ProDon:Gestion des clients (version 5) : Différence entre versions
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Version actuelle datée du 4 mai 2016 à 13:06
| Gestion des clients (version 5) |
Sommaire
- 1 Introduction
- 2 Informations sur la gestion des clients
- 3 Détail d'une fiche client
- 3.1 Informations personnelles du client
- 3.2 Transactions, envois et relations du client
- 3.2.1 Onglet « Tr. perçues »
- 3.2.2 Onglet « Tr. bénéficiaires »
- 3.2.3 Onglet « Tr. reportées »
- 3.2.4 Onglet « Tr. non reportées »
- 3.2.5 Onglet « Tr. tierces »
- 3.2.6 Onglet « Factures »
- 3.2.7 Onglet « Envois »
- 3.2.8 Onglet « Prospections »
- 3.2.9 Onglet « Engagements »
- 3.2.10 Onglet « Engagements tiers »
- 3.2.11 Onglet « Contacts »
- 3.2.12 Onglet « Liens »
- 3.2.13 Onglet« Affiliations »
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
La gestion des clients contient TOUS les clients de la base de données (bénévoles, donateurs, fournisseurs, membres du CA, etc.).
Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « 
Clients ».
Informations sur la gestion des clients
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A : Permet de chercher parmi les clients actifs de la base de données. |
B : Permet de chercher parmi les clients inactifs de la base de données. |
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C : Permet de chercher parmi tous les clients de la base de données (clients actifs et clients inactifs). |
D : Permet de chercher par contact d'une fiche client. |
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E : Permet de choisir la vue courante. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici. |
F : Permet de choisir un filtre courant. Pour plus d'information sur les filtres, cliquer ici. |
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G : Permet de rechercher ou d’effacer l’information saisie dans la barre de recherche, ou d’accéder à la liste des codes de recherche disponibles. Pour plus d'informations concernant la barre de recherche, cliquer ici. |
H : Permet d'acccéder aux rapports en lien avec les clients. |
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I : Permet de se déplacer dans la grille. |
J : Permet d'afficher le sommaire des transactions du client sélectionné. Il s'affichera dans le bas de la fenêtre. |
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K : Permet d'ajouter, modifier ou retirer une vue. Pour plus d'informations concernant les vues, cliquer ici. |
L : Permet de configurer un filtre et d'effacer un filtre. Pour plus d'informations sur les filtres, cliquer ici. |
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M : Permet d'ajouter un client, de modifier le client sélectionné ou de retirer un client. |
N : Permet d'exporter la liste active dans Excel. Pour plus d'informations concernant l'exportation de données, cliquer ici. |
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O : Permet d'ajouter une tâche au client sélectionné ou à tous les clients de la liste active. Pour plus d'informations concernant les tâches, cliquer ici. |
P : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client sélectionné. |
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Q : Permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client. |
R : Permet d'accéder à l'outil « Listes personnalisées ». Pour plus d'informations concernant les listes personnalisées, cliquer ici. |
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S : Permet de faire un Publipostage de type client ou de type contact. Pour plus d'informations concernant le Publipostage, cliquer ici. |
T : Ces deux boutons sont visibles seulement si le module PubliCourriel est activé. Pour plus d'informations concernant le PubliCourriel, cliquer ici. |
Détail d'une fiche client
Une fiche client est divisée en deux parties : La partie du haut contient les informations personnelles du client et la partie du bas contient des onglets relatifs aux informations transactionnelles du client, aux envois concernant le client et aux relations du client.
Informations personnelles du client
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A : Indique si la fiche du client est verouillée ou non. |
B : Permet d'enregistrer la fiche. Si le bouton est orange, c'est qu'il y a quelque chose à enregistrer dans la fiche. S'il est gris, c'est que tout est enregistré. |
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C : Permet d'accéder aux rapports en lien avec ce client. |
D : Permet de se déplacer d'une fiche à l'autre. L'ordre des fiches sera le même que dans la grille de la gestion des clients. |
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E : Ce bouton contient les dix dernières fiches client modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une nouvelle fiche sans avoir à retourner dans la « Gestion des clients ». |
F : Permet d'ajouter une tâche reliée au client. Pour plus d'informations concernant les tâches et historique, cliquer ici. |
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G : Permet de rechercher sur Internet certaines informations relatives au client. |
H : Permet d'ouvrir un dossier sur l'ordinateur afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client. |
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I : Permet de faire un publipostage de type client. Pour plus d'informations concernant le publipostage, cliquer ici. |
J : Ce bouton permet d'activer un message d'alerte qui s'ouvrira lors de différentes interactions avec le client. |
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K : Permet d'inscrire le client à une liste de distribution pour le PubliCourriel. Pour plus d'informations concernant le PubliCourriel, cliquer ici. |
L : Permet de consulter les anciennes adresses du client et de planifier un changement d'adresse. |
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M : Permet d'ouvrir la fenêtre « Adresse du client » contenant des champs d'adresses, afin d'écrire une adresse correctement selon les critères de Poste Canada. |
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Onglet « 1- Info »
L'onglet « 1-Info » contient l'information pour contacter le client.
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A : Permet d'ouvrir le site Web du client ou d'envoyer directement un courriel au client en cliquant sur les liens. |
B : En cliquant sur le bouton |
Onglet « 2-Info »
L'onglet « 2-Info » contient l'information relative au statut du client.
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A : Si cette case est cochée, toutes les prochaines transactions du client seront anonymes par défaut. |
B : Cette case permet de désactiver le client. Lorsqu'un client est inactif, il est impossible de lui attribuer de transactions. |
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C : Cette case se coche automatiquement lorsque le client a reçu une transaction de type bénéficiaire. |
D : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement). |
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E : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Aucun reçu ». La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date ». |
F : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Reçu annuel » par défaut. |
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G : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement). |
H : Cette case permet de spécifier si le client doit ou non être exclu du publipostage. La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date » et il sera possible d'inscrire une raison (exemple : désabonnement). |
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I : Cette case permet de spécifier que le client est décédé. Lors qu'elle est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Il est également possible d'inscrire la date du décès et un grouper et un compte de grand livre si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier. Pour plus de détails concernant les dons in memoriam, cliquer ici. |
J : Permet d'inscrire la date de naissance du client. |
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K : Permet d'inscrire la date à laquelle le client a été inscrit dans la base de données. La date du jour s'inscrit par défaut. |
L : Permet d'inscrire un numéro d'employé. |
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M : Lors de la création de la fiche client, la date de création s'inscrit automatiquement. |
N : À chaque modification de la fiche client, la date de la dernière modification se met à jour automatiquement. |
Onglet « 3-Solliciteur »
L'onglet « 3-Solliciteur » indique si le client est un solliciteur ou non.
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A : Permet de spécifier que le client est un solliciteur. |
B : Permet d'attribuer un code de solliciteur. Si aucun code n'est inscrit, le logiciel attribuera automatiquement le « NUC » comme code de solliciteur. |
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C : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en A est cochée. |
D : Permet d'indiquer que le client n'est plus un solliciteur. |
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E : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en D est cochée. |
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Onglet « 4-Catégories »
L'onglet « 4-Catégories » permet d'attribuer des catégories au client.
Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « 
Catégories de clients ».
NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la catégorie de clients est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».
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A : Il s'agit de toutes les catégories existantes dans la base de données. Pour en attribuer une au client, cliquer dans la case afin de la cocher. |
B : Permet d'afficher ou non le code de chaque catégorie avant le nom de la catégorie (exemple : « BÉN » est le code de la catégorie « Bénévole »). Si la case n'avait pas été cochée, il aurait seulement été inscrit : « Bénévole » à côté de la case à cocher. |
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C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Cette option est utile si la liste de catégories est plus longue que ce qui est visible à l'écran. |
D : Permet d'ajouter une nouvelle catégorie au besoin. |
Onglet « 5-Caractéristiques »
L'onglet « 5-Caractéristiques » permet d'attribuer des caractéristiques au client.
NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la caractéristique est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».
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A : Affiche la liste de toutes les caractéristiques du client. |
B : Permet d'ajouter une nouvelle caractéristique. |
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C : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques. |
D : Permet de modifier une caractéristique. |
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E : Permet de supprimer une caractéristique. |
F : Permet de supprimer un groupe de caractéristiques. |
Pour plus d'informations concernant la gestion des caractéristiques, cliquer ici.
Onglet « 6-Sommaire »
L'onglet « 6-Sommaire » résume l'historique de dons du client par période.
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A : Affiche un résumé par période des transactions du client. Pour plus d'informations concernant les périodes, cliquer ici. |
B : Affiche un résumé par période des transactions bénéficiaires du client. NOTE : Une transaction bénéficiaire est une transaction qui a été versée au client par la fondation. |
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C : Permet d'inclure les transactions tierces au résumé des transaction perçues. NOTE : Une transaction tierce est une transaction dans laquelle le client est inscrit, mais qui a été payée par une autre personne. Pour plus d'informations concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici. |
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Onglet « 7-Listes »
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A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici. |
B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher. |
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C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici. |
D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici. |
Pour plus de détails concernant les listes personnalisées, cliquer ici.
Onglet « 8-Fusion »
L'onglet « 8-Fusion » permet de gérer le type de salutation du client.
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A : Si la case est cochée, le type de salutations « Personnalisées » sera attribué au client. Ce type permet de modifier les salutations longues et courtes. |
B : Si la case est cochée, le type de salutation « Standard » sera attribué au client. Ce type est toujours coché par défaut et est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel, donc pour utiliser une appellation différente pour un seul client, il faut choisir le type de salutation « Personnalisée ». |
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C : Si la case est cochée, le type de salutation « Couple » sera attribué au client. Ce type est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel. |
D : Il s'agit de la salutation longue démontrée par les champs et la salutation longue fusionnée (contenant les informations du client). |
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E : Il s'agit de la salutation courte démontrée par les champs et la salutation courte fusionnée (contenant les informations du client). |
F : Il s'agit du titre du client démontré par le champ et l'information fusionnée (le titre du client). |
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G : Il s'agit des catégories du client (exemple : bénévole, membre du CA). |
H : *Concerne les accords féminin/pluriel pour le Publipostage en français.* Si le client avait été féminin, il y aurait un « e » d'inscrit dans le carré, à côté de « z_lettre_e », puis « Féminin » au lieu de « Masculin ». Lors du publipostage, si le champ de fusion « z_lettre_e » est utilisé, un « e » s'ajoutera à tous les mots dont le champ a été ajouté. |
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I : *Concerne les accords féminin/pluriel pour le Publipostage en français.* Si la fiche client avait été au pluriel (exemple : une fiche de type « Couple »), il y aurait un « s » d'inscrit dans le carré, à côté de « z_lettre_s », puis « Pluriel » au lieu de « Singulier ». Lors du publipostage, si le champ de fusion « z_lettre_s » est utilisé, un « s » s'ajoutera à tous les mots dont le champ a été ajouté. |
J : Ce bouton permet de vérifier le résultat des champs de fusion de type client. Utile pour valider le contenu de l'un ou l'autre des champs de fusion du logiciel. |
Onglet« 9-Champs pers. »
L'onglet « 9-Champs pers. » permet d'inscrire une valeur dans un champ personnalisé.
NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que le champ personnalisé est celui qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».
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A : Il s'agit de tous les champs personnalisés actifs disponibles dans la base de données. Pour en activer de nouveaux, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Champs personnalisés ». |
Pour plus d'informations sur les champs personnalisés, consulter ce document.
Transactions, envois et relations du client
Onglet « Tr. perçues »
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A : Contient toutes les transactions ayant été reportées. |
B : Le bouton |
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C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton NOTE : Si un reçu a déjà été émis, il faudre l'annuler en C avant de pouvoir annuler la transaction. |
F : Le bouton ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer. |
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G : Le bouton |
H : Le bouton |
Onglet « Tr. bénéficiaires »
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A : Contient toutes les transactions de type bénéficiaire. NOTE : Cet onglet est visible seulement si le module « Bénéficiaire » est activé. Pour plus de détails concernant ce module, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer. |
F : Le bouton |
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G : Le bouton |
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Onglet « Tr. reportées »
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A : Contient les transactions visibles dans les onglets « Tr. perçues » et « Tr. bénéficiaires ». NOTE : Cet onglet est visible seulement si le module « Bénéficiaire » est activé. Pour plus de détails concernant ce module, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton |
F : Le bouton ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer. |
|
G : Le bouton |
H : Le bouton |
Onglet « Tr. non reportées »
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A : Contient les transactions de l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ». |
B : Le bouton |
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C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer. |
F : Le bouton |
Onglet « Tr. tierces »
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|
A : Contient les transactions dans lesquelles le client est mentionné comme donateur tiers. Pour plus de renseignements concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton |
F : Le bouton ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer. |
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G : Le bouton |
H : Le bouton |
Onglet « Factures »
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|
A : Contient les factures reliées au client. NOTE : Cet onglet est visible seulement si le module « Facturation » est activé. Pour plus de détails concernant la facturation, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton ATTENTION : L'annulation d'une facture entraîne la suppression de toutes les transactions qui s'y rattachent. |
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Onglet « Envois »
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|
A : Contient tous les envois concernant le client. Pour plus d'information concernant l'historique d'envoi, cliquer ici. |
B : Le bouton |
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C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton |
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Onglet « Prospections »
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|
A : Contient les prospections en vue d'engagement faites avec le client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Prospection » est activé. Pour plus de détails concernant les prospections, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton |
F : Le bouton |
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G : Le bouton |
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Onglet « Engagements »
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|
A : Contient les engagements du client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Engagement » est activé. Pour plus de détails concernant les engagements, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton |
F : Le bouton |
Onglet « Engagements tiers »
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|
A : Contient les engagements dans lesquels le client est mentionné comme tiers. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Engagement » est activé. Pour plus de détails concernant les engagements, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton |
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Onglet « Contacts »
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A : Contient la liste des contacts chez le client. Pour plus de détails concernant les contacts, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton |
F : Le bouton |
Onglet « Liens »
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A : Permet de faire des liens entre deux fiches clients. Pour plus de détails concernant les liens, cliquer ici. |
B : Le bouton |
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C : Le bouton |
D : Le bouton |
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E : Le bouton |
F : Le bouton |
Onglet« Affiliations »
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A : Permet de trouver le chemin entre deux clients, ou un client et une liste personnalisée, en passant par les liens et les contacts des fiches clients. Pour plus d'informations concernant les contacts et les liens, cliquer ici. |
B : Le bouton |
|
C : Le bouton |
D : Le bouton |
|
E : Le bouton |
F : Le bouton |
Nom du document : ProDon:Gestion des clients (version 5)
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