ProDon:Lexique

LISTE SOMMAIRE DES PRINCIPAUX TERMES DU LOGICIEL

Voici une liste sommaire des principaux termes utilisés dans les documents d’aide.

N.B. Les documents d’aide sont conçus pour vous faciliter l’apprentissage et vous offrir une meilleure compréhension du logiciel, vous permettant ainsi d’utiliser son potentiel au maximum.

Nous nous efforçons de tenir ces documents à jour et d’en créer de nouveaux suite à l’analyse des interventions faites avec nos clients. Si à la lecture de ces documents, certaines parties ne vous semblent pas claires, ou si vous constatez des erreurs, faites-le nous savoir et nous ferons les corrections qui s’imposent, car c’est avec votre aide que nous pourrons améliorer cette documentation.

Merci de votre collaboration!

Activité	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités doivent être créées afin de détailler les transactions liées à cette occasion de dons. Pour plus d'informations sur les activités, consulter la section « Modification d'une activité de revenus » du document « Gestion des occasions de dons ».
Affiliation	Une affiliation représente le cheminement possible d’un client vers un autre en passant par les liens qui l’unissent à d’autres clients. Par exemple, pour vérifier rapidement si la fondation connaît quelqu'un qui connaît quelqu'un qui connaît... Pour plus d'informations sur les affiliations, consulter la section « Onglet « Affiliations » » du document « Gestion des clients ».
Analyse & historique	Gestion de ProDon  dans laquelle il est possible de consulter plusieurs éléments tels que toutes les transactions de la base de données (transactions perçues, transactions bénéficiaires, engagements, dépenses, etc.), les envois, les participants, etc.
Appellation	Il s'agit d'un champ existant dans ProDon. Il représente le mot précédant le prénom d’un client dans une salutation (monsieur, madame, etc.).
Barre de recherche	Outil présent dans le haut de pratiquement toutes les grilles gestion de ProDon, qui permet d'effectuer des recherches en inscrivant un mot clé, une portion de mot ou une fonction de recherche dans une boîte de recherche. Pour plus d'informations sur la barre de recherche, consulter le document « Barre de recherche ».
Bénéficiaire	Lorsque le module bénéficiaires est activé dans ProDon, il est possible de créer des clients bénéficiaires et des occasions bénéficiaires, afin d'effectuer des transactions bénéficiaires. Pour plus d'informations sur le module bénéficiaires, consulter le document « Module bénéficiaires ».
Bien	Lorsqu'un don autre que monétaire est effectué, le mode de paiement « Nature » doit être sélectionné dans la transaction, il faut alors spécifier quel bien a été donné (ex. : meuble, articles divers). Pour savoir comment saisir une transaction de don en bien, consulter la section « Paiement nature » du document « Saisie de transactions ».
Boîte de recherche	La barre de recherche contient une boîte de recherche par champ de la grille de gestion. C'est dans ces boîtes de recherche que les critères de recherches doivent être spécifiés. Pour plus d'informations sur la barre de recherche, consulter le document « Barre de recherche ».
Campagne	Permet de regrouper des occasions de dons et de fixer un objectif pour les occasions sélectionnées, sur une période déterminée. Pour plus d'informations sur les campagnes, consulter le document « Gestion des campagnes ».
Caractéristique	Permet de documenter une information dans ProDon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom, une valeur ainsi que des dates de début et de fin. Pour plus d'informations sur les caractéristiques, consulter le document « Gestion des caractéristiques ».
Catégorie de clients	Permet de documenter une information dans ProDon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Une catégorie de client se présente sous forme de case à cocher. Pour plus d'informations sur les catégories de clients, consulter la section « Onglet « 4-Catégories » » du document « Gestion des clients ».
Champ	Dans ProDon, chaque donnée saisie est insérée dans une colonne qui porte un nom unique. Généralement, le nom de l’en-tête de la colonne est le nom du champ.
Champ de fusion	Il s'agit des champs à insérer dans le document maître lors d'un publipostage. Pour plus d'informations sur les champs de fusion et les documents maîtres, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».
Champ obligatoire	Il est possible de rendre obligatoire des champs. Si un champ obligatoire n'est pas rempli lors de la confirmation de l'ajout ou de la modification d'une fiche, un message apparaît et le libellé du champ obligatoire devient bleu.
Champ personnalisé	Permet de documenter une information dans ProDon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom et une valeur. Pour plus d'informations sur les champs personnalisés, consulter le document « Configuration de champs personnalisés ».
Cie	Il s'agit d'un champ existant dans ProDon. Il permet de spécifier le nom de la compagnie du client.
Client	Un client est en fait toute personne ou compagnie inscrite dans la gestion des clients de ProDon (ex. : donateur, bénéficiaire, défunt, solliciteur, etc.).
Client anonyme	Lorsqu'un client désire demeurer anonyme, l'organisme doit s'assurer de ne jamais divulguer le nom du donateur dans les rapports publiques. Pour savoir comment indiquer dans la fiche d'un client qu'il désire demeurer anonyme, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ».
Client bénéficiaire	Client (association, fondation, étudiant, etc.) à qui l'organisation verse une somme (ex. : prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.). NOTE : Un client s'inscrit automatiquement bénéficiaire dès qu'une transaction bénéficiaire a été saisie à son nom. Pour savoir comment indiquer qu'un client est bénéficiaire, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ».
Client inactif	Il s'agit d'un client auquel aucune transaction ne peut être attribuée. Pour savoir comment désactiver un client, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ».
Client lié
Client tiers
Compte de banque	À chaque report de transactions, le compte de banque dans lequel le dépôt sera effectué doit être spécifié. Lorsqu'un compte de banque est créé dans ProDon, il faut spécifier le nom de l'institution financière et le numéro du compte.
Compte de GL	Les comptes de grand livre créés dans ProDon sont habituellement en lien avec les comptes utilisés dans le logiciel comptable de l'organisme. Pour savoir comment créer un compte de GL dans ProDon, consulter la procédure « Gestion des comptes de Grand Livre ».
Contact
Création	Date apparaissant lors de la création d'une fiche client ou d'une tâche. Pour voir la date de création d'une fiche client, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ». Pour voir la date de création d'une tâche, consulter la section « Onglet « Création / modification » » du document « Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM) ».
CRM	Signifie « Gestion de la relation clients ». Dans ProDon, la gestion de la relation clients se fait à partir des tâches et historique. Pour plus d'informations sur les tâches et historique, consulter le document « Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM) ».
Défunt	Personne pour laquelle un don in memoriam a été effectué. Pour plus d'informations sur le défunt dans une transaction, consulter le document « Différents clients d'une transaction ». Pour plus d'informations sur les dons in memoriam, consulter le document « Dons in memoriam ».
Dépense	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités de dépenses doivent être créées afin de détailler les transactions liées aux dépenses occasionnées par la tenue de cette occasion de dons. Pour plus d'informations sur les dépenses, consulter la section « Modification d'une activité de dépense » du document « Gestion des occasions de dons ».
Document à émettre	Document lié à une transaction (ex. : lettre de remerciement) qui se trouve dans la gestion « Traitement par lots : Documents » de ProDon suite à la saisie d'une transaction. Pour plus d'informations sur les documents à émettre, consulter le document « Traitement des documents à émettre ».
Document maître	Document Word qui utilise des champs de fusion pour le publipostage ou le PubliCourriel. Pour plus d'informations sur les documents maîtres, consulter le document « Gestion des documents maîtres ».
Don en ligne	Module de ProDon qui permet aux donateurs de faire des dons ou de s'inscrire à des événements de l'organisme à partir du Web. Pour plus d'informations sur les dons en ligne, consulter les documents de la section « 11 Module Don en ligne (nécessite l'achat du module) » de la table des matières du wiki.
Don in memoriam	Don fait à la mémoire d'un défunt. Ce type de transaction implique généralement 3 individus : le donateur, le défunt et la personne à aviser du don. Pour plus d'informations sur les dons in memoriam, consulter le document « Dons in memoriam ».
Doublon	Client présent plus d’une fois dans la base de donnée. Pour savoir comment fusionner des clients, consulter le document « Fusionner et détruire un client ».
Effet bancaire	Argent sous une autre forme qu’en espèces (ex. : mandat-poste, chèque, etc.).
Engagement	Don fait en plusieurs versements. Pour plus d'informations sur le module engagement, consulter le document « Module engagement ».
Envoi provisoire	Envoi test d'un PubliCourriel. Pour plus d'informations sur le module PubliCourriel, consulter les documents de la section « Module PubliCourriel (nécessite l'achat du module) » de la table des matières. Pour plus d'informations sur les envois provisoires, consulter la section « Tester l'envoi » du document « Envoi du PubliCourriel ».
Espèces	Terme pour désigner de l’argent sous forme de comptant.
Évaluateur	Champ disponible dans une transaction ayant un mode de paiement « nature », afin d’y saisir le nom et l’adresse d’un évaluateur externe. Pour plus d'informations sur le mode de paiement « nature », consulter la section « Paiement nature » du document « Saisie de transactions ».
Exclu du publipostage	Client de la base de données qui ne souhaite plus être sollicité par publipostage. Pour savoir comment exclure un client du publipostage, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ».
Exportation et fusion	Permet d’exporter des données vers des documents de format Word, Excel, Texte. Pour plus d'informations sur l'exportation et fusion, consulter le document « Exportation et fusion de données ».
Facturation	Permet de générer des factures aux clients de la base de données. Pour plus d'informations sur la facturation, consulter le document « Module facturation ».
Filtre courant	Permet de créer un filtre selon des critères de recherche spécifiques, puis de l'enregistrer, afin de le réutiliser à n'importe quel moment. Pour savoir comment ajouter un filtre courant, consulter la section « Ajouter un filtre » du document « Filtrer les informations (Requêtes) ».
Filtre temporaire	Permet filtrer des informations selon des critères de recherche spécifiques. Un filtre  temporaire ne peut s'utiliser qu'une seule fois, pour enregistrer un filtre, utiliser plutôt le filtre courant. Pour savoir comment faire un filtre temporaire, consulter le document « Filtrer les informations (Requêtes) ».
Fonction de recherche	Fonction spéciale saisie dans la boite de recherche, afin d’isoler des éléments spécifiques. La légende de la barre de recherche contient toutes les différentes fonctions de recherche. Pour plus d'informations sur les fonctions de recherche, consulter le document « Barre de recherche ».
Fonctions avancées	Menu disponible dans plusieurs gestions de ProDon, qui contient plusieurs fonctions de modification avancées. Ce menu est visible seulement par l'utilisateur superviseur.
Fonctions spéciales	Menu disponible dans plusieurs gestions de ProDon, qui contient plusieurs fonctions de modification avancées. Ce menu est visible par tous les utilisateurs, mais accessible seulement par ceux qui ont l'accès.
Format
Formulaire Web	Formulaire hébergé sur le site Web de dons en ligne. Chaque formulaire est attaché à une occasion de dons, ce qui fait que les internautes peuvent s'inscrire en ligne aux activités bénéfices de l'organisme, ou faire un don directement par le Web. Pour plus d'informations sur les formulaires Web, consulter le document « Création d'un formulaire Web ».
Grille de gestion	Il s'agit de la grille qui présente toutes les données de la base de données dans chaque gestion.
Groupe d'âge
Historique d'envois	Outil qui permet de conserver des traces des envois effectués aux clients de la base de données. Pour plus d'informations sur l'historique d'envois, consulter le document « Historique d'envois ».
Importation	Les modules d'importations permettent d'importer dans ProDon des données externes (ex. : à partir d'un fichier Excel ou txt). Pour plus d'informations sur l'importation de données dans ProDon, consulter le document « Modules d'importations ».
Inactif	Un élément inactif dans ProDon est toujours existant et disponible pour générer des rapports, filtres, recherches, etc., mais ne peut plus être utilisé. Plusieurs éléments peuvent être désactivés, tel que les occasions de dons, les documents maîtres, les comptes de GL, les modes de paiement, etc.
Intégration comptable
Libellé	Nom d'un champ. Dans un formulaire Web et sur le site Web du don en ligne, plusieurs libellés peuvent être personnalisés. Pour savoir comment personnaliser ces libellés, consulter le document « Configuration des libellés ».
Lien	Élément reliant deux fiches clients (ex. : parent/enfant, conjoint/conjointe, frère/soeur, etc.). Pour plus d'informations sur les liens, consulter le document « Contacts et liens ».
Liste active	Il s'agit de la liste de tous les enregistrements apparaissant dans la grille de gestion. Pour plus de détails sur la liste active, consulter la section « Préparation de la liste active » du document « Listes personnalisées ».
Liste de distribution	Liste des clients à qui un PubliCourriel sera envoyé. Pour plus d'informations sur les listes de distribution, consulter le document « Préparation de la liste de distribution ».
Liste déroulante dynamique	Champ de la base de données qui se présente sous forme de liste de choix. Des choix peuvent être prédéfinis ou ajoutés lors de la saisie du champ. Pour plus d'informations sur les listes déroulantes dynamiques, consulter le document « Listes déroulantes dynamiques ».
Liste personnalisée	Outil qui permet de créer des listes de clients, à partir d'une liste active et différents critères (ex. : critères de transactions, critères d'envois, etc.). Pour plus d'informations sur les listes personnalisées, consulter le document « Listes personnalisées ».
Liste personnalisée dynamique	Liste personnalisée qui se tient à jour en fonction des critères qui ont servi à la créer. Le nombre de clients faisant partie de cette liste peut donc varier. Pour plus d'informations sur les listes personnalisées dynamiques, consulter la section « Liste statique (fenêtre principale)  » du document « Listes personnalisées ».
Liste personnalisée statique	Liste personnalisée qui ne se tient pas à jour d’elle-même. Il est donc uniquement possible de consulter la liste telle qu’elle était lors de sa création. Pour plus d'informations sur les listes personnalisées statiques, consulter la section « Liste statique (fenêtre principale) » du document « Listes personnalisées ».
Lot	Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations.
Mise à jour Web	Permet de mettre à jour ProDon. Pour savoir comment effectuer une mise à jour Web, consulter le document « Mise à jour Web ».
Mode de paiement	Méthode utilisée pour effectuer le paiement d'une transaction (ex. : argent comptant, chèque, Master Card, Visa, nature, etc.). Pour savoir comment créer un nouveau mode de paiement, consulter le document « Gestion des modes de paiement ».
Mode de paiement promesse	Permet d’enregistrer une transaction qui sera payée plus tard. Pour savoir comment créer un nouveau mode de paiement, consulter le document « Gestion des modes de paiement ».
Mode de paiement nature	Permet d'enregistrer des dons en biens et services dans la base de données. Pour savoir comment créer un nouveau mode de paiement, consulter le document « Gestion des modes de paiement ».
Multiorganismes	Module qui permet de gérer les dons de 2 organismes différent dans une même base de données. Pour plus d'informations sur le module multiorganismes, consulter le document « Module multiorganisme ».
Modification	Date apparaissant lors de la modification d'une fiche client ou d'une tâche. Pour voir la date de modification d'une fiche client, consulter la section « Onglet « 2-Info » » du document « Gestion des clients ». Pour voir la date de modification d'une tâche, consulter la section « Onglet « Création / modification » » du document « Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM) ».
NUC	Numéro Unique Client que ProDon attribue automatiquement lors de la création d’un nouveau client.
Occasion bénéficiaire	Occasion de dons pour laquelle il est possible d'enregistrer des transactions bénéficiaires. Pour savoir comment créer une occasion bénéficiaire, consulter la section « Occasion bénéficiaire » du document « Module bénéficiaire ».
Occasion de dons	Il s'agit du centre de la structure financière de ProDon. Une occasion de dons est une source de revenus (ex. : don général, événement, don planifié, etc.) et est composée d'activités et de dépenses. Pour plus d'informations sur les occasions de dons, consulter le document « Gestion des occasions de dons ».
Participant	Client qui participe à un événement. Pour plus d'informations sur les participants, consulter le document « Gestion des participants ».
Période	Période de temps prédéfinie qui peut être utilisée dans les rapports, les listes personnalisées, etc. (ex. : vie, année financière 2011-2012, année 2012, etc.). Pour plus d'informations sur les périodes, consulter le document « Gestion des périodes ».
Personne à aviser	Personne à aviser des dons in memoriam qui ont été effectués à la mémoire d'un proche. Pour plus d'informations sur la personne à aviser dans une transaction, consulter le document « Différents clients d'une transaction ». Pour plus d'informations sur les dons in memoriam, consulter le document « Dons in memoriam ».
Préférences utilisateur / système	Permet de configurer plusieurs éléments de ProDon. Les préférences utilisateur sont uniques par profil utilisateur de ProDon. Les préférences systèmes sont modifiables uniquement par le profil superviseur et ont un impact sur tous les usagers.
Projet comptable
Prospection	Permet de planifier des objectifs en lien avec des engagements. Pour plus d'informations sur la prospection, consulter le document « Module prospection ».
Provenance	Permet de grouper les différents types de transactions de dons et de transactions bénéficiaires (ex. : don, activité bénéfice, bourse, heures de bénévolat, etc.). Pour plus d'informations sur les provenances, consulter le document « Gestion des codes de provenance ».
PubliCourriel	Courriel envoyé à une liste de clients de la base de données. Pour plus d'informations sur le PubliCourriel, consulter la section « Module PubliCourriel (nécessite l'achat du module) » de la table des matières.
Publipostage	Pour la production de lettres, listes, étiquettes, etc. Un document maître Word utilisant des champs de fusion est créé. Nommer les 5 types + ajouter les liens vers les bonnes sections du doc.
Rappel	Rappel tâche (pop up)
Rapport	Accessible par l’icône représentant une imprimante. Il vous donne la possibilité de visualiser ou d’imprimer des rapports.
Rapport personnalisé
Reçu	Cette grille de gestion a pour fonction d’émettre les reçus suite à l’action de valider et accepter un lot de transaction. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active.
Reçu à calculer	Reçu dont le montant devra être calculé plus tard en fonction des dépenses engendrées dans le cadre de l’occasion. Note : Lorsque le montant du reçu est connu, allez dans la «Gestion des occasions de dons », puis inscrire le montant pour l’activité concernée. Le reçu sera alors transféré dans l’onglet «Reçus à émettre ».
Reçu à émettre	Reçu dont le montant est connu et qui peut être émis.
Reçu annuel	Reçu dont le montant est le cumulatif des dons de la période en cours pour un même donateur. Habituellement émis une seule fois par année.
Reçu avec remerciement intégré
Reçu stantard
Reçu Word
Régions
Report de transactions	Lorsque vos transactions sont enregistrées dans ProDon, vous devez valider celles-ci après avoir validé les informations. Lorsque vous effectuez ce report des transactions, un numéro de lot y est rattaché.
Restauration de données	À utiliser uniquement en cas de problème, permet de remettre la base de données à l’état où elle était à un point précis (sauvegardes). Naturellement, tous les changements (transactions/correction d’adresse, émission de reçus, etc.) depuis la dernière sauvegarde sont perdus.
Salutation	Champ fusionné regroupant plusieurs champs avec une disposition spécifique et qui sera utilisé lors du publipostage. On retrouve la salutation courte et lasalutation longue. Nommer les 4 types de salutation (courte, longue, couple, personnalisée)
Sauvegarde de données	Procédure de sauvegarde de la base de données qui créera un fichier portant la date et l’heure de la sauvegarde dans le nom du fichier. À FAIRE QUOTIDIENNEMENT!
Secteur d’activité	Gestion qui permet de spécifier les secteurs d’activités dans lesquels peuvent œuvrer les clients ( ex. : agriculture, commerce au détail, médical, industrie, enseignement, etc.)
Solliciteur	Case à cocher dans clients, qui indique si celui-ci est considéré comme une personne qui sollicite les donateurs.
Sommaire	L’activation de ce bouton dans « Analyse & historique » vous affichera le sommaire des transactions de la liste active dans le bas de la grille de gestion.
Sommaire d'analyse
Suffixe	Placé après le nom d’un individu, Ex. : « ,Md. » pour médecin, « ,Ing. » pour ingénieur, etc.
Tâche en réalisation
Tâches et historique	Accessible dans la barre d’outils mise à jour de la gestion des clients. Permet de créer une tâche planifiée pour le client en cour.
Tâche liée
Tâche terminée
Transaction anonyme	Lié à la case à cocher de l’onglet « 2-Info » de la fiche client. Vous devrez vous assurer de ne pas faire figurer ces transactions sur des rapports qui seront publics.
Transaction bénéficiaire	Transaction représentant une somme (ex. : prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.) émise ou distribuée à un client bénéficiaire (associations, fondations, étudiants, etc.). NOTE : Une occasion bénéficiaire doit être préalablement créée pour pouvoir enregistrer une transactions bénéficiaire. Pour plus d'informations sur les transactions bénéficiaires, consulter la section « Transactions bénéficiaires » du document « Module bénéficiaires »
Transaction de dépense
Transaction en attente	Transaction pour laquelle le don n’a pas encore été versé. (Ex. : promesse de dons, billets livrés mais non payés, etc.)
Transaction négative (crédit)
Transaction non-reportée
Transaction perçue	Transaction de base de ProDon. En général, commandite, vente de billets, don de biens, etc.
Transaction reportée
Vue

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