ==== | |
| − | + | Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les engagements reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | |
| + | '''ATTENTION :''' Les caractéristiques d'engagement seront disponibles seulement si le [http://wikifr.logilys.com/index.php/Gestion_des_engagements_(objectif_vs_automatique) module engagement] est activé. | ||
| + | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 513px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| − | | | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 032.png|sans_cadre|865x865px]]<br> |
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| − | | | + | | width="50%" | |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées. |
| − | | | + | | width="50%" | |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> '''ATTENTION :''' Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité. |
| − | |||
| − | |||
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|} | |} | ||
<br> | <br> | ||
| − | ==== Onglet « Caractéristiques » | + | ==== Onglet « Caractéristiques de transactions » ==== |
| − | + | Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défaut dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | |
| − | Cet onglet permet | ||
| − | Pour plus de détails sur les caractéristiques, [[ProDon:Gestion des caractéristiques| | + | Pour plus de détails sur les caractéristiques, [[ProDon:Gestion des caractéristiques|cliquez ici]]. |
| − | {| | + | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 374px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[ | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 030.png|sans_cadre|891x891px]]<br> |
|- | |- | ||
| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. |
| − | |||
| − | |||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> | ||
| − | |||
|- | |- | ||
| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet d'ajouter une caractéristique. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
| − | |||
| − | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> | ||
| − | |||
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| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet de modifier une caractéristique. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. |
| − | |||
| − | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> | ||
| − | |||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. |
| − | ''' | ||
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|} | |} | ||
<br> | <br> | ||
| − | ==== Onglet « | + | ==== Onglet « Caractéristiques d'activités » ==== |
| − | + | Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique. | |
| − | + | {| class="wikitable" style="width: 500px; height: 374px;" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | |
| − | + | |- | |
| − | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 031.png|sans_cadre|838x838px]]<br> | |
| − | |||
| − | {| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | ||
|- | |- | ||
| − | | style=" | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. |
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. | ||
|- | |- | ||
| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet d'ajouter une caractéristique. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
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| − | | | + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet de modifier une caractéristique. |
| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet de retirer une caractéristique. | ||
|- | |- | ||
| − | | colspan="2" | | + | | colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''' | + | |} |
| − | + | <br> | |
| + | ==== Onglet « Champs pers. »<br> ==== | ||
| − | + | Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans '''''Prodon'''''. | |
| − | + | {| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" style="width: 500px; height: 338px;" class="wikitable" | |
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| − | {| cellspacing="1" cellpadding="1" border="1 | ||
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| − | | style="text-align: center; | + | | colspan="2" style="text-align: center;" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 036.png|sans_cadre|878x878px]]<br> |
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| − | | | + | | colspan="2" | |
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée d’une transaction pour cette activité précise.<br> |
| − | + | '''NOTE :''' Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « [[ProDon:Configuration de champs personnalisés|Configuration de champs personnalisés]] ».<br> | |
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| − | Dans la fenêtre « Modification d'une occasion | + | Dans la fenêtre « Modification d'une occasion », aller dans l'onglet « Dépenses ».<br> |
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| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 033.png|sans_cadre|1216x1216px]] |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de dépenses. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Il s'agit de la liste des activités de dépenses. |
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| − | | colspan="2" | [[ | + | | colspan="2" | [[Fichier:Prodon5 Gestion des occasions de dons 034.png|sans_cadre|682x682px]]<br> |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de dépense à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ». | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de dépense à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ». |
| width="50%" | | | width="50%" | | ||
| Ligne 769 : | Ligne 686 : | ||
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cette ligne contient la description de l'activité de dépense. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est le nom qui sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cette ligne contient la description de l'activité de dépense. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est le nom qui sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse. |
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet d'indiquer le | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Permet d'indiquer le groupe d'affectation comptable à utiliser par défaut, lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « [[ProDon:Gestion des comptes de Grand Livre|Gestion des groupes d'affectations comptables]] ». |
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet d'indiquer | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Permet d'indiquer l'affectation comptable à utiliser par défaut lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « [[ProDon:Gestion des comptes de Grand Livre|Gestion des affectations comptables]] ». |
| + | |||
| + | | | ||
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> Permet d'associer cette activité de dépense soit à toutes les activités de revenu ou bien à des activités de revenu spécifiques. Pour qu'elle soit associé à des activités précises, vous n'avez qu'à cocher les activités désirées. | ||
| − | + | Généralement, ça va être la première option, car les activités sont normalement associé à l'occasion. | |
| − | + | Dans cet exemple, la dépense « Location de la salle pour le souper » n'est pas reliée à une activité de revenus précise car c'est une dépense pour l'occasion en général. | |
| − | |||
|- | |- | ||
| | | | ||
| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Si cette case est cochée, il sera impossible de | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Si cette case est cochée, il sera impossible de changer les activités lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense. |
| | | | ||
| − | '''NOTE :''' Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. | + | |
| + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le champ de l'activité de revenu vide lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense. | ||
| + | |- | ||
| + | | colspan="2" |'''NOTE :''' Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. | ||
|} | |} | ||
| − | {{BasPage_ProDon_Version| | + | {{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br> |
Version actuelle datée du 11 juillet 2022 à 11:27
| Gestion des occasions |
Sommaire
- 1 Introduction
- 2 Gestion des occasions de dons
- 2.1 Ajout / Modification d'une occasion de dons
- 2.1.1 Onglet « Documents »
- 2.1.2 Onglet « Remerciement »
- 2.1.3 Onglet « Clients liés à l'occasion »
- 2.1.4 « Client tiers »
- 2.1.5 « Client 1 »
- 2.1.6 « Client 2 »
- 2.1.7 « Relation automatique »
- 2.1.8 Onglet « Autres »
- 2.1.9 Onglet « Aff. compt. »
- 2.1.10 Onglet « Caractéristiques de transactions »
- 2.1.11 Onglet « Caractéristiques d'occasions »
- 2.1.12 Onglet « Champs pers. »
- 2.1.13 Onglet « Note »
- 2.2 Ajout / Modification d'une activité de revenus
- 2.2.1 Onglet « Documents »
- 2.2.2 Onglet « Participants »
- 2.2.3 Onglet « Remerciement »
- 2.2.4 Onglet « Autres »
- 2.2.5 Onglet « Caractéristiques tjrs prés. »
- 2.2.6 Sous-onglet « Transaction »
- 2.2.7 Sous-onglet « Engagement »
- 2.2.8 Onglet « Caractéristiques de transactions »
- 2.2.9 Onglet « Caractéristiques d'activités »
- 2.2.10 Onglet « Champs pers. »
- 2.3 Ajout / Modification d'une activité de dépenses
- 2.1 Ajout / Modification d'une occasion de dons
Introduction
Une occasion de dons est une source de financement. C'est le centre de la structure financière de Prodon. Un événement est une occasion, mais d'autres sources de revenus telles que les dons généraux ou les dons planifiés sont aussi des occasions. Chacune des occasions est composée d’activités et de dépenses.
Par exemple :
Pour un cocktail, il est possible de définir :
Les activités qui génèrent des revenus telles que :
- Billets
- Commandite Platine
- Commandite Or
- Dons
Les dépenses pour la réalisation du cocktail telles que :
- Location de salle
- Traiteur
- Frais de représentation
Pour une campagne annuelle de financement, il est possible de définir :
Les activités de sollicitation telles que :
- 1er envoi postal
- 2e envoi postal pour un rappel
- 1er envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
- 2e envoi - Engagement (dons récurrents, nécessite le « module engagement »)
- Dons non sollicités
Les dépenses pour la réalisation de la campagne telles que :
- Frais postaux
- Documents promotionnels
NOTE : Pour les occasions « Dons in Memoriam » et les « Occasions bénéficiaires », consulter plutôt les documents suivants :
Gestion des occasions de dons
NOTE : Pour aider à la configuration de l'occasion de dons, consulter le document « Structure des occasions de dons », qui mentionne les éléments à ne pas oublier de configurer dans une occasion de dons.
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Pour se rendre dans la Gestion des occasions de dons, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir « | |
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Après avoir cliqué sur « | |
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A : Le bouton« Donateurs » contient toutes les occasions de dons qui ne sont pas bénéficiaires. |
B : Le bouton « Bénéficiaires » contient les occasions bénéficiaires. Pour plus de détails concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure. |
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C : Le bouton « Actives » contient les occasions de dons actives. |
D : Le bouton « Archivées » contient les occasions de dons inactives. Pour savoir comment réactiver une occasion, cliquer ici. |
| E : Voici la liste de toutes les occasions, selon les boutons enfoncés décris ci-dessus. |
F : Le bouton « |
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G : Le bouton « |
H : Le bouton « |
I : Le bouton «  » permet de supprimer une occasion de dons de la liste.
NOTE : Cette option est déconseillée, il est préférable de désactiver une occasion que de la supprimer. | |
Ajout / Modification d'une occasion de dons
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Après avoir cliqué sur le bouton « | |
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A : Ces boutons permettent de naviguer d'une occasion de dons à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Gestion des occasions de dons ». |
B : Cette case doit être cochée s'il s'agit d'une occasion bénéficiaire. Pour plus d'informations concernant les occasions bénéficiaires, consulter cette procédure. |
| C : Cette ligne contient le code de l'occasion de dons. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. |
D : Cette ligne contient la description de l'occasion. Cette description est en fait le nom de l'occasion et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus. |
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E : Si cette case est cochée, il sera possible de créer une nouvelle activité lors de la saisie d'une transaction. |
F : En décochant cette case, l'occasion sera désactivée. Une fois l'occasion désactivée, elle se retrouve dans l'onglet « Occasions désactivées ». NOTE : Il est également possible de désactiver une occasion à partir de la « Gestion des occasions de dons », mais il est seulement possible de la réactiver à partir d'ici |
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G : En décochant cette case, l'occasion ne sera plus incluse dans les rapports et les listes. Pour inclure à nouveau l'occasion dans les rapports et les listes, il suffit de cocher la case à nouveau. NOTE : En général, lorsque l'occasion n'est plus active depuis environ 5 ans, il n'est plus pertinent de l'inclure aux rapports et listes. |
H : En cochant cette case, l'occasion sera inclus dans les analyses avancées, c'est-à-dire dans les gabarits. |
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I : Ce bouton active la barre de recherche. |
J : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de revenus. |
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K : Il s'agit de la liste des activités pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ». |
L : L'onglet « Dépenses » contient les activités de dépenses pour l'occasion de dons « Tournoi de golf ». Pour plus d'informations concernant les activités de dépenses, consulter la section « Ajout / modification d'une activité de dépenses ». |
Ce bouton «  » permet de dupliquer une occasion déjà existante.
NOTE : Il n'est disponible que lorsque l'on crée une nouvelle occasion. | |
Onglet « Documents »
Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.
Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.
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A : Il s'agit de la liste des documents à émettre pour cette occasion de dons. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés. ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section |
B : Le bouton « |
Onglet « Remerciement »
Cet onglet permet de choisir un remerciement à cette occasion pour émettre un reçu avec remerciement intégré, lorsque la transaction est reportée.
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A : Si cette case est cochée, il sera possible de modifier le remerciement choisi en B. Si elle n'est pas cochée, ce sera le remerciement par défaut qui sera obligatoirement utilisé lors de la délivrance des reçus. |
B : Si un remerciement est choisi, le reçu délivré sera un reçu avec remerciement intégré, et le remerciement choisi ici sera intégré par défaut au reçu. Pour plus de détails sur les reçus avec remerciement intégré, cliquer ici. |
Onglet « Clients liés à l'occasion »
Cet onglet permet de documenter un client autre que le payeur dans la transaction. Par exemple, si un don en l’honneur de quelqu’un est effectué, le « Client 1 » pourrait être la personne à honorer,
puis le « Client 2 » pourrait être la personne à aviser de la réception du don.
« Client tiers »
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A : Permet de choisir une option de client tiers pour l'occasion de dons. |
« Client 1 »
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A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #1, par exemple, « Personne à honorer ». |
B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles. |
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C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ». |
D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. |
« Client 2 »
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A : Permet d’indiquer le libellé du client lié #2, par exemple, « Personne à aviser ». |
B : Choisir si l'on veut activer ce client ou non selon les options disponibles. |
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C : Permet d'afficher des informations, ces options seront possibles d'être coché, selon si en B, l'option coché est « Permettre de spécifier ce client » ou « Obliger de spécifier ce client ». |
D : Si cette case est cochée, il sera possible d'afficher la liste de clients lors de la sélection de l'occasion. |
« Relation automatique »
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A : Permet de créer une relation automatiquement entre le client 1 et le client 2. NOTE : Cette option sera uniquement accessible si vous avez activé les clients 1 et 2. |
B : Choisir le type de relation que l'on désire entre les clients 1 et 2 pour cette occasion. |
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C : En cochant cette case, la relation sera inversé. Exemple : est l'employeur de / est l'employé de. Client 1 est l'employeur de client 2. Inverse : Client 1 est l'employé de Client 2. |
Note : En cliquant sur le bouton « |
Onglet « Autres »
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A : Si cette case est cochée, il sera obligatoire d'inscrire une activité lorsqu'un don sera effectué. |
B : Cette case permet d'activer la gestion des dons in Memoriam. Pour plus d'informations concernant les dons in Memoriam, consulter cette procédure. |
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C : Permet de sélectionner une campagne pour cette occasion. |
D : Permet de sélectionner un projet comptable.
NOTE : pour pouvoir sélectionner un projet comptable vous devez activer la notion de projet comptable dans les Préférences système, voir la lettre D de cette section. |
| E : Permet de forcer un projet comptable. | F : Pour mettre obligatoire la sélection d'un projet comptable dans les transactions. |
Onglet « Aff. compt. »
Cet onglet permet de définir un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de revenus et de dépenses.
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A : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de cette occasion. |
B : Permet de sélectionner un groupe d'affectation comptable et une affectation comptable pour les activités de dépense de cette occasion. |
Onglet « Caractéristiques de transactions »
Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défauts dans les transactions reliées à l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
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A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. |
B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. |
| C : Permet d'ajouter une caractéristique. | D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
| E : Permet de modifier une caractéristique. | F : Permet de retirer une caractéristique. |
| G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | |
Onglet « Caractéristiques d'occasions »
Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'occasion. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
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A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. |
B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. |
| C : Permet d'ajouter une caractéristique. | D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
| E : Permet de modifier une caractéristique. | F : Permet de retirer une caractéristique. |
| G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | |
Onglet « Champs pers. »
Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans Prodon.
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A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée de toute transaction relative à cette occasion de dons. ATTENTION : En sélectionnant un champ pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un champ requis par activité, consulter la section « Fenêtre principale / Modification d’une activité ». NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ». |
Onglet « Note »
Cet onglet permet d'inscrire une note de gestion interne. Cette note sera visible uniquement dans cet écran de gestion.
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A : Inscrire la note de gestion interne ici. |
B : Ce bouton permet d'afficher la date et l'heure. |
| C : Ce bouton permet d'afficher la date seulement. | D : Ce bouton permet d'ajouter un modèle de texte. |
| E : Ce bouton permet d'imprimer la note. | F : Ce bouton permet de modifier le texte dans une fenêtre indépendante. |
Ajout / Modification d'une activité de revenus
Pour savoir comment ajouter ou modifier une activité de revenus, consulter le point J de « Fenêtre principale / Modification d'une occasion de dons » de la section « Ajout / Modification d'une occasion de dons ».
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Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : Cette ligne contient le code de l'activité de revenus. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure des dons. |
B : Cette ligne contient la description de l'activité de revenus. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est ce nom qui apparaîtra sur les reçus. De plus, le bouton |
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C : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le montant du don n'est pas défini à l'avance. Le montant sera connu seulement lors de la saisie de la transaction (Exemple: Don pur). |
D : Si cette option est activée, il s'agit d'une activité dont le prix de vente est défini à l'avance (Exemples : Vente de billets, d'articles, etc.). |
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E : Cette option doit être activée si le montant du reçu et le montant payé par le donateur sont différents parce qu’il y a la valeur de l’avantage à considérer et que cette valeur n'est pas encore connue. Si cette case est cochée, les reçus se trouvent dans l'onglet « Reçus à calculer » du « Traitement des reçus à délivrer » jusqu'à ce qu'une valeur soit inscrite. Pour plus de détails, cliquer ici. |
F : Cette option doit être activée lorsque la valeur de l'avantage est connue. La valeur de l’avantage est le montant dont le donateur bénéficie, par exemple, la partie de golf et le souper lors d’un tournoi de golf. Dans cet exemple, la valeur de l'avantage est de 60,00 $ et le participant paie 100,00 $ à l’achat du billet, le reçu sera donc au montant de 40,00 $. |
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G : Cette ligne permet d’inscrire la description de l’avantage. Cette description apparaîtra sur les reçus tel que requis par l’Agence du revenu du Canada. Dans cet exemple, le donateur participera à une partie de golf et aura un repas. De plus, le bouton |
H : Cette ligne indique le montant du reçu qui est calculé automatiquement par Prodon, selon la différence entre le montant payé et la valeur de l'avantage. Dans cet exemple, le prix du billet est de 100,00 $ et l'avantage est de 60,00 $, alors le montant du reçu sera de 40,00 $. |
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I : Cette option sert à déterminer s'il y a un montant minimum pour pouvoir délivrer un reçu pour cette activité. |
J : Cette ligne permet de spécifier la provenance du don. Pour savoir comment ajouter ou modifier des codes de provenance, consulter le document «Gestion des codes de provenance ». |
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K : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de revenus à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ». |
L : Cette option est activée si aucun reçu ne doit être délivré pour l'activité. |
| M : Cette option permet d'envoyer seulement un reçu consolidé pour cette activité. Pour plus d'informations sur les reçus consolidés, consulter le document « Traitement des reçus à délivrer ». | |
Onglet « Documents »
Cet onglet permet de choisir les documents à émettre une fois que la transaction de don est reportée. Ce document peut être par exemple, une lettre de remerciement qui sera envoyée au donateur.
Pour plus de détails concernant les documents à émettre, cliquer ici.
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A : Le bouton « |
B : Il s'agit de la liste des documents à délivrer pour cette activité à revenus. Pour en sélectionner, cocher simplement le ou les documents désirés. ATTENTION : En sélectionnant un document pour l’occasion de dons, il sera produit pour toutes les activités. Pour savoir comment sélectionner un document requis par activité, consulter la section |
Onglet « Participants »
Cet onglet permet d'activer la « Gestion des participants » pour cette activité. Pour plus de détails sur la « Gestion des participants », cliquer ici.
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A : En cochant cette case les participants seront activé pour cette activité. |
B : Permet de sélectionner les caractéristiques de participant pour cette activité. |
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C : Permet de déterminer le nombre de participant par unité. |
D : Permet d'ajouter une caractéristique de participant. |
Onglet « Remerciement »
Cet onglet permet de générer un reçu avec remerciement pour cette activité.
Pour plus de détail sur les remerciements intégrés, cliquez ici.
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A : Permet de définir un remerciement par défaut pour cette activité. |
Onglet « Autres »
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A : Permet de définir un groupe d'affectation comptable pour cette activité. |
B : Permet de forcer le groupe d'affectation comptable préalablement choisi en A, pour cette activité. |
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C : Permet de définir une affectation comptable pour cette activité. |
D : Permet de forcer l'affectation comptable préalablement choisi en A, pour cette activité. |
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E : En cochant cette case, il sera obligatoire d'inscrire une affectation comptable dans les transactions. |
F : Permet de définir le mode de paiement pour cette activité. |
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G : Permet de forcer le mode de paiement préalablement choisi en F, pour cette activité. |
H : En cochant cette case, la description de cette activité ne s'affichera pas sur les reçus. |
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I : En cochant les cases suivantes :
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J : Permet de définir une intervalle de date lors de la saisie de transactions pour cette activité. |
Onglet « Caractéristiques tjrs prés. »
Cet onglet permet d'inscrire des caractéristiques à l'activité. Ces caractéristiques seront toujours présentes pour cette activité.
Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquez ici.
| A : Permet de choisir quelles caractéristiques,
selon l'emplacement choisit, que l'on veut avoir dans l'activité. |
B : Ce sont toutes les caractéristiques créé dans la
« Gestion des caractéristiques », selon l'emplacement. |
Sous-onglet « Transaction »
Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
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A : La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées, cocher ceux désirés. |
B : ATTENTION : Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité. |
Sous-onglet « Engagement »
Cet onglet permet de choisir des caractéristiques qui seront toujours présentes dans les engagements reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
ATTENTION : Les caractéristiques d'engagement seront disponibles seulement si le module engagement est activé.
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A : La liste des caractéristiques sera inscrite ici lorsqu’elles auront été ajoutées. |
B : ATTENTION : Lorsque vous cochez une caractéristique elle sera toujours présente dans cette activité. |
Onglet « Caractéristiques de transactions »
Cet onglet permet de choisir des caractéristiques et indiquer des valeurs par défaut dans les transactions reliées à l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
Pour plus de détails sur les caractéristiques, cliquez ici.
 | |
| A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. | B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. |
| C : Permet d'ajouter une caractéristique. | D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
| E : Permet de modifier une caractéristique. | F : Permet de retirer une caractéristique. |
| G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | |
Onglet « Caractéristiques d'activités »
Cet onglet permet de documenter de l'information dans l'activité. Cet onglet est principalement utilisé pour les informations qui doivent être documentées de façon systématique.
 | |
| A : Permet de changer le mode de saisie pour les caractéristiques. | B : Permet de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts. |
| C : Permet d'ajouter une caractéristique. | D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
| E : Permet de modifier une caractéristique. | F : Permet de retirer une caractéristique. |
| G : Permet de supprimer toutes les valeurs d'un groupe de caractéristiques. | |
Onglet « Champs pers. »
Cet onglet permet d'activer des champs personnalisés pour gérer des notions qui n'existent pas dans Prodon.
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A : Pour activer un champ personnalisé, cocher simplement la case du champ désiré. Le ou les champs sélectionnés seront visibles lors de l’entrée d’une transaction pour cette activité précise. NOTE : Les champs personnalisés visibles dans la liste ont préalablement été créés. Il s'agit de champs personnalisés de type transactions. Pour savoir comment en modifier ou en créer de nouveaux, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ». |
Ajout / Modification d'une activité de dépenses
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Dans la fenêtre « Modification d'une occasion », aller dans l'onglet « Dépenses ». | |
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A : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une activité de dépenses. |
B : Il s'agit de la liste des activités de dépenses. |
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Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : Ces boutons permettent de naviguer d'une activité de dépense à une autre sans nécessairement retourner dans l'écran « Modification d'une occasion de dons ». |
B : Cette ligne contient le code de l'activité de dépense. Ce code peut servir de raccourci pour accélérer la saisie ultérieure de dépenses. |
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C : Cette ligne contient la description de l'activité de dépense. Cette description est en fait le nom de l'activité et c'est le nom qui sera l'élément le plus visible dans les rapports et outils d'analyse. |
D : Permet d'indiquer le groupe d'affectation comptable à utiliser par défaut, lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des groupes d'affectations comptables ». |
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E : Permet d'indiquer l'affectation comptable à utiliser par défaut lors de l'enregistrement des transactions pour cette activité de dépense. Pour pouvoir le choisir ici, il doit avoir été préalablement défini dans la « Gestion des affectations comptables ». |
F : Permet d'associer cette activité de dépense soit à toutes les activités de revenu ou bien à des activités de revenu spécifiques. Pour qu'elle soit associé à des activités précises, vous n'avez qu'à cocher les activités désirées. Généralement, ça va être la première option, car les activités sont normalement associé à l'occasion. Dans cet exemple, la dépense « Location de la salle pour le souper » n'est pas reliée à une activité de revenus précise car c'est une dépense pour l'occasion en général. |
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G : Si cette case est cochée, il sera impossible de changer les activités lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense. |
H : Si cette case est cochée, il sera impossible de laisser le champ de l'activité de revenu vide lors de la saisie d'une transaction pour cette activité de dépense. |
| NOTE : Dans une occasion comme une campagne annuelle, les dépenses sont habituellement liées à une activité. Par exemple, les dépenses liées au premier envoi publipostage seront rattachées à l'activité « Premier envoi publipostage ». Chaque envoi sera rattaché à une activité de revenu précise pour pouvoir différencier les dépenses du premier envoi par rapport aux différentes relances. | |
Nom du document : ProDon:Gestion des occasions
Version : 5.0.6.1
