ProDon:Fiche client

Fiche client

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon seulement.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

La fiche client nous permet de retrouver toutes les informations reliées à nos clients.

Détail d'une fiche client

Une fiche client peut être divisée en deux parties : La partie du haut contient les informations personnelles du client et la partie du bas contient des onglets relatifs aux informations transactionnelles du client, aux envois concernant le client et aux relations du client. Pour plus de détail sur la manipulation des onglets de la fiche client, cliquer ici.

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page général du logiciel, cliquer sur « Clients », puis sélectionner «  Clients ».

Informations personnelles du client

« Fiche client »

A : Indique si la fiche du client est verouillée ou non.	B : Permets d'enregistrer la fiche. Si le bouton est orange, c'est qu'il y a quelque chose à enregistrer dans la fiche. S'il est gris, c'est que tout est enregistré.
C : Permets d'accéder aux rapports en lien avec ce client.	D : Permets de se déplacer d'une fiche à l'autre. L'ordre des fiches sera le même que dans la grille de la gestion des clients.
E : Ce bouton contient les dix dernières fiches client modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une nouvelle fiche sans avoir à retourner dans la « Gestion des clients ».	F : Permets de dupliquer les informations d'une autre fiche client.
G : Permets d'ouvrir un dossier sur l'ordinateur afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.	H : Permets d'ajouter une tâche reliée au client. Pour plus d'informations concernant les tâches et historique, cliquer ici.
I : Permets de faire un publipostage de type client. Pour plus d'informations concernant le publipostage, cliquer ici.	J : Permets d'utiliser un outil externe, des liens entrés dans Prodon.
K : Envoyer les coordonnées du client par courriel.	L : Permets de vérifier s'il existe un doublon pour ce client. Pour plus d'informations concernant la fusion de doublons, cliquer ici.
M : Permets de remplir un formulaire web avec les informations de la fiche client.	N : Permets l'impression d'un gabarit de rapport personnalisé avancé.

Onglet « Info. principales »

Cet onglet contient de l'information pour contacter le client.

A : En cliquant sur ce bouton, les moyens de communications sont affichés en mode grille. Il est possible d'ajouter, de modifier ou de retirer des moyens de communications.	B : En cliquant sur ces liens, il est possible d'envoyer un courriel directement à l'adresse courriel inscrite ou bien d'accéder au site web.
C : Permets d'inscrire le client à une liste de distribution pour le PubliCourriel. Cette option est disponible seulement si le « module Publicourriel » est activé. Pour plus d'informations concernant le « module PubliCourriel », cliquer ici. Si ce bouton est orangé, cela signifie que l'adresse courriel est abonné à une ou plusieurs liste de distribution.	D : En cliquant sur ce bouton, une fenêtre permettant de sélectionner une division ou d'attribuer un secteur d'activité au client s'ouvrira. NOTE : Il est également possible d'utiliser la liste déroulante, qui donne accès aux même choix cependant, pour le champ « Secteur », en cliquant sur le bouton, il sera possible d'en ajouter.

Onglet « Info. sup. »

Cet onglet contient l'information relative au statut du client.

A : Permets de spécifier un titre au client.	B : Permets d'inscrire le numéro de sécurité sociale du client. Dans les accès utilisateur, il est possible de gérer la visibilité de ce champ.
C : Permets d'inscrire la date à laquelle le client a été inscrit dans la base de données. La date du jour s'inscrit par défaut.	D : Permets de spécifier si le client a été référé par quelqu'un.
E : Permets de spécifier un utilisateur pour ce client.	F : Permets de spécifier un groupe et une affectation comptable.
G : Cette case permet de désactiver le client. Lorsqu'un client est inactif, il est impossible de lui attribuer des transactions.	H : Cette case permet de spécifier que le client est décédé. Lorsqu'elle est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Il est également possible d'inscrire la date du décès, un groupe et une affectation comptable si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier. Pour plus de détails concernant les dons in memoriam, cliquer ici.
I : Cette case permet de spécifier si le client doit ou non être exclu du publipostage. La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date » et il sera possible d'inscrire une raison (exemple : désabonnement).	J : Si cette case est cochée, toutes les prochaines transactions du client seront anonymes par défaut.
K : Cette case se coche automatiquement lorsque le client a reçu une transaction de type bénéficiaire.	L : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).
M : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Aucun reçu ». La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date ».	N : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Reçu annuel » par défaut.
O : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).	P : Permets de spécifier si pour ce client on préfère envoyer un reçu électronique ou non ou bien de poser la question à chaque transaction.

Onglet « Solliciteurs / Tiers »

Cet onglet indique si le client est un solliciteur et s'il a un client tiers par défaut.

A : Permets de spécifier que le client est un solliciteur.	B : Permets d'attribuer un code de solliciteur. Si aucun code n'est inscrit, le logiciel attribuera automatiquement le « No client » comme code de solliciteur.
C : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en A est cochée.	D : Permets d'indiquer que le client n'est plus un solliciteur.
E : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en D est cochée.	F : Permets de spécifier un solliciteur par défaut pour ce client.
G : Permets de spécifier un client tiers par défaut pour ce client.

Onglet « Salutations »

Cet onglet permet de gérer le type de salutation du client.

A : Si la case est cochée, le type de salutations « Personnalisées » sera attribué au client. Ce type permet de modifier les salutations longues et courtes.	B : Si la case est cochée, le type de salutation « Standard » sera attribué au client. Ce type est toujours coché par défaut et est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel, donc pour utiliser une appellation différente pour un seul client, il faut choisir le type de salutation « Personnalisée ».
C : Si la case est cochée, le type de salutation « Couple » sera attribué au client. Ce type est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel.	D : Permets de vérifier le résultat des champs de fusion de type client. Utile pour valider le contenu de l'un ou l'autre des champs de fusion du logiciel.

Onglet « Adresses »

Cet onglet permet de voir toutes les adresses du client, on peut également en ajouter, en modifier ou bien en retirer.

A : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une adresse.	B : Permets d'afficher les adresses actives, inactives ou bien les deux. Pour afficher les deux, tenir le bouton « Ctrl », puis cliquer sur les deux boutons.

Onglet « Caractéristiques »

Cet onglet permet d'attribuer des caractéristiques au client.

NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la caractéristique est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».

Pour plus d'informations concernant la gestion des caractéristiques, cliquer ici.

A : Permets de changer le mode de saisie.	B : Permets de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permets d'ajouter une nouvelle caractéristique.	D : Permets d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permets de modifier une caractéristique.	F : Permets de supprimer une caractéristique.
G : Permets de supprimer un groupe de caractéristiques.	H : Permets de modifier le groupe de caractéristiques.

Onglet « Catégories »

Cet onglet permet d'attribuer des catégories au client.

Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « Catégories ».

NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la catégorie de clients est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».

A : En cochant cette case, devant les catégories on pourra y voir le code des catégories.	B : Voici la liste des catégories, pour activer une catégorie pour un client, il suffit simplement de cocher la case de la catégorie désiré. Pour enlever une catégorie associé au client, il suffit simplement de décocher la case de la catégorie en question.
C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Cette option est utile si la liste de catégories est plus longue que ce qui est visible à l'écran.	D : Permets d'ajouter une nouvelle catégorie au besoin.

Onglet « Listes de clients »

Cet onglet permet d'attribuer des listes personnalisées de type client à un client spécifique ou voir à quelles listes le client correspond.

« Statiques »

A : Il est possible d'ajouter un client à une liste, vous n'avez qu'à cocher la case de la liste désirée. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.

« Doublons »

A : Voici la liste des listes de doublons potentiels de type client. Pour ajouter un client à une liste, vous n'avez qu'à cocher la case de la liste désirée. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.

« Dynamiques »

A : Il n'est pas possible d'ajouter un client manuellement à une liste dynamique, selon les critères de recherche, le client en fait partie ou non. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

Onglet « Listes de relations »

Cet onglet permet d'attribuer des listes personnalisées de type relation à un client spécifique ou voir à quelles listes le client correspond.

« Statiques »

A : Voici la liste des listes statiques de type relation. Pour ajouter un client à une liste, vous n'avez qu'à cocher la case de la liste désirée. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.

« Dynamiques »

A : Voici la liste des listes dynamiques de type relation. Pour ajouter un client à une liste, vous n'avez qu'à cocher la case de la liste désirée. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

Onglet « Relations »

Cet onglet permet d'ajouter ou de consulter les relations du client.

A : Permets d'ajouter une relation.	B : Permets d'ajouter une relation à la position sélectionnée.
C : Permets de modifier une relation.	D : Permets de retirer une relation.
E : Permets d'accéder à la fiche du client.	F : Permets d'envoyer un courriel à la relation.
G : Permets d'ouvrir la page internet de la relation.	H : Permets d'envoyer les coordonnées de la relation par courriel.
I : Permets de faire un publipostage de type relation.	J : Permets de voir si la relation est abonné à des listes de distribution ou permets de l'abonner.
K : Permets de fusionner des doublons.	L : Permets de déterminer si l'on veut afficher les relations actives, inactives ou les deux.

Onglet « Transactions »

Cet onglet permet d'ajouter des transactions ou de consulter l'historique du client.

A : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier, de retirer ou annuler/réactiver une transaction.	B : Permets de faire un publipostage de type transaction.
C : Permets d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la transaction du client.	D : Permets d'annuler, de réémettre ou de réimprimer un reçu.
E : Permets de réimprimer les rapports du lot correspondant à la transaction sélectionnée.	F : Permets de diviser les transactions.
G : Permets de sélectionner quels types de transaction que l'on veut afficher.

Onglet « Engagements »

Cet onglet permet d'attribuer un engagement pour un client et consulter son historique.

A : Permets d'ajouter, de modifier et de retirer un engagement.	B : Permets de faire un publipostage de type engagement.
C : Permets d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à l'engagement du client.	D : Permets de sélectionner quels types d'engagement que l'on veut afficher.

Onglet « Envois »

Cet onglet permet de voir l'historique d'envoi du client, pour plus d'information concernant l'historique d'envoi, cliquer ici.

A : Permets d'ajouter, de modifier et de retirer un envoi.	B : Permets de sélectionner quels types d'envoi que l'on veut afficher.

Onglet « Alertes »

Cet onglet permet d'activer des notifications pour ce client.

A : Permets d'ajouter, de modifier et de retirer une alerte.

Onglet « Paiements instantanés »

Cet onglet permet de garder les jetons de carte de crédit ou virement bancaire.

A : Permets d'activer/désactiver un paiement instantané ou de modifier le jeton.	B : Permets de sélectionner quels types de paiement que l'on veut afficher.

Onglet « Sommaires »

Cet onglet résume l'historique de dons du client par période, pour plus d'informations concernant les périodes, cliquer ici.

C : Permet d'inclure les transactions tierces au résumé des transaction perçues. NOTE : Une transaction tierce est une transaction dans laquelle le client est inscrit, mais qui a été payée par une autre personne. Pour plus d'informations concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici.	B : Affiche un résumé par période des transactions perçues du client.
B : Affiche un résumé par période des transactions bénéficiaires du client. NOTE : Une transaction bénéficiaire est une transaction qui a été versée au client par la fondation.	D : Permets de sélectionner pour quel organisme on veut voir les sommaires.

Onglet « Tâches »

Cet onglet permet d'attribuer une tâche en lien avec le client.

A : Permets d'ajouter, de modifier et de retirer une tâche.	B : Permets de remettre la tâche « à faire ».
C : Permets de mettre la tâche « en réalisation ».	D : Permets de terminer la tâche.
E : Permets d'annuler la tâche.	F : Permets de sélectionner quels types de tâches que l'on veut afficher.

Onglet « Visibilité »

Cet onglet permet de définir les accès d'un client dans le ou les organismes.

Il est seulement visible lorsqu'on a le module multi-organisme.

A : Permets de sélectionner les accès du clients pour les organismes. NOTE : Il doit avoir au moins un organisme pour qui le client est « Propriétaire », c'est à dire qu'ils à tous les accès.