ProDon:Gestion des clients

Sommaire

1 Introduction
2 Informations sur la gestion des clients
3 Détail d'une fiche client
- 3.1 Informations personnelles du client
- 3.2 Informations transactionnelles du client

Introduction

La gestion des clients contient TOUS les clients de la base de données (bénévoles, donateurs, fournisseurs, etc.).

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Clients ».

Informations sur la gestion des clients


A : Permet de chercher parmi les clients actifs de la base de données.	B : Permet de chercher parmi les clients inactifs de la base de données.
C : Permet de chercher parmi tous les clients de la base de données (clients actifs et clients inactifs).	D : Permet de chercher par contact.
E : Permet de choisir la vue courante. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici.	F : Permet de choisir un filtre courant. Pour plus d'information concernant les filtres, cliquer ici.
G : Permet de rechercher ou d’effacer l’information saisie dans la barre de recherche, ou d’accéder à la liste des codes de recherche disponibles.Pour plus d'informations concernant la barre de recherche, cliquer ici.	H : Permet d'acccéder aux rapports en lien avec les clients.
I : Permet de se déplacer dans la grille.	J : Permet d'afficher le sommaire des transactions du client sélectionné.
K : Permet d'ajouter, modifier ou retirer une vue. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici.	L : Permet de configurer un filtre et d'effacer un filtre.
M : Permet d'ajouter un client, de modifier le client sélectionné ou de retirer un client. ATTENTION : Avant d'ajouter un client, vérifier, à l'aide d'une recherche par mot-clé, si le client est déjà dans la base de données. Pour plus d'informations concernant la recherche, cliquer ici.	N : Permet d'exporter la liste active dans Excel.
O : Permet d'ajouter une tâche au client sélectionné ou à tous les clients de la liste active. Pour plus d'informations concernant les tâches, cliquer ici.	P : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client sélectionné.
Q : Permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.	R : Permet d'accéder à l'outil « Listes personnalisées ». Pour plus d'informations concernant les listes personnalisées, cliquer ici.
S : Permet de faire un Publipostage de type client ou de type contact. Pour plus d'informations concernant le Publipostage, cliquer ici.	T : Ces deux boutons sont visibles seulement si le module PubliCourriel est activé. Pour plus d'informations concernant le PubliCourriel, cliquer ici.

Détail d'une fiche client

Une fiche client est divisé en deux parties : La partie du haut contient les informations personnelles du client et la partie du bas contient tous les onglets relatifs aux informations transactionnelles du client.

Informations personnelles du client


A : Indique si la fiche du client est verouillée ou non.	B : Permet d'enregistrer la fiche. Si le bouton est orange, c'est qu'il y a quelque chose à enregistrer dans la fiche. S'il est gris, c'est que tout est enregistré.
C : Permet d'accéder aux rapports propres aux clients.	D : Permet de se déplacer d'une fiche à l'autre. L'ordre des fiches sera le même que dans la grille de la gestion des clients.
E : Ce bouton contient les dix dernières fiches client modifiées ainsi qu'un option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une nouvelle fiche sans avoir à retourner dans la « Gestion des clients ».	F : Permet d'ajouter une tâche reliée au client.
G : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client.	H : Permet d'ouvrir un dossier sur l'ordinateur afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.
I : Permet de faire un publipostage de type client. Pour plus d'informations concernant le publipostage, cliquer ici.	J : Ce bouton permet d'activer un message d'alerte qui s'ouvrira à chaque ouverture de la fiche du client.
K : Permet d'inscrire le client à une liste de distribution pour le publipostage. Pour plus d'informations, cliquer ici.	L : Permet de consulter les anciennes adresses du client et de planifier un changement d'adresse.
M : Permet d'ouvrir la fenêtre « Adresse du client » contenant des champs d'adresses, afin d'écrire une adresse correctement selon les critères de Poste Canada.

Onglet « 1- Info »

L'onglet « 1-Info » contient l'information pour contacter le client.


A : Permet d'ouvrir le site Web du client ou d'envoyer directement un courriel au client en cliquant sur les liens.	B : En cliquant sur le bouton , une fenêtre permettant de sélectionner le solliciteur du client ou d'attribuer un secteur d'activité au client s'ouvrira. NOTE : Il est également possible d'utiliser la liste déroulante, qui donne accès aux même choix cependant, en cliquant sur le bouton , il sera possible de les modifier et d'en ajouter.

Onglet « 2-Info »

L'onglet « 2-Info » contient l'information relative au statut du lient.


A : Si cette case est cochée, toutes les prochaines transactions du client seront anonymes par défaut.	B : Cette case permet de désactiver le client. Lorsqu'un client est inactif, il est impossible de lui attribuer de transactions.
C : Cette case se coche automatiquement lorsque le client a reçu une transaction de type bénéficiaire.	D : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).
E : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porterony la mentio « Aucun reçu ». La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans la champ « Date ».	F : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mension « Reçu annuel » par défaut.
G : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).	H : Cette case permet de spécifier si le client doit ou non être exclu du publipostage. La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans la champ « Date » et il sera possible d'inscrire une raison (exemple : désabonnement). NOTE : Plusieurs fonctions du logiciel permettent de spécifier qu'un client ne désire plus recevoir le publipostage.
I : Cette case permet de spécifier que le client est décédé. Lors qu'elle est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Il est également possible d'inscrire la date du décès et un compte de grand livre si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier. Pour plus de détains concernant les Dons in Memoriam, cliquer ici.	J : Permet d'inscrire la date de naissance du client
K : Permet d'inscrire la date à laquelle le client a été créé dans la base de données.

Onglet « 3-Solliciteur »

L'onglet « 3-Solliciteur » indique si le client est un solliciteur ou non.


A : Permet de spécifier que le client est un solliciteur.	B : Permet d'attribuer un clde de solliciteur. Si aucun code n'est inscrit, le logiciel attribuera automatiquement le « NUC » comme code de solliciteur.
C : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en A est cochée.	D : Permet d'indiquer que le client n'est plus un solliciteur
E : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en D est cochée.

Onglet « 4-Catégories »

L'onglet « 4-Catégories » permet d'attribuer des catégories au client.

Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Catégories de clients ».


A : Il s'agit de toutes les catégories existantes dans la base de données. Pour en attribuer une au client, double-cliquer sur la catégorie afin de la cocher.	B : Permet d'afficher ou non le code de chaque catégorie avant le nom de la catégorie (exemple : « BEN » est le code de la catégorie « BÉN - Bénévole »). Si la case n'avait pas été cochée, il aurait seulement été inscrit : « Bénévole » à côté de la case à cocher.
C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Cette option est utile si la liste de catégories est plus longue que ce qui est visible à l'écran.	D : Permet d'ajouter une nouvelle catégorie au besoin.

Onglet « 5-Caractéristiques »

L'onglet « 5-Caractéristiques » permet d'attribuer des caractéristiques au client.


A : Affiche la liste de toutes les caractéristiques du client.	B : Permet d'ajouter une nouvelle caractéristique à la liste de caractéristiques du client.
C : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la liste de caractéristiques du client.	D : Permet de modifier une caractéristique présente dans la liste de caractéristiques du client.
E : Permet de supprimer une caractéristique de la liste des caractéristiques du client.	F : Permet de supprimer un groupe de caractéristiques de la liste des caractéristiques du client.

Pour plus d'informations concernant la gestion des caractéristiques, cliquer ici.

Onglet « 6-Sommaire »

L'onglet « 6-Sommaire » résume l'historique de dons du client par période.


A : Affiche un résumé par période des transactions du client. Pour plus d'informations concernant les périodes, cliquer ici.	B : Affiche un résumé par périod des transactions bénéficiaires du client. NOTE : Une transaction bénéficiaire est une transaction qui a été versée par la fondation au client.
C : Permet d'inclure les transactions tierces au résumé des transaction perçues. NOTE : Une transaction tierce est une transaction versée par plus d'une personne. Pour plus d'informations concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici.

Onglet « 7-Listes »


A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de double-cliquer sur une liste personnalisée et la case se cochera.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client faisait partie d'une, la case sera cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

Pour plus de détails concernant les listes personnalisées, cliquer ici.

Onglet « 8-Fusion »

L'onglet « 8-Fusion » permet de gérer le type de salutation du client.


A : Si la case est cochée, le type de salutations « Personnalisées » sera attribué au client. Ce type permet de modifier les salutations longues et courtes.	B : Si la case est cochée, le type de salutations « Standard » sera attribué au client. Ce type est toujours coché par défaut et n'est pas modifiable.
C : Si la case est cochée, le type de salutations « Couple » sera attribué au client. Ce type n'est pas modifiable.	D : Il s'agit de la salutation longue démontrée par les champs et la salutation longue fusionnée (contenant les informations du client).
E : Il s'agit de la salutation courte démontrée par les champs et la salutation courte fusionnée (contenant les informations du client).	F : Il s'agit du titre du client démontré par le champ et l'information fusionnée (le titre du client).
G : Il s'agit des catégories du client. (exemple : bénévole, membre du CA).	H : Si le client aurait été féminin, il y aurait un « e » d'inscrit dans le carré, à côté de « z_lettre_e », puis « Féminin » au lieu de « Masculin ». Le champ de fusion « z_lettre_e » aurait alors été activé.
I : Si la fiche client aurait été au pluriel (exemple : une fiche de type « Couple »), il y aurait un « s » d'inscrit dans le carré, à côté de « z_lettre_s », puis « Pluriel » au lieu de « Singulier ». Le champ de fusion « z_lettre_s » aurait alors été activé.	J : Ce bouton permet de vérifier le résultat des champs de fusion de type client. Utile pour valider le contenu de l'un ou l'autre des champs de fusion du logiciel.

Onglet« 9-Champs pers. »

L'onglet « 9-Champs pers. » permet d'attribuer des champs personnalisés au client.


A : Il s'agit de tous les champs personnalisés actifs disponibles dans la base de données. Pour en activer de nouveaux, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Champs personnalisés ».

Informations transactionnelles du client

Onglet « Tr. perçues »


A : Contient toutes les transactions ayant été reportées.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'annuler, de rééemettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton permet de modifier une transaction.
E : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.	H : Le bouton permet de réimprimer les rapports.

Onglet « Tr. bénéficiaires »


A : Contient toutes les transactions de type bénéficiaire. NOTE : Cet onglet est visible seulement si le module « Bénéficiaire » est activé.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'annuler, de rééemettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton permet de modifier une transaction.
E : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.	H : Le bouton permet de réimprimer les rapports.

Onglet « Tr. reportées »


A : Contient les transactions visibles dans les onglets « Tr. perçues » et « Tr. bénéficiaires ».	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'annuler, de rééemettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton permet de modifier une transaction.
E : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.	H : Le bouton permet de réimprimer les rapports.

Onglet « Tr. non reportées »


A : Contient les transactions de l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet de modifier une transaction.	D : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.
E : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.	F : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.

Onglet « Tr. tierces »


A : Contient les transactions dans lesquelles le client est mentionné comme donateur tiers. Pour plus de renseignements concernant les différents d'une transaction, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'annuler, de rééemettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton permet de modifier une transaction.
E : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.	H : Le bouton permet de réimprimer les rapports.

Onglet « Factures »


A : Contient les factures reliées au client. NOTE : Cet onglet est visible seulement si le module « Facturation » est activé. Pour plus de détails concernant la facturation, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet de créer une nouvelle facture pour le client.	D : Le bouton permet de modifier une facture.
E : Le bouton permet de supprimer une facture. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.

Onglet « Envois »


A : Contient tous les envois concernant le client. Pour plus d'information concernant l'historique d'envoi, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet de créer un nouvel envoi.	D : Le bouton permet de modifier un envoi.
E : Le bouton permet de supprimer un envoi. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.

Onglet « Prospections »


A : Contient les prospections en vue d'engagement faites avec le client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Prospection » est activé. Pour plus de détails concernant les prospections, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'ajouter une prospection.	D : Le bouton permet de modifier une prospection.
E : Le bouton permet de supprimer une prospection. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.	F : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux prospections du client.
G : Le bouton permet d'ajouter une tâche reliée aux prospections. Pour plus d'information concernant les tâches et historique, cliquer ici.

Onglet « Engagements »


A : Contient les engagements du client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Engagement » est activé. Pour plus de détails concernant les engagements, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'ajouter un engagement.	D : Le bouton permet de modifier un engagement.
E : Le bouton permet de supprimer un engagement. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.	G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux engagements du client.

Onglet « Engagements tiers »


A : Contient les engagements dans lesquels le client est mentionné comme un donateur tiers. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Engagement » est activé. Pour plus de détails concernant les engagements, [[cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet de modifier un engagement.	D : Le bouton permet de supprimer un engagement. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
E : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux engagements du client.

Onglet « Contacts »


A : Contient la liste des contacts chez le client. Pour plus de détails concernant les contacts, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'ajouter un contact à la liste.	C : Le bouton permet de modifier un contact.
D : Le bouton permet de supprimer un contact. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.	E : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du contact.

Onglet « Liens »


A : Contient la liste des contacts chez le client. Pour plus de détails concernant les contacts, cliquer ici.	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'ajouter un contact à la liste.	C : Le bouton permet de modifier un contact.
D : Le bouton permet de supprimer un contact. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.	E : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du contact.

Onglet« Affiliations »


A : Contient les transactions visibles dans les onglets « Tr. perçues » et « Tr. bénéficiaires ».	B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton permet d'annuler, de rééemettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton permet de modifier une transaction.
E : Le bouton permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable de désactiver que de supprimer.
G : Le bouton permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs aux transactions du client.	H : Le bouton permet de réimprimer les rapports.

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