ProDon:Fiche client

Fiche client

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon seulement.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Détail d'une fiche client

Une fiche client peut être divisée en deux parties : La partie du haut contient les informations personnelles du client et la partie du bas contient des onglets relatifs aux informations transactionnelles du client, aux envois concernant le client et aux relations du client. Pour plus de détail sur la manipulation des onglets de la fiche client, cliquer ici.

Pour se rendre dans la gestion des clients, à partir de la page général du logiciel, cliquer sur « Clients », puis sélectionner «  Clients ».

Informations personnelles du client

« Fiche client »

A : Indique si la fiche du client est verouillée ou non.	B : Permet d'enregistrer la fiche. Si le bouton est orange, c'est qu'il y a quelque chose à enregistrer dans la fiche. S'il est gris, c'est que tout est enregistré.
C : Permet d'accéder aux rapports en lien avec ce client.	D : Permet de se déplacer d'une fiche à l'autre. L'ordre des fiches sera le même que dans la grille de la gestion des clients.
E : Ce bouton contient les dix dernières fiches client modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une nouvelle fiche sans avoir à retourner dans la « Gestion des clients ».	F : Permet de dupliquer les informations d'une autre fiche client.
G : Permet d'ouvrir un dossier sur l'ordinateur afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs au client.	H : Permet d'ajouter une tâche reliée au client. Pour plus d'informations concernant les tâches et historique, cliquer ici.
I : Permet de faire un publipostage de type client. Pour plus d'informations concernant le publipostage, cliquer ici.	J : Permets d'utiliser un outil externe, des liens entrés dans Prodon.
K : Envoyer les coordonnées du client par courriel.	L : Permets de vérifier s'il existe un doublon pour ce client. Pour plus d'informations concernant la fusion de doublons, cliquer ici.
M : Permets de remplir un formulaire web avec les informations de la fiche client.	N : Permets l'impression d'un gabarit de rapport personnalisé avancé.

Onglet « Info. principales »

Cet onglet contient de l'information pour contacter le client.

A : En cliquant sur ce bouton, les moyens de communications sont affichés en mode grille. Il est possible d'ajouter, de modifier ou de retirer des moyens de communications.	B : En cliquant sur ces liens, il est possible d'envoyer un courriel directement à l'adresse courriel inscrite ou bien d'accéder au site web.
C : Permet d'inscrire le client à une liste de distribution pour le PubliCourriel. Pour plus d'informations concernant le PubliCourriel, cliquer ici. Ce bouton indique si le client est abonné à une liste de distribution, lorsqu'il est orangé. Si non, le client n'est pas abonné.	D : En cliquant sur ce bouton, une fenêtre permettant de sélectionner une division ou d'attribuer un secteur d'activité au client s'ouvrira. NOTE : Il est également possible d'utiliser la liste déroulante, qui donne accès aux même choix cependant, pour le champ « Secteur », en cliquant sur le bouton, il sera possible d'en ajouter.

Onglet « Info. sup. »

Cet onglet contient l'information relative au statut du client.

A : Permets de spécifier un titre au client.	B : Permets d'inscrire le numéro de sécurité sociale du client.
C : Permets d'inscrire la date à laquelle le client a été inscrit dans la base de données. La date du jour s'inscrit par défaut.	D : Permets de spécifier si le client a été référé par quelqu'un.
E : Permets de spécifier un utilisateur pour ce client.	F : Permets de spécifier un groupe et une affectation comptable.
G : Cette case permet de désactiver le client. Lorsqu'un client est inactif, il est impossible de lui attribuer des transactions.	H : Cette case permet de spécifier que le client est décédé. Lorsqu'elle est cochée, les cases « Exclure du publipostage » et « Ce client est inactif » se cochent automatiquement. Il est également possible d'inscrire la date du décès, un groupe et une affectation comptable si le défunt souhaite que les dons faits à sa mémoire soient attribués à un fond particulier. Pour plus de détails concernant les dons in memoriam, cliquer ici.
I : Cette case permet de spécifier si le client doit ou non être exclu du publipostage. La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date » et il sera possible d'inscrire une raison (exemple : désabonnement).	J : Si cette case est cochée, toutes les prochaines transactions du client seront anonymes par défaut.
K : Cette case se coche automatiquement lorsque le client a reçu une transaction de type bénéficiaire.	L : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).
M : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Aucun reçu ». La date à laquelle la case a été cochée s'inscrira automatiquement dans le champ « Date ».	N : Si cette case est cochée, toutes les nouvelles transactions du client porteront la mention « Reçu annuel » par défaut.
O : Cette case est principalement utile lors des campagnes de télémarketing (elle est à titre informatif uniquement).	P : Permets de spécifier si pour ce client on préfère envoyer un reçu électronique ou non ou bien de poser la question à chaque transaction.

Onglet « Solliciteurs / Tiers »

Cet onglet indique si le client est un solliciteur et s'il a un client tiers par défaut.

A : Permet de spécifier que le client est un solliciteur.	B : Permet d'attribuer un code de solliciteur. Si aucun code n'est inscrit, le logiciel attribuera automatiquement le « No client » comme code de solliciteur.
C : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en A est cochée.	D : Permet d'indiquer que le client n'est plus un solliciteur.
E : La date du jour s'inscrit automatiquement lorsque la case en D est cochée.	F : Permet de spécifier un solliciteur par défaut pour ce client.
G : Permet de spécifier un client tiers par défaut pour ce client.

Onglet « Salutations »

Cet onglet permet de gérer le type de salutation du client.

A : Si la case est cochée, le type de salutations « Personnalisées » sera attribué au client. Ce type permet de modifier les salutations longues et courtes.	B : Si la case est cochée, le type de salutation « Standard » sera attribué au client. Ce type est toujours coché par défaut et est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel, donc pour utiliser une appellation différente pour un seul client, il faut choisir le type de salutation « Personnalisée ».
C : Si la case est cochée, le type de salutation « Couple » sera attribué au client. Ce type est modifiable seulement dans les préférences système du logiciel.	D : Permets de vérifier le résultat des champs de fusion de type client. Utile pour valider le contenu de l'un ou l'autre des champs de fusion du logiciel.

Onglet « Adresses »

A : Ces boutons permettent d'ajouter, de modifier ou de retirer une adresse.	B : Permets d'afficher les adresses actives, inactives ou bien les deux. Pour afficher les deux, tenir le bouton « Ctrl », puis cliquer sur les deux boutons.

Onglet « Caractéristiques »

Cet onglet permet d'attribuer des caractéristiques au client.

NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la caractéristique est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».

Pour plus d'informations concernant la gestion des caractéristiques, cliquer ici.

A : Permets de changer le mode de saisie.	B : Permets de séparer les différents groupes de caractéristiques dans des onglets distincts.
C : Permet d'ajouter une nouvelle caractéristique.	D : Permet d'ajouter un groupe de caractéristiques.
E : Permet de modifier une caractéristique.	F : Permet de supprimer une caractéristique.
G : Permet de supprimer un groupe de caractéristiques.	H : Permets de modifier le groupe de caractéristiques.

Onglet « Catégories »

Cet onglet permet d'attribuer des catégories au client.

Pour modifier ou supprimer des catégories, à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « [[:Fichier:Bouton catégories de client.png|]] Catégories de clients ».

NOTE : Il existe 3 types de personnalisations, les catégories de clients, les champs personnalisés et les caractéristiques. Pour s'assurer que la catégorie de clients est celle qui convient le mieux, prendre connaissance du document « Catégories/champs personnalisés/caractéristiques ».

A : Il s'agit de toutes les catégories existantes dans la base de données. Pour en attribuer une au client, cliquer dans la case afin de la cocher.	B : Permet d'afficher ou non le code de chaque catégorie avant le nom de la catégorie (exemple : « BÉN » est le code de la catégorie « Bénévole »). Si la case n'avait pas été cochée, il aurait seulement été inscrit : « Bénévole » à côté de la case à cocher.
C : Affiche le code des catégories cochées pour le client. Cette option est utile si la liste de catégories est plus longue que ce qui est visible à l'écran.	D : Permet d'ajouter une nouvelle catégorie au besoin.

« Statiques »

A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

« Doublons »

A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

« Dynamiques »

A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

Pour plus de détails concernant les listes personnalisées, cliquer ici.

« Statiques »

A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

« Dynamiques »

A : Permet d'afficher les listes personnalisées statiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées statiques, cliquer ici.	B : Pour inscrire le client à des listes personnalisées, il suffit de cliquer dans la case afin de la cocher.
C : Permet de voir si le client est un doublon potentiel. Si une ou plusieurs listes personnalisées de doublons ont déjà été créées, elle seront visibles dans cet onglet. Si le client fait partie d'une liste, la case est cochée. Il n'est cependant pas possible de cocher ou décocher cette case, cet onglet est seulement à titre informatif. Pour plus de détails concernant la recherche de doublons, cliquer ici.	D : Permet d'afficher les listes perosnnalisées dynamiques. Pour plus de détails concernant les listes personnalisées dynamiques, cliquer ici.

Onglet « Relations »

A : Contient toutes les transactions ayant été reportées.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton reçus.png|]] permet d'annuler, de réémettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier une transaction.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Annuler.png|]] permet d'annuler et de réactiver les transactions. NOTE : Si un reçu a déjà été émis, il faudre l'annuler en C avant de pouvoir annuler la transaction.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer.
G : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la transaction du client.	H : Le bouton [[:Fichier:Bouton Rapport imprimer.png|]] permet de réimprimer le rapport du lot correspondant à la transaction sélectionnée.

Onglet « Transactions »

A : Contient toutes les transactions ayant été reportées.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton reçus.png|]] permet d'annuler, de réémettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier une transaction.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Annuler.png|]] permet d'annuler et de réactiver les transactions. NOTE : Si un reçu a déjà été émis, il faudre l'annuler en C avant de pouvoir annuler la transaction.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer.
G : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la transaction du client.	H : Le bouton [[:Fichier:Bouton Rapport imprimer.png|]] permet de réimprimer le rapport du lot correspondant à la transaction sélectionnée.

Onglet « Engagements »

A : Contient les engagements du client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Engagement » est activé. Pour plus de détails concernant les engagements, cliquer ici.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton Ajouter.png|]] permet d'ajouter un engagement.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier un engagement.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer un engagement.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à l'engagement sélectionné.

Onglet « Envois »

A : Contient tous les envois concernant le client. Pour plus d'information concernant l'historique d'envoi, cliquer ici.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton Ajouter.png|]] permet de créer un nouvel envoi.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier un envoi.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer un envoi.

Onglet « Alertes »

A : Contient les transactions de l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier une transaction.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Annuler.png|]] permet d'annuler et de réactiver les transactions.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la transaction du client.

Onglet « Paiements instantanés »

A : Contient les transactions dans lesquelles le client est mentionné comme donateur tiers. Pour plus de renseignements concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton reçus.png|]] permet d'annuler, de réémettre ou de réimprimer un reçu.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier une transaction.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Annuler.png|]] permet d'annuler et de réactiver les transactions.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer une transaction. ATTENTION : cette option n'est pas recommandée, il est préférable d'annuler que de supprimer.
G : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la transaction du client.	H : Le bouton [[:Fichier:Bouton Rapport imprimer.png|]] permet de réimprimer le rapport du lot correspondant à la transaction sélectionnée.

Onglet « Sommaires »

Cet onglet résume l'historique de dons du client par période.

A : Affiche un résumé par période des transactions du client. Pour plus d'informations concernant les périodes, cliquer ici.	B : Affiche un résumé par période des transactions bénéficiaires du client. NOTE : Une transaction bénéficiaire est une transaction qui a été versée au client par la fondation.
C : Permet d'inclure les transactions tierces au résumé des transaction perçues. NOTE : Une transaction tierce est une transaction dans laquelle le client est inscrit, mais qui a été payée par une autre personne. Pour plus d'informations concernant les différents clients d'une transaction, cliquer ici.

Onglet « Tâches »

A : Contient tous les envois concernant le client. Pour plus d'information concernant l'historique d'envoi, cliquer ici.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton Ajouter.png|]] permet de créer un nouvel envoi.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier un envoi.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer un envoi.

Onglet « Visibilité »

A : Contient les prospections en vue d'engagement faites avec le client. NOTE : Cet onglet est visible seulement lorsque le module « Prospection » est activé. Pour plus de détails concernant les prospections, cliquer ici.	B : Le bouton [[:Fichier:Bouton rechercher.png|]] permet d'afficher la barre de recherche.
C : Le bouton [[:Fichier:Bouton Ajouter.png|]] permet d'ajouter une prospection.	D : Le bouton [[:Fichier:Bouton Modifier.png|]] permet de modifier une prospection.
E : Le bouton [[:Fichier:Bouton Retirer.png|]] permet de supprimer une prospection.	F : Le bouton [[:Fichier:Bouton document.png|]] permet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur afin d’y placer des documents (pdf, jpg, etc.) relatifs à la prospection sélectionnée.
G : Le bouton [[:Fichier:Bouton tâches.png|]] permet d'ajouter une tâche reliée aux prospections. Pour plus d'information concernant les tâches et historique, cliquer ici.